公司外貿(mào)接待流程

1、畢業(yè)設(shè)計1. 公司簡介01.1來訪目的以及國浩房地產(chǎn)有限公司企業(yè)簡介 02. 來訪人的基本情況 12.1接待小組人員12.2接待日程安排23. 迎接來賓33.1接機33.2上下車禮儀44. 就餐準(zhǔn)備45. 參觀考察活動 66. 會議安排77. 簽約 88旅游及歡送安排 99.總結(jié)9廣州鋼金鈞貿(mào)易公司客戶商務(wù)接待設(shè)計1. 公司簡介廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱“廣州金鈞”）成立于1999年, 是廣鋼集團進出口業(yè)務(wù)經(jīng)營拓展和管理的核心平臺。多年來，廣州金鈞堅持“依托廣鋼、發(fā)展自營”的市場化發(fā)展戰(zhàn)略，定位于冶金產(chǎn)品及原料供應(yīng)的集成服務(wù)商，多元化發(fā)展 的外貿(mào)企業(yè)。目前已發(fā)展成為廣東省名

2、列前茅的外貿(mào)優(yōu)勢企業(yè)，2008年就進入廣東省進 出口企業(yè)十強，年進出口規(guī)模在 5億美元左右。截止至2012年底，廣州金鈞注冊資本 為3.75億元，資產(chǎn)總值為33.68億元。近年，在金融危機及廣鋼重組困難的大環(huán)境下， 依靠自營業(yè)務(wù)已占到營業(yè)總額 90%以上的堅實基礎(chǔ)和良好的商譽與口碑，取得了穩(wěn)定的 經(jīng)營業(yè)績，多年的營業(yè)規(guī)模在 40億元左右，利潤2000萬元以上。目前，廣州金鈞主營 范圍包括大宗冶金原材料進口，冶金爐料及再生資源進口，冶金產(chǎn)品出口及內(nèi)銷，兼營 紡織品、機電產(chǎn)品、家具等各類產(chǎn)品的出口。擁有鐵礦石進口、廢舊金屬進口、煤炭經(jīng) 營等專營資質(zhì)。具有完善的ERP管理系統(tǒng)，通過了 ISO9001

3、質(zhì)量管理體系認(rèn)證；是海關(guān) A類管理企業(yè)，稅務(wù)系統(tǒng)A級納稅人，我國首批跨境貿(mào)易人民幣結(jié)算試點企業(yè)；是多家 大型銀行的鉆石級客戶。隨著廣鋼集團戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，加快物貿(mào)領(lǐng)域的改革發(fā)展，廣州金鈞 將繼續(xù)朝著做大做強進出口貿(mào)易，突出外貿(mào)核心優(yōu)勢，朝著爭取在“十二五”期間實現(xiàn) 年營業(yè)額超100億、進入全國進出口企業(yè)100強的目標(biāo)而努力奮斗。1.1來訪目的以及國浩房地產(chǎn)有限公司企業(yè)簡介國浩房地產(chǎn)有限公司（簡稱為“國浩房地產(chǎn)”或“ GLL）,于1978年在新加坡交 易所上市，其主要業(yè)務(wù)為投資控股公司。其附屬公司的主要業(yè)務(wù)是房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn) 投資、酒店經(jīng)營、物業(yè)管理以及與之相關(guān)的業(yè)務(wù)。作為一家首屈一指的區(qū)域性房地產(chǎn)

4、公 司，國浩房地產(chǎn)專注于通過其房地產(chǎn)開發(fā)、投資及管理業(yè)務(wù)實現(xiàn)公司的可擴展性、可持 續(xù)性及其在核心市場的增長。在新加坡，集團通過其多個房地產(chǎn)開發(fā)附屬公司，在過去的25年里已成功售出了33個住宅項目，累計超過9000間公寓和住宅。集團還在中國投資了約30億美元，其已 竣工和開發(fā)中的房地產(chǎn)項目遍布多個主要城市如北京、上海、南京和天津，并擁有高達(dá) 250萬平方米建筑總面積的土地儲備。該集團還在馬來西亞和越南開發(fā)了數(shù)個優(yōu)質(zhì)房產(chǎn) 項目。當(dāng)前，國浩房地產(chǎn)在其每個市場都擁有頗具規(guī)模的綜合發(fā)展項目，如新加坡的丹戎 巴葛中心、中國上海的國盛中心以及馬來西亞的白沙羅城。所有這些綜合開發(fā)項目都位 于鄰近或連接主要交通

5、樞紐的黃金地段。這次來訪目的是準(zhǔn)備跟本公司合作，看中了本公司和其公司的潛在合作機緣，即將 簽約價值100萬美元的合同，收購大量鋼材原材料及本公司一系列產(chǎn)品。來訪人員一共 有5人，主要是總裁衛(wèi)非、總經(jīng)理秦秀顏、市場部總監(jiān)葉孤鴻、總經(jīng)理秘書李青、辦公 室主任顧佳，同時乘坐中國南方航空 CZ328客機來到廣州白云機場。來訪時間有四天， 從2014年9月9日到9月12日，9月9日下午1:00點到達(dá)廣州白云機場。我公司派出 的接待人員是總裁王浩宇、秘書周潔（女），接洽業(yè)務(wù)員歐陽毅。2. 來訪人的基本情況姓名職務(wù)年齡性別衛(wèi)非總裁45男秦秀顏總經(jīng)理30女李青秘書23女葉孤鴻市場部經(jīng)理26男顧佳辦公室主任27

6、男2.1接待小組人員王浩宇 歐陽毅 趙建中 周潔 杭帆 蘇綺 白琳2.2接待日程安排日程表安排日期時間內(nèi)容地點9.913: 30辦公室主任接機廣州白云機場14： 3015： 00休息興盛大酒店接待室15： 0016： 00總經(jīng)理陪同參觀興盛大酒店18： 0019： 30晚宴興盛大酒店20： 00舉辦歡迎會總裁接待興盛大酒店三樓世紀(jì)廳9.108： 3011： 30由總經(jīng)理帶領(lǐng)外賓考察參觀公司總部12： 0013： 00午餐興盛大酒店14： 0017： 00雙方開會交流探討合作事項公司會議室18： 0019： 00晚宴興盛大酒店9.117: 30簽約公司會議室8： 3011： 30瀏覽廣州塔廣州塔

7、12: 00 13： 00品味風(fēng)味小吃廣州塔13： 0016： 00由總裁總經(jīng)理陪 同外國客戶打咼 爾夫廣州咼爾夫球場16： 0017： 30休息咼爾夫球場18： 0020： 30歡送晚會興盛大酒店9.129： 00總裁總經(jīng)理送機廣州白云機場3. 迎接來賓3.1接機A. 客戶到達(dá)時間：2015年9月9日下午1: 0:0B. 接機人員：總裁王浩宇、秘書周潔C. 接機人員著裝要求服飾反映了一個人文化素質(zhì)之高低，審美情趣之雅俗。具體說來，它既要自然得體, 協(xié)調(diào)大方，又要遵守某種約定俗成的規(guī)范或原則。服裝不但要與自己的具體條件相適應(yīng)， 還必須時刻注意客觀環(huán)境、場合對人的著裝要求，即著裝打扮要優(yōu)先考慮時

8、間、地點和 目的三大要素，并努力在穿著打扮的各方面與時間、地點、目的保持協(xié)調(diào)一致。服飾代表個人修養(yǎng)。所以在商務(wù)交往和接待禮儀中，服飾最關(guān)鍵的一個問題，就是 要選擇搭配到位。首先要適合你的身份，適合你的地位。其次要注意服裝搭配在一起， 要給人和諧的美感，不能給人以凌亂、色彩差異過大的不好印象。有以下幾點忌諱：第 一避免過分雜亂，切忌制服不是制服，便裝不象便裝。第二過分鮮艷（三色要求），第 三不能過分暴露，女同志不能超低空，影響辦公秩序；第四過分透視，里面穿的東西別 人一目了然，這不是時尚，是沒有修養(yǎng)；第五過分短?。坏诹^分緊身，女同志較多， 公司在交往中尤其不允許。因此接機的總裁與秘書周潔都應(yīng)穿

9、著正裝。D. 接機前做好英文舉牌，由英文書寫。司機負(fù)責(zé)舉牌和搬行李。E. 見到客人后，主動打招呼，并自我介紹。雙方見面后，秘書周潔應(yīng)向主賓衛(wèi)非介 紹總裁王浩宇，然后由主賓的秘書把客人一方的主要成員介紹給東道主。F. 在參加迎送的上級領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手后，作為年輕女性王芳將花獻給主賓。G. 若為專職司機駕駛，通常按照后排為上，前排為下，以”右”中”為尊，以” 左”為卑的規(guī)格安排所有人員的座位。3.2上下車禮儀A. 上下車的順序：尊長、來賓先上后下，秘書或其他陪同人員后上先下。即請尊長、 來賓從右側(cè)車門先上、秘書再從車后繞到左側(cè)車門上車。下車時，秘書人員應(yīng)該先下， 并協(xié)助尊長、來賓開啟車門。B. 尊重

10、嘉賓對座位的選擇，嘉賓在哪里，哪里即是上座。C. 上下車注意事項：若是特別尊貴的客人，還應(yīng)在打開車門的同時禮節(jié)性地用另一 只手護住車門的上沿，防止客人上、下車時碰到頭。車型為8座商務(wù)車，其中各個座位所坐人員安排如下：1號國浩房地產(chǎn)公司總經(jīng)理衛(wèi)非2號我公司副總經(jīng)理王浩宇3號國浩房地產(chǎn)公司總經(jīng)理秦秀顏4號、5號、6號國浩房地產(chǎn)公司市場部部經(jīng)理葉孤鴻、辦公室主任顧佳、秘書李青7號我公司秘書周潔由我公司接洽業(yè)務(wù)員歐陽毅駕車4. 就餐準(zhǔn)備日期、時間、地點時間：2015.9.10晚上18:00地點：在廣州興盛大酒店酒店餐廳一 520號包廂活動內(nèi)容：宴請來賓在遵循菜單設(shè)計的原則下，還應(yīng)注意客人的飲食習(xí)慣，喜

11、歡吃 的口味、通常有冷菜、肉、雞和新鮮蔬菜等。還要注意客人對飲食的禁忌：客戶不太喜 歡吃山珍海味之類的菜肴，也不吃奇形怪狀的動物和大蒜、辣椒。雞、鴨皮、頭尾全形 的及動物的內(nèi)臟均不受他們歡迎。遵循以上的原則餐飲部擬議制 8日晚餐菜單如下：前菜：蜜汁烤雞翅主食：蒜茸黑椒牛扒、熱帶海鮮炬飯、藍(lán)帶雞排佐蔬菜色拉、麻婆豆腐、宮保雞丁 水果：西瓜、哈密瓜、蘋果、葡萄飲料：紅酒、咖啡、獼猴桃汁、紅茶、可口可樂、冰水等可供選擇、鐵觀音茶點心：法式烤布蕾、奶酪三明治、果凍布丁、奶香焗薯泥、花式小蛋糕用餐場地布置：（1）注意事項：客戶對顏色、花卉的喜愛和忌諱（注：喜歡白色、黃色和藍(lán)色； 諱忌綠色）（2）注意餐桌

12、的座次安排按照，在圓桌用餐，安排總經(jīng)理跟新加坡總裁衛(wèi)非坐在 正面朝門的地方總經(jīng)理在左邊，新加坡公司的總經(jīng)理秦秀顏在我公司總經(jīng)理的右邊；新 加坡市場部總經(jīng)理坐在新家坡總裁衛(wèi)非的右邊；總經(jīng)理秘書周潔坐在新加坡市場部總經(jīng) 理葉孤鴻的左邊，一個陪同人坐在總經(jīng)理秘書周潔的左邊；我公司的市場部經(jīng)理蘇綺坐 在總經(jīng)理的左邊；市場部經(jīng)理秘書王芳坐在市場部經(jīng)理龍清的左邊，其他陪同人員按職 位高低依次入座。晚飯過后20： 00舉辦歡迎會，在興盛大酒店三樓世界廳。具體活動由公司公關(guān)部 門組織，總裁出席接待。5. 參觀考察活動一、時間：20014 年 9 月 10 日 8： 3011： 30二、地點：廣州鋼鐵企業(yè)集團金

13、鈞國際貿(mào)易有限公司總部三、考察活動具體安排： 時間 地點 內(nèi)容8 : 00 8： 30興盛大酒店門口乘車8 : 3010： 00公司總部 考察參觀10 : 0011： 30廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào) 易有限公司學(xué)習(xí)交流 12 ：0013：00 興盛大酒店 就餐（按之前就餐標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備）四、工作分工 1、由總經(jīng)理帶領(lǐng)外賓考察 2 、周潔負(fù)責(zé)考察期間的相關(guān)事宜（包 括服務(wù)人員的安排以及考察所需資料的準(zhǔn)備等）五、考察人員安排 衛(wèi)非、秦秀顏、李青、葉孤鴻、顧佳、歐陽毅 趙建中 周 潔、杭帆、蘇綺、白琳6. 會議安排由總經(jīng)理及其秘書到機場接機，總裁在公司門口接待客人，并引領(lǐng)客人進接待室。 所需用品由后勤部負(fù)

14、責(zé)購買，公關(guān)部配合；會場布置由吳詩怡和張華負(fù)責(zé)；會場所需設(shè) 備由公司技術(shù)人員負(fù)責(zé)。1、會場布置形式：全圍式2、會議座次：左右排列法，橢圓形圍桌主位圍廣州金鈞公司總裁，主位左邊首位 為新加坡總裁，然后依次式新加坡經(jīng)理、秘書；主位左邊依次是廣州金鈞公司總經(jīng)理、 秘書及上級領(lǐng)導(dǎo)。3、環(huán)境布置為暖色，會場入口擺放兩盆盆栽，會議桌中間擺放鮮花，每個座位前 放置一瓶礦泉水，每兩個座位間擺放一盒紙巾。將濕毛巾放在小碟子中，并放置在會議 桌上。4、布置主席臺：會議桌上擺上桌簽、配置話筒，背景天幕用深紅色的幕布，將會 議的中英文會標(biāo)“”掛在天幕上。5、配齊投影儀、麥克風(fēng)，會前調(diào)試完好。會議安排： 時間：9月10

15、日下午 14：3017：30 地點：廣州金鈞公司會議室 內(nèi) 容：關(guān)于廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限公司與新加坡國浩房地產(chǎn)開發(fā)有限公司就 雙方合作事宜的工作洽談，促進雙方進一步發(fā)展 主題：準(zhǔn)確定位，綜合分析未來房地 產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展趨勢與進出口合作事宜。 主持人：廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限 公司總裁王浩宇 參會人員：衛(wèi)非、秦秀顏、李青、葉孤鴻、顧佳、歐陽毅 趙建中 周 潔 備注：會議期間另安排會議茶歇，由秘書周潔負(fù)責(zé)， 18：00-19：00 晚宴 興盛大酒 店。附會議室圖片僅供參考7. 簽約一、簽約時間：9月11日7: 308 30二、簽約地點：廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限公司會議室三

16、、 參會人員：衛(wèi)非、秦秀顏、李青、葉孤鴻、顧佳、歐陽毅趙建中 周潔、 蘇綺、白琳四、會議簽約事宜1 、主持人宣布簽約儀式開始，介紹主要來賓和領(lǐng)導(dǎo)2、廣州鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限公司趙建忠總經(jīng)理介紹簽約項目情況3 、由廣東鋼鐵企業(yè)集團金鈞國際貿(mào)易有限公司總裁王浩宇與新加坡國浩公司總裁衛(wèi)非進行簽約4、簽約儀式結(jié)束后，各參會人員舉杯慶賀 5、王浩宇總裁致辭 6、國浩公司總裁致辭 7、主持人宣布 簽約儀式結(jié)束，參會人員退場五、簽約儀式籌備工作簽約會場布置由公司服務(wù)部負(fù)責(zé)購置盆栽，花籃，布標(biāo)，桌簽，香檳及酒杯，礦泉水，果籃，鐵觀音，心心相印紙巾，紅南京香煙，小碟子，毛巾，一次性紙杯，簽約 所用的資料

17、等，并在會場門口安排迎賓小姐進行引導(dǎo)。六、簽約會結(jié)束后，秘書應(yīng)及時進行會務(wù)工作總結(jié)會議總結(jié)的內(nèi)容有：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題、參 加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)、會議的主持者、領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點、對會議的基本評價、會議 的決議情況及今后的工作任務(wù)布置。會議總結(jié)的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿一向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論 f總結(jié)定稿f印發(fā)f歸檔f組織全體工作人員進行工作總結(jié)。8. 旅游及歡送安排9月11號8： 3011： 30 瀏覽廣州塔 12: 00 13： 00在廣州塔品味風(fēng)味小吃。13： 0016： 00 由總裁總經(jīng)理陪同外國客戶打高爾夫，在廣州高爾夫球場。全程 由我公司

18、這些人員陪同：王浩宇 歐陽毅 趙建中 周潔 杭帆 蘇綺 白琳18： 00-20 ： 30 歡送晚會 由公司公關(guān)部組織，公司重要領(lǐng)導(dǎo)人都到場。送機：按照接客戶來時標(biāo)準(zhǔn)， 由公司總經(jīng)理以及浩宇 歐陽毅 趙建中 周潔 杭帆 蘇 綺 白琳送賓客，主動幫客戶拿行李以及貼紅幅歡送。獻上了我們特意為客戶準(zhǔn)備的禮 品。我們知道新加坡送禮時 , 是送成雙成對的禮物 , 禮品包裝紙的顏色也有講究 , 黑白色 代表喪事,綠色為不祥 ,也不宜用紅色包裝紙 ,最好用花色紙包裝禮品。9. 總結(jié)本次接待讓我受益匪淺，接待是很考驗人為人處事能力，必須細(xì)心的做好迎送工作 的每一個小細(xì)節(jié)。從來訪人基本情況，對方公司詳細(xì)信息，接待小組安排和日程表，以 及迎賓注意的問題然后接機和上車禮儀。如何安排好就餐準(zhǔn)備和接待開銷經(jīng)費核算，這 是值得注意的問題。帶客戶考察公司如何展現(xiàn)企業(yè)形象和企業(yè)能力至關(guān)重要，安排會議 怎樣排位置和簽約時候該注意哪些問題值得思考。 帶客戶旅游應(yīng)該考慮客戶的興趣愛好 以及當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情，歡送儀式是能夠給客戶留下好的印象的一方面，必須得做好。接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對 外窗口，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，要提高對接待工 作重要性的再認(rèn)識，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性地 開展工作，讓接待出效益；