檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識

1、檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識一:一、立檔單位形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。構(gòu)成立檔單位的主要條件有：1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;3、設(shè)有專門管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。二、國家檔案全宗的含義國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財(cái)富的總和。國家檔案全宗 （ 國家全部檔案）這個(gè)概念，主要包括兩個(gè)問題：一是它的實(shí)質(zhì)，二是它的構(gòu)成。國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)，是解決檔案的所有權(quán)和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構(gòu)成有以下三部分：1、中華人民共和國時(shí)期的檔案3、舊政權(quán)時(shí)期的檔案中華人民共和國時(shí)期的檔案，包括建國以來

2、黨和國家的各個(gè)機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個(gè)人捐贈的某些著名人物形成的檔案。革命歷史檔案，主要是從1919 年五四運(yùn)動(dòng)到 1949 年中華人民共和國成立以前，整個(gè)新民主主義革命時(shí)期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民政權(quán)、軍隊(duì)、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動(dòng)家所形成的檔案。舊政權(quán)時(shí)期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時(shí)期所有機(jī)關(guān)、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動(dòng)黨、團(tuán)、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學(xué)校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè) 單位的檔案。三、檔案工作的內(nèi)容1、檔案收集工作，就是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個(gè)人手 中的文件

3、材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件 形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)， 是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要 和基本的內(nèi)容。2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛 盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排 列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保 管和利用。3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價(jià)值的 檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別 檔案的價(jià)值，確定期保管期限，把已失去價(jià)值的檔案剔除銷毀。5、檔案的統(tǒng)計(jì)工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)

4、的矛 盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情 況。6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需 要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過各種方式實(shí)際地提供 檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。四、檔案工作的性質(zhì)1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項(xiàng)研究性的工作，但是檔案部門研 究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國家各項(xiàng)工作提供檔案材料。檔案工作的服務(wù)性， 是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本

5、因素。檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務(wù)，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏 固人民民主專政、維護(hù)國家機(jī)密和歷史財(cái)富的重要陣地之一。在當(dāng) 前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點(diǎn)切實(shí)地 轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來。檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識二：一、檔案工作的基本原則為了適應(yīng)社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國檔案工作，在長期的實(shí)踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則， 這個(gè)基本原則是：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維 護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。這一原則的基本思想包括三個(gè)方面：1、各單位各種門類和載體的

6、檔案，均由本單位檔案室集中管理 檔案中需要長遠(yuǎn)保存的，由各級檔案館集中保管。3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。第二、提出了檔案管理的基本要求 維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少 ; 另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命; 另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn) 便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案

7、工作的 出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過程。二、檔案室的性質(zhì)檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項(xiàng)工作 服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。檔案室工作是一項(xiàng)專門工作，具有自己的特殊性 質(zhì)。1、檔案室工作是史料性工作，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的重要 工作。3、檔案室是服務(wù)性的工作，是單位業(yè)務(wù)工作的組成部分。檔案室工作，一方面為單位工作服務(wù)，另一方面為有關(guān)單位提供材料，當(dāng)然首先是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供過去的工 作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領(lǐng)導(dǎo)查考，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地作出決策， 處理問題。其次，各業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行工作中，也都需要查考利用檔 案。在許多專業(yè)主管機(jī)關(guān)，檔案室是一個(gè)必不可少的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，本 身就是業(yè)

8、務(wù)活動(dòng)不可分割的一部分。比如公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院 形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進(jìn)行審 判工作的工具。4、檔案室工作是社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務(wù)不同的工作，但是，無論哪一個(gè)部門，哪一個(gè)行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是 維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個(gè)紐帶，可以 將監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)在各單位落實(shí)，使社會各項(xiàng)事業(yè)的活動(dòng)記錄， 研究成果得到安全維護(hù)，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個(gè)紐帶 了解檔案工作、認(rèn)識檔案工作。從而支持檔案工作。5、檔案室工作是國

9、家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。在整個(gè)國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個(gè)相當(dāng)重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。全國檔案室保存檔 案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個(gè)國家檔案的完整 程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國 家檔案文化財(cái)富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工 作基礎(chǔ)。在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多， 發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)作用最大，而且檔案室機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個(gè)國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生?？梢哉f，沒有檔

10、案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個(gè)檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補(bǔ)充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎(chǔ)上提高和發(fā)展。三、檔案室的地位檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室 （ 秘書 科） 內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。四、檔案室的任務(wù)2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務(wù)部門有直接關(guān)系。為使本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室

11、應(yīng)對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權(quán)力。3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要?jiǎng)?chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點(diǎn)，編制

12、各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。4、對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。按照檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應(yīng)負(fù)責(zé)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。5、依法向檔案館移交檔案。檔案法第十一條明確規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！睓n案室保存的檔案，一方面，它是本單位形成的，對本單位有用，要在本單位保存; 另一方面，它又是國家的，對國家各項(xiàng)工作有用，又需要移交給國家檔案館保存，在更大的范圍為社會各方面當(dāng)前和長遠(yuǎn)的需要服務(wù)。按照機(jī)關(guān)檔案工作條例規(guī)定，“省級以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)