(完整版)信息對秘書工作的影響

1、信息是事物存在方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，客觀世界的一切事物及其運動都是信息之源。從自然界到人類社會，種種物質(zhì)都可以成為 信息源，都能產(chǎn)生和發(fā)生信息。我們通常說，秘書是領(lǐng)導的左右手，現(xiàn)代意義的秘書不再 只是為領(lǐng)導整理內(nèi)務。傳統(tǒng)的秘書其職能除了撰寫文書外，大都是較低層次的服務。然而， 隨著社會的發(fā)展，這樣的秘書已不能滿足實際需要?，F(xiàn)代社會要求的是智能型的秘書。要 有思想、懂管理、能參謀?，F(xiàn)代秘書不僅要有智慧，而且要能主動。由于秘書的活動總是依附于、受制于領(lǐng)導活動，因此傳統(tǒng)的秘書工作往往具有被動性。但一個領(lǐng)導讓干什么就 干什么，失去主動性的秘書不是一個優(yōu)秀的秘書

2、。一個優(yōu)秀的秘書需要創(chuàng)造性地開展工 作。在飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，需要的不光是知識型人才，更是信息型人才。作為一個與社 會接軌十分密切的業(yè)內(nèi)人員，信息對于秘書工作無疑可以產(chǎn)生不可估量的影響，主要表現(xiàn) 在信息收集、整理、開發(fā)、傳遞、存儲、利用、決策、反饋和管理方面。具體表現(xiàn)在：一、提供信息服務決策是領(lǐng)導工作中最重要、最基本的一個環(huán)節(jié)。信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導者的決策工作，在一定意義上說就是對信息的處理工作。進行科學預測、確定 決策目標、擬定和確定決策方案，整個過程就是收集信息、利用信息、分析信息、綜合處 理信息的過程。秘書部門不是決策者，不參與決策，但必須為領(lǐng)導決策服務，要為領(lǐng)導決 策提供及時、

3、準確、有參考價值的信息，這可稱之為輔助決策，應當注意的是，秘書人員 不但要做到?jīng)Q策前的信息超前服務，更要做到?jīng)Q策中的信息跟蹤服務和決策后的信息反饋 服務。二、 傳遞信息服務領(lǐng)導作出決策以后，要付諸實施，這就需要把決策信息及時準確地傳遞下去，也就是要把領(lǐng)導機關(guān)的決定、方針、政策、意圖傳達下去。這是自上而下的信息 傳遞，也是需要秘書部門來做的，要求把領(lǐng)導機關(guān)的決策準確地表述出來。信息傳遞有多 種方法，一是語言傳遞；二是文字傳遞，包括文本、表格、圖表等；三是電訊傳遞；四是 可視圖像傳遞，選用何種傳遞方式則要依情況而定。三、反饋信息服務 在領(lǐng)導進行指揮、控制、協(xié)調(diào)以達到?jīng)Q策目標的過程中，要提供反饋信息

4、。所謂信息反饋，就是把輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，并對信 息的再輸出發(fā)生影響的過程。反饋是控制論中很重要的原理。反饋是系統(tǒng)調(diào)節(jié)控制的基本 形式。實施決策，進行指揮、控制、協(xié)調(diào)的過程，也就是反饋調(diào)節(jié)的過程。信息反饋可分 為信息輸出、作用結(jié)果返回 來、再輸出三個階段。輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，這個結(jié)果也是一種重要信息，叫反饋信息。在領(lǐng)導工作中，反饋信息對于實現(xiàn) 正確的指揮、控制、協(xié)調(diào)是十分重要的。同時，反饋信息對于決策也是十分重要的。它是 判斷、檢驗決策是否正確的主要尺度，是對決策進行不斷修正、不斷調(diào)整，使之符合客觀 實際的主要依據(jù)。 以上是秘書在為領(lǐng)導提供信息服

5、務的一個過程。然而要做好信息工作是不容易的?；谝陨闲畔τ诿貢ぷ鞯闹匾饬x，秘書人員應遵循以下的要求：一.有強烈的感受力和持久的注意力簡言之，就是秘書人員對秘書工作信息的敏感程度?，F(xiàn)代秘書強烈的信息意識，首先表現(xiàn) 為能夠敏銳地感受社會信息的變化對秘書工作帶來的有利和不利影響。無論現(xiàn)在或未來， 秘書工作者和他（她）的服務對象-領(lǐng)導者，都生活在被信息包圍的社會里，電話、文件、 圖書、報刊、廣播、影視以及各種互聯(lián)網(wǎng)絡，每天都有成千上萬比特的信息向我們傾瀉而 來。秘書人員具有強烈的信息意識，就會積極主動的挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導決策和 秘書工作開展的各種信息；敏銳地發(fā)現(xiàn)別人尚未注意到的信息，迅速

6、而準確地找到事物的 本質(zhì)、問題的癥結(jié)；善于從司空見慣的信息中看到差異，并能迅速選擇和捕捉，達到發(fā)現(xiàn) 早、挖掘深、效率高的境界。 其次，表現(xiàn)為對領(lǐng)導決策信息和秘書工作信息的關(guān)注?，F(xiàn) 代秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞，聽一聽廣播，瀏覽一下網(wǎng) 絡，查找所需要的資料，并形成一種習慣性傾向；無論是對涉及領(lǐng)導決策和秘書工作哪個 方面的信息都能自覺敏銳地察覺，并主動與自己所關(guān)心的問題、需要解決的問題聯(lián)系起來 思考，從而更好地開展秘書工作。二出色的信息能力現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作實踐活動中所應具備的對于秘書工作信 息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的

7、內(nèi)容：1.信息獲取能力。秘書工作除了充分利用好組織建立的內(nèi)部信息網(wǎng)絡以外，還應建立并掌 握自己常規(guī)的信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準確全面地獲取所需 的信息。比如，秘書人員要了解信息網(wǎng)絡上有哪些秘書工作的站點、網(wǎng)頁、欄目，通過哪 些方法和渠道（包括工具軟件）才能迅速進行查找與瀏覽；如何下載和保存這些信息等等。2.是信息選擇能力。信息時代，人們每時每刻都面對著滾滾而來的信息，信息垃圾、信息 干擾、信息焦慮實難避免?，F(xiàn)代秘書必須學會對其進行篩選和分類，以達到去粗取精、去 偽存真、為我所用的目的；學會準確無誤地識別、理解所遇到信息的含義，正確判斷所搜 集到信息的價值與意義，全面把握

8、所獲信息對領(lǐng)導決策和秘書工作產(chǎn)生的影響等。3、信息預測能力。這是一種較高層次的信息能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上對 未來的一種推斷和預見。信息預測能力其實是對信息理解程度的一種能動反映，是在獲取 信息的基礎(chǔ)上，對事物發(fā)展的理性判斷，它對秘書輔助領(lǐng)導科學決策具有重要意義。4、是信息處理能力。狹義的信息處理主要是指對信息的加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和 吸收等能力。即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發(fā)新、傳輸快、存貯厚、吸收廣 和調(diào)閱方便。具體來講就是能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實秘書工作 數(shù)據(jù)庫；能對這些信息的意義與可靠性有進一步的認識，提出有針對性的對策和建議，提

9、供給領(lǐng)導者參考。5、是信息運用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運用。信息運用能力是各種 具體信息能力的綜合體現(xiàn)，是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，把自己的思想與見 解融入其中，并通過恰當渠道將這些信息傳遞給他人，與他人進行交流、共享的能力。秘 書對信息的運用能力，集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導決策提供信息的及時性、準確性、完整性、連續(xù) 性、針對性和有效性上。三、扎實的信息知識信息知識是指關(guān)于信息的理論、常識和方法?，F(xiàn)代秘書的信息知識，是指秘書人員對信息 基本常識的了解，對各種秘書工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息素養(yǎng)的重要組成部分，信息知識的掌握程度，關(guān)系著秘

10、書人員信息意識和 信息能力的強弱。一般來說，秘書人員的信息知識應該包括三個部分：1.信息文化知識。即具有基本的科學文化常識，對信息概念能正確地理解和應用，對信息 技術(shù)的發(fā)展和變化有一定了解，對信息文化的影響與走向有所把握。特別是對信息網(wǎng)絡文 化要能正確地理解。2.計算機和信息網(wǎng)絡技術(shù)常識?，F(xiàn)代秘書的計算機知識，應通過考試達到國家二級以上水 平。信息網(wǎng)絡技術(shù)知識主要包括信息網(wǎng)絡技術(shù)的基本名詞術(shù)語、技術(shù)功能、特點以及構(gòu)成、 應用等等。比如，信息系統(tǒng)數(shù)字化的基本原理；信息系統(tǒng)軟硬件的內(nèi)容、各自的功能特點 等。3.一定的外語和法規(guī)知識。因特網(wǎng)上百分之九十的信息是用英語來傳遞的。我們使用的計 算機系統(tǒng)和

11、應用軟件，大多都是用英文編寫的，Windows操作平臺的基礎(chǔ)也是英語。因此， 要更好地表達思想、接受和了解新技術(shù)和新信息，就必須掌握一定的外語知識。對于我們 外國語大學畢業(yè)的學生來說，當然這是不存在問題的。另外，由于信息網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應 用而產(chǎn)生的一些法律問題，也應引起秘書人員的關(guān)注。比如使用計算機網(wǎng)絡要遵循我國現(xiàn) 已出臺的法律條文；使用各種數(shù)據(jù)與信息，要合乎國家的有關(guān)法規(guī)，尤其應嚴格遵守保密 法規(guī)，防止失泄密問題的發(fā)生。4.高尚的信息道德。信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息過程中，應遵循一定的倫理 規(guī)范。不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺保護他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等，也 不得向領(lǐng)導者和有關(guān)用戶傳遞各種不良信息。秘書人員的信息道德關(guān)系到其信息素養(yǎng)發(fā)展 的正確方向。當前，信息傳播媒體多種多樣，有廣播、電視、也有自由度較大的各種互聯(lián) 網(wǎng)絡；有政府主辦的各種媒體，也有民間自辦發(fā)行的書報雜志。媒體的多樣性使信息傳播 過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見， 虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政 府狀態(tài)，如果沒有一定的道德約束，就很容易使人們在享受信息網(wǎng)絡技術(shù)