常用公文的寫作問題研討(doc 21頁)

1、關(guān)于常用公文的寫作問題一、請示 （一）概念 請示是適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種公文文種。 請示的適用范圍是：向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。 請示是一種期復(fù)性的上行文,是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)反映并請求幫助解決疑難問題的重要公文,它使下級機(jī)關(guān)通過公文往復(fù)接受上級機(jī)關(guān)的決策意見,解決本機(jī)關(guān)、單位在公務(wù)活動中待處理的具體問題。 陳述意見,請求指示。對在本地區(qū)、本單位即將發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的原則性的重大問題,按成規(guī)難以處理的問題；執(zhí)行上級統(tǒng)一規(guī)定有困難的問題等,都可以也必須及時(shí)向上級機(jī)關(guān)說明情況并提出建設(shè)性意見,請求上級給予明確指示。 提出問題,請求幫助。在工作中遇到不可預(yù)見的困難,或?qū)鉀Q面

2、臨的問題,本單位、本部門因職權(quán)所限無權(quán)處理,都要迅速向上級反映問題,請求幫助解決。 說明情況,請求裁決。對在工作中遇到的尚無明確規(guī)定的新問題等時(shí),應(yīng)及時(shí)上報(bào),請求上級給予指示。 提出建議,請求解決。對有關(guān)政策、法規(guī)或上級機(jī)關(guān)規(guī)定、指示的界限理解不全面、把握不準(zhǔn)確時(shí),要及時(shí)請求上級機(jī)關(guān)給予明確、具體解釋。 （二）特點(diǎn) 1、行文方向的定向性 請示只能發(fā)往固定的、明確的上級機(jī)關(guān),使其予以批復(fù)。 2、行文內(nèi)容的請求性 請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)的公文,具有請求的性質(zhì)。（與報(bào)告對比,報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問或要求的公文,具有陳述的性質(zhì)） 3、行文目的的求復(fù)性 請示的目的

3、是請求上級批準(zhǔn),解決某具體問題,要求作出明確答復(fù)。（與報(bào)告對比,報(bào)告的目的則在于使上級知道掌握某方面或階段的情況,不要求批復(fù)） 4、行文時(shí)機(jī)的超前性 請示所反映的內(nèi)容、涉及的事項(xiàng)一般來說都是即將發(fā)生或?qū)⒁龅降?行文一般在事前進(jìn)行。下級機(jī)關(guān)只有得到批復(fù)后,即獲得上級機(jī)關(guān)明確指示或批準(zhǔn),才能按上級的意見進(jìn)行工作,處理有關(guān)問題,決不能“先斬后奏”。（報(bào)告則可在事后行文,也可在工作進(jìn)行中行文,一般不在事前行文） 5、請求事項(xiàng)的單一性 請示的事項(xiàng)只能是一件事或一個問題,不能一文數(shù)事,以避免因給上級機(jī)關(guān)批復(fù)造成困難而貽誤工作。（報(bào)告可以一文一事,也可一文數(shù)事） （三）類型 從內(nèi)容、目的的角度,請示通?？?/p>

4、分為如下幾類： 1、求示性請示 本單位在工作中出現(xiàn)了新情況,遇到疑難問題,無章可循,且關(guān)系重大,須領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予指示；或因情況特殊,難以執(zhí)行現(xiàn)規(guī)定,提出政策性措施,要待上級機(jī)關(guān)批示后再行實(shí)施的。 2、求準(zhǔn)性請示 下級機(jī)關(guān)請求上級機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)或開展某項(xiàng)工作的請示,屬于請求批準(zhǔn)的請示。這類請示多用于機(jī)構(gòu)設(shè)置、審定編制、人事任免,重要計(jì)劃、決定,重大決策,大型項(xiàng)目安排等事項(xiàng),這些事項(xiàng)按規(guī)定本級機(jī)關(guān)無權(quán)決定,必須請示上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。 這類請示還包括,為完成上級機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng),或?qū)嵤┍締挝恢匾?xiàng)目而缺少人力、財(cái)力、物力,不滿足這些條件就難以成就的,報(bào)請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)調(diào)撥使用。 3、求批性請示 業(yè)務(wù)部門對

5、工作作出安排,提出具體辦法,但不能要求行政機(jī)關(guān)執(zhí)行,便呈請上級機(jī)關(guān)認(rèn)定形成批轉(zhuǎn)性公文。于是,部門意見轉(zhuǎn)化為機(jī)關(guān)的決策,下級機(jī)關(guān)即可照此辦理了。 （四）寫作 1、請示的結(jié)構(gòu)寫法 請示的結(jié)構(gòu)形態(tài)包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款署時(shí)等。 （1）標(biāo)題 請示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三者組成。有時(shí)為簡潔起見,可去掉發(fā)文機(jī)關(guān),由事由和文種兩部分組成。 （2）正文 正文可分三部分： 一是事由（或引據(jù)）。寫明請示的起因,即請求指示和批準(zhǔn)事項(xiàng)的依據(jù),一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式,說明為什么要請示及請示的緣由,事實(shí)要清楚,說理要充分,用語要簡練,把為什么要請示說明白。 二是請示事項(xiàng)（或主體）。寫明請

6、示事項(xiàng),即要求給予指示、批準(zhǔn)的具體問題和事情,必須敘述清楚,講清問題和事情的基本情況,遇到什么困難,有什么問題,要直陳其事,簡潔明了。如果是請示批撥資金、物資,則應(yīng)寫明需要的金額、品名、規(guī)格及數(shù)量等；如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn),則應(yīng)提出自己的意見或處理辦法；如果有兩種以上的方案或意見,則應(yīng)表明自己的傾向性意見,以便于上級機(jī)關(guān)作出正確的判斷和決策,從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。 三是結(jié)尾（請示要求）。同樣單獨(dú)設(shè)段。雖然通常只用寥寥幾筆,都是表明行文機(jī)關(guān)基本要求的部分,要精心設(shè)計(jì),謹(jǐn)慎用字。常用的結(jié)語有“妥否,請批示”,“以上意見當(dāng)否,請批復(fù)”,“上述意見如無不當(dāng)（妥）,請批轉(zhuǎn)有關(guān)

7、地區(qū)（部門）執(zhí)行”等。 2、請示的格式要求 一般由秘密等級及期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 （五）注意事項(xiàng) 1、堅(jiān)持一文一事。一份“請示”要由上級機(jī)關(guān)同一部門批復(fù)。反之,一文數(shù)事,要由幾個部門回答,則必然貽誤工作。 2、不能越級請示。各級機(jī)關(guān)都有一定的權(quán)限,上下級機(jī)關(guān)之間也有一定的分工和職責(zé)范圍,因此在請示工作時(shí),一般要逐級向上請示。 3、不要多頭主送。一般只寫一個主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)應(yīng)用抄送形式。有的單位認(rèn)為同時(shí)向上級幾個部門報(bào)送一個請示,會引起重視,殊不知都

8、管都不管,都不予批復(fù)反而誤事。 4、請示原則上不同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。請示中的意見在未被批準(zhǔn)之前并不生效,所請示的事項(xiàng)也常有不予批準(zhǔn)的,因此,除極特殊的情況外,請示原則上不同時(shí)抄送給下級機(jī)關(guān)。 5、除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或特別緊急的事項(xiàng)外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。凡屬上級機(jī)關(guān)已有明確規(guī)定,下級單位職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的問題,應(yīng)當(dāng)自行解決,不應(yīng)將矛盾上交。 二、報(bào)告 （一）概念 報(bào)告是適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的一種公文文種。 從上述報(bào)告的概念,可以看出,報(bào)告的適用范圍是：向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志要求和實(shí)際工作需要,為防止需要上級機(jī)

9、關(guān)辦理的意見或建議夾帶于“報(bào)告”中,同時(shí)考慮新增加了“意見”這個文種,新的公文處理辦法在“報(bào)告”的適用范圍中刪去了“提出意見或建議”的內(nèi)容。 報(bào)告是屬于陳述性的上行文種,是上下級之間交流情況,協(xié)調(diào)工作的重要公文。它使上級機(jī)關(guān)能夠及時(shí)了解下情,掌握下級機(jī)關(guān)的工作情況,從而更好地指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)正確貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策,避免被動,爭取主動,減少工作中的失誤。報(bào)告屬使用頻率較高的上行公文,適用范圍較廣,在公務(wù)活動中的意義、作用也比較重要。 反映情況,傳遞信息。了解情況,掌握政策,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的兩大職能。而了解情況是掌握政策的基礎(chǔ),是實(shí)行科學(xué)管理和正確決策的基本要素。通過報(bào)告,經(jīng)常向上級機(jī)關(guān)反映情況

10、,傳遞信息,是下級機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要任務(wù)。 匯報(bào)工作,爭取支持。定期的階段性工作匯報(bào)和不定期的重要工作匯報(bào),使上級機(jī)關(guān)能及時(shí)掌握本單位、本部門的工作進(jìn)度情況,有利于取得上級機(jī)關(guān)的支持和幫助。 說明情況,答復(fù)詢問。對上級機(jī)關(guān)提出的詢問,下級機(jī)關(guān)要以報(bào)告的形式認(rèn)真負(fù)責(zé)地給予答復(fù),及時(shí)說明情況,便于上級機(jī)關(guān)作出決斷。 （二）特點(diǎn) 1、行文的單向性 報(bào)告一般不需要受文機(jī)關(guān)批復(fù)和反饋,屬一種單向行文。 2、時(shí)限的不定性 報(bào)告所反映的內(nèi)容、涉及的工作,是正在進(jìn)行中（指一個階段已完成）或已經(jīng)完結(jié)的事項(xiàng),行文可根據(jù)實(shí)際情況,隨時(shí)進(jìn)行,文于事具有相對的滯后性。 3、內(nèi)容的廣泛性 報(bào)告的內(nèi)容一般不受限制,可以是一文一

11、事,也可以是一文數(shù)事,反映多方面的情況。 4、寫法的靈活性 報(bào)告種類較多,一般行文篇幅較長,結(jié)構(gòu)安排不拘一格,怎樣分層分段要視具體內(nèi)容和行文目的而定,因文而異。這種文體在寫法上具有相對的靈活性,在文字表達(dá)方式上,以陳述性語言為主。 （三）類型 報(bào)告種類較多,可以從用途、性質(zhì)、內(nèi)容等方面劃分。按其行文目的、作用不同,可分為工作報(bào)告、一般情況報(bào)告、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問報(bào)告等等；按起內(nèi)容和表達(dá)的形式不同,可分為專題報(bào)告和綜合報(bào)告。 工作報(bào)告主要是就某一階段工作進(jìn)展的情況向上級機(jī)關(guān)或大會所作的匯報(bào),它著眼于對前一階段的工作總結(jié),同時(shí)一般性的分析存在的問題,并有針對性地提出下步工作的意見。 一般情況報(bào)告指向

12、上級機(jī)關(guān)反映情況的報(bào)告,即及時(shí)把本地區(qū)、本單位發(fā)生的重大問題,在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的情況,向上級機(jī)關(guān)報(bào)告。情況報(bào)告與工作報(bào)告的不同之處主要在于,情況報(bào)告不局限于某一具體工作,不講具體工作進(jìn)展情況,只講客觀存在的或突然發(fā)生的情況。例如向上級機(jī)關(guān)反映自然災(zāi)害的情況,突發(fā)事件的情況。這類報(bào)告的特點(diǎn)是時(shí)效性很強(qiáng),發(fā)生的事情,要非常及時(shí)的向上級機(jī)關(guān)報(bào)告,有些情況要用電話先報(bào)告,然后書面報(bào)告。 答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的報(bào)告,顧名思義,例如上級領(lǐng)導(dǎo)對群眾來信來訪中反映的問題,或文件材料中反映的問題,批示下級機(jī)關(guān)查辦,或詢問有關(guān)情況,下級機(jī)關(guān)辦理完畢,需用書面形式答復(fù)上級機(jī)關(guān)。 綜合報(bào)告是反映本地區(qū)、本單位全面工

13、作情況的,常常采用工作總結(jié)與工作計(jì)劃相結(jié)合的表現(xiàn)形式,如在各類代表大會上所作的“工作報(bào)告”。而專題報(bào)告則是專門反映本地區(qū)、本單位、某一方面情況的,有時(shí)也用于答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 （四）寫作 1、報(bào)告的結(jié)談判寫法 由于報(bào)告種類不同,行文目的不同,寫法也不盡相同。報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款等組成。 （1）標(biāo)題 報(bào)告的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三者組成,可以根據(jù)需要省略發(fā)文機(jī)關(guān),但事由和文種不能省略。 （2）正文 報(bào)告正文分三部分： 引據(jù)。簡明扼要地講清楚發(fā)文的背景、緣由或依據(jù),可以成為全文的提要,即“重片言以居要,乃一篇之繁榮”,便于讀者有個總概念。在這部分最后,通常的習(xí)慣性過渡用語

14、是“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”之類,以此領(lǐng)起下文。 主體。即報(bào)告事項(xiàng)部分,要敘述報(bào)告的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多,篇幅較長,可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。對于工作報(bào)告,應(yīng)寫明做了哪些工作,取得哪些成果。然后概括出基本經(jīng)驗(yàn),再寫明存在的主要問題和下一步工作意見。對于答復(fù)報(bào)告,則應(yīng)強(qiáng)調(diào)針對性,緊緊圍繞上級機(jī)關(guān)的詢問和要求,寫清問題,表明態(tài)度,提出意見。 結(jié)語。通常使用以下習(xí)慣性用語：“特此報(bào)告”或“專此報(bào)告”等；工作報(bào)告,結(jié)語可用“以上報(bào)告,請審閱”。 （3）落款 包括發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時(shí)間。 2、報(bào)告的格式要求 一般由秘密等級及期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)

15、、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 （五）注意事項(xiàng) 1、報(bào)告寫作的一般要求 在掌握充分材料的基礎(chǔ)上,進(jìn)行綜合分析,提煉出正確的主題和新穎的觀點(diǎn),然后用簡潔的語言來表述,具體要求做到：       （1）主題要明確,思路要清晰； （2）觀點(diǎn)要鮮明,內(nèi)容要真實(shí)、具體； （3）重點(diǎn)要突出,文字要簡練； （4）報(bào)告中不能夾帶請示事項(xiàng)。 2、綜合報(bào)告的寫作要求 由于綜合報(bào)告的特點(diǎn),因此在撰寫時(shí),往往要匯總各方面的情況和材料,既有正面的,也有反面的；既有具體的,也有概括的；既有典型的,也

16、有一般的,等等。但是報(bào)告的篇幅極其有限,因此沒有必要也不可能“包羅萬象”,將所有材料不加選擇一律寫入文中。“綜合”決不是搞材料堆積,這樣就必須采取正確方法,對所獲取的材料進(jìn)行認(rèn)真的整理和加工,從中遴選出切當(dāng)?shù)?、最能充分而有力的說明問題的材料,以便更好的表現(xiàn)和烘托全文的主旨。要做到這一點(diǎn),并非輕而易舉之事。一般來講,必須認(rèn)真處理好以下幾種關(guān)系： （1）“點(diǎn)”與“面”的關(guān)系?！包c(diǎn)”是指反映局部問題、個別事例、特殊情況的材料；“面”是反映全局問題、整體概貌、一般情況的材料。在篩選和組織材料時(shí),除運(yùn)用必要的“面”上的概括材料外,還要運(yùn)用“點(diǎn)”上的典型材料,二者相輔相成,互為補(bǔ)充。只有這樣,才能使行文內(nèi)

17、容充實(shí)具體,說服力強(qiáng)。否則,僅有“點(diǎn)”而無“面”,則必然導(dǎo)致報(bào)告內(nèi)容零碎、狹窄,給人以紛亂感；相反,僅有“面”而無“點(diǎn)”,則會使報(bào)告內(nèi)容失之空泛,缺乏力度。 （2）“詳”與“略”的關(guān)系。撰寫報(bào)告必須對材料進(jìn)行合理的安排和組織,做到重點(diǎn)突出,詳略得當(dāng)；主次分明。對于重點(diǎn)內(nèi)容則詳寫,使之居于主導(dǎo)、突出地位,反之,則略寫甚至不寫。所謂“重點(diǎn)”,一般是指：能夠影響全局的工作或情況的材料；能夠?qū)Ξ?dāng)前或今后工作有重要指導(dǎo)或推動作用的材料,能夠代表和反映本機(jī)關(guān)或本地區(qū)工作中存在的帶有普遍性或傾向性問題的材料,等等。撰寫綜合報(bào)告,必須緊緊圍繞這些“重點(diǎn)”內(nèi)容進(jìn)行敘寫,筆墨要凝練、集中；重點(diǎn)材料要詳細(xì)具體,用墨

18、宜多,一般性材料則略寫,惜墨如金。切忌信筆撥灑,平分秋色,不分主次,眉毛胡子一把抓。否則會嚴(yán)重影響報(bào)告的質(zhì)量。 （3）“事”與“理”的關(guān)系。“事”即有關(guān)工作或事件情況,“理”即對工作或事件情況進(jìn)行分析、議論。一篇優(yōu)秀的綜合報(bào)告還應(yīng)是“事”與“理”的高度統(tǒng)一體。爭取處理好二者之間的關(guān)系是寫好綜合報(bào)告的重要環(huán)節(jié)。撰寫時(shí)既要將有關(guān)的事實(shí)情況詳盡、具體的加以敘述,又要對其進(jìn)行必要的分析,提出問題的實(shí)質(zhì),說明本機(jī)關(guān)已經(jīng)做的工作或擬采取的解決辦法。只有事實(shí),沒有精要的分析,所撰寫的報(bào)告必然失于現(xiàn)象的羅列,搞成“流水賬”；相反,只有分析、說理而無必要的事實(shí)作基礎(chǔ)和論據(jù),所撰寫的報(bào)告必然失于空洞浮泛。 3、專

19、題報(bào)告的寫作要求 專題報(bào)告是下級機(jī)關(guān)將本機(jī)關(guān)或地區(qū)的某項(xiàng)工作、某個問題、某一事件或某一方面的情況向上級機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。根據(jù)具體內(nèi)容的不同,這類報(bào)告又包括建議性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、檢討性報(bào)告,等等。其特點(diǎn)是內(nèi)容集中、單一,篇幅較短,便于上級領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)閱知和處理。在實(shí)際工作中,專題報(bào)告的使用頻率極高,而綜合報(bào)告則相對較少。要寫好專題報(bào)告,需要認(rèn)真把握如下幾個問題： （1）速度要快。專題報(bào)告應(yīng)當(dāng)就工作中發(fā)現(xiàn)的新情況、新問題及時(shí)向上級機(jī)關(guān)作出報(bào)告,切莫“貽誤時(shí)機(jī)”。 （2）內(nèi)容要專。專題報(bào)告要“一事一報(bào)”,內(nèi)容明確集中、單一,便于領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握,從而有針對性地作出處理。 （3）情況要實(shí)。專題報(bào)告對工作過程

20、和成績的表述,對有關(guān)情況的敘寫,必須做到從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是。要如實(shí)反映事物發(fā)展的本來面目和客觀過程,切忌言過其實(shí),或者為了達(dá)到某種目的,隨意“揚(yáng)善”或“隱惡”。否則,就會從根本上失去專題報(bào)告的存在價(jià)值,嚴(yán)重者還會給領(lǐng)導(dǎo)提供虛假信息,造成決策上的失誤,其后果不堪設(shè)想。 （4）篇幅要短。專題報(bào)告在文字上應(yīng)力求簡潔,做到短小精悍。要做到這一點(diǎn),要求公文寫作人員必須深入實(shí)際,認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究,弄清事物發(fā)生、發(fā)展和變化的全過程,從中提取重點(diǎn),抓住問題的實(shí)質(zhì)。 三、通知 （一）概念 通知是適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)、任免

21、人員。 （二）特點(diǎn) 1、使用范圍的廣泛性。通知是一種非常靈活的文種,在使用主體上,上至國務(wù)院、下至最基層的單位,都可使用。在通知內(nèi)容上,大至國家重大事項(xiàng),小至單位內(nèi)部一般事項(xiàng),都可用通知。 2、文種效用的指導(dǎo)性。通知作為下行文時(shí),在文種效用上具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性。特別是部署和布置工作,批準(zhǔn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件等,都需明確處理問題的目的或指導(dǎo)思想、原則、方法和要求等,闡述說明需要做什么、如何做、怎樣做等。通知一般都較為側(cè)重具體部署,因而其指導(dǎo)性十分明顯。     3、行文方向的不確定性。通知一般作下行文,多為上級機(jī)關(guān)向下行文,但在平行單位之間、不相隸屬單位之間也可使用通

22、知,即其也可作平行文。作為平行文時(shí),只能表述告知性或周知性的內(nèi)容。重要的通知,一般在下發(fā)的同時(shí),還要抄送上級機(jī)關(guān)。 （三）類型 通知大體上可劃分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、傳達(dá)通知和任免通知四大類： 1、批轉(zhuǎn)通知。批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文,常見的有如下幾種情況： （1）批轉(zhuǎn)重要的行政措施。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)認(rèn)為下級機(jī)關(guān)或所屬部門在其主管或歸口管理的業(yè)務(wù)活動中所確定的重要行政措施,需要有關(guān)部門或下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的,可用批轉(zhuǎn)通知下發(fā)。 （2）批轉(zhuǎn)帶有普遍性的重要事項(xiàng)的解決意見。一個或幾個同級機(jī)關(guān),就有關(guān)其自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要事項(xiàng)的解決,提出處理意見,要求上級機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn),上級機(jī)關(guān)認(rèn)為問題帶有普遍性、處理意見比較準(zhǔn)確、可

23、行的,通過使用批轉(zhuǎn)通知,告知所屬的機(jī)關(guān)遵照執(zhí)行。 （3）批轉(zhuǎn)需引起各地重視和執(zhí)行的重要問題。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或所屬部門上報(bào)的請求上級支持和協(xié)調(diào)的問題,以及上級機(jī)關(guān)認(rèn)為下級機(jī)關(guān)或所屬部門上報(bào)的問題帶有普遍指導(dǎo)性的,需引起各地重視或執(zhí)行的,也常用批轉(zhuǎn)通知。這種批準(zhǔn)通知使用上較為普遍。 2、轉(zhuǎn)發(fā)通知。用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)不受等級等的限制,只要符合規(guī)定,均使用轉(zhuǎn)發(fā)通知。一般而言,需轉(zhuǎn)發(fā)的公文,都應(yīng)當(dāng)是對本地區(qū)、本部門、本機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)有指導(dǎo)意義或借鑒意義的。尤其是對不相隸屬機(jī)關(guān)繁榮公文,本級機(jī)關(guān)特別要具備虛心學(xué)習(xí)、見賢思齊等胸懷,確有作用的,就應(yīng)予以轉(zhuǎn)發(fā)。對上級機(jī)關(guān)的公文,

24、特別要認(rèn)真研究,要本著求精勿濫的精神,區(qū)別處理,使所轉(zhuǎn)發(fā)的公文確實(shí)發(fā)揮作用。 3、傳達(dá)通知。用于傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。主要有： （1）印發(fā)通知。本級機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度,需要下級機(jī)關(guān)或所屬部門執(zhí)行時(shí)以通知的形式印發(fā)或頒布。 （2）單項(xiàng)事項(xiàng)通知。要求下級機(jī)關(guān)或所屬部門周知或辦理的事項(xiàng),如啟用印章,調(diào)整、撤消機(jī)構(gòu),依據(jù)形勢不同對下級或所屬部門提出不同要求的通知等。 （3）會議通知。以通知召開會議的有關(guān)事項(xiàng)為主要內(nèi)容。一般性的會議,包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、出席對象即可。大型、重要會議則要詳細(xì)通知。 4、任免通知。任命和免去干部職務(wù),在地方行政機(jī)關(guān)用通知。如既有任命又有免去干

25、部職務(wù)的,通知標(biāo)題中要有“任免”字樣；只有任命事項(xiàng)沒有免去事項(xiàng)的,只標(biāo)“任命通知”。只有免去沒有任命的,只標(biāo)“免職通知”。 （四）寫作 通知一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等四個組成部分。 1、標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成,有時(shí)只用事由、文種組成。 2、主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受禮機(jī)關(guān),應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。 3、正文。一般包括三方面內(nèi)容：第一、引據(jù)。敘述通知的起因由來、背景依據(jù)等。第二、主體。也稱事項(xiàng),要清楚的表述有關(guān)內(nèi)容、要求等。第三、結(jié)語。一般依據(jù)事項(xiàng)內(nèi)容、要求等的不同而異,如“按照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、 “研究試行”等等。 4、落款。包括發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。 5、寫作要求： （1）

26、明確行文目的。首先要明確為什么寫這個通知,通知的主要內(nèi)容是什么、屬于哪一類等,以確定如何寫作。其次要確定寫作的范圍和對象,針對問題,解決問題,依據(jù)實(shí)際工作需要確定寫作范圍和對象。 （2）抓住主要內(nèi)容。不同類型的通知,寫法不同。但是,突出重點(diǎn),抓住主要內(nèi)容,是寫好通知的關(guān)鍵,切忌喧賓奪主,沖淡主要內(nèi)容。 （3）文字表述準(zhǔn)確。首先,受文單位名稱要規(guī)范；其次,應(yīng)說明的情況、應(yīng)執(zhí)行的事項(xiàng)、有關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、條件等,都要作到周密、準(zhǔn)確,以免貽誤工作,造成損失。 （五）注意事項(xiàng) 1、不能超越職權(quán),給不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)文。不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽或協(xié)調(diào)工作,一般用函的形式。這方面,濫用如錯用最常見的,是一些行政機(jī)關(guān)

27、需召開業(yè)務(wù)上沒有關(guān)系的單位（特別是一些科研機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位等）開會時(shí),往往以會議通知的形式發(fā)出,這實(shí)際上是一種越權(quán)行為。正確的做法應(yīng)是發(fā)出邀請函,在函中講明會議的內(nèi)容,邀請其參加。 2、不能混淆公文與事務(wù)文書。公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書,事務(wù)文書則是就某一事務(wù)的曉喻性文書,兩者不能混淆。如將有的經(jīng)常將向民眾告曉的“啟示”誤為“通知”。 3、不能向上級發(fā)通知。通知屬下行文,主送單位是下級機(jī)關(guān)或所屬部門。平行或不相隸屬機(jī)關(guān)需了解的,可用“抄送”的形式,對上級機(jī)關(guān)只能抄送,不能主送下通知。 4、不能與通告混淆。通知和通告時(shí)有混淆,因此應(yīng)認(rèn)真辨析其差別。從受文的對象

28、上看,通知的對象一般是行政機(jī)關(guān),通告的對象是社會民眾。從行文要求上看,通知處需周知的外,有些還需辦理或執(zhí)行,通告則主要是要求遵守或周知。從公文的意義上看,通知的事項(xiàng)只局限于受文機(jī)關(guān)知照或執(zhí)行,通告的事項(xiàng)則具有普遍意義。 四、通報(bào) （一）概念 通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。 （二）特點(diǎn) 1、應(yīng)用的廣泛性。通報(bào)是適用范圍較廣的文種。各級機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位都可發(fā)通報(bào)；通報(bào)的內(nèi)容可以是傳達(dá)重要精神、領(lǐng)導(dǎo)指示、或者重要情況,也可表揚(yáng)典型人和事跡。 2、事實(shí)的真實(shí)性。真實(shí)性是通報(bào)的生命,通報(bào)的任何情況,都必須是真實(shí)的,不能有差錯,更不能胡編亂造。通報(bào)的教育、指導(dǎo)作用,從一定的

29、意義上講,體現(xiàn)在事實(shí)本身。如果通報(bào)的情況、事例不真實(shí),就會起反作用。因此,撰寫通報(bào)時(shí)必須作到準(zhǔn)確無誤,沒有水分。 3、內(nèi)容的典型性。通報(bào)的內(nèi)容都是比較新穎的具有代表性的重要事件。所通報(bào)的情況,必須有普遍的教育意義和指導(dǎo)意義,對讀者能起到教育作用和指導(dǎo)作用。一般性的人與事跡,一般不予通報(bào)。 4、行文的及時(shí)性。無論傳達(dá)精神、交流信息,還是表彰好人好事、批評錯誤,都要抓住適當(dāng)時(shí)機(jī),才能充分發(fā)揮通報(bào)的指導(dǎo)和教育作用。 （三）類型 根據(jù)其適用范圍,按內(nèi)容大體可分為三類： 1、表揚(yáng)性通報(bào)。通過總結(jié)、表彰具有典型意義的先進(jìn)集體或先進(jìn)個人的經(jīng)驗(yàn)、事跡,使面上的單位和個人有學(xué)習(xí)的榜樣,追趕的目標(biāo),達(dá)到弘揚(yáng)正氣、

30、凈化環(huán)境的目的,起到推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),提高整體工作水平,挖掘潛力,調(diào)動各種積極因素的作用。 2、批評性通報(bào)。針對帶有傾向性的問題或代表性的錯誤做法,抓緊典型事跡進(jìn)行解剖,分析其錯誤的性質(zhì)、產(chǎn)生原因以及帶來的惡劣影響,作出對犯錯誤單位或人員的處理決定,以使各方面吸取教訓(xùn),達(dá)到普遍教育的目的。 3、傳達(dá)性通報(bào)。用語傳達(dá)重要的會議精神,本地區(qū)、本部門、本單位工作、學(xué)習(xí)中的重要情況,交流情況,交流信息,使所屬單位了解工作進(jìn)度,掌握學(xué)習(xí)進(jìn)程,有利于所屬單位能夠站在整體的框架內(nèi)來考慮、安排自己單位的工作、學(xué)習(xí),達(dá)到樹立全局觀念、均衡發(fā)展、協(xié)調(diào)行動、互相借鑒、取長補(bǔ)短、配合提高的目的。 （四）寫作 通報(bào)一般包括

31、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等四部分。 1、標(biāo)題。通報(bào)的標(biāo)題一般有兩種類型。一是由由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成,用于鄭重的高層次的發(fā)布內(nèi)容。一是由事由、文種組成,用于一般性的通報(bào)。 2、主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受禮機(jī)關(guān),應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。 3、正文。一般包括三方面內(nèi)容：第一、引據(jù)。用高度概括的語言、簡明扼要地托出全文的中心,勾勒出總體輪廓和基本事實(shí)。表明發(fā)文機(jī)關(guān)肯定或否定的態(tài)度,提出發(fā)通報(bào)的決定或希望。第二、主體。由兩部分組成。一是事實(shí)與評析。這是通報(bào)的重點(diǎn)和核心。在敘述事實(shí)的基礎(chǔ)上,從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn),具有示范性的,還要作適當(dāng)評價(jià),概括出典型意義或主要經(jīng)驗(yàn)；屬于警戒性的,要分析問題產(chǎn)生的原因

32、、危害、應(yīng)吸取的教訓(xùn)等。二是決定。對被通報(bào)的內(nèi)容做出評價(jià)或處理意見。第三、結(jié)語。即提要求或希望,是前兩部分的落角點(diǎn)。一般依據(jù)通報(bào)的目的、內(nèi)容,提出相應(yīng)意見、措施,以求得到落實(shí)。 4、落款。包括發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。 5、寫作要求。 （1）事例要典型。通報(bào)要站在全局的高度,放眼整體利益,所通報(bào)的事項(xiàng),必須具有普遍意義,認(rèn)真考慮到全局的指導(dǎo)作用,對干部群眾的教育意義。提煉出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)必須是從通報(bào)事例中自然而然引申出來,具有較強(qiáng)的針對性,又具有個性特征。 （2）事實(shí)要準(zhǔn)確。通報(bào)都必須客觀如實(shí)地反映真實(shí)情況,對作出的分析、決定,要科學(xué)、準(zhǔn)確、切合實(shí)際。 （3）行文要及時(shí)。通報(bào)的一個重要特點(diǎn)是時(shí)間性強(qiáng),特

33、別是與當(dāng)時(shí)政治、經(jīng)濟(jì)、社會形勢相適應(yīng)的事例,一定要及時(shí)通報(bào)。否則,事過境遷,通報(bào)將失去其意義。 （4）要求要可行。通報(bào)中提出要求時(shí),要切實(shí)預(yù)計(jì)受文單位的實(shí)際情況,提出切實(shí)可行的要求。期望過高或一刀切,盲目樂觀或片面悲觀,都會事與愿違,適得其反。 （五）注意事項(xiàng) 1、通知與通報(bào)。通知與通報(bào)的主要區(qū)別有：一是內(nèi)容范圍不同。兩者雖都有告知的作用,但通知告知的主要是工作情況以及配合遵守的事項(xiàng)；通報(bào)則是告知正反面典型或者有關(guān)情況。二是目的要求不同。通知的目的是告知事項(xiàng),布置工作,內(nèi)容具體,要求明確,有嚴(yán)格約束力。通報(bào)的目的不是貫徹執(zhí)行,而是通過表揚(yáng)先進(jìn)、批評落后,提高認(rèn)識。三是變現(xiàn)方法不同。通知主要是直

34、敘式,通報(bào)則常常用敘述、說明、議論等手法,有較強(qiáng)的感情色彩。 2、表彰通報(bào)不能與命令、決定混淆。命令是嘉獎有關(guān)單位與人員,被嘉獎的必須是在全國或一個大區(qū)域內(nèi)有重大影響的先進(jìn)典型,一般都伴隨著授予榮譽(yù)稱號等。決定與命令相似,程度稍輕,但一般沒有授予榮譽(yù)稱號。通報(bào)則屬于一般性的表彰。 3、批評通報(bào)不能與決定混淆。適用決定懲戒有關(guān)人員時(shí),一般是錯誤或過失比較嚴(yán)重的,影響范圍較大的。通報(bào)則屬一般性的,目的多為引起警惕。 4、傳達(dá)性通報(bào)不能與通告、通告混淆。通告,主要向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng),偏重于向國外宣布,涉及事項(xiàng),一是重要,二是法定。通告,主要是向社會各方面公布應(yīng)遵守或者周知事項(xiàng),具有一定的

35、普遍性,周知對象是有關(guān)方面,無關(guān)方面可不周知。通報(bào)則意在使有關(guān)單位和群眾知曉,重在傳達(dá),影響一般較曉,一般不具有指令性。 五、批復(fù) （一）概念 批復(fù)是適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文文種。 從上述概念可以看出,批復(fù)是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下屬單位“請示”事項(xiàng)所用的公文。當(dāng)下級機(jī)關(guān)在工作中遇到疑難問題和不能自行決定的事項(xiàng),向上級請求指示和批準(zhǔn)時(shí),上級機(jī)關(guān)就應(yīng)當(dāng)通過批復(fù)對請示的事項(xiàng)給予明確的答復(fù),使其明確行止。 （二）特點(diǎn) 批復(fù)是一種下行公文。除了直接回答所請示的事項(xiàng)以外,無需涉及其他問題。主要特點(diǎn)： 1、行文方向的定向性 批復(fù)只用于答復(fù)有隸屬關(guān)系下級機(jī)關(guān)的請示,它屬于被動行文,提出請示的下級機(jī)關(guān)

36、就是批復(fù)的主送機(jī)關(guān)、批復(fù)的行文對象,目的在于解決下級機(jī)關(guān)在工作中遇到的困難和具體問題。答復(fù)同級機(jī)關(guān)和沒有隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)洽商工作或詢問事項(xiàng)的來文,就不能以批復(fù)行文。 2、行文內(nèi)容的指示性 批復(fù)是上級機(jī)關(guān)針對來文單位請示的具體問題作出的答復(fù),態(tài)度鮮明,意見具體可行,讓下級機(jī)關(guān)有所遵循,明確行止。 3.行文效果的約束性 批復(fù)是上級機(jī)關(guān)根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策、理論并經(jīng)慎重研究而決定的,其意見不是提供參考,而是請示單位必須遵照執(zhí)行的。 （三）類型 按針對內(nèi)容的不同,批復(fù)可以分為以下幾類： 1、指導(dǎo)性批復(fù)。在答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的同時(shí),進(jìn)而就某一方面的工作或活動提出指導(dǎo)性的要求。 2、具體性批復(fù)。就下級機(jī)

37、關(guān)請示的具體事宜所作的批復(fù)。 3、法規(guī)性批復(fù)。對下級機(jī)關(guān)擬制報(bào)批的行政法規(guī)制度給予批準(zhǔn)市使用的批復(fù)。 4、直答性批復(fù)。只對上報(bào)請示的單位直接作出的批復(fù)。 （四）寫作 批復(fù)的格式包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款署時(shí)。 1、標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題有兩種寫法。 一種是：同意+事由+文種 例如：關(guān)于同意揭陽市與汕頭市聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線契約書的批復(fù) 另一種是：事由+文種 例如：關(guān)于調(diào)整動物防疫網(wǎng)絡(luò)建設(shè)年度計(jì)劃的批復(fù) 2、正文 正文是批復(fù)的主要部分,是針對下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)所作的具體答復(fù)。一般由引語、主體和結(jié)尾三部分組成。 （1）引語。引語是批復(fù)的第一段或第一句話,這是批復(fù)的根據(jù)。其作用在于表示已經(jīng)知道下級請

38、示的問題,從而引出應(yīng)有的答復(fù)性的文字。一般情況下,引語只要說明下級機(jī)關(guān)有關(guān)請示已經(jīng)“收悉”,表明批復(fù)者的態(tài)度,如“同意”或“根據(jù)意見,現(xiàn)函復(fù)如下：”。 （2）主體。這是批復(fù)的中心內(nèi)容。內(nèi)容簡單的,一般只有一個段落,只表明同意或不同意、應(yīng)該不應(yīng)該；內(nèi)容復(fù)雜的,可以分段,逐條表明態(tài)度,或原則同意,或不擬批準(zhǔn),或需要補(bǔ)充、修正的地方。 （3）結(jié)尾。批復(fù)結(jié)尾可寫上“此復(fù)”,或不寫。 3、最后蓋上機(jī)關(guān)印章,署明日期。 （五）注意事項(xiàng) 1、內(nèi)容應(yīng)有針對性 批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)針對來文請示的事項(xiàng),不能答非所問,也不應(yīng)說題外的話。如果有其它意見要告訴請示單位,應(yīng)另外擬文,以通知行文,不能在批復(fù)中“搭單”。 2、表達(dá)應(yīng)

39、直接明確 批復(fù)的表達(dá)要干脆利落,態(tài)度要直率明確,是否同意來文請示或同意采用哪種方案,都要直截了當(dāng)?shù)乇砻鲬B(tài)度,不能含糊其辭,讓人捉摸不定。 3、依據(jù)要充足可行 批復(fù)對于請示事項(xiàng)的答復(fù),必須以一定的方針政策為依據(jù),接到下級機(jī)關(guān)來文后,如同意請示所提要求時(shí),可以不說明理由；如不同意來文請示事項(xiàng)時(shí),必須說明一定的理由依據(jù),作必要的解釋,以理服人。 4、行文要及時(shí) 請示的事項(xiàng)都是由于下級機(jī)關(guān)在工作中遇到疑難問題或不能自行決定的事情,為及時(shí)、有效地解決工作中出現(xiàn)的問題,批復(fù)的行文要及時(shí),如遷延時(shí)日,就會貽誤工作。 六、意見 （一）概念 意見是經(jīng)法定機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人提出或會議通過的關(guān)于如何進(jìn)行某項(xiàng)工作的意見或

40、要求的指導(dǎo)性文書的名稱。 意見的作用,主要是推動、指導(dǎo)有關(guān)工作,并為改進(jìn)工作提供參考。 （二）特點(diǎn) 1、指導(dǎo)性。表明主旨。如意見一般內(nèi)容是如何貫徹落實(shí)有關(guān)政策；或提出當(dāng)前關(guān)鍵性工作等。 2、約束性。表明上級機(jī)關(guān)的工作意圖、要求,解決問題的工作思路、程序和工作措施；明確分工。 3、及時(shí)性。根據(jù)形勢需要和問題的存在而制定相應(yīng)的解決辦法,時(shí)效性強(qiáng)。 （三）類型 意見主要可分為兩種：一種是指來自于下級的,一經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn),即轉(zhuǎn)化為決策性意見,具有了指導(dǎo)和約束性,如國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)促進(jìn)中青年專業(yè)技術(shù)人才迅速生長意見的通知。另一種是出自于上級機(jī)關(guān)的意見,雖然文種叫意見,

41、這里的本質(zhì)含義已不再是參謀建議的意思,具有了指示要求性,如中共中央關(guān)于堅(jiān)持和完善中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的多黨合作和政治磋商制度的意見。 （四）寫作 意見的組成包括標(biāo)題、正文、落款。 1、標(biāo)題 表明意見的主旨,一般有三種寫法,分別由發(fā)文機(jī)關(guān)、題旨、文種格式組成。如印發(fā)××關(guān)于××××實(shí)施意見的通知；轉(zhuǎn)發(fā)××等部門關(guān)于××××××實(shí)施意見的通知；××關(guān)于××的意見。 2、正文 一般包括指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作程序、工作

42、措施等；正文是意見的主體。表述正文的內(nèi)容可分條開列,也可不分條開列。 3、落款 標(biāo)明轉(zhuǎn)發(fā)意見的上級機(jī)關(guān)或印發(fā)意見的單位、日期。 （五）注意事項(xiàng) 一是政策性要強(qiáng)。所提意見要符合黨的有關(guān)方針、政策。 二是意見要具體,具有一定的操作性。意見的提出既要根據(jù)實(shí)際情況,又要考慮可能,確保切實(shí)可行。 三是要及時(shí)。意見多屬為解決現(xiàn)實(shí)工作中急待解決的問題而提出來的,時(shí)效性是意見的生命。 七、函 （一）概念 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 不相隸屬關(guān)系,包括同一行政區(qū)域內(nèi)的不相隸屬關(guān)系和不同行政區(qū)域的不相隸屬關(guān)系。同一行政區(qū)域內(nèi)的不相隸屬關(guān)系主要是指同一政府下屬的各直屬

43、機(jī)關(guān),比如省政府下屬的各地級市、各委辦廳局之間的關(guān)系；不同行政區(qū)域內(nèi)的不相隸屬關(guān)系主要是指屬于不同行政區(qū)域的級別相同或不同的機(jī)關(guān)之間的關(guān)系,比如廣東省政府辦公廳和上海市政府辦公廳之間；另外,不相隸屬關(guān)系還包括政府和非政府的機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系,比如政府和軍隊(duì)、企業(yè)（指非本級政府直屬企業(yè)）；各省、自治區(qū)、直轄市人民政府與國家各部、委、辦,比如廣東省人民政府和建設(shè)部等等之間的關(guān)系。 （二）特點(diǎn) 1、內(nèi)容單一、一函一事。函件必須按照一文一事的原則辦理。 2、開門見山、直陳其事。 函的一個重要特點(diǎn)就是開門見山,切忌繞彎子、打埋伏、羅嗦不清。通常的函稿多是寥寥數(shù)十字,明快、簡潔,態(tài)度鮮明中肯。 3、措辭樸實(shí)、

44、用語得體。 函反映的是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公文關(guān)系,因此在措辭要樸實(shí)簡明,盡量少用修飾性強(qiáng)的文字和修辭方法,在語氣上要注意平和中正、不卑不亢。當(dāng)然,在具體使用上,采用少量的習(xí)慣性的敬語,以示尊重是必要的。 （三）類型 根據(jù)函的用途,函一般可分為三類： 1、商洽函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽事務(wù),主要包括一些重要的跨地區(qū)的公務(wù)往來、經(jīng)貿(mào)活動、請求其他單位協(xié)助支持等等。 2、問答函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢問和答復(fù)問題,同時(shí)也包括部分告知函,即由于事由具體、簡單的一些通知。 3、請批函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),主要包括本級政府請求上級政府職能部門批準(zhǔn)的事項(xiàng)、轉(zhuǎn)報(bào)下級政府或部門的有關(guān)文

45、件、辦公廳（辦公室）代本級政府批復(fù)下級政府部門的請示、非政府部門（主要是企業(yè)和社團(tuán)機(jī)構(gòu)等）請求有關(guān)政府職能部門批準(zhǔn)的事項(xiàng)。 （四）寫作 函主要包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。 1、開頭：發(fā)函原由,簡約說明發(fā)函的目的、理由或依據(jù)。公文開頭最重要的是要開門見山,而不是講形勢、擺道理、做鋪墊。 2、主體：說明商洽、聯(lián)系或請求批準(zhǔn)的事項(xiàng),或?qū)埵马?xiàng)的答復(fù)。 商洽函的主體主要是提出商洽事項(xiàng)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、事件,要求對方就某一項(xiàng)或幾項(xiàng)相關(guān)問題提供相應(yīng)的支持、協(xié)助等。問答函的主體則是就某一事務(wù)提出的問題或征詢意見,和相對的答復(fù)意見。請批函也是對應(yīng)關(guān)系,主體分別是請示方就某一問題提出的請示事項(xiàng)和批復(fù)方對此作出

46、的批復(fù). 3、結(jié)尾：固定的幾種格式。 商洽函：“具體*事宜,請予接洽/由*單位與貴部聯(lián)系”。 問答函：“現(xiàn)按規(guī)定征求貴部意見,請函復(fù)”。 請批函：“我省擬同意,現(xiàn)予上報(bào)（轉(zhuǎn)報(bào)）,請審批”。 4、格式：要符合行政機(jī)關(guān)公文格式的要求。 函包括公文格式中的全部結(jié)構(gòu)：密級及其期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等。函一般較少署簽發(fā)人,也不必注明印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,但往往需要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話,以便對方就有關(guān)問題直接來電了解情況。 （五）注意事項(xiàng) 1、該用函的不要用請示 請示適用于向上級機(jī)關(guān)（存在隸屬關(guān)系）請求指示、批準(zhǔn),

47、而在不相隸屬機(jī)關(guān)之間的請求批準(zhǔn)事項(xiàng),則不應(yīng)該使用請示,而應(yīng)用函。 2、該用復(fù)函的不要用批復(fù) 批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)（存在隸屬關(guān)系）的請示事項(xiàng),在答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)時(shí),則應(yīng)使用函。 3、該用函的不要用報(bào)告 報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問,報(bào)告的一個特點(diǎn)就是不要求主送機(jī)關(guān)就報(bào)告內(nèi)容作出答復(fù)、批示或進(jìn)一步辦理。因此,在需要對方機(jī)關(guān)答復(fù)、審批、商洽的事務(wù)上,以及答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的征詢意見時(shí),不能使用報(bào)告,而應(yīng)該用函。 4、該用意見的不要用函 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法,意見與函有三點(diǎn)不同：一是發(fā)文對象既包含相隸屬的機(jī)關(guān),也包含不相隸屬的機(jī)關(guān)；二是處理的內(nèi)

48、容往往是涉及重大政策調(diào)整、法律法規(guī)解釋等重要的非常規(guī)性的行政事務(wù)；三是意見往往需要對行政事務(wù)的背景、沿革、現(xiàn)狀、理據(jù)、處理意見等作出相對詳盡的說明、解釋,而函則要簡明扼要得多。因此,在不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行政事務(wù),要按照重要程度的不同,分別使用意見和函。 八、會議紀(jì)要 （一）概念 會議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的公文。它根據(jù)會議記錄、會議文件和其他會議材料,分析歸納而成,它既可上呈,又可下達(dá),被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位遵照執(zhí)行,它的主要作用是交流情況,交流經(jīng)驗(yàn),統(tǒng)一認(rèn)識,指導(dǎo)工作。 （二）特點(diǎn) 1、紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要如實(shí)反映會議的內(nèi)容和議定事項(xiàng),不能把沒有經(jīng)過會議討論的問題寫進(jìn)會議紀(jì)要。 2、簡要性。會議紀(jì)要,顧名思義,就是簡要反映會議的情況, 通常是通過摘要形式將會議的主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)寫出來。 3、理論性。會議紀(jì)要的理論性是指對會議精神、討論意見 要給予理論上的概括,或分析總結(jié)出規(guī)