組織會議的流程及細(xì)節(jié)

1、我們畢業(yè)啦其實是答辯的標(biāo)題地方組織會議的流程和細(xì)節(jié)主講人時 間一、會議確認(rèn)二、會議準(zhǔn)備三、會議期間四、會議后期CONTANTS一、會議確認(rèn)會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 會議會議名稱要用確切、名稱要用確切、規(guī)范文字表達(dá)規(guī)范文字表達(dá)。會議名稱應(yīng)與會議名稱應(yīng)與會議的主題、會議的主題、類型相符類型相符公司例會名稱公司例會名稱確保每次能統(tǒng)確保每次能統(tǒng)一規(guī)范一規(guī)范會議名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、會議名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、組織單位、時間、屆次、性質(zhì)、參加對象

2、、組織單位、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。如地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。如：*有限公有限公司司2015年第四次臨時股東會年第四次臨時股東會；*公司公司2015年年一季度工作會議一季度工作會議1.會議名稱會議名稱會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 考慮會議資料能否考慮會議資料能否按時準(zhǔn)備按時準(zhǔn)備會議開始時間會議開始時間是否恰當(dāng)（不是否恰當(dāng)（不能太早或太晚）能太早或太晚）考慮領(lǐng)導(dǎo)及其考慮領(lǐng)導(dǎo)及其他參會人員工他參會人員工作安排。作安排。確定大致時間，根據(jù)議程內(nèi)容確定會議的確定大致時間

3、，根據(jù)議程內(nèi)容確定會議的會期。會期。2.會議時間會議時間會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 考慮參會人員是考慮參會人員是否否方便到達(dá)方便到達(dá)考慮交通、時間考慮交通、時間成本成本考慮該地是否便考慮該地是否便利，各方條件是利，各方條件是否支持會議的召否支持會議的召開。開。3.3.會議地點會議地點會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期4.4.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室。（1）U型桌形擺設(shè)型桌形擺設(shè)：通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常

4、會放置綠色植物以做裝飾。不設(shè)會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍；多擺設(shè)幾個麥克風(fēng)以便自由發(fā)言。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.4.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。（2 2）圓形圓形或或橢圓形橢圓形：適合人數(shù)較少、檔次較高的會議，距離較近，容易產(chǎn)生近距離的交流感。（董事會）會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.4

5、.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。（3 3）回回字字型型：此種類型的擺桌常用于學(xué)術(shù)研討會類的會議，前方設(shè)置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風(fēng)，以方便不同位置的參會者發(fā)言；此種臺型容納人數(shù)較少，對會議室空間有一定的要求。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.4.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。（4 4）劇院式劇院式：最大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空

6、間里可以最大限度容納人數(shù)；但參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 4.4.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。（5 5）課桌式課桌式：此種桌型擺設(shè)可針對會議室面積和觀眾人數(shù)在安排布置上有一定的靈活性；參會者可以有放置資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數(shù)。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your

7、text. 4.4.會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。會議室預(yù)定：根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室。（6 6）魚魚骨骨型型：將會議室的桌子按照魚骨架即八字形依次擺開，此類會議擺臺較適合研討和小組討論結(jié)合的會議內(nèi)容，增加小組間交流的同時還可以聆聽會議主持的發(fā)言。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 與會議召集人確定會與會議召集人確定會議議程，確定每項議議議程，確定每項議程的時間、主講人、程的時間、主講人、需要準(zhǔn)備的會議材料需要準(zhǔn)備的會議材料等。等。5.5.參會人員參會人員6.6.會議

8、會議議程議程必要時候征詢參加部門必要時候征詢參加部門的意見（時間、內(nèi)容的意見（時間、內(nèi)容等等）。）。具體內(nèi)容注意事項確定參會人員類別確定參會人員類別及具體人員名單。及具體人員名單。考慮新員工和新晉級考慮新員工和新晉級人人員。員。會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 房型及房間數(shù)量是否滿足要求。 01010202會議室大小和數(shù)量是否滿足要求。用餐條件是否滿足要求。03030404配套服務(wù)是否滿足要求。7.7.確定酒店：根據(jù)會議的確定酒店：根據(jù)會議的規(guī)模、檔次、規(guī)模、檔次、預(yù)算、具體預(yù)算、

9、具體要求等要求等選擇選擇地點。地點。二、會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備會議確認(rèn)會議期間會議后期Click here to add your text. Click here to add your text. 整理各項花費(fèi)，制定預(yù)算表，報領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)需要提前借款。預(yù)算表.xlsx根據(jù)人員具體情況制定會務(wù)組工作分工表。會務(wù)分工.xlsx通知應(yīng)包含會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議要求、會務(wù)安排、會議議程等。會議通知.docx會議議程.xlsx1.1.會議預(yù)算會議預(yù)算2.2.明確人員分明確人員分工工3.3.撰寫會議通撰寫會議通知知會議準(zhǔn)備會議確認(rèn)會議期間會議后期4.4.會議會議回執(zhí)收集回執(zhí)收集5.5.房

10、間確定房間確定6 6. .機(jī)票機(jī)票、車票、車票、車輛安排車輛安排確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式，住宿、乘車要求，制作簽到表、通訊錄。簽到表.xlsx制定住宿表，確定房型及數(shù)量后，告知酒店.（多預(yù)留幾間、確認(rèn)房間是否需要擺放茶歇、放置歡迎辭。）住宿表.xlsx制定交通安排表，根據(jù)參會人員需求，訂好車票，安排合適車輛接送。乘車表.xlsx會議準(zhǔn)備會議確認(rèn)會議期間會議后期確定就餐形式、地點?？觳停捍_定標(biāo)準(zhǔn)及人數(shù)，篩選口碑較好的商家。酒店外餐廳：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場踩點、點菜、酒水準(zhǔn)備。酒店內(nèi)餐廳：自助餐或桌餐，確定桌數(shù)、餐標(biāo)、菜單。酒店準(zhǔn)備：告知標(biāo)準(zhǔn)和要求并確認(rèn)。會務(wù)組準(zhǔn)備：提前購買（一般

11、選擇便于清洗、方便拿取、垃圾易于回收、吃起來方便等）收集會議電子版資料，確定會議用電腦，將所有需要展示的資料儲存到一個文件夾中。將會議議程、簽到表、住宿表、乘車表、會務(wù)分工、需用文件等會議材料打印，裝入文件袋。會議準(zhǔn)備會議確認(rèn)會議期間會議后期10.會議所需物資準(zhǔn)備準(zhǔn)備好筆、本、文件袋、文件夾、草稿紙、白板筆、激光筆、錄音筆、剪刀、膠帶、投影儀、電腦等。11.會議室物資準(zhǔn)備投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、發(fā)言席話筒、音響、LED屏幕、綠植等。（需酒店準(zhǔn)備的提前對接好，自己準(zhǔn)備的及時安排。）12.會場布置桌椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛（內(nèi)容一般為會議名稱、會議的主題，歡迎語等）；歡

12、迎牌、指引牌、座位牌是否到位。13.會議音樂準(zhǔn)備會前、會中、會議結(jié)束播放音樂。（會前音樂激昂，會中舒緩、活潑，會后輕松愉悅。可根據(jù)會議類型具體定音樂風(fēng)格。）14.攝影安排根據(jù)需要，自備相機(jī)拍攝或請專業(yè)機(jī)構(gòu)拍攝。（是否安排合影，合影位置、座次提前確定。）15.會議禮品預(yù)訂若有需要，提前確定贈送禮品樣式及數(shù)量，按時送達(dá)。（禮品選擇考慮參會人員群體、意義、適用性。）16.會后活動安排活動地點、人數(shù)、聯(lián)系活動場所，預(yù)訂車輛。17.工作對接單將所有需要酒店配合準(zhǔn)備的事項整理成清單，與酒店方溝通對接好，確保會議前各事項準(zhǔn)備到位。酒店對接單.xlsx三、會議期間會議期間會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議后期1.人員報到確

13、定報到地點，安排人員接待，發(fā)放會議相關(guān)資料。2.叫早服務(wù)若需叫早服務(wù)，提前告知酒店時間。3.檢查會場設(shè)備、會場擺放情況。檢查會議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒；會議資料、文具、桌簽是否擺放整齊；桌椅、橫幅懸掛、歡迎牌、指引牌、座位牌是否按要求擺放；茶水、禮品是否到位。（至少提前1小時到場）4.會議地點指引指引領(lǐng)導(dǎo)到指定地點就坐參會，其他人員盡量到前排就坐。（至少半小時到會場門口引導(dǎo)。）5.會議簽到會場入口處放置簽到臺、簽到表，依次簽到。（至少半小時到會場門口指引簽到，未到人員打電話確認(rèn)）會議期間會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議后期6.筆記本電腦使用協(xié)助：查看會場中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電

14、器，網(wǎng)線等,通知會場服務(wù)員協(xié)助。8.茶水供給到位：及時通知會場服務(wù)人員倒茶水。. 9.攝影：會議重要環(huán)節(jié)必須拍攝。7. 播放會議資料：根據(jù)主講人需要，適時播放會議資料。（會議開始前提前播放全部資料，保障資料無誤正常播放。）會議期間會議確認(rèn)會議準(zhǔn)備會議后期10.會議記錄錄音筆錄音，人員現(xiàn)場記錄。（能記錄的盡量記錄。）11.麥克風(fēng)傳遞若臺下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人。12.會議主持人溝通 若議程臨時有變、需要特別提醒的，及時告知主持人。13.清潔整理會場恢復(fù)會場衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施整理、是否有物品遺漏。14.用餐做好就餐地點指引，若需要餐桌可提前放置桌牌。15.會后活動安排聯(lián)系車輛到位，組織人員上車，前往活動地點，活動中根據(jù)人員需求做好各項服務(wù)?；顒咏Y(jié)束后召集人員上車，確保安全送達(dá)酒店。16.退房、費(fèi)用結(jié)算提前告知退房時間，會期結(jié)束后，與酒店結(jié)算各類費(fèi)用，開具發(fā)票。四、會議后期會議