材料采購管理

1、材料采購管理 材料選購管理是從選購計劃開頭，到選購詢價、選購合同簽定，一直到選購材料進場為止的過程管理；這個過程中我們要重點關(guān)注經(jīng)濟選購量的概念是如何在實際操作應(yīng)用的。 一、選購計劃 編制材料需用計劃。材料的需用計劃一般由項目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是圖示量和施工方案的選擇等詳細要求，編制好的材料需用計劃是物資部門確定經(jīng)濟選購量和編制材料選購計劃的主要依據(jù)，物資部門再依據(jù)選購計劃確定訂貨點，繼而簽定選購合同以及進行后期的存貨管理。 確定經(jīng)濟選購量。經(jīng)濟選購量就是項目一定期間材料存貨相關(guān)總成本達到最低的一批選購數(shù)量；與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料選購管理而引起的各項費用支出，其總額隨材

2、料數(shù)量、價格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟選購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項成本總和達到最低；依據(jù)施工項目的一般狀況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟選購量。 編制選購計劃。依據(jù)材料的需用計劃和選購經(jīng)濟選購量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制選購計劃，說明如何對選購過程進行管理；詳細包括合同類型、組織選購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制選購文檔、制定評價標(biāo)準(zhǔn)等選購計劃一般由項目物資部門制定；依據(jù)項目需要，選購管理計劃可以是正式、具體的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強調(diào)其正

3、確性、準(zhǔn)時性和可執(zhí)行性。 二、選購詢價 選購詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完成材料選購計劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認(rèn)，獲取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè)建筑網(wǎng)站等媒體。 做好選購詢價管理，現(xiàn)在需要充分利用計算機管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障選購詢價管理、得到詢價結(jié)果的高效率。 三、供應(yīng)商確認(rèn)和選購合同簽定 選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在選購詢價環(huán)節(jié)的評價結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如供應(yīng)能力、歷史信譽等。比如詳細確定商品混凝土的供應(yīng)商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不準(zhǔn)時導(dǎo)致停工

4、風(fēng)險的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續(xù)性等要求。 選購合同就是在確定了供應(yīng)商后，項目與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行商定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進行選擇，因為不同的合同類型打算了風(fēng)險在買方和賣方之間安排；項目的目標(biāo)是把最大的實施風(fēng)險放在供應(yīng)商，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的嘉獎；供應(yīng)商的目標(biāo)是把風(fēng)險降到最低，同時使利潤最大化。 常見的合同可分為以下三種： 成本加嘉獎費合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同； 固定價格加嘉獎費用合同：長期的高價值合同；固定總價合同：項目易于掌握總成本，風(fēng)險最?。还?yīng)商風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。 遏制選購腐敗，在

5、系統(tǒng)建設(shè)上全面完善 現(xiàn)職某建筑項目選購的管理人員坦言：“選購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項目，大多數(shù)項目都繞不過這道坎”“選購腐敗可謂觸目驚心，在很多項目，只要你和選購粘上邊，一個項目下來，幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現(xiàn)實。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去采取措施：崗位建設(shè)、人員選擇、員工培訓(xùn)、員工績效考核、薪酬安排制度建設(shè)和利用計算機管理系統(tǒng)加強監(jiān)督等等。 崗位建設(shè) 針對選購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決選購權(quán)力不要過分集中，需要相互制約和監(jiān)督，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。 一般來說，項目需要設(shè)置選購總負(fù)責(zé)人、詢價員、合同員

6、、選購員和庫管員等五個崗位；選購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的選購管理，依據(jù)材料需用計劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行選購計劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地選購到所需要物資；詢價員主要負(fù)責(zé)按計劃探詢市場中定向物資的信息，書面供應(yīng)給選購負(fù)責(zé)人和選購員，同時進行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行狀況；選購員的職責(zé)更多的是詳細按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行選購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗收材料入庫，材料進場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的削減儲存成本，做好庫房的管理。 崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項目的大小和施工時間的跨度等實際狀況而定，最終目的

7、就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)利制約機制。 人員選擇 選購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素養(yǎng)：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等，還要盡量避免項目最高管理者如項目經(jīng)理的直系親屬擔(dān)當(dāng)選購總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的熟悉，還要對材料管理的流程有一個清楚的思路；清廉的素養(yǎng)，對經(jīng)常與花錢打交道的選購人員來說尤其重要，雖然在內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的選購人員來說，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動供應(yīng)的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要選購人員本身要具備清廉的素養(yǎng)和法律意識等等。 員工培訓(xùn) 對選購各崗位人員的培訓(xùn)包括：業(yè)務(wù)培

8、訓(xùn)、法律常識培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如選購的流程管理、選購經(jīng)濟選購量的確定方法、如何在新形勢下做好選購詢價等等；而法律常識培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清晰和明確選購腐敗的風(fēng)險成本。 績效考核和薪酬安排制度建設(shè) 公司對各崗位成果進行考評，引進和制定科學(xué)的管理方法即績效考核的標(biāo)準(zhǔn)是特別重要的，它可以不斷促進選購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進，對有效的工作賜予確定和鼓舞，對其他一些非增效工作就賜予客觀性的評定；目前在施工企業(yè)項目管理中這方面的差距普遍存在，可以說是一項空白。 成本管理的過程包含了六個環(huán)節(jié)的管理，分別是成本策劃、成本計劃、成本掌握、成本核算、成本

9、分析和成本考核；策劃和計劃階段可有針對性地將選購各崗位目標(biāo)責(zé)任確定下來，再通過強調(diào)崗位目標(biāo)責(zé)任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本掌握、成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。目前在x市的某知名施工企業(yè)已經(jīng)成立了成本策劃部，其實質(zhì)意義也是重在前期確定成本責(zé)任目標(biāo)，以便為后期做科學(xué)的績效考核供應(yīng)依據(jù)、奠定基礎(chǔ)。 利用計算機管理系統(tǒng)，加強監(jiān)督 作為成本管理中心的項目部與作為利潤掌握中心的公司空間距離往往相差較遠，若沿襲過去每月呈交報表來匯報和反饋項目運營狀況，公司又不可能隨時到現(xiàn)場跟蹤項目運營，對于目前需要準(zhǔn)時獲取信息即時做出決策的環(huán)境來說，不充分借助計算機管理系統(tǒng)是很難達到上述要求的；而采用計算機管理系統(tǒng)，進行過程的監(jiān)督掌握，而非僅對結(jié)果關(guān)注，對公司而言也可以隨時關(guān)注和監(jiān)督整個項目的運行狀況。 選購管理是整個施工項目管理的重要組成部分。材料的選購管理是項目選購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，它同時也是目前建筑項目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)，也是參與人員損公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節(jié)；材料選購管理的優(yōu)與劣關(guān)系