安排上司差旅事務

1、L o g oL o g o 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 在安排上司的差旅事務上，有兩件事讓經(jīng)理助理李強至今記憶猶新，教訓深刻。那一次是宏利公司肖總與金通公司經(jīng)理就某合作項目安排了約見，預定在7月9日下午1：00開始。當時李強預訂了7月8日晚直飛金通公司所在A城的機票。但肖總說8號晚上有個宴約，恐怕不能飛往A城。于是李強改訂7月9日上午8：00的機票。但是，由于肖總晚上應酬時間太晚，而早班飛機又比較早，所以最終沒能趕上班機。9號上午又只有那一次航班，于是，肖總只能立即買飛往相鄰城市B城的機票，再乘大巴車趕到A城的金通公司。由于遲

2、到，金通公司經(jīng)理不悅，認為宏利公司對該項目的合作缺乏誠意。宏利公司差點失去了與金通公司合作的商機。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 還有一次是肖總要出國出差一個星期。李強把整理好的具體的行程安排打印后交給肖總。他自認為已經(jīng)做得很好，誰知肖總順口問他一句那里的天氣最近怎么樣？李強一時啞口無言。他趕緊邊上網(wǎng)查邊通知外銷公司負責這個區(qū)域的業(yè)務員幫他問問客戶。忙碌一陣，終于把未來一周的天氣趨勢交給肖總，他也暗暗松了口氣。誰知肖總又問李路明有沒有新的名片。他準備帶一盒完整的名片出去。李強暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在這個節(jié)骨眼上沒有了。于是

3、趕緊通知總務后勤緊急印刷。當李強再一次交給肖總印好的名片時，真的怕他再問什么。但肖總偏偏又問了。肖總要去的國家包括美國，李強卻不知道普通雙頻手機在美國是不能用的。肖總問他的時候，李強只好回答說：“只要開通國際漫游就能用”。肖總卻說：“怎么我聽說，要什么3頻手機呢？”李強趕緊說，我去問問。李強立 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 刻打電話去本地的移動公司。對方非常熱情，回答說不能在美國用，但是他們可以提供出租手機服務，并列舉了一系列要辦的手續(xù)李強頭都大了，只能一一記錄，準備幫肖總辦理租機。誰知等李強轉達這個信息時，肖總輕輕問他：“可以直

4、接買一個這樣的3頻手機嗎？”李強又傻眼了，趕緊又說：“我去問問”。當時李強真是尷尬萬分！最搞笑的是，當李強開始查詢關于3頻手機的介紹時才發(fā)現(xiàn)，并不是只有移動電信局才有3頻手機，現(xiàn)在很多上市比較晚的手機早就是3頻了。可李強只知道肖總用的是Nokia，什么型號卻不清楚。只有硬著頭皮去問。那一刻他真的想殺了自己，怎么就這樣笨!果然，最后肖總的手機功能非常強大，早就是3頻。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o項目任務項目任務宏利公司的經(jīng)理助理李強在安排上司的差旅事務上有何不當之處？上司公務旅行，秘書應該要做好哪些準備工作？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會

5、做人L o g oL o g o第一節(jié)、具體準備工作第一節(jié)、具體準備工作L o g oL o g o準備一：差旅計劃和旅程表準備一：差旅計劃和旅程表會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 領導公務差旅領導公務差旅, ,秘書秘書應協(xié)助領導作好相應協(xié)助領導作好相關準備工作。這也關準備工作。這也是是秘書工作秘書工作的重要的重要范疇。范疇。首先要做好首先要做好差旅計劃！差旅計劃！L o g oL o g o1、差旅計劃、差旅計劃 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o2、旅程表、旅程表會說會說 會寫會寫 會做事會

6、做事 會做人會做人做好做好 旅程時間表！旅程時間表！旅程表實際上就是差旅計劃的具體實施表。它包括了差旅計劃中的主要項目內(nèi)容，但內(nèi)容一般比差旅計劃更詳細。 L o g oL o g o旅行表旅行表旅行日程表旅行日程表會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o制定差旅計劃、編制旅程表的注意事項制定差旅計劃、編制旅程表的注意事項2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人注意事項注意事項明確要求，尊重上司意圖，熟悉出差規(guī)定明確要求，尊重上司意圖，熟悉出差規(guī)定了解當?shù)亟煌?、賓客環(huán)境及差旅線路情況了解當?shù)亟煌?、賓客環(huán)境及差旅

7、線路情況差旅時間要考慮上司身體狀況，彈性安排差旅時間要考慮上司身體狀況，彈性安排國際差旅要注意時差問題國際差旅要注意時差問題 多擬幾個方案，供領導參考多擬幾個方案，供領導參考L o g oL o g o準備二：準備二：同上司溝通查漏補缺選擇交通工具訂票必備的文件資料上司隨身攜帶的用品預借差旅費會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人預訂賓館房間L o g oL o g o2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o秘書為上司差旅做的準備秘書為上司差旅做的準備2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說

8、會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人必備的文件資料及上司隨身攜帶的用品，必備的文件資料及上司隨身攜帶的用品，秘書可按秘書可按公公與與私私分別分別列出清單列出清單上司出差一般要隨身攜帶下列用品：上司出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動日程表、名片、資料、筆記本、活動日程表、地圖、交通圖、照相機及地圖、交通圖、照相機及一些備用品，如替換衣服、一些備用品，如替換衣服、洗漱用品、藥品等。洗漱用品、藥品等。隨身攜帶的只能是必需的隨身攜帶的只能是必需的秘書在上司出差前可申請預支差旅費。秘書在上司出差前可申請預支差旅費。差旅費包括差旅費包括往返及當?shù)氐慕煌ㄙM往返及當?shù)氐慕煌ㄙM、住宿費住宿費、

9、餐費餐費，以及其他可能的活動經(jīng)費。以及其他可能的活動經(jīng)費。差旅費的攜帶方式：差旅費的攜帶方式：現(xiàn)金、信用卡現(xiàn)金、信用卡或支票或支票。L o g oL o g o秘書為上司差旅做的準備秘書為上司差旅做的準備會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人1、通常采用電話、網(wǎng)絡或傳真的方式訂票2、預訂之后要及時確認和取票取票后要認真核對機票上的姓名和火車車次、航班班次1、根據(jù)上司的喜好和習慣來預訂房間。要掌握訂房的基本程序。2、可通過查找旅行手冊、電話咨詢和上網(wǎng)檢索等方式獲取賓館的預訂信息。3、訂房時應提供住宿者必須的信息：姓名、身份證號、抵達及離開時間，需預訂的房間類型等。L o g oL o g

10、 o秘書在準備預訂車票時，一定要查用最新的列車時刻秘書在準備預訂車票時，一定要查用最新的列車時刻表，車次很有可能因為季節(jié)等原因發(fā)生變化。出差途中換車，表，車次很有可能因為季節(jié)等原因發(fā)生變化。出差途中換車，稍不注意就會誤車誤點，所以能直達的就最好不要換車。如稍不注意就會誤車誤點，所以能直達的就最好不要換車。如要換車，在時間上一定要安排的寬裕些。要換車，在時間上一定要安排的寬裕些。如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事務所的話，就請他們代為聯(lián)系安排住處。沒有的話，就請事務所的話，就請他們代為聯(lián)系安排住處。沒有的話，就請當?shù)芈糜位蚪煌ú块T介

11、紹，最好不要去找自己的客方或代理當?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹，最好不要去找自己的客方或代理商。商。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o第二節(jié)第二節(jié) 上司出差期間的工作上司出差期間的工作 一、動身之前v 動身當天，無論上司是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。二、啟程之后v 把上司送上火車或飛機之后，就要立即用電話通知對方接站的時間，特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的車次或航班告訴對方。三、電話與郵件的處理v 在上司出差期間，如果有找上司的電話，要認真作好電話記錄，把電話的時間和內(nèi)容記錄下來

12、。L o g oL o g o 四、日常工作v 上司出差期間，秘書應做好以下工作：（一）盡快處理完因準備上司出差而延誤的工作。（二）準備好專用的文件夾，把上司出差期間的信件、留言條等進行專門保管，也可以用一個“待閱文件夾”，按日期順序保管好上司出差期間收到的文件和信件。（三）在上司出差期間，如果收到一些緊急的信件，上司又要求盡快給他寄去，就可使用特快專遞等方式郵寄，并在信封上寫上“親啟”等字樣。（四）整理文件和名片。（五）更換和補充辦公用品。（六）為了提高辦公效率，熟悉和研究辦公設備的新性能和更多的使用方法。L o g oL o g o五、自學機會v 上司出差之后，秘書不要以為自己沒有什么事做

13、了，讓自己放松。應當把上司出差這段時間當作一個自學的好機會。v 對于年輕的秘書來說，無論是文秘專業(yè)科班出身，還是從職能部門轉過來半路出家，在知識結構上多少有些欠缺。學秘書專業(yè)的，雖然全面掌握了秘書專業(yè)方面的知識，但工作知識相對缺乏。而那些非文秘專業(yè)科班出身的秘書，則欠缺專業(yè)方面的知識。因此，每一個年輕的秘書，一定要利用好領導出差的機會給自己“充電”。L o g oL o g o 第三節(jié)第三節(jié) 與上司一起出差與上司一起出差一、出差途中v如果秘書陪同上司一起出差，應注意以下幾點：（一）如果是乘火車出差，一般不要挨著上司坐。（二）快到目的地時，就要向對方通知出差的情況。（三）當上司與對方寒暄的時候要

14、適當離他們遠一點兒，注意回避。L o g oL o g o 二、注意事項 （一）辦理賓館入住手續(xù)后，應了解上司的房間號碼及電話。 （二）第二天的日程怎么安排，應在頭一天晚上與上司商量好或得到上司的確認。（三）如果上司出現(xiàn)疲勞等身體不適癥狀，應及時調(diào)整日程安排。（四）在賓館期間如果需要外出，應事先征得上司的同意。（五）每天參加各項活動時，應攜帶好上司的名片、必要的會議資料（報告、備忘錄、會談提綱等）。L o g oL o g o出國申請手續(xù)一覽表出國申請手續(xù)一覽表 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人第四節(jié)、第四節(jié)、出國差旅出國差旅L o g oL o g o出國差旅的準備工作出國差旅

15、的準備工作辦理出境登記卡遞呈出國申請書申請簽證辦理健康證書會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人辦理護照L o g oL o g o2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人護照、簽證、黃皮書L o g oL o g o出國差旅的準備工作出國差旅的準備工作2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 出國差旅出國差旅準備工作準備工作 編制幾種旅程方案，供上司選擇 為防意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等，可通過代理人與保險公司辦理保險。 了解外匯信息，辦理外幣兌換。 準備隨身攜帶的物品，如服裝、洗

16、漱用品等。 為上司準備必須攜帶的各種文件，如談判合同，協(xié)議書等。 檢查相關證件：護照、簽證、“黃皮書”、國際機票、外語名片、外幣及其他必需的出國文件、證件等。 收集所到國的背景資料。L o g oL o g o小技法小技法如果上司經(jīng)常出差，秘書應該做個“有心人”，在平時就要留意收集一些旅行資料，如交通圖、時差表和飛機、火車時刻表以及一些旅館介紹的小冊子等；要了解旅行社的資質，與資質好的旅行社保持聯(lián)系，或建立長期合作關系，建立自己的旅行（旅館）信息資料庫，并不斷加以充實。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈

17、接出國旅行的常識出國旅行的常識1 1、護照、護照 護照是一個國家的公民出入本國國境和在國外旅行或居護照是一個國家的公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明該公民國籍和身份的合法證件。凡是留時，由本國發(fā)給的一種證明該公民國籍和身份的合法證件。凡是出國人員均應持有本國政府頒發(fā)的合法的護照。如果持照人在國外出國人員均應持有本國政府頒發(fā)的合法的護照。如果持照人在國外旅行、逗留期間發(fā)生意外，所在國必須依照其所持護照，判明身份旅行、逗留期間發(fā)生意外，所在國必須依照其所持護照，判明身份和國籍，然后決定如何處理。同樣，護照頒發(fā)國的駐外機構也要根和國籍，然后決定如何處理。同樣，護照頒發(fā)國的駐外

18、機構也要根據(jù)護照決定如何提供幫助或外交保護等。據(jù)護照決定如何提供幫助或外交保護等。我國的護照分為外交護照、公務護照、普通護照三種。普通護我國的護照分為外交護照、公務護照、普通護照三種。普通護照又分為因公普通護照和因私普通護照。照又分為因公普通護照和因私普通護照。2 2、簽證、簽證 簽證是一個主權國家在本國或外國公民所持有護照或其簽證是一個主權國家在本國或外國公民所持有護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，是表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過他旅行證件上的簽注、蓋印，是表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過本國國境的證明。如果說護照是身份證的話，簽證則可看成是出入本國國境的證明。如果說護照是身份證的話，簽證則可

19、看成是出入證。簽證一般可放在護照上，也可在其他證件上。如前往未建交國證。簽證一般可放在護照上，也可在其他證件上。如前往未建交國家，一般用單獨的簽證，與護照同時使用。我國的簽證一般在護照家，一般用單獨的簽證，與護照同時使用。我國的簽證一般在護照上。上。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈接3 3、“黃皮書黃皮書” “” “黃皮書黃皮書”即國際預防接種證書，因其封即國際預防接種證書，因其封面通常為黃色而得名。面通常為黃色而得名。“黃皮書黃皮書”英文名稱為英文名稱為INTERNAIONAL INTERNAIONAL CERTIFICATE OF VACCI

20、NATIONCERTIFICATE OF VACCINATION。它是世界衛(wèi)生組織為了保障。它是世界衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。“黃皮書黃皮書”規(guī)定，入境者在進入接納國的國境前，要接種牛痘、霍規(guī)定，入境者在進入接納國的國境前，要接種牛痘、霍亂、黃熱病疫苗，以防止某些疾病的國際性流行。如果出入境和過亂、黃熱病疫苗，以防止某些疾病的國際性流行。如果出入境和過境者沒有境者沒有“黃皮書黃皮書”，國境衛(wèi)生檢疫人員有權拒絕其出入境，甚至，國境衛(wèi)生檢疫人員有權拒絕其出入境，甚至采取強制檢疫措施。我國的采取

21、強制檢疫措施。我國的“黃皮書黃皮書”由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負責簽發(fā)和注射疫苗。初次出國者，應持單位介紹信前衛(wèi)生檢疫站負責簽發(fā)和注射疫苗。初次出國者，應持單位介紹信前往辦理。已有往辦理。已有“黃皮書黃皮書”但需復種者，保憑但需復種者，保憑“黃皮書黃皮書”復種。復種。4 4、時差、時差 國際上規(guī)定，以英國格林威治時間（國際上規(guī)定，以英國格林威治時間（GMTGMT）為標準時）為標準時間，地球分為東區(qū)和西區(qū)，東區(qū)時間比間，地球分為東區(qū)和西區(qū)，東區(qū)時間比GMTGMT早，西區(qū)時間比早，西區(qū)時間比GMT GMT 晚。調(diào)整時差對于乘坐國際航班的旅行者都是必不可少的。通俗的晚

22、。調(diào)整時差對于乘坐國際航班的旅行者都是必不可少的。通俗的時差計算是以經(jīng)線劃分，格林威治以東每時差計算是以經(jīng)線劃分，格林威治以東每1515度加一小時，格林威治度加一小時，格林威治以西每以西每1515度減一小時。度減一小時。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 案例分析案例分析長沙偉基電子公司近期有兩位經(jīng)理要外出。一是劉偉長沙偉基電子公司近期有兩位經(jīng)理要外出。一是劉偉總經(jīng)理總經(jīng)理6 6月月3 3日至日至4 4日到深圳參加一個電子新產(chǎn)品展銷會；日到深圳參加一個電子新產(chǎn)品展銷會；6 6月月6 6日到廣州參加全國電子行業(yè)發(fā)展論壇，會議為期一日到廣州參

23、加全國電子行業(yè)發(fā)展論壇，會議為期一天；天；6 6月月11 11日下午出席本公司的新產(chǎn)品推廣會議。在深圳展日下午出席本公司的新產(chǎn)品推廣會議。在深圳展銷會和廣州論壇有一定的空隙，他打算到公司駐深圳辦事銷會和廣州論壇有一定的空隙，他打算到公司駐深圳辦事處，了解該處下一步的工作計劃，并到廣州市探訪一位老處，了解該處下一步的工作計劃，并到廣州市探訪一位老朋友。二是主管業(yè)務的趙總，將于朋友。二是主管業(yè)務的趙總，將于6 6月月4 4日動身到美國日動身到美國公司參觀考察，并初步商談雙方合作的意向，時間為公司參觀考察，并初步商談雙方合作的意向，時間為6 6天，天，但他從未出過國門。公司行政經(jīng)理讓秘書小馬負責為兩

24、位但他從未出過國門。公司行政經(jīng)理讓秘書小馬負責為兩位上司制定差旅計劃。小馬工作速度很快，第二天就把計劃上司制定差旅計劃。小馬工作速度很快，第二天就把計劃做好了并交行政經(jīng)理審閱。下面是秘書小馬做的差旅計劃做好了并交行政經(jīng)理審閱。下面是秘書小馬做的差旅計劃書：書：會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練公司領導差旅計劃書公司領導差旅計劃書根據(jù)公司行政會議的決定，劉總、黃總將于近期出根據(jù)公司行政會議的決定，劉總、黃總將于近期出差，具體安排如下：差，具體安排如下：1 1、劉總計劃：、劉總計劃：6 6月月3 3日日 劉總去深圳。劉總去深圳。6 6月月3

25、3日日44日日 參加深圳電子產(chǎn)品展銷會。參加深圳電子產(chǎn)品展銷會。6 6月月5 5日日 到公司駐深圳辦事處了解工作，并到廣州探訪到公司駐深圳辦事處了解工作，并到廣州探訪他的老朋友。他的老朋友。6 6月月6 6日日 到廣州參加全國電子行業(yè)發(fā)展論壇。到廣州參加全國電子行業(yè)發(fā)展論壇。6 6月月7 7日日 在廣州乘飛機回來。在廣州乘飛機回來。6 6月月11 11日日 出席公司新產(chǎn)品推介會。出席公司新產(chǎn)品推介會。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人分析與討論分析與討論1、秘書小馬擬寫的上司差旅計劃書存在什么問題？ 2、你如何幫助小馬修改她寫的計劃書，使這份差旅計劃書規(guī)范可行？L o g oL o g o 第五節(jié)第五節(jié) 上司出差回來的工作上司出差回來的工作一、接站v 秘書在匯報時，不要給上司說得太多。有些重要的事情不是三言兩語能說得清的，對這些事情可以先寫個提綱。如果上司急于知道詳情，可以把提綱遞給上司。二、報銷差旅費v 在報銷差旅費時，要將車票、住宿費等費用列出來，填好報銷單。如果還有其他額外支出，也要寫成支出報告，請上司核實之后，送財務部門報銷。三、出差總結