備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法

1、備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理方法【最新資料，WORD文檔，可編輯修改】海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外效勞部海外效勞部海外效勞部海外效勞部海外效勞部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部A 正常訂單海 運(yùn)：在接到客戶訂 單的7日內(nèi)完成報(bào)送； B 緊急訂單空 運(yùn)、快遞：在接到 客戶訂單的2個(gè)工作日 內(nèi)完成報(bào)送。A 正常訂單：需在 收到需求單的5個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。B 緊急訂單：需在 收到需求單的2個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部 室主任海外商務(wù)各部 部長海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外效勞部海外效勞部給付備件供給

2、商通過銷售公司TDS系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單隨時(shí)關(guān)注訂單采購進(jìn)度，如有缺項(xiàng)需與銷售公司、海外商務(wù)部門相關(guān)人員積極協(xié)調(diào)解決海外商務(wù)各部海外效勞部海外效勞部書面通知海外商務(wù)相海外效勞部關(guān)部門“可發(fā)運(yùn)海外商務(wù)各部書面通知客戶“可發(fā)運(yùn)海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外效勞部海外效勞部海外商務(wù)相關(guān)部門海外效勞部海外商務(wù)相關(guān)部門海外效勞部海外商務(wù)相關(guān)部門外運(yùn)公司海外商務(wù)各部通知書面客戶付全款發(fā)運(yùn)前15天完成發(fā)運(yùn)前8天開始辦理發(fā)運(yùn)前3天發(fā)運(yùn)后3天發(fā)運(yùn)后30天發(fā)運(yùn)后5天1目的和適用范圍1.1 目的：為做好公司備件出口各項(xiàng)工作，做好備件出口各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜 接，明確各部門、各崗位職責(zé)，特制定

3、本方法。1.2 適用范圍：濱海進(jìn)出口各相關(guān)部門。2 術(shù)語2.1 正常訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過非空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂 單。2.2 緊急訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂單。2.3 正?？晒﹤浼喊诤Ｍ庑诓刻峁┑膬r(jià)格清單上的備件。2.4 非正常備件：未包含在海外效勞部提供的價(jià)格清單上的備件。3 職責(zé)3.1 海外商務(wù)各部3.1.1 負(fù)責(zé)接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司出口備件訂單。3.1.2 負(fù)責(zé)整理、確認(rèn)訂單。3.2 海外效勞部3.2.1 負(fù)責(zé)備件出口庫的管理。3.3 財(cái)務(wù)管理部3.4 海外物流部4備件出口業(yè)務(wù)工作程序：4.1 海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司以掃描

4、簽字版或電子版形式 的備件訂貨單4.2 海外商務(wù)各部對接收到的訂單進(jìn)行整理、分析，并與外商或集團(tuán)進(jìn)出 口核對、確認(rèn)4.3海外商務(wù)各部將確認(rèn)好的訂單，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過電子版方式報(bào)送至 海外效勞部指定人員。4.4海外效勞部對接收到的訂單進(jìn)行分析，對有疑義的訂貨內(nèi)容可要求海 外商務(wù)部門再確認(rèn)。4.5海外效勞部依據(jù)客戶訂貨單編制采購方案，并報(bào)銷售公司備件部。單向各商務(wù)部門進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括：供貨時(shí)間、等。4.6海外效勞部依據(jù)銷售公司備件部的回復(fù)、及掌握的采購周期，對訂貨 特殊備件的訂貨說明A正常訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的緊急訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的5個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。 2個(gè)工作

5、日內(nèi)給予回復(fù)。4.7海外商務(wù)各部依據(jù)海外效勞部提供的訂單確認(rèn)情況，要在收到回復(fù)后 的2個(gè)工作日內(nèi)對外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司進(jìn)行回復(fù)。4.8外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司依據(jù)我方回復(fù)中提供的可供備件，貨款金額及 供貨周期，確定最終訂貨單。4.9訂單確認(rèn)后，海外商務(wù)各部與客戶簽訂合同固定格式，并雙方簽 字、蓋章、各自留存。4.10海外商務(wù)各部依據(jù)簽訂的合同出具形式發(fā)票給客戶。4.11客戶按合同要求準(zhǔn)備貨款，由海外商務(wù)各部聯(lián)系貨代公司，訂艙簽訂合同；我方訂艙規(guī)定，一般為：大宗貨物海運(yùn)貨代：4.12海外商務(wù)各部依據(jù)合同規(guī)定，通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，確認(rèn)貨 款到帳后及時(shí)通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。4.13付款審批權(quán)限

6、:備貨發(fā)貨付款審批T/TL/CD/P審批權(quán)限100%付后備 貨30%預(yù)付后備貨余款70%付清后發(fā) 貨100%付后備 貨余款70%付清后發(fā) 貨商務(wù)師部長主管經(jīng) 理4.14海外商務(wù)各部確認(rèn) 收到客戶的預(yù)付款或信用證后，以書面形式通知海外效勞部備貨，同時(shí)將預(yù)計(jì)船期通知海外效勞部。4.15海外效勞部依據(jù)合同備件明細(xì)，制定下月備件采購用款方案，并據(jù)此 向財(cái)物管理部支取采購款，并支付給銷售公司或其他供給商。4.16海外效勞部通過銷售公司TDS系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單采購備件銷售公司 不能提供的備件，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，可從汽工貿(mào)或指定配套廠外采，并隨 時(shí)關(guān)注訂單采購進(jìn)度，如有缺項(xiàng)需與銷售公司、海外商務(wù)部門相關(guān)人員積

7、極協(xié) 調(diào)解決海外商務(wù)各部相關(guān)人員每周詢問一次訂單進(jìn)度情況。4.17海外效勞部將采購好的備件按公司制訂的 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝外方有特殊 要求的，雙方另行商定。4.18海外商務(wù)各部對包裝過程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)控包裝質(zhì)量。4.19海外效勞部確認(rèn)在庫出口備件具備發(fā)運(yùn)條件后，以書面形式通知海外 商務(wù)各相關(guān)部門。4.20海外商務(wù)各部根據(jù)可發(fā)運(yùn)通知，以書面形式通知客戶可發(fā)運(yùn)時(shí)間、及 相關(guān)定艙信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)要求對方交齊全款。4.21海外商務(wù)各部通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，財(cái)務(wù)管理部確認(rèn)貨款到 帳后及時(shí)通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。4.22海外商務(wù)各部將確定的船期在發(fā)運(yùn)前提前 10天通知海外效勞部， 出現(xiàn)變化及時(shí)通知4.2

8、4 作。4.254.23 海外效勞部在完成國內(nèi)采購后，依據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況，要求供貨方開具 相關(guān)部門依據(jù)海外效勞部提供的包裝信息，做好相關(guān)報(bào)檢、報(bào)關(guān)工海外效勞部依據(jù)通知協(xié)調(diào)包裝公司做好發(fā)運(yùn)準(zhǔn)備完成包裝箱編號(hào) 等，全部準(zhǔn)備內(nèi)容應(yīng)在集港日的前 1 天辦理完。4.26 海外效勞部負(fù)責(zé)聯(lián)系包裝公司根據(jù)發(fā)運(yùn)通知和發(fā)運(yùn)指令將備件運(yùn)至指定地點(diǎn)港口堆場或倉庫，并監(jiān)督集港過程。4.27 海外商務(wù)各部門負(fù)責(zé)跟蹤集港過程，并監(jiān)督裝箱。4.28 海外效勞部主要負(fù)責(zé)集港過程的跟蹤，海外商務(wù)各部門主要負(fù)責(zé)裝箱過程的跟蹤。4.29 海外效勞部負(fù)責(zé)與包裝公司做好費(fèi)用結(jié)算工作。4.3 0海外商務(wù)各部 在通關(guān)、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費(fèi)用及其它相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。4.31 海外物流部在通關(guān)、裝船工作完畢后做好商檢費(fèi)用結(jié)算工作。4.32 海外商務(wù)各部在備件出口后 開船后的 7 日內(nèi)向貨代公司取得提單。4.33 海外商務(wù)各部在備件出口后開船后的 30 日內(nèi)向貨貸公司取回出口報(bào)關(guān)單、外匯核銷單。4.34 海外效勞部在備件出口后的 30 日內(nèi)與采購供貨商簽訂完成購銷合同。4.35