計(jì)算機(jī)Word文檔排版技巧大全

1、word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧（一）察看本文應(yīng)用于的產(chǎn)品文章編號(hào):890700最后修改:2006年3月31日修訂:1.3簡(jiǎn)介市場(chǎng)部經(jīng)常要出各種分析報(bào)告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報(bào)告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯(cuò)誤?，F(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數(shù)頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習(xí)

2、了一下長(zhǎng)篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無數(shù)個(gè)閑暇的傍晚和周末。 小王把自己的體會(huì)重點(diǎn)總結(jié)為兩點(diǎn)： 1.制作長(zhǎng)文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置2.不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁的長(zhǎng)文檔的?；氐巾敹藛蚊娲蛴〉暮?jiǎn)單報(bào)告這份報(bào)告要求的格式是：a4紙；要有封面和目錄；單面打??；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報(bào)告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。 回到頂端設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格寫文章前，不要上來就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是word中的頁面設(shè)置。 從菜單中選擇【文件】|

3、【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。 通常紙張大小都用a4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會(huì)用b5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。 很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認(rèn)是a4紙，如果改用b5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁面設(shè)置，可以直觀地在錄入時(shí)看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對(duì)于密密麻麻的文字閱讀起來比較費(fèi)力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號(hào)的辦法。其實(shí)，可以在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號(hào)，也能使內(nèi)容看起來更清

4、晰。 在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。 選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。 回到頂端設(shè)置樣式 現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。 熟悉word技巧的人對(duì)于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因?yàn)?/p>

5、他可以用“格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。 樣式是什么？簡(jiǎn)單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。 樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我

6、們只需使用word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。 從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。 “正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常

7、都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此“正文”樣式是word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。 “標(biāo)題1”“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別19。這樣，就能夠通過級(jí)別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”“標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”“標(biāo)題9”樣式。 現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。 a. 對(duì)于

8、文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。 b. 文章中的說明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。 c. 文章中的圖和圖號(hào)說明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。 規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。 首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。 用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進(jìn)2

9、”和“注釋標(biāo)題”樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會(huì)顯示無用的其他樣式。 文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對(duì)照，圖中左側(cè)列出了對(duì)應(yīng)文章段落所用的樣式。 在錄入和排版過程中，可能會(huì)經(jīng)常在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換，這樣會(huì)影響速度。對(duì)樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。 將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。 單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對(duì)話框，如圖10所示。此時(shí)在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【ctrl】+【1】，

10、在“請(qǐng)按新快捷鍵”設(shè)置中就會(huì)顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。 用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。 現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個(gè)樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。 文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號(hào)太大，而且是左對(duì)齊方式，希望采用小一點(diǎn)的字號(hào)，并居中對(duì)齊。這時(shí)可以修改樣式。 將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。選中“自動(dòng)更新”選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式

11、的文字和段落的格式發(fā)生改變時(shí)，就會(huì)自動(dòng)更改“標(biāo)題1”樣式的格式。 選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號(hào)和居中對(duì)齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會(huì)一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。 因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。 回到頂端查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長(zhǎng)，定位會(huì)比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級(jí)別，就能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。 從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中

12、的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。 如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動(dòng)距離較遠(yuǎn)時(shí)，同樣不容易找到位置。 從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會(huì)顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級(jí)別”下拉列表中的某個(gè)級(jí)別，例如“顯示級(jí)別3”，則文檔中會(huì)顯示從級(jí)別1到級(jí)別3的標(biāo)題，如圖13所示。 如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動(dòng)到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的

13、位置。這樣不僅將標(biāo)題移動(dòng)了位置，也會(huì)將其中的文字內(nèi)容一起移動(dòng)。從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。 回到頂端對(duì)文章的不同部分分節(jié) 文章的不同部分通常會(huì)另起一頁開始，很多人習(xí)慣用加入多個(gè)空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯(cuò)誤的做法，會(huì)導(dǎo)致修改時(shí)的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實(shí)現(xiàn)了。 正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對(duì)不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。 定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對(duì)話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一

14、頁”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個(gè)不可見的分節(jié)符，這個(gè)分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會(huì)使該節(jié)從新的一頁開始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。用同樣的方法對(duì)文章的其他部分分節(jié)。對(duì)于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們?cè)O(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。 如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。 在段落標(biāo)

15、記和分節(jié)符之間單擊，按【delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。 回到頂端為不同的節(jié)添加不同的頁眉 利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時(shí)才需要添加頁眉，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)對(duì)文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。設(shè)置頁眉和頁腳時(shí)，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【ctrl】+【home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。 注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁眉，因此

16、可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。 第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。 第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。 此時(shí)再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁眉。后面

17、的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因?yàn)楹竺婀?jié)的頁眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會(huì)在每頁顯示頁眉。 回到頂端在指定位置添加頁碼 通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會(huì)在封面和目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號(hào)。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。 按【ctrl】+【home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所

18、示。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。 注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。 第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。 在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個(gè)“同前”

19、按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。 這時(shí)再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。 從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖22所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對(duì)話框，如圖23所示。默認(rèn)情況下，“頁碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號(hào)。如果采用此設(shè)置，則會(huì)自動(dòng)計(jì)算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號(hào)，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設(shè)置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關(guān)了

20、。 第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因?yàn)轫撃_的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會(huì)自動(dòng)為每一節(jié)編排頁碼。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會(huì)在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號(hào)。 回到頂端插入目錄 最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級(jí)別的樣式，例如“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級(jí)別的樣式是最方便的一種。 定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對(duì)話

21、框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，如圖24所示。 在“顯示級(jí)別”中，可指定目錄中包含幾個(gè)級(jí)別，從而決定目錄的細(xì)化程度。這些級(jí)別是來自“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對(duì)應(yīng)級(jí)別19。 如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認(rèn)的“來自模板”即可。 單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會(huì)顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時(shí)，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對(duì)話框，如圖25所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個(gè)目錄”。 回到頂端小結(jié)至此

22、，整篇文檔排版完畢。在整個(gè)排版過程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。 采用樣式，可以實(shí)現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時(shí)能夠使整篇文檔中多處用到的某個(gè)樣式自動(dòng)更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。 對(duì)文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)，有利于對(duì)不同的節(jié)設(shè)置不同的頁眉和頁腳。 有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁眉頁腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會(huì)看到更為精彩和美妙的應(yīng)用。word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧（二）察看本文應(yīng)用于的產(chǎn)品文章編號(hào):890701最后修改:2006年3月31日修訂:1.2簡(jiǎn)介小王經(jīng)過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)和摸索，現(xiàn)在已經(jīng)成為市場(chǎng)部的word高手，制作報(bào)告又快又好，同

23、事們經(jīng)常向他請(qǐng)教。不料，這卻應(yīng)驗(yàn)了那句話：能者多勞。市場(chǎng)部經(jīng)理這次又給小王安排了一個(gè)重要的任務(wù)：制作一個(gè)專業(yè)的分析報(bào)告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來很多正式出版的雜志和書刊進(jìn)行對(duì)比，這才發(fā)現(xiàn)，雜志和書刊的編排難點(diǎn)很多，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)： 正反面打印或印刷如果雜志或書比較厚，每頁的左側(cè)會(huì)留出一些空白，以便裝訂后不會(huì)遮擋文字。 奇數(shù)頁總是位于翻開的書的右側(cè)頁上，偶數(shù)頁總是位于左側(cè)頁上，如圖1所示。 對(duì)于書而言，每一章的首頁總是位于右側(cè)頁（奇數(shù)頁），如圖1所示中的目錄和第1章首頁。 如果某章的前一頁沒有內(nèi)容，會(huì)保留空白頁，空白頁總是位于左側(cè)頁（偶數(shù)頁），如圖1所示中的目錄左側(cè)的頁和

24、第1章首頁左側(cè)的頁。 奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯示本章標(biāo)題，如圖1所示。 每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。 目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開始編號(hào)。 怎么設(shè)計(jì)這樣的文檔呢？抓住以下幾個(gè)關(guān)鍵就行了： 1.頁面設(shè)置決定了頁面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉 2.分節(jié)時(shí)，每一節(jié)可以從奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始，而不一定是從下一頁開始 3.域可以幫助自動(dòng)填寫某些內(nèi)容（例如目錄、頁眉文字） 4.打印設(shè)置可以讓紙張實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化或半自動(dòng)化的正反面打印 回到頂端雙面打印的復(fù)雜報(bào)告 這份報(bào)告要求的格式將完全按照上述所列的雜

25、志或書的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)。 回到頂端預(yù)留裝訂線區(qū)域 為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會(huì)遮擋文字，可以預(yù)留出裝訂線區(qū)域。從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【頁邊距】選項(xiàng)卡，如圖2所示。 在“頁碼范圍”中，設(shè)置“多頁”為“對(duì)稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設(shè)置“裝訂線”為“2厘米”，并可預(yù)覽效果；在“預(yù)覽”中設(shè)置“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。 回到頂端設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳 文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節(jié)（參見上一期內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁眉頁腳進(jìn)一步設(shè)置。在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡，如圖3所示。 在“節(jié)”中

26、選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。 在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁、偶數(shù)頁和每一節(jié)的首頁的頁眉和頁腳，并使其內(nèi)容不同。 在“預(yù)覽”中選擇“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。 如果此時(shí)打印預(yù)覽，會(huì)看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁。這是因?yàn)槊恳还?jié)都從奇數(shù)頁開始的緣故。當(dāng)上一節(jié)的文字在奇數(shù)頁就結(jié)束時(shí)，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁開始，就會(huì)自動(dòng)加入空白頁。特別要注意，這個(gè)空白頁只有打印預(yù)覽時(shí)才可看到，在編輯狀態(tài)下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。 回到頂端添加不同內(nèi)容的頁眉 在添加頁眉時(shí)，只要充分理解了分節(jié)的作

27、用，就能快速設(shè)置出復(fù)雜的頁眉。設(shè)置頁眉和頁腳時(shí)，從文檔開始位置設(shè)置不容易出錯(cuò)。按【ctrl】+【home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。 首先會(huì)顯示第1節(jié)的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁頁眉，如圖5所示。第2節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設(shè)置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁頁眉，如圖6所示。第3節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，每一章

28、的首頁同樣無需設(shè)置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長(zhǎng)時(shí)，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的偶數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁眉處輸入本文檔的大標(biāo)題（一般是雜志名或書名），并使其左對(duì)齊，如圖8所示。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，如圖9所示。 在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁

29、頁眉（例如目錄比較長(zhǎng)時(shí)，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的奇數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。 奇數(shù)頁的頁眉要顯示每章的標(biāo)題，如果按照常用方法，可以錄入標(biāo)題內(nèi)容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標(biāo)題，比較麻煩。 利用插入域的方法，可以一次性設(shè)置好所有奇數(shù)頁的標(biāo)題，并使標(biāo)題自動(dòng)采用該節(jié)的標(biāo)題。注意到每一章的標(biāo)題都采用了“標(biāo)題一”樣式，可以用一個(gè)域引用“標(biāo)題一”樣式，這樣就能自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式顯示它所對(duì)應(yīng)的文字內(nèi)容，無需反復(fù)錄入。 定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對(duì)話框，如圖10所示。 在

30、“域名”中選擇“styleref”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題一”樣式，表示引用“標(biāo)題一”樣式中的文字。單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題一”樣式對(duì)應(yīng)的文字插入頁眉，設(shè)置頁眉右對(duì)齊后，得到如圖11所示的效果。 在“頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示其他節(jié)的首頁、偶數(shù)頁和奇數(shù)頁頁眉，此時(shí)都保持默認(rèn)設(shè)置即可，讓每個(gè)頁眉都與上節(jié)相同。其中奇數(shù)頁頁眉會(huì)根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式所對(duì)應(yīng)的文字的變化自動(dòng)改變。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。 去除頁眉中多余的水平線 在文檔的首頁頁眉中會(huì)注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線?？梢匀コ@條多余的水平線

31、。 按【ctrl】+【home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標(biāo)記，如圖12所示。 從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對(duì)話框，如圖13所示。在預(yù)覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實(shí)際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。 由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設(shè)置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會(huì)消失，不必再進(jìn)行設(shè)置了。 回到頂端添加不同類型的頁碼 在雜志和書中，目錄和章節(jié)可以分

32、別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字i，ii，iii，iv等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。要實(shí)現(xiàn)這樣的頁碼編排，同樣要借助分節(jié)來實(shí)現(xiàn)。 按【ctrl】+【home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，切換到頁腳，顯示第1節(jié)首頁頁腳，如圖14所示。 第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁頁腳，如圖15所示。 第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，

33、顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖16所示。 選擇“對(duì)齊方式”為“外側(cè)”，并可以在對(duì)話框中預(yù)覽頁碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項(xiàng)。 單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對(duì)話框，可設(shè)置頁碼的格式和起始編號(hào)，如圖17所示。在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“i，ii，iii，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“i”。單擊【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。注意第2節(jié)的頁腳提示文字變?yōu)椤捌鏀?shù)頁頁腳 -第2

34、節(jié)-”，并且沒有出現(xiàn)預(yù)期的頁碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對(duì)話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會(huì)顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁眉，還會(huì)看到自動(dòng)添加了一條水平線，這是因?yàn)榇斯?jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁眉，從而與上一節(jié)的首頁頁眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻摯a設(shè)置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。 重復(fù)一遍剛才的操作即可設(shè)置好此節(jié)的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖16所示。此時(shí)的頁碼格式已經(jīng)自動(dòng)采用

35、了上次的設(shè)置，因此只需單擊【確定】按鈕即可?，F(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側(cè)，如圖19所示。 如果目錄較長(zhǎng)，在目錄的第2頁會(huì)顯示偶數(shù)頁頁腳，其中將自動(dòng)采用羅馬數(shù)字格式，無需再進(jìn)行設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁頁腳，如圖20所示。 第3節(jié)的首頁頁腳會(huì)顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕 ，顯示“頁碼格式”對(duì)話框，如圖21所示。 在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設(shè)置完畢，后面的所有節(jié)都會(huì)延續(xù)頁碼的設(shè)置和編號(hào)。 至此，整