秘書實訓.doc

1、實訓項目一姓名： 周佳班級： 10文秘b班學號：10253228【項目導入】9月5日，星期五，天地置業(yè)公司總經(jīng)理辦公室，劉總經(jīng)理正在向楊秘書交辦工作：“小楊，市場營銷部和規(guī)劃發(fā)展部共同提交的與韓國首爾中韓公司合作開發(fā)中南服裝批發(fā)市場的調(diào)研報告我已經(jīng)看過了，計劃下月（10月15日-20日）去首爾出差一趟，現(xiàn)場考察和洽談，簽訂有關合作開發(fā)意向書。你先草擬一份這次商務旅行的計劃給我，有些細節(jié)問題需要特別注意落實清楚。本次首爾商務旅行主要考察項目有：考察韓國首爾中韓公司、考察服裝批發(fā)市場場地、與中韓公司洽談合作有關事宜、簽訂合作開發(fā)意向書、看望公司駐韓開發(fā)部工作人員等。主要出訪人員有：天地置業(yè)公司總經(jīng)

2、理辦公室劉總經(jīng)理、張副總經(jīng)理、市場部肖經(jīng)理、規(guī)劃發(fā)展部黃經(jīng)理、辦公室秘書小楊。任務1（必做項） 假設你是楊秘書，請為劉總經(jīng)理制訂一份赴韓商務考察的日程安排表，并以電郵的方式發(fā)給劉總經(jīng)理審核。要求具體機票的時間通過上網(wǎng)查詢、真實可行。（30分）寄件人：yangtao sina. com收件人：liutao日期：2011.10.10 主題：安排劉總經(jīng)理、張副總經(jīng)理等赴韓商務日程表內(nèi)容天地置業(yè)公司劉總經(jīng)理、張副總經(jīng)理等赴韓商務考察日程表 杭州首爾2011年10月15日20日時間日程安排10月15日（星期六）08：5512：0518：20乘坐中國國航ca139次班機由杭州至首爾到達仁川機場，入住ulj

3、iro co-op residence酒店與公司總經(jīng)理辦公室劉總經(jīng)理、張副總經(jīng)理、市場部肖經(jīng)理、規(guī)劃發(fā)展部黃總經(jīng)理、辦公室秘書小楊在uljiro co-op residence酒店共進晚餐10月16日（星期日）08：3009：3011：30考察韓國首爾中韓公司考察服裝批發(fā)市場場地與中韓公司經(jīng)理在uljiro co-op residence 酒店共進午餐10月17日（星期一）9：0011：30與中韓公司洽談合作有關事宜與中韓公司經(jīng)理在ulijro co-op residence 酒店共進午餐10月18日（星期二）9：0011：30與中韓公司簽訂開發(fā)意向書與中韓公司經(jīng)理在ulijro co-op

4、residence 酒店共進午餐10月19日（星期三）9：0011：30看望公司駐韓開發(fā)部工作人員與中韓公司經(jīng)理在ulijro co-op residence 酒店共進午餐10月20日（星期四）下午13：05乘坐中國國航ca140班機回杭州謝謝秘書 楊桃任務2（必做項） 請你協(xié)助公司韓國考察團成員辦理出國旅行的各項準備，就如何辦理出國手續(xù)，整理一份詳細的指導書，供大家學習了解有關流程和注意事項。一、出國旅行的各項準備1、審查選定最佳旅程表2、了解外匯信息，辦理兌換外幣3、準備隨身用品。4、準備文件。5、準備相關證件。6、做好旅行安排。7、注意時差問題。8、收集所到國的背景資料。（在國際交往中，

5、無論是出國考察或是商貿(mào)洽談，都會遇到各種不同的情況。對所到國家或地區(qū)的文化、習俗、禮節(jié)等常識的了解，可以使我們在處事中既能維護尊嚴，不卑不亢；又不失禮儀之邦的風范，以誠相待、以禮相待。）二、如何辦理出國手續(xù)1、撰寫出國申請應包括：（1）、出國事由（2）、出國路線（外國公司所在國名稱）（3）、出國日程安排，包括出國時間，在國外活動時間、地點，回國時間等。（4）、出國組團的人數(shù)。申請文書后面要附出國人員名單和外國公司所發(fā)的邀請函（副單），出國人員名單要寫清姓名、年齡、性別、職務職稱等內(nèi)容。2、辦理護照（1）、攜帶有關證件。主管部門的出國任務批件，出國人員政審批件，所去國有關公司的邀請書，還要準備好

6、2寸正面免冠半身相片等。（2）、因公出國人員的護照應到外交部或其授權的機關辦理。因私出國人員的護照，由公安部授權的機關辦理。（3）、認真填寫有關卡片和申請表。（4）、拿到護照后，應檢查姓名、出生年月、地點是否填寫正確，并在簽字格上簽名。3、辦理簽證（！）|我國政府規(guī)定，因公出國的中國公民出入國境憑有效護照可不輸身份證，而持因私普通護照出入國境中國公司必須辦理中國的簽證。（2）、因公出國的人員前往國家的簽證可到前往國駐我國大使館或領事館直接聯(lián)系申辦簽證：或是委托權威的可靠的身份證代辦機構（如中國旅行社總社簽證代辦處）代辦：也可以委托前往國家洽商的公司到前往國家洽商的公司到前往有關國家的使（領）館

7、辦理。（3）、辦理簽證要交上護照并填寫一份簽證表。（4）、取得簽證后，檢查簽證的有效期及是否簽字蓋章。4、協(xié)助辦理國際預防接種證書（即“黃皮書”）（1）、出國人員在辦理了有效護照和簽證后，應持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預防接種，并領取黃皮書。（2）、當拿到黃皮書后，應該進行認真查驗。查驗內(nèi)容：填寫的內(nèi)容提要是否符合本人情況（姓名、出生日期和性別）、醫(yī)生的簽字、檢疫機關的蓋章是否清晰、應該接種的項目是否填寫。5、協(xié)助辦理出境登記卡在辦妥上太守各項手續(xù)后，秘書再拾出國人員的護照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出國登記手續(xù)。6、訂購機票（船票、車票）（1）、可在國內(nèi)各航空公司及其售票

8、代理點辦理購票手續(xù)，也可在外國航空公司駐我國的辦事處購買。（2）、購買國際機票需出示護照。（3）、拿到機票后必須對票面查驗。查驗的程序一般是：查驗姓名的拼音是否與本人護照或共創(chuàng) 有效證件 中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘機聯(lián)，每一聯(lián)的黑粗線框內(nèi)是否與原旅行計劃相一致；每個航班起飛和降落的時間，機場名稱；是否在定座欄內(nèi)填好“ok”；是否有涂改或填寫不清楚的地方，是否蓋有公章。如果所到之國有接待，這時候就可以發(fā)出通知，最好以書面形式通知。內(nèi)容包括：航班、航船號或火車的車次，啟程地點，到達口岸名稱和時間，前往的人數(shù)。7、辦理保險通過代理人直接由保險公司安排，使用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失

9、等。任務3（必做項） 通過各種途徑搜集有關韓國首爾的氣候、地理、交通、民俗風情、禮儀禁忌等方面的資料，以備出差前提供給上司參考。（20分）韓國首爾氣候地理交通民俗風情禮儀禁忌首爾是溫帶季風氣候。年平均氣溫為11.8左右，四季分明。春，秋季雨水少，氣候溫暖，適宜旅游。夏季（6月9月中旬）的月平均溫度為20- 27的連續(xù)高溫多雨的天氣。冬季（12月2月）比同緯度的其他城市氣溫略低。（月平均溫度為-50）。首爾所依托的地勢，對于山地面積占80%的韓國來說，應該算是一塊風水寶地。這里是漢江的下游，距離朝鮮半島西海岸只有30公里。漢江自東向西緩緩流過，水面寬400到1000米左右，這個寬度在半島上已經(jīng)是

10、難得的一條大江了。城市沿著平緩的河谷迤邐鋪展，自然地分為南北兩個區(qū)域。在城市的四周，圍繞著海拔500米左右的低山和丘陵，如列城郭，起到天然的護衛(wèi)作用。不過，在600年前，這座城市還叫做漢陽，作為朝鮮王朝都城的時候，城市的觸角還遠未抵達漢江之濱。當時的漢陽府，只是局限于漢江以北4座小山（北岳山、駱山、仁王山、南山）之間的一塊小盆地上，城墻的周長約18公里。終朝鮮王朝500余年，首爾的城區(qū)面積始終沒有超出半徑3公里的范圍，人口也只有20萬左右。今天的首爾，市區(qū)面積拓展到627平方公里，人口達到1200萬，漢江真正成為一條橫貫市區(qū)的河流。而昔日城市的南緣南山，如今只是江北區(qū)的一個中心制高點，但依然保

11、留了“南山”的名稱。首爾與日本、東南亞及歐美各國有航線相連。在國內(nèi)，首爾同釜山、仁川等主要城市也有高速公路相通，交通十分方便。首爾仁川線是韓國第一條現(xiàn)代化高速公路。的士：首爾的士分三種黃色及綠色車身的的士，頭兩公里收600韓元，以后每400米收50韓元；而棕色車身的士頭兩公里收費是1000韓元，以后每400米收100韓元。在24：00凌晨4：00這段期間搭乘的士，增收20%的車費。通常不需支付小費。市中心有很多的士“禁區(qū)”，要到指定的蓋有黃色篷頂?shù)陌l(fā)士站候車。若趕時間的話，可搭乘電召的士（棕色）較為方便。航空：首爾每日有飛往在釜山、濟州島、束草等的多條航線，可在各航空公司的分社或大飯店內(nèi)的辦事

12、處，預定及購買機票。鐵路：韓國鐵路網(wǎng)密集，以首爾為中心，有京釜線、湖南線、全羅線等遍布全國各地?；疖囉校撼壙燔嚒靶麓逄枴薄⑻丶壙燔嚒盁o窮花號”、普通快車“統(tǒng)一號”及普通火車“鴿子號”。出租車：首爾的士分三種：黃色及綠色車身的的士，頭兩公里收600韓元，以后每400米收50韓元；而棕色車身的士頭兩公里收費是1000韓元，以后每400米收100韓元。在24：00凌晨4：00這段期間搭乘的士，增收20%的車費。通常不需支付小費。市中心有很多的士“禁區(qū)”，要到指定的蓋有黃色篷頂?shù)陌l(fā)士站候車。若趕時間的話，可搭乘電召的士（棕色）較為方便。觀光巴士：由首爾開往釜山、溫陽、公州、慶州、扶余等主要觀光區(qū)的高

13、速巴士，大約每隔10分鐘至1小時，就有1班開出。乘客座位上設有耳機，有中、韓、日、英四種語言供游客選擇收聽。費用：單程票1200韓元/故宮環(huán)路線；5000韓元/白天環(huán)行路線；5000韓元/夜間環(huán)行路線；8000韓元/全日游。地鐵：地鐵以首爾的八條地下鐵路為主，并輔以國鐵的盆唐線及仁川地鐵的兩條路線，合共11條路線。目前票價由基本的12公里900韓圓（約7.6人民幣）起跳，每6公里增加100韓圓。乘客也可以使用一種稱為“交通卡”或“t-money”的預付款乘車卡乘車。這種車票并不在車站內(nèi)發(fā)售，而要到便利店購買。另外，過去曾經(jīng)推出過一種橙色的小型儲值車票，每張售價10,000，但內(nèi)有11,000。

14、車票適用于整個電鐵的范圍，但不適用于跨地域的城際國鐵線路。韓國傳統(tǒng)風俗習慣方面, 像其他許多國家一樣, 拜年元月一日是新年開始。韓國自古以來使用陰歷, 然而自十九世紀末葉以來, 由於深受外來文化的影響, 迄今已演變成任由百姓選定過陽歷的新年或舊歷的新年。陽歷一月一日起連續(xù)三天休假, 陰歷一月一日, 也被定為休假日, 連休兩天。每逢新年, 家家戶戶都準備隹肴, 換上新衣, 全家團聚在一起, 行新年祭祖之禮, 這是拜年。陰歷正月十四日, 韓國每家都做很多混合各種雜糧的五谷飯及菜肴, 以招待訪客及鄰里鄉(xiāng)人, 以增進村里人之間彼此友誼, 加強團結, 以祈求另一個豐收年。陰歷四月初八是佛教釋迦如來佛的誕

15、生日, 因此, 這一天稱為佛誕日或佛浴日, 許多佛教信徒們在全國各地寺廟中, 厭祝、祈求,同時信徒們懸掛許多燈籠。陰歷五月五日是端午節(jié), 這天除了摔角的活動外, 尚有專為女子而辦的蕩秋千活動。而陽歷五月五日是兒童節(jié), 為了鼓勵兒童們成長強健, 這一天通常舉辦運動會或游藝節(jié)目。 陰歷六月十五日稱為流頭日, 人們在從東方流來的清澈的河水中洗頭發(fā), 以除去暑熱, 洗去一年的惡運。在這一段暑期中人民可以暫時休假, 在流頭日的宴會上, 吟詩作樂, 在酷熱的三伏中必須吃人澮、糯米和雞做成的澮雞湯, 抑止酷暑熱天, 此種風俗已流傳迄今, 風行全國許多地方。陰歷七月七日稱為七夕, 有些家庭, 在這一天也向著北

16、斗七星祭拜, 為不孕的婦女求子。陰歷八月十五是秋夕(即中秋節(jié))。自古以來韓 國人就非常重視秋夕, 在豐盛的秋收后, 準備很多隹肴祭祀其祖先。冬至是表示冬季 以到, 其特色是在一年中晝短夜長最明顯的一日, 而和冬至剛好相反的是夏至, 夏至 在這一年中白晝最長, 夜最短。在冬至這一天, 韓國人家家戶戶都吃紅豆湯圓粥, 按 照韓國傳統(tǒng)習俗, 相傳鬼魅恨紅色, 因而用紅豆湯圓粥來祭祀,驅(qū)除和防止漫長夜里 鬼魅的侵擾。 陰歷十二月的最后一天是除夕, 這一天, 家中年青人須向長者行跪拜大禮, 以表示對長輩們的祝福, 這種風俗禮節(jié)稱舊歲拜。這一天, 為了守歲驅(qū)除鬼魅的接近, 廚房的灶內(nèi)徹夜都要保持薪火不斷。

17、此外, 全家都要大掃除, 以迎接明日的新年納福。逢年過節(jié)相互見面時，不能說不吉利的話，更不能生氣、吵架。農(nóng)歷正月頭三天不能倒垃圾、掃地，更不能殺雞宰豬。寒食節(jié)忌生火。生肖相克思婚姻，婚期忌單日。漁民吃魚不許翻面，因忌翻船。忌到別人家里剪指甲，否則兩家死后結冤。吃飯時忌帶帽子，否則終身受窮。睡覺時忌枕書，否則讀無成。忌殺正月里生的狗，否則三年內(nèi)必死無疑。與年長者同坐時，坐姿要端正。由于韓國人的餐桌是矮腿小桌，放在地炕上，用餐時，賓主都應席地盤腿而坐。若是在長輩面前應跪坐在自己的腳底板上，無論是誰，絕對不能把雙腿伸直或叉開，否則會被認為是不懂禮貌或侮辱人。末征得同意前，不能在上級、長輩面前抽煙，不

18、能向其借火或接火。吃飯時不要隨便發(fā)出聲響，更不許交談。進入家庭住宅或韓式飯店應脫鞋。在大街上吃東西、在人面前擤鼻涕，都被認為是粗魯?shù)?。在韓國人面前，切勿提“朝鮮”三字，也不要把“首爾”說成“漢城”或“京城”。照相在韓國受到嚴格限制，軍事設施、機場、水庫、地鐵、國立博物館以及娛樂場所都是禁照對象，在空中和高層建筑拍照也都在被禁之列任務4（必做項） 假設你是秘書小楊，你隨從領導一同去首爾出差，需要做好哪些隨從服務工作？應該注意哪些問題？（20分）一、領導隨從服務工作：1、日?；顒拥陌才藕蛥f(xié)調(diào)（1）、參加會議（2）、出席儀式（3）、出差出訪2、陪同領導調(diào)查研究（1）、做好準備（2）、深入基層（3）、分析研究（4）、抓好有關問題的落實3接待應酬，隨機應變（1）、接待要堅持內(nèi)外有別（2）、接待親友來訪（3）