檔案管理制度

1、檔案管理制度 1 總則 1.1 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和 利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務，特制定本制度。 1.2 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工 作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各 種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。 1.3 公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。 1.4 公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的方式，共同維 護檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。 1.5 本制度適用于公司所有檔案資料的管理。 2 檔案管理的機構與職責 2.1 公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原 則。

2、2.2 公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資 料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指 導、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。 2.3 公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔 案資料。公司各部門負責人均應指定專人 （ 兼職檔案員 ） 負責收集、 保 管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。 2.4 辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的 檔案工作人員，應保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進行備案，各部 門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。 2.5 檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應將其經(jīng)辦或保管 的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴

3、禁擅自帶走或銷毀。 2.6 所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守 公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內容。 3 檔案管理 3.1 檔案的歸檔 3.1.1 公司應歸檔的檔案資料包括： 行政文書檔案、 人事檔案、 營銷業(yè)務檔案、財務檔案、 設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建 項目檔案等。 3.1.2 對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向 本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。 3.1.3 除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均 由辦公室負責整理分類， 立卷和歸檔管理。 人力資源部的檔案管理亦 遵循本制度。 3.1.4 公司各部門 （ 人力資源

4、部除外 ） 的檔案工作人員應于每 年的 12月 20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。 3.2 檔案保管 3.2.1 公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。 3.2.2 檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案 卷目錄等工作。 具體的立卷工作， 相關部門的檔案工作人員應配合檔 案管理員進行。 3.2.3 檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據(jù)檔 案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。 3.2.4 檔案工作人員應參照國家的規(guī)定和公司保密制度， 對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準后 執(zhí)行。 3.2.5 所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級

5、 和絕密級。具體劃分標準見保密制度。 3.2.6 檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放 地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、 防光。 3.2.7 對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家 有關規(guī)定執(zhí)行。 3.3 檔案的查閱、借閱 3.3.1 公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱 （借閱） 手 續(xù)，由檔案管理員對查閱 （借閱） 人、所查閱檔案名稱、查閱 （ 借閱） 時間和歸還時間進行詳細登記。 3.3.2 查閱（借閱） 密級檔案時，如查閱人為保密制度中知 曉范圍外的員工或公司外部人員， 須填寫檔案查閱 （ 借閱） 申請單， 經(jīng)檔案管理員審核， 批

6、準人審批后方可進行查閱 （ 借閱） 。公司員工不 得查閱（借閱） 檔案內容與本身工作無關的檔案。 3.3.3 檔案查閱 （借閱） 的批準權限：普通檔案由辦公室主任審 批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級 檔案由董事長審批。 3.3.4 原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料 復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室 回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。 3.3.5 查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任 何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。 3.3.6 嚴禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復 制，否則將按照公司保密制度的

7、有關規(guī)定予以處罰。 3.4 檔案的銷毀 3.4.1 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人 員應定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案 3.4.2 清單上 報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷毀。 3.4.3 任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷 毀由總經(jīng)理審批， 機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。 檔案的 銷毀具體見檔案銷毀程序。 3.4.4 檔案銷毀時應有 2 人以上進行現(xiàn)場監(jiān)督，嚴禁私自銷毀 檔案。 4 附則 4.1 本制度由公司辦公室制訂，并負責解釋和組織實施。 4.2 本制度報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。 4.3 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制 度有抵觸的制度以本制度為準。 4.4 本制度自頒布之日起施行。 附表：檔案保存年限表 5 / 8下載文檔可編輯 檔案保存年限表 檔 案分 類 檔案 名稱 保 管期限 備 注 組 織類 有關 公司章程 類的檔案 永 久 董事 會檔案 永 久 行 政事 務 對外 行政發(fā)文 10 年 重要 會議資料 10 年 人 事 重要 管理人員 名冊 15 年 重要 管理人員 任免決定