建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

1、建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范一、項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量控制建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)形成的文件中具有保存價(jià)值的部分。它是由項(xiàng)目參建各方共同形成的，是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)、改擴(kuò)建的重要形式，項(xiàng)目建設(shè)單位、籌建部門、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等均應(yīng)按照國家對(duì)項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)要求，把項(xiàng)目建檔工作作為項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，列入建設(shè)計(jì)劃，明確各自的職責(zé)。使之與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。為此，參與項(xiàng)目建設(shè)的主要單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中對(duì)項(xiàng)目文件形成與積累的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。（一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量控制1、建設(shè)單位的職責(zé)建設(shè)單位應(yīng)承擔(dān)起項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃

2、、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。2、建設(shè)單位的任務(wù)(1)明確項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃。(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各崗位任務(wù)。(3)規(guī)范做法，打好基礎(chǔ)。(4)申報(bào)登記，接受監(jiān)督(二)設(shè)計(jì)單位文件的質(zhì)量控制設(shè)計(jì)文件材料的規(guī)范，對(duì)竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著密切聯(lián)系。如果設(shè)計(jì)單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設(shè)計(jì)修改通知單沒有統(tǒng)一的編號(hào)或者不體現(xiàn)修改的圖號(hào)和修改內(nèi)容(題名)，將對(duì)日后文件的整理和提供利用帶來不便。因此，設(shè)計(jì)單位應(yīng)在明確設(shè)計(jì)任務(wù)或者在各專業(yè)分工時(shí)，應(yīng)明確形成文件的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量要求，把不合格的產(chǎn)品控制在文件發(fā)出之前。保證設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量，尤其要注意每張施工圖應(yīng)有圖

3、號(hào)、圖名、設(shè)計(jì)人、校對(duì)人、審核人簽名；規(guī)范設(shè)計(jì)變更文件的編制和傳送。設(shè)計(jì)修改通知單不能一文修改多專業(yè)，同時(shí)要在有關(guān)欄目揭示修改內(nèi)容、被修改圖號(hào)。設(shè)計(jì)修改通知單要按專業(yè)統(tǒng)一編號(hào)，變更人、審核人簽名要完備。對(duì)急于施工先發(fā)傳真的，事后要補(bǔ)發(fā)原件；  口頭變更的要及時(shí)形成文件發(fā)往有關(guān)單位，必須明確行之有效的特別辦法。    設(shè)計(jì)文件要按專業(yè)、文號(hào)順序進(jìn)行積累。在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)(含變更設(shè)計(jì))全部完成后，設(shè)計(jì)單位需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案(紙質(zhì)、電子)，并移交一份由項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)負(fù)責(zé)人簽署的設(shè)計(jì)及修改變更文件材料目錄，詳列該項(xiàng)目全部的技術(shù)文件、設(shè)計(jì)變更文件、圖紙

4、勘誤表目錄。(三)監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控1、監(jiān)理單位職責(zé)(1)中華人民共和國建筑法(以下簡稱(建筑法賦予了建設(shè)監(jiān)理督促檢查項(xiàng)目參建各方做好項(xiàng)目文件的歸檔工作，檢查、審核項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的責(zé)任。監(jiān)理應(yīng)注意把好文件形成的質(zhì)量關(guān)，在對(duì)施工記錄進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，要檢查所填各薦是否符合要求，對(duì)試驗(yàn)單位、設(shè)計(jì)單位移交的檔案也應(yīng)把好質(zhì)量關(guān)。(2)工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定，第十四條第五款規(guī)定：“建設(shè)監(jiān)理業(yè)務(wù)完成后，向項(xiàng)目法人提交工程建設(shè)監(jiān)理檔案材料?！边@就意味著建設(shè)監(jiān)理在審核參建各方檔案的基礎(chǔ)也要整理好監(jiān)理過程中的文件移交項(xiàng)目法人。2、監(jiān)理單位任務(wù)(1)參與招標(biāo)工作時(shí)，在協(xié)助項(xiàng)目法人做好項(xiàng)目招標(biāo)文件的有關(guān)款項(xiàng)中，

5、應(yīng)明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數(shù)量、案卷的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量、電子文件的歸檔等。(2)從事設(shè)計(jì)階段監(jiān)理時(shí)，在協(xié)助項(xiàng)目法人單位選擇設(shè)計(jì)單位后，除對(duì)設(shè)計(jì)方案的評(píng)選、審查和施工圖繪制過程中的監(jiān)控外，還要指定文件積累、歸檔工作的責(zé)任人。并對(duì)設(shè)計(jì)文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔和驗(yàn)收。由于設(shè)計(jì)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題對(duì)工程影響極大，有關(guān)資料已表明，工程出現(xiàn)的質(zhì)量問題40在于設(shè)計(jì)原因，投資問題則80決定于設(shè)計(jì)。所以，提高設(shè)計(jì)質(zhì)量、增加投資效益一定要把好設(shè)計(jì)質(zhì)量關(guān)。同時(shí)要做好設(shè)計(jì)監(jiān)理過程中自身項(xiàng)目文件的形成積累。(3)從事施工階段監(jiān)理時(shí)，一是在監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部要指定項(xiàng)目文件的積累、歸檔工作的責(zé)任人；二是對(duì)各施工單位項(xiàng)目文

6、件的形成、積累、進(jìn)行內(nèi)在質(zhì)量監(jiān)控；三是各級(jí)監(jiān)理人員要對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行審核。建設(shè)監(jiān)理工作中形成的內(nèi)部文件進(jìn)行監(jiān)控的主要內(nèi)容有：來自項(xiàng)目法人的文件。監(jiān)理工程師受聘于項(xiàng)目法人，按照簽定的合同條款對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)理。合同條款是監(jiān)理工程師進(jìn)行監(jiān)理的依據(jù)，簽定合同后項(xiàng)目法人還會(huì)就工程建設(shè)的投資、進(jìn)度、質(zhì)量等方面，提出要求或提供有關(guān)動(dòng)態(tài)管理的文件。如：在材料供應(yīng)、設(shè)備采購、項(xiàng)目部分功能的修改、工期的調(diào)整、施工期的水文地質(zhì)、水文氣象等到，對(duì)這些文件，信息管理監(jiān)理工程師應(yīng)妥善保管；來自設(shè)計(jì)單位的文件。這類文件對(duì)監(jiān)理工程師正確理解設(shè)計(jì)意圖，保證施工質(zhì)量至關(guān)重要，除了設(shè)計(jì)單位正式頒發(fā)的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)

7、計(jì)修改通知單以及設(shè)計(jì)變更等材料外，其設(shè)計(jì)參數(shù)及計(jì)算方法也是收集范圍；來自施工單位的文件。施工進(jìn)度計(jì)劃、施工方法說明、施工作業(yè)報(bào)表、施工質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、月支付申請(qǐng)以及向監(jiān)理工程師遞交的各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用、材料、設(shè)備、勞備、關(guān)稅、索賠等方面的文件。這部分文件是監(jiān)理工程師進(jìn)行進(jìn)度、投資、質(zhì)量控制的重要依據(jù)。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；來自項(xiàng)目建設(shè)的主管部門、質(zhì)量監(jiān)督站、項(xiàng)目所在地政府的環(huán)保、公安、交通、稅務(wù)、保險(xiǎn)等方面的文件。這些文件也是監(jiān)理工程師需要知曉、處理的工作范疇。(四)施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項(xiàng)目真實(shí)面貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，其數(shù)

8、量在整個(gè)項(xiàng)目檔案中占了最大的比重，是項(xiàng)目檔案的主要組成部分。這一階段也是項(xiàng)目文件積累的關(guān)鍵，其質(zhì)量控制可從以下幾方面進(jìn)行：一是以公文形成的文件，要注意統(tǒng)一文號(hào)。施工單位圍繞項(xiàng)目建設(shè)，將形成公文形式的文件，如請(qǐng)示監(jiān)理及項(xiàng)目法人等的文件要規(guī)范，如有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的文號(hào)，同時(shí)，每一份文件要有準(zhǔn)確的題名；二是施工記錄，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。施工單位在簽訂承、發(fā)包合同后，應(yīng)建立與工程承、發(fā)包方式相適應(yīng)的項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，按照國家規(guī)定對(duì)需向建設(shè)單位移交的施工文件做好積累、整理工作。建設(shè)項(xiàng)目除了土建部分外，大多數(shù)的建設(shè)項(xiàng)目也都會(huì)

9、有設(shè)備。在大型的生產(chǎn)設(shè)施方面，施工是由兩個(gè)不同類型的施工單位進(jìn)行的，所以做法上有相通之處，但也有其各自的特點(diǎn)。1、土建施工積累的方法應(yīng)符合施工文件形成的規(guī)律和質(zhì)量監(jiān)督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。施工記錄一般從部分到整體的，按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。2、設(shè)備文件主要有三個(gè)方面。一是設(shè)備報(bào)價(jià)、詢價(jià)等來往文件(這一部分文件一般由建設(shè)單位監(jiān)控)；二是設(shè)備隨機(jī)文件；三是安裝、調(diào)式文件。設(shè)備部分的文件質(zhì)量監(jiān)控，主要從設(shè)備的開箱起把好關(guān)。設(shè)備隨機(jī)文件的監(jiān)控是從設(shè)備開箱時(shí)進(jìn)行，是根據(jù)設(shè)計(jì)文件、裝箱清單等進(jìn)行。(五)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督部門的監(jiān)控(六)檔案行政管理部門的監(jiān)控二、建設(shè)項(xiàng)目文件的整理建設(shè)項(xiàng)

10、目文件的整理，要求在完整收集的基礎(chǔ)上進(jìn)行，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項(xiàng)目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進(jìn)行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。(一)歸檔文件的質(zhì)量要求1、歸檔文件應(yīng)是原件建設(shè)單位產(chǎn)生的文件歸檔時(shí)應(yīng)收集原始手稿和打印件，蓋章簽字方可歸檔；建設(shè)單位作為直接的收文單位，其文件歸檔時(shí)應(yīng)保存正本；有些文件如發(fā)至上級(jí)主管單位，建設(shè)單位作為間接接收單位，且沒有抄送字樣的，歸檔時(shí)可保存復(fù)制件：施工單位移交給建設(shè)單位的文件除原材料質(zhì)量證明單和個(gè)別材料試驗(yàn)報(bào)告可用復(fù)印件外，其余施工文件均應(yīng)移交原始文件，供建設(shè)單位歸檔保存。2、歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量要求(1)歸檔文件內(nèi)

11、容要真實(shí)，必須在項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的(2)歸檔文件要準(zhǔn)確、有效。圖物相符、簽署完畢，已按照一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序，負(fù)有責(zé)任的各方在文件指定位置上簽署意見、簽名、蓋章、著明日期。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。所使用的筆墨紙張、膠片、相紙、磁帶等必須質(zhì)量優(yōu)良。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍(lán)墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質(zhì)清晰易辨。(二)歸檔文件整理的基本要求1、整理步驟項(xiàng)目檔案材料的整理主要分以下幾點(diǎn)：(1)劃分階段。凡是歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。(2)鑒別。按建設(shè)項(xiàng)目檔案

12、歸檔范圍對(duì)收集整理的文件材料進(jìn)行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項(xiàng)目檔案的完整性，對(duì)計(jì)劃任務(wù)書的批復(fù)、項(xiàng)目任務(wù)書的上報(bào)、征地權(quán)屬證書等材料，應(yīng)將原件歸入項(xiàng)目檔案。(3)劃分單位、分部(項(xiàng))工程。同一單項(xiàng)工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進(jìn)一步劃分分部(項(xiàng))工程。同一分部(項(xiàng))工程的文件再按不同專業(yè)分別排列。(4)排列。根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題一時(shí)間排列；原材料、構(gòu)件的出廠證明、試驗(yàn)報(bào)告可按結(jié)構(gòu)或批量分類排列，質(zhì)量檢查、評(píng)定記錄按單位、分部、分項(xiàng)工程分類排列。(5)卷內(nèi)文件排列。如果一個(gè)項(xiàng)目形成的同類型文件數(shù)量不多，可以組織為一個(gè)案卷，其

13、卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時(shí)，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進(jìn)行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個(gè)問題時(shí)，按問題的時(shí)間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時(shí)，反映同一個(gè)問題、同一工作進(jìn)程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。2、組卷原則和要求組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。組卷時(shí)應(yīng)注意：(1)案卷內(nèi)文件要準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。(2)案卷內(nèi)文件要齊全、完整。破損的文件修復(fù)后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成

14、或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有16開和A4兩種規(guī)格，現(xiàn)階段允許在一個(gè)案卷內(nèi)兩種規(guī)格紙張存在(最好能統(tǒng)一為A4規(guī)格)，對(duì)于其他規(guī)格的文件，小于16開的文件用A4標(biāo)準(zhǔn)的白紙托裱，文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時(shí)，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補(bǔ)寬訂裝部分。(3)卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙(傳真紙)文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的文件。(4)案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)基本一致。(三)項(xiàng)目文件的組卷方法  案卷：是一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值大體相同的科技文件材料的集合體定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管

15、和利用的基本單元。它按一    案卷組成包括兩部分材料：經(jīng)過整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底以及卷盒。l、綜合管理性文件材料的組卷    管理性文件材料主要是在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，如：立項(xiàng)申報(bào)與審批材料、可行性研究報(bào)告、征地拆遷材料、報(bào)建材料、合同、協(xié)議、設(shè)計(jì)和在設(shè)計(jì)施工階段形成的招標(biāo)、投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收階段形成的竣工驗(yàn)收文件。(重點(diǎn)是依據(jù)性材料)這類型的文件材料的組卷，應(yīng)先按問題，后按時(shí)間的原則組卷。如：立項(xiàng)、征地拆遷、報(bào)建、招投標(biāo)形成的文件材料自然分成幾個(gè)問題，可把不同問題

16、的文件材料分開，同一問題形成的文件材料按時(shí)間順序排列。文件材料數(shù)量多的，可以組成幾個(gè)案卷，不多的可組成一卷。卷內(nèi)反映同一問題的文件應(yīng)排列在一起，可按時(shí)間順序或重要程度排列。如：征地拆遷包括征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征地?cái)?shù)量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標(biāo)文件放在一起。建設(shè)單位在對(duì)管理性文件組卷時(shí)，應(yīng)注意簽發(fā)稿的歸檔；合同支付未委托監(jiān)理業(yè)務(wù)的，組卷時(shí)應(yīng)將支付申請(qǐng)?jiān)聢?bào)和監(jiān)理審核意見及批準(zhǔn)支付材料同時(shí)歸檔；在竣工驗(yàn)收階段應(yīng)將驗(yàn)收委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目的憑借材料及評(píng)分表一同歸檔。 2、圖紙的組卷方法施工圖和竣工圖在建設(shè)項(xiàng)目文件中占有很大比重，圖紙是按階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)形成的，圖紙一般有

17、圖紙目錄控制其排列順序，因而在組卷時(shí)可按設(shè)計(jì)圖紙目錄的順序進(jìn)行排列。若反映一個(gè)單位工程圖紙數(shù)量少，可以組成一卷，卷內(nèi)圖紙排列按目錄進(jìn)行；若圖紙數(shù)量多，可按不同專業(yè)組成若干案卷。如果一張施工圖由若干單位施工，建設(shè)單位應(yīng)指定匯總?cè)?，各施工單位完成自己?fù)責(zé)的部分后交有關(guān)單位匯總?？⒐D與施工圖數(shù)量不一致時(shí)(有增有減)應(yīng)重新填寫目錄，同時(shí)保留原圖紙目錄。3、施工文件的組卷方案施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律。一般來說，原材料、構(gòu)件的出廠證明按批量形成；試驗(yàn)報(bào)告按結(jié)構(gòu)形成：質(zhì)量檢查、評(píng)定記錄是先形成分項(xiàng)、分部工程評(píng)定記錄，最后形成單位工程評(píng)定記錄。因此，施工文件的組卷按分項(xiàng)工程施工工序排列組卷。原則上

18、可按以下方法組卷：按結(jié)構(gòu)組卷。如果同一單位工程形成的施工文件少，可組成一卷；如果數(shù)量多的，可區(qū)分分部、分項(xiàng)工程分別組卷。(1)整個(gè)單位工程和分部工程的工程質(zhì)量評(píng)定表及統(tǒng)計(jì)表集中統(tǒng)一組卷；(2)分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及分部工程的各種工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單，試驗(yàn)檢測報(bào)告按分項(xiàng)工程組卷，分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表置于相應(yīng)的分項(xiàng)工程施工記錄及質(zhì)量檢測報(bào)告之上；(3)原材料試驗(yàn)報(bào)告、合格證等按批量形成，能區(qū)分工程部位的歸入分部工程部位不能區(qū)分按單位工程統(tǒng)一組卷；(4)圍繞具體單位(項(xiàng))工程的會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理文件等可按單位(項(xiàng))工程組卷；(5)施工中遇到的非正常情況記錄及對(duì)工程質(zhì)量影響分析，施工中如發(fā)生質(zhì)量事經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)

19、到設(shè)計(jì)要求的認(rèn)可證明材料應(yīng)注意歸檔；(6)重大的質(zhì)量事故處理要單獨(dú)組卷(包括事故發(fā)生的原因、事故處理方案、事故處理結(jié)果)；(7)設(shè)備部分文件材料單獨(dú)組卷，已獨(dú)立成冊(cè)并編有頁碼的可保持原狀，不需再編頁碼;(8)設(shè)備安裝、調(diào)試文件、設(shè)備隨機(jī)文件按臺(tái)套集中組卷，外文設(shè)備文件擬寫案卷題名時(shí)，應(yīng)翻譯中文題名。修改通知單施工修改是經(jīng)常發(fā)生的，因此會(huì)形成若干“修改通知單”，修改通知單一般不能直接附在被變更的竣工圖的后面，一般是將一個(gè)單項(xiàng)工程、單位工程形成的所有變更通知單集中起來，前面附上跟工程變更通知單目錄，組成一卷。數(shù)量多的，可按專業(yè)分別組卷。5、監(jiān)理文件的組卷方法建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理文件組成：項(xiàng)目監(jiān)理工作依據(jù)性

20、文件；監(jiān)理工作性文件。(1)項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理。項(xiàng)目監(jiān)理的依據(jù)性文件產(chǎn)生于項(xiàng)目監(jiān)理組織內(nèi)部，形成時(shí)間一般在項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施的全過程中。隨著建設(shè)項(xiàng)目工作的展開，形成了各專業(yè)的監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，建筑、結(jié)構(gòu)、機(jī)電、地質(zhì)、測量、環(huán)保、檔案信息管理等專業(yè)的實(shí)施細(xì)則。在收集這一部分文件時(shí)，要依據(jù)該項(xiàng)目形成情況進(jìn)行收集。項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件應(yīng)該在項(xiàng)目批準(zhǔn)實(shí)施后整理歸檔。排列方法一般按專業(yè)的先后順序。(2)項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件的形成、積累、整理。項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各有關(guān)方面，它反映項(xiàng)目建設(shè)參建各方的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目情況的記錄，是建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性文件。監(jiān)理內(nèi)部也要有統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范。每個(gè)項(xiàng)目要設(shè)立幾

21、個(gè)文種要有統(tǒng)一規(guī)定，每一個(gè)文種的文件要有統(tǒng)一的編號(hào)。如，開工令、復(fù)工令等可設(shè)文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄也應(yīng)分別設(shè)文種、文號(hào)。不同的專業(yè)和業(yè)務(wù)范圍分別設(shè)立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時(shí)按發(fā)文程序，一份文件如在擬稿、簽發(fā)、審批記錄，應(yīng)將請(qǐng)示、批復(fù)放一起，以便于文件的管理。同時(shí)，也便于隨時(shí)了解發(fā)文數(shù)量等。對(duì)于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種(或?qū)I(yè))一一時(shí)間整理組卷。如變更支付、進(jìn)度款支付、索賠支付要分別單獨(dú)組卷，同時(shí)應(yīng)把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報(bào)、按年度組卷。以項(xiàng)目有關(guān)的來往文件應(yīng)整理歸檔，以工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報(bào)告，應(yīng)單獨(dú)立卷，待竣工驗(yàn)收

22、后處理。具體組卷的排列方法參考如下：監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時(shí)間在其形成后組卷。如；監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第開工、停工、復(fù)工令、監(jiān)理文件、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理日志等；季度或積累到一定厚度及時(shí)組卷。如：備忘錄、工程款項(xiàng)支付、監(jiān)理簡報(bào)、監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時(shí)組卷。6、特殊載體檔案材料的整理隨著信息技術(shù)的普及，它是建項(xiàng)目建設(shè)中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是建設(shè)項(xiàng)目檔案的補(bǔ)充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，可以說上述幾種文件中都有。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應(yīng)單獨(dú)處理。(1)照片的整理照片檔

23、案應(yīng)以本項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)為主，選用具有查考價(jià)值大體可以包括以下幾個(gè)方面：本項(xiàng)目大籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；本項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在本項(xiàng)目視察活動(dòng)的照片；本項(xiàng)目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片本項(xiàng)目在工作中選用的外單位的照片。照片檔案的構(gòu)成應(yīng)當(dāng)由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構(gòu)成。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設(shè)計(jì)審查會(huì)的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會(huì)議室具體講座的照片，可以把這一閃會(huì)議形成的若干張照片作為一組照片。又如一個(gè)單項(xiàng)工程的建設(shè)，可以把施工前的地形、地貌拍攝下來，連同開工儀式領(lǐng)導(dǎo)到場奠基的若干張照片作為一組。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“”、“”、“”同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。組聯(lián)符號(hào)不應(yīng)越冊(cè)。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。對(duì)于某次活動(dòng)只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：