把Excel文檔中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)

1、把Excel文檔中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)1. 軟件環(huán)境要求1.1 Microsoft Office 2003以及以上版本，必須安裝Excel和Access組件；1.2 檔案管理系統(tǒng) v3.0以及以上版本。（我將使用Office 2010和科怡檔案管理系統(tǒng)v5.0 SQL Server版做為環(huán)境講解操作流程。）2. 準(zhǔn)備excel文檔，及格式要求 這里需要特別注意的地方是列名，列名中一定不能包含空格、$、#、-等這些字符，如果列名不遵循這個(gè)規(guī)則，導(dǎo)入檔案系統(tǒng)時(shí)將會(huì)報(bào)錯(cuò)，無法導(dǎo)入數(shù)據(jù)！ 除此之外還需要了解，在導(dǎo)入檔案軟件時(shí)提示導(dǎo)入失敗的原因還有可能是數(shù)據(jù)包含了一些檔案系統(tǒng)無法識(shí)別的字符，這里必

2、須注意，在出現(xiàn)這種情況時(shí)，請(qǐng)仔細(xì)查找這些報(bào)錯(cuò)的行，修正這些行，或記錄后刪除這些行。 以下是我制作的一個(gè)Excel文檔樣本，包含5行數(shù)據(jù)（1行列名，4行目錄數(shù)據(jù)，如下圖所示），文件所在絕對(duì)路徑為“D:測(cè)試用文件目錄1.xls”。接下來我將講解如何導(dǎo)入以下格式的Excel文檔，并做為例子說明。3. 導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)中這里你可能會(huì)有個(gè)疑問，為什么要先導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，而不是直接導(dǎo)入到科怡檔案管理系統(tǒng)中，這是因?yàn)橹苯訉?dǎo)入Excel文檔，科怡檔案管理系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)，所以需要先轉(zhuǎn)化以下格式。所以Excel文檔的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)必須經(jīng)過2步轉(zhuǎn)化才能導(dǎo)入，總結(jié)轉(zhuǎn)化流程如下：Excel文檔 -

3、> Access數(shù)據(jù)庫(kù)(僅mdb格式) -> 科怡檔案管理系統(tǒng)3.1 創(chuàng)建一個(gè)mdb格式的Access數(shù)據(jù)庫(kù) 3.1.1 在開始菜單中找到 Microsoft Access 2010，并打開；3.1.2 創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇右邊的文件夾圖標(biāo)設(shè)置新建數(shù)據(jù)庫(kù)存放的路徑，并且選擇創(chuàng)建為mdb格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件；注意：這里保存類型必須選擇“Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)（2002-2003 格式）（*.mdb）3.1.3 這里我保存到“d:測(cè)試用文件”路徑下，使用默認(rèn)命名Database1，請(qǐng)注意，但選擇保存類型為2003格式后，其文件后綴名將自動(dòng)變成mdb，無需手動(dòng)更改！點(diǎn)擊“

4、創(chuàng)建”按鈕就會(huì)完成mdb數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建。3.2 導(dǎo)入Excel文檔的數(shù)據(jù) 3.2.1 選擇“外部數(shù)據(jù)”菜單后，其下邊就會(huì)出現(xiàn)“Excel”圖標(biāo)的按鈕，點(diǎn)擊它 3.2.2 在彈出的向?qū)е羞x擇Excel文檔的路徑，然后選擇“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的新表中”，并確定； 3.2.3 勾選“第一行包含列標(biāo)題”，然后下一步； 3.2.4 這里修改字段數(shù)據(jù)類型，如遇到格式轉(zhuǎn)換出錯(cuò)時(shí)，才需調(diào)整，沒問題則跳過，下一步； 3.2.5 選擇“不要主鍵”，下一步； 3.2.6 這里是給新表命名的，可以自行修改，我保持默認(rèn)，并點(diǎn)擊“完成”按鈕； 3.2.7 如果沒有提示導(dǎo)入數(shù)據(jù)出錯(cuò)，則為成功導(dǎo)入Excel文檔中的所有數(shù)據(jù)；

5、 3.2.8 完成xls格式轉(zhuǎn)換為mdb格式的所有操作，這步你可以查看數(shù)據(jù)是否正確導(dǎo)入，如果沒有問題就可以繼續(xù)下節(jié)操作。4. 導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)中4.1 在導(dǎo)入前必須弄清楚以下2個(gè)問題：1> 我要把數(shù)據(jù)導(dǎo)入哪個(gè)門類？2> 這個(gè)門類所對(duì)應(yīng)的表名是什么？這里我將演示把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到簡(jiǎn)化文書檔案門類中，那么它對(duì)應(yīng)的表叫什么名稱呢？我們可以在系統(tǒng)管理模塊的門類定制功能中找到其對(duì)應(yīng)的表名。4.1.1 展開左邊樹狀結(jié)構(gòu)圖，選擇“簡(jiǎn)化方法整理”，然后點(diǎn)擊窗口底下的“修改”按鈕；4.1.2 在彈出的這個(gè)底層門類修改窗口中，點(diǎn)擊第一層右邊的“”按鈕4.1.3 在這個(gè)窗口就可以查看到簡(jiǎn)化文書檔案對(duì)應(yīng)的表

6、名，表名為“archive_description_jh”通過上面4.1節(jié)的操作后就能正確的找到各門類對(duì)應(yīng)的表名，這是非常重要的，如果你在導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)選擇了錯(cuò)誤的表，則會(huì)把數(shù)據(jù)誤導(dǎo)入其它門類，為了避免不必要的麻煩，請(qǐng)你確認(rèn)門類對(duì)應(yīng)的表名后，再做導(dǎo)入操作。接下來開始講解科怡檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能操作步驟。4.2 進(jìn)入數(shù)據(jù)管理模塊，使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能；4.2.1 選擇目標(biāo)表，這里就要選擇簡(jiǎn)化文書檔案對(duì)應(yīng)的表名，選擇名稱為“archive_description_jh”的表。4.2.2 接下來是選擇源表，點(diǎn)擊“源庫(kù)連接”按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)連接窗口。這里的數(shù)據(jù)庫(kù)類型必須選擇Access，然后下一步；4.

7、2.3 選擇數(shù)據(jù)庫(kù)路徑即可，其他保持默認(rèn)，點(diǎn)擊完成后返回到數(shù)據(jù)導(dǎo)入界面；4.2.4 現(xiàn)在我們需要讓源表（mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的sheet1表）的字段跟目標(biāo)表（檔案門類）中的字段一一對(duì)應(yīng)就可以了，如果源表中沒有目標(biāo)表中的字段，則可忽略掉。操作方法是把右邊字段拖拉到源表中對(duì)應(yīng)的字段；或使用“對(duì)應(yīng)關(guān)系”中的“選擇源列”，并設(shè)置“對(duì)應(yīng)目標(biāo)列”即可。這里的操作相對(duì)比較麻煩，但是這些都是必要的操作。4.2.5 最后點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕，如果程序出現(xiàn)任何提示，則表示數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成，請(qǐng)勿再次點(diǎn)擊導(dǎo)入按鈕，以免重復(fù)導(dǎo)入相同的目錄，造成不必要的麻煩。現(xiàn)在你可以回到檔案錄入中查看數(shù)據(jù)是否已被導(dǎo)入。5. 其他注意事項(xiàng)5.1 關(guān)于A

8、ccess創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)問題在本教程中已說明使用的是Access 2010新建mdb格式數(shù)據(jù)庫(kù)，其方法也可用于Access 2007以及以上版本，再次強(qiáng)調(diào)，必須創(chuàng)建的是mdb格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件；對(duì)于Access 2003版就直接新建數(shù)據(jù)庫(kù)即可，它默認(rèn)創(chuàng)建的是mdb格式的數(shù)據(jù)庫(kù)！5.2 關(guān)于mdb數(shù)據(jù)庫(kù)表導(dǎo)入科怡檔案軟件時(shí)，字段無法對(duì)應(yīng)，并提示“元數(shù)據(jù)庫(kù)和目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)類型不一致，請(qǐng)確認(rèn)！”的問題的解決方法。究其原因，請(qǐng)看下圖：原因是源表中歸檔年度的數(shù)據(jù)類型跟目標(biāo)表中的數(shù)據(jù)類型不一樣造成。解決方法是修改源表（請(qǐng)勿修改目標(biāo)表中字段的數(shù)據(jù)類型）中歸檔年度的數(shù)據(jù)類型為整型即可，如何設(shè)置呢？5.2.1 退出數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，雙擊打開“Database1.mdb”這個(gè)文件，右鍵“Sheet1”表，在彈出的菜單中選擇“設(shè)計(jì)視圖”； 5.2.2 修改“歸檔年度”字段的數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字”類型，并在常規(guī)中選擇