秘書信息管理

1、信息管理信息管理l一、信息的收集一、信息的收集l二、信息的篩選二、信息的篩選l三、信息的分類三、信息的分類l四、信息的校核四、信息的校核l五、信息的傳遞五、信息的傳遞l六、信息的存儲六、信息的存儲事務管理事務管理試題解析試題解析信息管理l單項選擇題示例l秘書直接用感官或借助其他工具認識客觀事物秘書直接用感官或借助其他工具認識客觀事物而獲取信息的方法是（而獲取信息的方法是（ ）。）。l（A A）感覺法）感覺法 l（B B）認識法）認識法l（C C）觀察法）觀察法 l（D D）體驗法）體驗法事務管理事務管理試題解析試題解析信息管理l多項選擇題示例l信息傳遞的要素包括（信息傳遞的要素包括（ ）。）。

2、l（A A）信碼）信碼 l（B B）信源）信源l（C C）信號）信號l（D D）信宿）信宿事務管理事務管理試題解析試題解析信息管理l工作實務題示例l背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務。（理蘇明需要你完成的任務。（1515分）分）便便 條條鐘苗：鐘苗： 公司準備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察公司準備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關市場信息，作為決策的依據(jù)和參考法、詢問法獲得有關市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。 謝謝。謝謝。

3、 行政經(jīng)理行政經(jīng)理 蘇明蘇明二六年十二月六日二六年十二月六日 信息的概述信息的概述l1 1、信息工作的意義、信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎信息工作的一切行政工作的基礎信息是領導決策的依據(jù)信息是領導決策的依據(jù)信息工作是增進秘書才能的最佳途徑信息工作是增進秘書才能的最佳途徑案例案例 1l達利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘達利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國外考察回來的熟人交談。小谷了解書小谷與一位剛從國外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國商店里出售的中國泥塑，當?shù)厝撕芟矚g，生意到某外國商店里出售的中國泥塑，當?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多

4、是臺灣制造的，工藝水平并不如大陸興隆，但產(chǎn)品大多是臺灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國消費者特別喜歡反映中國民俗的泥塑生產(chǎn)的泥塑。該國消費者特別喜歡反映中國民俗的泥塑。l此時，秘書小谷應如何處理利用這送上門來的信息？此時，秘書小谷應如何處理利用這送上門來的信息？案例案例 1 分析分析l秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應及時捕捉、秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應及時捕捉、篩選信息，提供給領導，以提高企業(yè)的經(jīng)營效益。篩選信息，提供給領導，以提高企業(yè)的經(jīng)營效益。l小谷應馬上把此信息告知領導，或轉給市場營銷部門進小谷應馬上把此信息告知領導，或轉給市場營銷部門進行詳細的調(diào)查研究，行詳

5、細的調(diào)查研究，l幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計劃，包括推出的產(chǎn)品幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價格、宣傳、促銷、銷售渠道等。品種、數(shù)量、價格、宣傳、促銷、銷售渠道等。2、信息的特點、信息的特點l1、客觀性、客觀性l2、時效性、時效性l3、可塑性、可塑性l4、共享性、共享性l5、依附性：信息的載體有哪些？、依附性：信息的載體有哪些？l6、傳遞性、傳遞性l7、開發(fā)性、開發(fā)性l8、無限、無限 性性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)信息工作流程圖信息工作流程圖P201一、信息的收集一、信息的收集l1 1、秘書工作中，信息收集的主要范圍、秘書工作中，信息收集的主要范圍政策

6、法規(guī)信息政策法規(guī)信息企業(yè)信息企業(yè)信息客戶信息、客戶信息、貿(mào)易信息、貿(mào)易信息、國際金融信息國際金融信息國際市場信息國際市場信息同級相關信息：平行單位間信息同級相關信息：平行單位間信息一、信息的收集一、信息的收集l2 2、信息收集的渠道：、信息收集的渠道：l1 1）大眾傳播媒介）大眾傳播媒介l2 2）圖書館）圖書館l3 3）聯(lián)機信息檢索渠道（搜索引擎）聯(lián)機信息檢索渠道（搜索引擎）l4 4）供應商和客戶）供應商和客戶l5 5）貿(mào)易交流渠道）貿(mào)易交流渠道l6 6）信息機構渠道）信息機構渠道l7 7）關系渠道）關系渠道l8 8）調(diào)查渠道）調(diào)查渠道l3 3、信息收集的要求、信息收集的要求l1 1）價值性）

7、價值性l2 2）時效性）時效性l3 3）層次性）層次性l4 4）針對性）針對性l5 5）全面性）全面性一、信息的收集一、信息的收集l3 3、信息收集的方法、信息收集的方法l1 1）觀察法）觀察法l2 2）閱讀法）閱讀法l3 3）詢問法）詢問法l4 4）問卷法）問卷法l5 5）網(wǎng)絡法）網(wǎng)絡法l6 6）交談法）交談法l7 7）購置法）購置法一、信息的收集一、信息的收集二、信息的篩選二、信息的篩選l篩選是對收集到的信息進行篩選是對收集到的信息進行鑒別和選擇，判斷信息的價鑒別和選擇，判斷信息的價值，決定信息的取舍，提取值，決定信息的取舍，提取真實、有價值、能滿足需求真實、有價值、能滿足需求的信息。的信

8、息。二、信息的篩選二、信息的篩選l案例案例l秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動中接觸到的各種信息都收集，存放抽動中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場調(diào)查報告，可她的經(jīng)理要查閱一分市場調(diào)查報告，可是鐘苗找了半天也沒個結果。是鐘苗找了半天也沒個結果。l思考：鐘苗的工作存在什么問題？思考：鐘苗的工作存在什么問題？秘書常備的信息資料秘書常備的信息資料l參考書（字典、年鑒、百科全書等）參考書（字典、年鑒、百科全書等）l報紙期刊報紙期刊l統(tǒng)計資料統(tǒng)計資料l地圖集地圖集l內(nèi)部文獻內(nèi)部文獻

9、l常用人名聯(lián)系方式常用人名聯(lián)系方式l行業(yè)相關政策匯編、法律法規(guī)匯編行業(yè)相關政策匯編、法律法規(guī)匯編二、信息的篩選二、信息的篩選標記說明標記說明摘記摘記復印、裁剪復印、裁剪留意標題留意標題& 篩選信息資料的方法篩選信息資料的方法二、信息的篩選二、信息的篩選& 篩選信息資料的要求：篩選信息資料的要求：&分析信息需求，緊靠主題，選擇分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關的信息，帶有傾向與本主題密切相關的信息，帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的信息，能預見性、動向性或突發(fā)性的信息，能預見未來發(fā)展趨勢。同時，剔除虛假、過未來發(fā)展趨勢。同時，剔除虛假、過時、重復、空洞的信息時、重復、空洞的信息二、信息的篩選

10、二、信息的篩選l信息篩選的程序信息篩選的程序看來源看標題看正文決定取舍看來源看標題看正文決定取舍1、突出主題思想、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般、選擇典型性、淘汰一般3、有時效性、充滿新意、有時效性、充滿新意4、從實際出發(fā)，有特點、從實際出發(fā)，有特點5、選擇宏觀、淘汰微觀、選擇宏觀、淘汰微觀三、信息的分類三、信息的分類l信息的分類方法信息的分類方法字母分類法字母分類法( (按作者姓名、單位名稱、標題等）按作者姓名、單位名稱、標題等）地區(qū)分類法地區(qū)分類法主題分類法主題分類法數(shù)字分類法數(shù)字分類法時間分類法（按信息形成先后）時間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結合使用根據(jù)工

11、作需要，將各種分類方法結合使用三、信息的分類三、信息的分類l信息分類的注意事項信息分類的注意事項1 1、利用顏色、標簽區(qū)分類別、利用顏色、標簽區(qū)分類別2 2、建立交叉參照卡、建立交叉參照卡 交叉參照卡交叉參照卡名稱名稱/主題：主題：詳見：詳見：相關名稱相關名稱/主題主題四、信息的校核四、信息的校核l信息校核的范圍：對信息中的事實、觀點、數(shù)據(jù)信息校核的范圍：對信息中的事實、觀點、數(shù)據(jù)、圖表、符號以及時間、地點、人物等。、圖表、符號以及時間、地點、人物等。l信息校核的要求：信息校核的要求：l1 1、以原始數(shù)據(jù)為基礎、以原始數(shù)據(jù)為基礎l2 2、要排除主觀因素的干擾、要排除主觀因素的干擾四、信息的校核

12、四、信息的校核l信息校核的程序：信息校核的程序：確定內(nèi)容選擇校核方法核實分析信息作出判斷確定內(nèi)容選擇校核方法核實分析信息作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計法核對計算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)涡畔⒌膫鬟f信息的傳遞l信息傳遞的要求信息傳遞的要求迅速、準確、保密迅速、準確、保密l信息傳遞的途徑信息傳遞的途徑信源信道信宿信源信道信宿l信息傳遞的方向信息傳遞的方向內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進行信息交流溝通內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進行信息交流溝通外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息信息傳遞實戰(zhàn)演練信息傳遞實戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞內(nèi)向傳遞 外向傳

13、遞外向傳遞 新聞稿新聞稿 備備忘錄忘錄 文件傳閱單文件傳閱單 新聞發(fā)新聞發(fā)布會布會 報刊聲明報刊聲明 公司人公司人事會議事會議 單位規(guī)章制度單位規(guī)章制度 股份公司股股份公司股東大會東大會 員工嘉獎令員工嘉獎令 處分處分通告通告信息傳遞方法信息傳遞方法語言傳遞語言傳遞文字傳遞文字傳遞電訊傳遞電訊傳遞可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞信息的儲存信息的儲存l信息儲存的載體信息儲存的載體紙質(zhì)載體紙質(zhì)載體磁性載體：磁性載體：縮微品：縮微品：信息存儲的設備：信息存儲的設備：文件夾、文件盒、文件袋、文件夾、文件盒、文件袋、有專用的柜、櫥或保險箱，能防盜、防火防潮有專用的柜、櫥或保險箱，能防盜、防火防潮、防蟲、防蟲科學地存放排列科學地存放排列信息的儲存信息的儲存l信息儲存管理系統(tǒng)信息儲存管理系統(tǒng): :1 1、信息集中管理系統(tǒng)、信息集中管理系統(tǒng)2 2、信息分散管理系統(tǒng)、信息分散管理系統(tǒng)3 3、信息計算機輔助管理系統(tǒng)、信息計算機輔助管理系統(tǒng)l信