零星后勤物資采購管理制度.doc

1、【零星后勤物資采購管理制度】制度概況制度編號版本編號生效日期2015-01-01密級程度普通秘密機密絕密的目為指導(dǎo)日常后勤物資采購，完善采購流程、 規(guī)范采購行為， 確保后勤物資采購滿足申請需求，特制定本制度。適用范圍集團總部、各省公司、各分撥中心。版本優(yōu)化原因與內(nèi)容新制訂主送抄送主送抄送/ 部門區(qū)域崗位部門 /區(qū)域崗位總部各中心 / 負責(zé)人總部各中心 / 全體人員各省公司、 各分撥負責(zé)人各分撥各省公司、全體人員中心中心相關(guān)制度或流程擬制部門人力行政中心- 行政部擬制人鄧亦云錄目 1一、制度正文1 第一章 總則11.0目的1 2.0范圍1 3.0定義1 3.1采購1 3.2 供應(yīng)商1 3.3 零

2、星后勤物資1 4.0 職責(zé)1 4.1 使用部門1 4.2 采購專員1 第二章 具體內(nèi)容1 1.0采購申請 2 2.0采購審核2 3.0采購辦理2 4.0 入庫辦理2 5.0 物品領(lǐng)用3 6.0 盤點第三章授權(quán)事項21.0零星后勤物資采購事項授權(quán)3 2.0 采購費用報銷授權(quán)4第四章 附則4二、例外 4三、解釋4四、引用4五、附錄 5零星后勤物資采購管理制度一、制度正文總則第一章目的 1.0確保后勤物資采購滿足申為指導(dǎo)日常后勤物資采購工作，購行為，請需求，特制定本制度。范圍 2.0適用于集團總部、各省公司、各分撥中心。完善采購流程、 規(guī)范采3.0 定義 指通過市場或其他渠道， 以貨幣或其他交易形式

3、購買產(chǎn)品、 服務(wù)或其他資源，以 3.1 采購： 滿足自身需求的活動。 廣義的采購活動包括尋價、 比價、訂單確認、供貨、款項支付、 安裝、調(diào)試以及售后服務(wù)等多個環(huán)節(jié)。 指直接或間接向購買者提供產(chǎn)品、服務(wù)或其他資源的供貨方。它可以是企業(yè)、供應(yīng)商：3.2個人或以其他形式存在的機構(gòu)。在本公司指員工食堂、宿舍、會議、保安、保潔、消防、辦公、福利、 3.3 零星后勤物資：行政車輛、文娛活動、電工電料或設(shè)施 / 設(shè)備維護等所使用的單個或少量的、價格低、金額小的物資，包括用品、工具、耗材、獎品、禮品、水果、低易品、裝飾品、飲用水、維修件等。4.0職責(zé)：4.1使用部門：負責(zé)填寫后勤物資采購申請單，按規(guī)定辦理領(lǐng)用

4、手續(xù)。4.2 采購專員：負責(zé)供應(yīng)商甄選、尋價、比價，按采購申請實施采購行為、辦理入庫及財務(wù)報銷手續(xù)等。第二章具體內(nèi)容1.0采購申請1.1 使用部門有后勤物資需求時，首先在 SOA系統(tǒng)中提交“物料領(lǐng)用流程” ，經(jīng)批準后到物料倉庫領(lǐng)取。 一般情況下， 省公司、分撥中心辦公類用品由總部資產(chǎn)管理部門通過系統(tǒng)統(tǒng)一配發(fā)。1.2 對于無法通過倉庫直接領(lǐng)用的后勤物資， 由使用部門填寫 后勤物資采購申請單（須注明用途、數(shù)量、要求到貨日期等） ，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后，遞交給行政部（綜合管理部）申請采購。如使用部門對所申請的物資有特殊要求的，應(yīng)明確其具體要求或提供樣品給采購人員作為參照。1.3 對于屬于固定資產(chǎn)類、備品

5、備件類的零星物資， 應(yīng)分別通過 SOA系統(tǒng)提交“資產(chǎn)申請流程”“、備品備件申購流程” 辦理，而不能按后勤物資采購申請流程辦理。1.4 原則上，公司不得未經(jīng)申請而擅自采購，嚴禁“先斬后奏”的行為。如遇緊急情況可通過電話說明原由提出口頭申請， 但在事后必須及時補充提交采購申請單。采購審核 2.0 總部各部門的“后勤物資采購申請單”由行政部負責(zé)人審核；省公司、分撥中心的“后 2.1勤物資采購申請單” 審核參照授權(quán)文件執(zhí)行 （關(guān)于人力行政費用申請與報銷對分子公司授權(quán)的通知）。審核關(guān)鍵點主要為：正當性、用途、數(shù)量、價格和要求到貨日期等，對審核有異議的， 2.2應(yīng)及時與申請人溝通、說明，并達成一致意見。采

6、購辦理 3.0采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，秉持“節(jié)約”和“公司利益第一”思想執(zhí)行采購。 3.1（適質(zhì)、適量、適價、適時、適地）的原則，確保采購的物資在實施采購時，應(yīng)本著 5R3.2質(zhì)量可靠、物美價廉。 對于采購頻率較高、用量較大的后勤物資，應(yīng)采取選擇固定供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商的方 3.3式進行合作。對供應(yīng)商的選擇應(yīng)考量其質(zhì)量、數(shù)量、付款方式、稅點、供貨價格、供貨方式、供貨周期、售后服務(wù)等多個方面。3.4 合格供應(yīng)商資格的確定應(yīng)邀請使用部門、 財務(wù)部門等共同參照評審結(jié)果確定，并定期對其進行再評估。 對出現(xiàn)重大質(zhì)量問題或不符合時， 應(yīng)對其資格重新評審或者取消其合格供應(yīng)商資格。3.5對于已確定合格供

7、應(yīng)商資格的，可以簽訂采購合同。 對于供應(yīng)商的報價， 應(yīng)定期進行再評估。3.6 對單個金額 500 元、或批量金額 3000 元的后勤采購事項， 應(yīng)以比價表的形式進行會簽，最終按會簽結(jié)果執(zhí)行（在同等條件下，以最具優(yōu)勢的價格采購）。4.0入庫辦理4.1 所有經(jīng)采購的后勤物資， 必須由采購人員辦理入庫手續(xù)， 入庫經(jīng)手人必須按照采購申請單、發(fā)票、實物進行核對、驗收，在確保一致時才能辦理入庫，并如實登記“后勤物資采購入庫 / 領(lǐng)用臺帳”。4.2 入庫經(jīng)手人在辦理物品入庫驗收時， 如發(fā)現(xiàn)所采購的物品與申請不符、 或存在其他質(zhì)量問題時有權(quán)拒收，同時及時告知采購人進行調(diào)換或退貨。4.3辦理入庫時，必須確保物品

8、數(shù)量準確無誤、包裝物完整以及相關(guān)資料齊全。最后由入庫經(jīng)手人在入庫單上簽字確認后方視為入庫完畢。5.0物品領(lǐng)用5.1所有物資必須辦理領(lǐng)用后手續(xù)才能使用，嚴禁“未入庫、先領(lǐng)用”的現(xiàn)象。5.2在辦理領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)在現(xiàn)場對申領(lǐng)的物品進行清點、并檢驗外觀、質(zhì)量、型號等是否符合，確認無誤后，領(lǐng)用人在“后勤物資采購入庫 / 領(lǐng)用臺帳”上簽字確認。5.3 對于“以舊換新”的物品，在領(lǐng)用時必須“交舊領(lǐng)新” ，否則相關(guān)人員有權(quán)拒發(fā)。6.0盤點6.1所有的物資，應(yīng)按月進行盤點，具體參照“后勤物資盤點表”。6.2 對于盤點中出現(xiàn)的盤盈、盤虧，應(yīng)由盤點人進行書面的說明。當盤盈、盤虧金額 1000 元時，必須上報中心負

9、責(zé)人。 6.3對于重大盤虧事件，應(yīng)對相關(guān)責(zé)任人進行經(jīng)濟處罰并追償相關(guān)物品。第三章授權(quán)事項1.0零星后勤物資采購事項授權(quán)申請事項采購要求流程審批節(jié)點1. 伙食類 (含日前提交伙食費計劃總額，按 1. 各省每月 10 計劃由分撥 / 省提報月度計劃到總部分子公司綜合管理部備案省/ 分撥：食材 / 調(diào)味品省總 * 天數(shù)計算，天* 用餐人數(shù) 11 元/ 人/ 審批，報總分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責(zé)人 -分撥財務(wù)負責(zé)人 - 分撥負責(zé)人 -/ 燃氣)部備案； 例外情況提交總部審批； 2. 超標 / 用餐人數(shù)省綜合負責(zé)人 - 省財務(wù)負責(zé)人 - 省總 超標準 / 例外情況：省總 - 總部/ 天*/3. 采

10、取備用金形式 ( 按 11 元人 天) 。*3分子公司綜合管理部負責(zé)人 - 人力行政中心負責(zé)人 - 副總裁福利及 2. 員1. 制度標準內(nèi)由省總批； 2.超標準提交總部批準福利及活動經(jīng)費類：分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責(zé)人 - 分撥財務(wù)工獎品含部( 最高需副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)批準 ) 。3. 員工獎品類別：負責(zé)人 - 分撥負責(zé)人 - 省綜合負責(zé)人 - 省財務(wù)負責(zé)人 - 省總- （超標門類 ( 活動經(jīng)文娛頒獎、體育競技獎、培訓(xùn)( 評優(yōu) ) 達標、其他；準）總部分子公司綜合管理部負責(zé)人 - 人力行政中心負責(zé)人 - 副總費類物品采 )20004. 獎品單筆元由省總批準，全年不超出四次，裁- 總裁（省總

11、權(quán)限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備購超額或超次數(shù)向總部申請。案） 員工獎品類：分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責(zé)人 - 分撥財務(wù)負責(zé)人 -分撥負責(zé)人 - 省綜合負責(zé)人 - 省財務(wù)負責(zé)人 - 省總- （超標準）總部分子公司綜合管理部負責(zé)人- 人力行政中心負責(zé)人 - 副總裁 -總裁3. 后勤基建1.單筆 1500 元由省總批準；2.1500 單筆 5000分撥 / ?。悍謸芫C合管理員 - 分撥綜合負責(zé)人 - 分撥財務(wù)負責(zé)人 - 分維修類含工元由人力行政中心負責(zé)人批準；3. 總價超出 5000 元撥負責(zé)人 - 省綜合負責(zé)人 - 省財務(wù)負責(zé)人 - 省總( 1500) - 總部分子具、 ( 配件

12、)的按流程提交至“工程項目部”或管理工程中心“辦公司綜合管理部負責(zé)人 - 人力行政中心負責(zé)人 (15005000）（省總權(quán)限范圍簽批的申4.總部巡查核實同類維修多次發(fā)生的真實性。請報總部分子公司綜合管理部備案）4. 消防類配置標準（器材、面積、數(shù)量）報總部分子公司綜合管理部批準備案。（消防配備標準： 254KG平米 1 組滅火器 2 個，干粉）分撥 / ?。悍謸芫C合管理員 - 分撥綜合負責(zé)人 - 分撥財務(wù)負責(zé)人 - 分撥負責(zé)人 - 省綜合負責(zé)人 - 省財務(wù)負責(zé)人 - 省總 - （備案）總部分子公司綜合管理部5. 后勤物資元由省總批準； 10001. 單筆 5000 元由人力行政中分撥財務(wù)負 -

13、?。悍謸芫C合管理員分撥綜合負責(zé)人 - 分撥 / 省總省( 含外協(xié)維修心負責(zé)人單筆 2.10005000(1000M責(zé)人 5000)- 總權(quán)限范圍簽批的申請報總部分/ 體宿舍配子公司綜合管理部備案）置等）2.0 采購費用報銷授權(quán)員工食堂菜金1、費用報銷單； 2、伙食費采購明細單；3涉及油、米等大金額需要開具發(fā)票1 說明：（）報銷需在申請的月度總額內(nèi)。）超出總額，由經(jīng)辦部門補申請，總部簽批 2（、 分撥 / ?。壕C合管理員 - 綜合負責(zé)人 - 財務(wù)負責(zé)人 -( 分撥中心負責(zé)人 )- 省總 總部：人力行政中心經(jīng)辦人 - 提交部門（三級）負責(zé) 人力行政中心負責(zé)人 - 提交部門（二級）負責(zé)人 - 人后做

14、附件。節(jié)假日福利/ 協(xié)議； 1、費用報銷單； 2、標準文件； 3、合同、如分撥 / ?。荷暾埐块T經(jīng)辦人 - 提交部門負責(zé)人 - 財務(wù)負責(zé)人 -涉及福利采購，還需提供相、普通發(fā)票；65 關(guān)清單明（分撥中心負責(zé)人） -（單次 50000）省總-（單次 50000）細； 7. 員工福利品領(lǐng)用簽收單報銷額度需1）事項申請總部對應(yīng)職能部門負責(zé)人 （一級部門） - 高級副總裁 總部：需有申請額度 , 說明：（）超標準，由經(jīng)辦部門補申在申申請部門經(jīng)辦人 - 提交部門負責(zé)人（三級部門） - 提交部門請范圍內(nèi)。（2 請，總部簽批后做附件。負責(zé)人（二級部門） -（單次 20000）提交部門負責(zé)人（一級部門） -

15、（單次 2000）人力行政中心負責(zé)人 - （20000單次 50000）財務(wù)副總裁 -（單次 50000）高級副總裁獎勵員工的獎品1、費用報銷單； 2、需求部門申請單； 3、增值稅專用分撥 / ?。荷暾埐块T經(jīng)辦人 - 提交部門負責(zé)人 - 財務(wù)負責(zé)人發(fā)票（此處應(yīng)按照實際業(yè)務(wù)性質(zhì)，區(qū)分發(fā)票性質(zhì)） ；4、-( 分撥中心負責(zé)人 )- （單次 2000）省總 -（2000單次采購清單； 5、需求部門簽收單。說明： , ）報銷需在5000）總部對應(yīng)職能部門負責(zé)人 （一級部 - （單次 5000）申請范圍內(nèi) , 超出申請范圍需補（ 1 申請 （2）超標準，高級副總裁門） - 財務(wù)副總裁（三級部門）提交部門負

16、責(zé)人由經(jīng)辦部門補申請，總部簽批后做附件。總部：申請部門經(jīng)辦人 - ）提- 提交部門負責(zé)人（二級部門）（單次 2000）交部門負責(zé)人（一級部門） - （20005000單次 ）高級副總裁 - （單次 5000 財務(wù)副總裁勤后負理責(zé)辦的維3、增值、需求部門申請單； 1、費用報銷單； 2 稅專用分-(- ：省綜合管理員 - 綜合負責(zé)人財務(wù)負責(zé)人 分撥 / 撥中心修 5000 （元）發(fā)票； 4、維修清單； 5、需求部門驗收單 1 說明：（）負責(zé)人 )- 省總報銷需在申請范圍內(nèi)。 2 （）申請范圍外，由經(jīng)辦部負責(zé)提交部門（三級） - 總部：人力行政中心經(jīng)辦人人-門補申請。 50003 （）超元，按“工程”模式管理提交部門（二級）負責(zé)人 - 人力行政中心負責(zé)人后勤物資采購、增值 321、費用報銷單；、需求部門申請單；需求部分綜合負責(zé)人綜合管理員 省分撥 / ：- 財務(wù)負責(zé)人 -( 撥中5000（元）除伙門簽收單； 5、稅專用發(fā)票； 4 采購清單；、 租賃費支心負責(zé)人 )- 省總 負