訂單及發(fā)貨流程

1、產(chǎn)品訂單及發(fā)運(yùn)流程相關(guān)規(guī)定為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運(yùn)井然有序，準(zhǔn)確及時(shí)，職責(zé)清楚，往來清楚，特制定本工作流程及相關(guān)規(guī)定。1、 市場部根據(jù)銷售合同及其合同評審結(jié)果下達(dá) ?銷售訂單?見附件1,簡稱?訂單?訂單?一式五份，經(jīng)總經(jīng)理簽批后分別送至技術(shù)部、生產(chǎn)部、方案、質(zhì)檢部。市 . 場部對訂單的完整性、.準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)02、訂單中應(yīng)明確貨物交運(yùn)日期及方式。 貨物運(yùn)輸應(yīng)以“采取最廉價(jià)方式發(fā)運(yùn)為原那么, 對提出送貨上門、客車代運(yùn)等非最.廉價(jià)方式發(fā)運(yùn)要求的，必須在?訂單?的“交貨 方式中注明，并提醒總經(jīng)理審示。3、 各部在接到訂單后，應(yīng)及時(shí)明了訂單內(nèi)容，如對訂單存有質(zhì)疑，必須在2小時(shí)之內(nèi)反響到市場部。市場部應(yīng)對提

2、出的問題及時(shí)澄清，做出解答，對引起誤解的局部予以文字補(bǔ)充說明。文字補(bǔ)充說明不應(yīng)使訂單內(nèi)容發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變，假設(shè)有實(shí)質(zhì)性變 動(dòng)，應(yīng)按照本規(guī)定第6條“訂單修訂有關(guān)要求進(jìn)行。4、銷售訂單一旦確定下發(fā)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題造成不能滿足 訂單要求或不能按時(shí)完成訂單時(shí)，應(yīng)在第一時(shí)間即 0.5小時(shí)內(nèi)反響至市場部協(xié) 調(diào)解決。對確認(rèn)不能滿足訂單技術(shù)或時(shí)間要求的，分下面兩種情形由市場部負(fù)責(zé)上 報(bào)總經(jīng)理。a 經(jīng)與用戶溝通用戶接受修訂后的交貨條件：修改?訂單?，上報(bào)總經(jīng)理知曉；b、經(jīng)與用戶溝通用戶不接受修訂后的交貨條件：第一時(shí)間上報(bào)總經(jīng)理裁定。5、對經(jīng)再次協(xié)調(diào)確定的與原訂單不一致的內(nèi)容，市場部必須對

3、訂單進(jìn)行書面修訂。6、訂單修訂： 、訂單修訂由原“下單員負(fù)責(zé)完成，并對此項(xiàng)工作的徹底.性和正確性負(fù)責(zé)。 、假設(shè)存在技術(shù)修訂，該單技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)提出書面技術(shù)修訂方案，經(jīng)總工程師審批后送達(dá)市場部實(shí)施“訂單修訂。 、在修訂內(nèi)容不多，不影響訂單內(nèi)容清晰完整，不會(huì)造成誤解的情況下，下單員可在市場部留存的?訂單?上直接進(jìn)行修訂。被修訂的留存?訂單?在報(bào)送總 經(jīng)理復(fù)審簽批后，下單員到現(xiàn)場對所有原訂單進(jìn)行修訂； 、對修訂內(nèi)容較多，或影響訂單的清晰完整，或易造成誤解的，必須將原訂單全部收回，重新下達(dá)、審批、下發(fā)。必要時(shí)，在新訂單下達(dá)前重新進(jìn)行合同評審。市場部留存的重新下達(dá)的?訂單?應(yīng)與留存的原單一并保存； 、在原

4、訂單上進(jìn)行內(nèi)容修訂，必須采用劃改劃改一一在原內(nèi)容文字上畫上一道，以示原內(nèi)容作廢，但又不影響原內(nèi)容識(shí)別，之后在其上方或下方寫上正確的內(nèi) 容。見附件2: “劃改示意說明，在原單上修訂不得涂改； 、下單員對所有被修訂?訂單?的每一處.修訂都必須簽章確認(rèn)； 、訂單中止撤單，視為特殊的訂單修訂。訂單一旦被確認(rèn)中止，市場部必須在第一時(shí)間向總經(jīng)理匯報(bào)，在得到同意撤單指示后，市場部應(yīng)隨即口頭通知生 產(chǎn)部準(zhǔn)備進(jìn)行生產(chǎn)和采購方案調(diào)整；同時(shí)應(yīng)在 2小時(shí)內(nèi)完成以下工作：a、在 留存的該原訂單上注明撤單原因，送總經(jīng)理簽批；b、收回已下發(fā)的所有該?訂 單?合訂保存； 、生產(chǎn)部門不得接受任何來自非市場部的訂單修訂或撤單要求

5、。所有訂單修訂或撤單要求必須通過市場部按照有關(guān)程序及要求實(shí)施。 、收到修訂文件的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在下單員指定的文件上簽字認(rèn)可。7、生產(chǎn)部每天下午下班之前，把按訂單要求第二天要發(fā)運(yùn)的、或未到訂單要求發(fā)運(yùn)時(shí)間，但第二天也可以發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品通知市場部。8市場部根據(jù)生產(chǎn)部的通知做出發(fā)運(yùn)安排，并將與發(fā)運(yùn)安排相一致的?配貨清單?見 附件3送達(dá)生產(chǎn)部。9、?配貨清單?是?訂單?的組成局部，其產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、編號(hào)應(yīng)與訂單相一 致。當(dāng)?訂單?要求的產(chǎn)品不能一次性發(fā)運(yùn)完畢時(shí)，應(yīng)在?配貨清單?編號(hào)后添加 能夠說明發(fā)運(yùn)批次的后綴。10、生產(chǎn)部根據(jù)市場部的發(fā)運(yùn)安排，于次日下午四點(diǎn)半之前，把要發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品按照?訂 單?和?配貨

6、清單?的要求成套包裝入庫，并通知成品倉庫做好出庫準(zhǔn)備。配貨清 單上所標(biāo)出的內(nèi)容必須逐條驗(yàn)對后在“處打上“V 。驗(yàn)對人應(yīng)在?配貨清單? 上“核準(zhǔn)人員處簽名。11、 由市場部根據(jù)產(chǎn)品準(zhǔn)備情況，開具三聯(lián)式?出庫單?如附件4,分別作為成品庫 出庫、市場部發(fā)貨、財(cái)務(wù)監(jiān)督的下賬憑證。市場部對出庫單的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé).。12、出庫單“經(jīng)理一欄由主管銷售的副總經(jīng)理簽署，以示對用戶、產(chǎn)品及其配套物品 確實(shí)認(rèn)。主管銷售的副總經(jīng)理不在崗時(shí)，由主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理代簽，待主管銷售 的副總經(jīng)理到崗后，由下單員送交補(bǔ)簽。13、成品庫管理人員按照?出庫單?上的產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、變比、數(shù)量、準(zhǔn)確級(jí)及負(fù)荷對 待出庫產(chǎn)品逐一進(jìn)行核對，確認(rèn)無

7、誤，成品庫管理人員在出庫單上簽字，實(shí)施出庫。 成品庫管理人員對出庫產(chǎn)品與出庫單的一致性負(fù)責(zé)。14、所有出庫產(chǎn)品，事先必須辦理入庫手續(xù)。產(chǎn)成品原那么上不允許先出后入，以防止漏 辦錯(cuò)辦。15、 產(chǎn)品出庫后，市場部應(yīng)及時(shí)開出?貨物發(fā)運(yùn)通知單?見附件5,簡稱?通知單? 實(shí)施發(fā)運(yùn)，并對出庫待發(fā)運(yùn)產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。16、?貨物發(fā)運(yùn)通知單?一式二份，負(fù)責(zé)貨物發(fā)運(yùn)人員和市場部各一份。貨物發(fā)運(yùn)人員 在接到發(fā)運(yùn)通知單后，對通知單上發(fā)往各目的地的發(fā)送件數(shù)進(jìn)行核準(zhǔn)，確認(rèn)無誤， 發(fā)運(yùn)人員在?通知單?上簽字。17、 ?通知單?應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：客戶名稱或訂單編號(hào)、發(fā)運(yùn)日期、目的地、貨 物件數(shù)、聯(lián)系人、聯(lián)系

8、、發(fā)運(yùn)要求及付款方式。市場部對待發(fā)運(yùn)貨物標(biāo)識(shí)和?貨 物發(fā)運(yùn)通知單?的正確性負(fù)責(zé)。18、發(fā)運(yùn)人員憑?通知單?通知生產(chǎn)部主任安排待發(fā)運(yùn)貨物裝車事宜。貨物裝車是生產(chǎn) 全過程的一局部，生產(chǎn)部主任應(yīng)按照通知要求及時(shí)安排人員認(rèn)真實(shí)施，不得推諉、 延誤。發(fā)運(yùn)人員應(yīng)保證 所發(fā)運(yùn)貨物及其目的地與?通知單?相一致。19、非常規(guī)出庫/發(fā)運(yùn)，是指無論工作日或休息日當(dāng)成品庫管理人員不在崗情況下需辦 理的出庫/發(fā)運(yùn)。遇此，生產(chǎn)部主任應(yīng)事先安排其他人員臨時(shí)負(fù)責(zé)成品庫工作，履行產(chǎn)成品出入庫職責(zé)，同時(shí)把指定的成品庫臨時(shí)負(fù)責(zé)人告訴市場部知曉。 除此之外， 非常規(guī)出庫/發(fā)運(yùn)其余各崗位流程及要求不變。20、 成品庫管理人員對其不在崗

9、情況下辦理的出入庫手續(xù)，應(yīng)在到崗后4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完 成核對、登帳，不得拖延。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。21、通常情況下，發(fā)運(yùn)人員應(yīng)在貨物發(fā)出后第二天， 持“物流貨物運(yùn)單到市場部復(fù)命。 市場部應(yīng)對“物流貨物運(yùn)單與?通知單?要求進(jìn)行核對，核對無誤在“物流貨物 運(yùn)單上簽字認(rèn)可。此簽字作為貨物發(fā)運(yùn)費(fèi)用簽批報(bào)銷依據(jù)。22、市場部在接到貨物已發(fā)運(yùn)復(fù)命后，5日內(nèi)應(yīng)完成對用戶的 回訪，了解貨物收到 情況，并記錄。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)在當(dāng)天.上報(bào)部門主管經(jīng)理尋求解決。23、 在確認(rèn)用戶收到貨物后，對當(dāng)月未回款的用戶市場部應(yīng)開出?產(chǎn)品交付卡?見附 件6，通過該業(yè)務(wù)責(zé)任業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)交用戶， 經(jīng)用戶簽收后由業(yè)務(wù)人員帶回，交市場 部留存，以

10、確保貨物及貨款平安。24、本規(guī)定所涉及的各種附件文件均為公司商業(yè)機(jī)密，各個(gè)部門應(yīng)完整保存，不得隨意 丟棄，未經(jīng)許可不得向外透漏、提供。每年三月底由市場部負(fù)責(zé)把上一年度發(fā)放到 各部門的附件文件收回統(tǒng)一處理。除留存一套完整文件被查外，其余均銷毀。25、凡抽查到未按本規(guī)定要求執(zhí)行，但未造成責(zé)任后果的，第一次提醒；第二次批評； 第三次及其以后每次處分10元，以示警戒。對釀成不良后果的，除行政處分外， 按其影響程度處以20200元罰款。對及時(shí)發(fā)現(xiàn)非本崗位責(zé)任問題，防止重大不良 后果的予以50200元獎(jiǎng)勵(lì)。部門領(lǐng)導(dǎo)干部因不積極推動(dòng)本規(guī)定執(zhí)行，或因工作安 排不當(dāng)造本錢規(guī)定無法執(zhí)行釀成不良后果的，在同等責(zé)任下

11、，處以兩倍罰款。后附本規(guī)定所涉及附件樣本，供參考附件1銷售訂單訂貨單位報(bào)單員編號(hào)批準(zhǔn)規(guī)格型號(hào)變比等級(jí)負(fù)荷數(shù)量技術(shù)要求:備注技術(shù)方案技術(shù)部簽子交貨方式結(jié)算方式交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票銷售訂單報(bào)單員 索朝華 編號(hào) 1100415 批準(zhǔn)附件2劃改示意說明規(guī)格型號(hào)變比等級(jí)負(fù)荷數(shù)量LZZB2-1040/50.2S10VA2JDZ-10d h/h a210/0.10.220VA10/0.1/0.2215VA/500VA訂貨單位技術(shù)要求：10米9芯配5米7芯鎧甲電纜備注技術(shù)方案技術(shù)部簽子交貨方式物流汽運(yùn)鐵路運(yùn)輸一結(jié)算方式交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票附件3配貨清單客戶名稱：訂單編號(hào)：提貨單號(hào):規(guī)格型號(hào)變比等 級(jí)負(fù)荷數(shù)量備 注特殊配件數(shù)量特殊配件數(shù)量下單人員：核準(zhǔn)人員：日期年 月 日附件4單位年 月