綜合辦公室管理辦法.docx

1、綜合辦公室管理辦法一、公文管理辦法辦公室是行政公文 處理的管理部 門，主管本單位公文處理工作。辦公室應(yīng)明確專兼職人員負責(zé)公文處理工作。包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，辦公室主任 應(yīng)及時提出擬辦意見送分管 領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部 門辦理。需要傳閱的公文，不得在部 門、個人之間橫傳。專兼職人員負責(zé)傳遞 、催辦，不得丟失，拖延。傳閱完成后及 時歸卷，并且在卷內(nèi)目錄中填寫編號、文件名稱清單。借閱文件應(yīng)及時，當(dāng)天文件不能超過次日中午 時間，防止重要信息傳達不及時，導(dǎo)致后患，同時各未班子成 員及各部門負責(zé)人必須認(rèn)真閱辦每一份傳閱文件，認(rèn)真填寫公文 閱辦箋。立卷分 類可設(shè)立上級帶

2、文號文件，上級不帶文號資料，自發(fā)帶文號文件，自發(fā)不帶文號資料，甲方帶文號文件，甲方不 帶文號資料，監(jiān)理帶文號文件，監(jiān)理不帶文號資料等文件盒，便于查找和管理。各部門發(fā)文應(yīng)由辦公室統(tǒng)一編號，發(fā)文底稿應(yīng)存放辦公室。二、受控文件管理辦法辦公室是“文件和資料控制程序 ”的主控部 門，負責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)文件的 綜合管理。管理體系文件。包括管理手冊、程序文件；管理體系 輔助性文件：包括施工組織、項目質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)書；技術(shù)性文件：包括國家和行 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)則，外來標(biāo)準(zhǔn)圖紙圖樣 等；涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件、部門頒發(fā)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理 專用文

3、件；國家公布的涉及 質(zhì)量管理內(nèi)容方面的法律、法 規(guī)。0辦公室有 專兼職人員管理，相關(guān)部門也應(yīng)有專兼職人員管理受控文件，建立受控文件臺 帳，分門別類標(biāo)識 清楚的建立受控文件檔案盒，盒內(nèi)有文件清單，發(fā)往其他部 門應(yīng)有發(fā)文清單。相關(guān)部 門應(yīng)將質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系 輔助性文件，技術(shù)性文件，涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件名稱列出清 單，交辦公室留存一份。項目解體時，受控文件，資料應(yīng)按目錄清單上繳主管部 門，辦理交接手續(xù)。三、公章、介紹信的管理 辦法1印章必須由專人負責(zé)，建立“公章使用登 記表”，日常業(yè)務(wù) 用印由辦公室主任審批，對外生產(chǎn)經(jīng)營須經(jīng)項 目經(jīng)理簽字方可用印。個人因工作，

4、生活需要蓋印，必須填寫“私人用印 審批表 ”，經(jīng)項 目經(jīng)理簽批后用印。印章保管人一律不準(zhǔn)私自用印。2.以單位名義開具的 對外聯(lián)系工作介 紹信，需經(jīng)項目經(jīng)理簽認(rèn) 才能開具，需公司開具的介 紹信，需持本單位介紹信到公司 辦公室換領(lǐng)。3.項目因機構(gòu) 變動或解體時，應(yīng)將停用的印章密封好，派 專人交回制 發(fā)單位封存或 銷毀。四、辦公及生活用品管理 辦法1對于辦公及生活用品的 購置，首先要按月列出 計劃，由辦公室匯總報項目經(jīng)理審批后，由辦公室負責(zé)采購、點收、建卡，做到帳物相符。單件在 2000 元以上的固 資采購，首先要向公司 對口部門報告購置計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由責(zé)任成本中心下 購置計劃、固資購進后

5、，要填寫新建（購置）1固定資產(chǎn)驗收交接記錄，一式三份及固定資產(chǎn)卡片一式二份，由使用部 門和使用人簽收后連記錄表一并交 財務(wù)部門，組固入帳，財務(wù)部憑固資卡片登記建帳。2對于 2000 元以內(nèi)的生活、 辦公設(shè)備，其全部費用進單位成本，單位解體時，由本單位（一般由經(jīng)理、書記、辦公室人員、財務(wù)主管）自行研究處理。 2000 元以上的物品，由本 單位向公司 對口部門提交報告，寫明名稱、購置時間、數(shù)量、單價、已提折舊、設(shè)備狀況，單位及財務(wù)蓋章后，由公司對口部門組織相關(guān)人員進行評估，提交正式評估報告一式四份（原單位一份，新單位一份，對口部門一份），由有關(guān)部門（單位）進行帳務(wù)處理。3辦公及生活用品的 領(lǐng)用，由

6、辦公室指定人 員負責(zé) 登記，根據(jù)實際情況，本著合理、節(jié)約的原則發(fā)放領(lǐng)用。超標(biāo)以及存在浪 費現(xiàn)象的一律不予 領(lǐng)取。五、考勤、請銷假管理辦法1.項目部實行早點名制度。點名未到者 罰款 50 元，由辦公室下單張貼公告欄并上交財務(wù)部從工資里扣除。2.職工需要請假者，應(yīng)先到辦公室核定假期、領(lǐng)取并填寫 職工請假單，先由分管部 門或領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報經(jīng)理、書記批準(zhǔn)后把 請假單留存辦公室備案。請假到期后，應(yīng)及時向辦公室銷假，超過請假時間不銷假的視為曠 工。因故需要延長假期的 應(yīng)該提前打電話向辦公室說明情況 續(xù)假，回來后再補辦續(xù)假手續(xù)。3職工所享受年休假、探 親假、婚假、產(chǎn)假、喪假的假期 規(guī)定，依據(jù)勞動法和國家相關(guān)

7、 規(guī)定執(zhí)行。4工作時間 因私事需脫離工作崗位的，應(yīng)按規(guī)定申請事假，填寫事假2書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離 崗。特殊情況不能事前 書面申請的，經(jīng)批準(zhǔn)后，事后上班第一天及 時補辦手續(xù)。5請病假者需持公 費醫(yī)療機構(gòu)指定醫(yī)院（急診除外）開具的病假證明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可。請事假時間累積達到應(yīng)享受年休假 時間的，取消本年度年休假。6請假人 員需在假條上留下家庭 電話號碼，以備特殊情況下溝通 聯(lián)系。請假期間手機不能出 現(xiàn)長時間 （1-2 天）關(guān)?，F(xiàn)象。六、后勤、衛(wèi)生管理 辦法1.辦公室負責(zé)對項 目部職工生活、環(huán)境衛(wèi)生、辦公及生活用品、小型機具進行管理。2.項目部成立伙委會，每月至少召開一次伙委會會 議。開展“星級生

8、活管理，健康文體活動”競賽，為保證施工生產(chǎn)及各項工作創(chuàng)造一個良好 環(huán)境。3.食堂服 務(wù)人員要樹立為職工滿腔服務(wù)的熱情，增加主副食花色品種，提高飯菜質(zhì)量，盡量滿足職工的要求。4.要搞好伙食成本的核算， 堅持二人以上采 購，堅持過磅驗收，堅持日清月結(jié)，按月公布伙食成本盈 虧情況，盈虧情況控制在 實際收入 5%范圍之內(nèi)。5.食堂衛(wèi)生必須執(zhí)行食品衛(wèi)生“五?四”制度，嚴(yán)禁采購和出售腐 爛變質(zhì)食品，食堂和炊管人 員個人必 須常年保持整 潔衛(wèi)生，防止病從口入、杜絕食物中毒事件 發(fā)生。6項目部 實行環(huán)境衛(wèi)生包干制，各部 門辦公室門前室內(nèi)由各部 門負責(zé)人指定人 員排班負責(zé)每日清 掃。各宿舍門前室內(nèi)由各宿舍人 員

9、推選出責(zé)任人，由責(zé)任人指定人 員排班負責(zé)每日清掃，保持辦公和居住 環(huán)境干凈衛(wèi)生。7辦公室協(xié)同工會，每月一次 對職工宿舍、辦公場所環(huán)境衛(wèi)生進行檢3查，對衛(wèi)生工作，防火、防盜工作達不到要求的要提出批 評，并且監(jiān)督、檢查進行整改，直至達到要求。七、通訊費管理辦法手機費的管理由 辦公室負責(zé)，項目部班子成 員手機話費使用標(biāo)準(zhǔn)按中鐵四七辦（2011）8 號文件規(guī)定執(zhí)行。正科級每月話費 600 元，總工、總經(jīng)、安全總監(jiān)及副經(jīng)理每月話費 400 元，攪拌站負責(zé)人每月 話費 260 元，各部門負責(zé)人每月話費 200 元，技術(shù)主管每月 話費 150 元，技術(shù)員每月話費 100 元，司機每月 話費 100 元 (注

10、：食堂、保潔等非直接參與生 產(chǎn)人員不按照此 規(guī)定執(zhí)行)。2傳真放在 辦公室，但必須保證有專人負責(zé)管理，所有傳真件 須經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行傳真。八、信息調(diào)研管理辦法根據(jù)公司信息 評比辦法，工程造價在一 億元以上的 項目經(jīng)理部每月應(yīng)上報 5 條，一億元以下的 項目經(jīng)理部每月 應(yīng)上報 3 條，辦公室應(yīng)完成或超額完成規(guī)定的信息上 報數(shù)量。2.急、重大信息在兩個小 時內(nèi)必須上報公司辦公室。3.完成公司 辦公室下達的 調(diào)研計劃。九、生產(chǎn)指揮車輛管理辦法項目部的小 車是為項目指揮生產(chǎn)、為有關(guān)部門服務(wù)現(xiàn)場和解決急、難、險等情況服 務(wù)的，由辦公室統(tǒng)一管理使用，各部 門用車必須通過辦公室，嚴(yán)禁司機

11、本人和他人私自出 車。專職司機必須每天填寫 車輛運轉(zhuǎn)記錄，記錄每天誰用車、去哪里、行駛里程、維修、加油時間及加油量等情況。缺少 車輛運4轉(zhuǎn)記錄的，當(dāng)月工資一律不予 發(fā)放。2.車輛管理實行定車定人制，非專職司機一律不準(zhǔn)開 車，同時嚴(yán)禁項目領(lǐng)導(dǎo)班子成員私自駕車，如有違反，發(fā)現(xiàn)后對專職司機罰款一千元。3.由辦公室辦理一車一卡制，加油 時由專車司機到 辦公室領(lǐng)去卡加完油及時上交油卡和加油打印小票，并在小票上寫上 該車輛行車公里數(shù)，辦公室統(tǒng)一登記，而且必須按月按里程核算 單車油耗情況，實行節(jié)獎超罰，對過路過橋費 ，小型維修費等費用，辦公室主任必 須把好第一道 審核關(guān)口，盡量做到降低 項目部管理 費用，同

12、時每月在公示 欄張貼。4.加強對司機安全行 車的教育，違章處罰由司機個人自理， 項目部概負責(zé)，同時嚴(yán)禁酒后開 車，嚴(yán)格遵守交通 規(guī)則，杜絕發(fā)生重大行 車事故。發(fā)現(xiàn)酒后開車的一律開除或退回公司，由此所造成的后果自行 負責(zé)。5為了節(jié)約成本，能乘公共汽 車的、有火車及其它交通工具的一般不派專車，能夠同一方向共用一 輛車的盡量合并用 車。6認(rèn)真填寫機動車輛 登記表，掌握車輛養(yǎng)路費、運管費、貨物附加費、車輛使用稅、車輛保險費和車輛、司機年檢等工作，及時將有關(guān)手 續(xù)交到公司安質(zhì)部辦理，督促有關(guān)費用的交納。過期未 辦給單位帶來損失的要追究 辦公室主任的 經(jīng)濟責(zé)任。十、業(yè)務(wù)招待費管理辦法業(yè)務(wù)招待費是企業(yè)對外經(jīng)

13、營活動的需要。為有效地使用 業(yè)務(wù)招待費用，使其更好地 發(fā)揮應(yīng)有的作用，特作如下 規(guī)定。（一）業(yè)務(wù)招待費使用原則、范圍業(yè)務(wù)招待費使用應(yīng)本著 “內(nèi)外有別、解決問題 ”和總額控制的原 則。使用范 圍是指在本 項目部從事 對外業(yè)務(wù)往來的人 員，招待范圍為與項目部有業(yè)務(wù)往來的單位或個人。53業(yè)務(wù) 招待視情況能在本 項目部食堂解決的要盡可能在食堂解決。（二）業(yè)務(wù)招待費使用程序凡使用 業(yè)務(wù)招待費的人員必須事先向 領(lǐng)導(dǎo)請 示并規(guī)定限額，待得到同意后方能 進行。業(yè)務(wù)招待費一次使用在 200 元以下的，由分管 領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理；超過 200 元的，須經(jīng)經(jīng)理或書記同意后，方可辦理。2.業(yè)務(wù)招待費的報銷實行經(jīng)理“一支筆

14、 ”審批，黨政會簽。3.業(yè)務(wù)招待費發(fā)生后三日內(nèi)必 須辦理報批手續(xù)，做到一事一報、誰事誰報。即先填寫“業(yè)務(wù)招待費清單”，經(jīng)項目部經(jīng)理審批、書記會簽后，辦公室辦理登記，方能報銷。4.嚴(yán)格日常對外聯(lián)系工作臨時用品（煙、酒、礦泉水、飲料等）的控制，對外招待需填寫 “招待煙、酒、礦泉水、飲料申請單 ”并注明所 辦事宜，經(jīng)項目部經(jīng)理批示后，辦公室才能 發(fā)放。5.凡能在內(nèi)部食堂就餐的，一律在內(nèi)部食堂 辦理，由經(jīng)辦人員填寫“外來人員就餐批準(zhǔn) 單 ”，報 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交辦公室安排工作餐， 辦公室每月匯總送項目部經(jīng)理審批，到財務(wù)報銷 ，進入食堂成本，并有炊事 員和經(jīng)辦人員簽字。工作餐的標(biāo)準(zhǔn)原則上公司領(lǐng)導(dǎo)每人每

15、餐 100元，科級干部每人每餐 50 元，一般工作人員每人每餐 20 元。（三）業(yè)務(wù)招待費使用中注意事 項：1.嚴(yán)格禁止長期積壓或多次招待一次 報批現(xiàn)象。2.禁止不打招呼，先斬后奏或超 標(biāo)準(zhǔn)招待。嚴(yán)格控制陪餐人 員的數(shù)量，做到誰事誰辦。3.格控制招待 費標(biāo)準(zhǔn)和非生 產(chǎn)性、經(jīng)營性支出。4.禁止招待人 員進舞廳、桑拿等高級娛樂場 所進行消費。5.禁止內(nèi)部招待，杜絕招待過程中的浪 費現(xiàn)象。十一、附則61.本辦法自即日起生效。2.本辦法由項目部辦公室負責(zé)解釋。附表 1收文登記簿日編來文編份備標(biāo)題期號號數(shù)注78附表 2發(fā)文編號登記簿發(fā)文簽日編標(biāo)題主題詞發(fā)期號910附表 3受控文件一覽表受控受受序主管部受

16、控文文件控文控文件備受控文件標(biāo)題號門件編號分發(fā)件簽注號份數(shù)發(fā)人1112附表 4文件發(fā)放范圍清單序名份分簽序名份分簽號稱數(shù)發(fā)號收號稱數(shù)發(fā)號收13發(fā)文部門：收發(fā)室接收人：14附表 5請示報告登記簿日編來文編標(biāo)題處理結(jié)果期號號15附表 6電傳通知登記簿日編來文編內(nèi)容搞要處理結(jié)果期號號1617附表 7業(yè)務(wù)招待費登記表時間事由報銷金額經(jīng)辦部門報銷人18領(lǐng)導(dǎo)審批19附表 8公章使用登記表日使用人經(jīng)辦人用途批準(zhǔn)人備注期20附表 9介紹信使用登記表日單經(jīng)辦內(nèi)容摘要批準(zhǔn)人備注期位人2122附表 10手機話費登記本實月超序際發(fā)生月報姓名標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)額號額份銷時間（元）（元）（元）23附表 11工作情況簡報登記本編份上報

17、備標(biāo)題號數(shù)部門注24附表 12上報信息登記本編摘份上報部備號要數(shù)門注25附表 13文件審批表受控狀態(tài)（）緩急（）簽發(fā)：主管部門核稿：26主管部門：擬稿人：電話：會簽：標(biāo)題：主題詞：附件（份）主送：抄報：抄送：共?。悍荽鏅n：份27打字：校對：發(fā)文編號：號年月日封發(fā)附表 14員工因公出差審批表部申請前往門人姓名單位預(yù)計時間（天）要解決的具體問題審 批人28 29領(lǐng)導(dǎo)落款簽名日期30附表 15駕駛員登記表序性年身份初次準(zhǔn)戶備姓名駕證號單位號別齡證號領(lǐng)證日期駕車型籍注31附表 16公司機動車輛登記表單位：序管車廠發(fā)車顏噸戶養(yǎng)車保運備牌照號號理號型牌動機號架號色/座籍路費船稅險管費注1233245678

18、9101133附表 17已婚育齡職工花名冊現(xiàn)采配偶有子女 取出何序姓生家 庭姻種單備號名年住 址狀否 節(jié)姓位注月況領(lǐng) 育名住證 措址施34附表 18未婚青年登記表序性姓名出生年月戶口所在地備注號別3536附表 19計劃生育宣傳情況記錄開展宣傳月時間：宣傳月題目：學(xué)學(xué)習(xí)習(xí)情內(nèi)況容37學(xué)習(xí)次參加人領(lǐng)導(dǎo)參加備數(shù)：數(shù)：數(shù)：注：活標(biāo)播放櫥板播放動橫幅語答卷錄像展版窗報碟片座談會情（幅）（人次）（場（塊）（次）（次）38況條）次）期）期）制表填表時間：年月塡表單位：人：日附表 20領(lǐng)發(fā)計劃生育光榮證登記表領(lǐng)證兒出保光光獎編夫婦性年童性生健費榮證榮勵備工作單位號姓別齡姓別年發(fā)發(fā)證金注名名月日放時間放時間號額

19、39附表 21年避孕 藥具發(fā)放、隨訪花名冊40附件（一）填表單位：發(fā)放情況隨訪情況領(lǐng)隨失敗原因發(fā)姓藥規(guī)數(shù)日藥人訪有何副作藥人備漏破其名具品種格量期簽日用簽注服損它名期名4142附表 22獨生子女保健 費發(fā)放登記表單位：姓性年獎勵金簽獎勵項目名別齡標(biāo)準(zhǔn)額章4344附表 23隨隊家屬登記表采懷男原取孕、生育方現(xiàn)出結(jié)戶何來在序姓生婚口現(xiàn)種隊生備子姓號名年年所住址節(jié)時孕育單注女月月在育間年次年位數(shù)名地措月月施4546附表 24生活辦公固資登記臺帳序購置日單數(shù)設(shè)備備品名規(guī)格型號號期位量原值注4748附表 25低值易耗品登 記臺帳序單數(shù)備品名單價金額位量注號4950固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)類別：卡片號：(財 固1 )資 產(chǎn)名 稱計 量單 位建 造單 位出 廠量數(shù)型號、規(guī)格及技術(shù)特征管理編號建造年月技術(shù)證書原價動態(tài)記錄編 號或51已使用日保管使用單評 估 價52新建（購置）固定資產(chǎn)驗收交接記錄中鐵四局集 團（財固7）計數(shù)固定資量管產(chǎn)名稱單理編號量位規(guī)格型號或結(jié)構(gòu)建造單建年出位造年月月廠編號內(nèi)內(nèi)登記對含設(shè)備含安裝象原價費費構(gòu)筑地折 舊53點或年 限保管使殘 值用單位率本固定資產(chǎn)由下列單項資產(chǎn)組成計規(guī)數(shù)資產(chǎn)建造單位量單金格型名稱及年月單價額號量位驗收意見及驗收人員簽字：附屬技術(shù)資料：投資款源：54接收單位:(公移交單位：(公章)章)單位主單位主管管使用部經(jīng)辦部門門財務(wù)部財務(wù)