文件和檔案管理制度.doc

1、文件和檔案管理制度.doc4.2文件和檔案管理制度1文件和檔案管理制度1. 目的為了加強(qiáng)對(duì)文件和檔案管理，確保各相關(guān)部門用法的文件為有效版本，特制定本制度。2. 適用范圍本制度適用于與平安生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系相關(guān)的文件和檔案資料的掌握。3. 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布公司平安生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的各項(xiàng)規(guī)章制度、文件。3.2 分管平安副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)展評(píng)審。3.3 平安環(huán)保部負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的管理。3.4 集團(tuán)管理部負(fù)責(zé)人事檔案的管理。3.5 集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件和技術(shù)檔案資料的管理。3.6 各職能部門負(fù)責(zé)與本部門職能有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件、檔案資料的管理。3.7

2、各單位負(fù)責(zé)編制、修訂本單位的制度、規(guī)程，負(fù)責(zé)建立受控文件清單，管理本單位文件和檔案。4. 管理內(nèi)容和要求4.1 文件分類4.1.1 國(guó)家、省、市有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)。4.1.2 平安生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)章制度根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)規(guī)定建立和發(fā)布平安生產(chǎn)規(guī)章制度。至少包含以下制度：平安目的管理、平安生產(chǎn)責(zé)任制管理、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)管理、平安投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和掌握管理、平安訓(xùn)練培訓(xùn)管理、特種作業(yè)人員管理、設(shè)備設(shè)施平安管理、建立工程平安“三同時(shí)管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理、施工和檢修理平安管理、危急物品及重大危險(xiǎn)源管理、作業(yè)平安管理、相關(guān)方及外用工單位管理、職業(yè)安康管理、

3、勞動(dòng)防護(hù)用品具和保健品管理、平安檢查及隱患治理、應(yīng)急管理、事故管理、平安績(jī)效評(píng)定管理等。4.1.3 管理方針和管理目的、指標(biāo)文件；4.1.4 其他管理文件支持性文件等；4.1.5 崗位平安操作規(guī)程；4.1.6 平安標(biāo)準(zhǔn)化體系要求的記錄；4.1.7 特種設(shè)備等技術(shù)檔案；4.1.8 員工培訓(xùn)訓(xùn)練檔案；4.1.9 員工體檢等檔案。4.2 文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件的有效性。4.2.1 平安標(biāo)準(zhǔn)化體系文件由分管平安副總經(jīng)理組織平安環(huán)保部、設(shè)備部、集團(tuán)管理部等部門編寫(xiě)，分管平安副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。平安環(huán)保部負(fù)責(zé)登記發(fā)放。4.2.2 其它管理文件由各職能部門組織編寫(xiě)，各部

4、門負(fù)責(zé)人審核，分管副總批準(zhǔn)，由職能部門負(fù)責(zé)登記發(fā)放。4.2.3 基于崗位生產(chǎn)特點(diǎn)中的特定風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)，編制齊全的崗位平安操作規(guī)程。編制的平安規(guī)程應(yīng)完善、適用，員工操作要嚴(yán)格根據(jù)操作規(guī)程執(zhí)行。4.2.4 應(yīng)將平安生產(chǎn)規(guī)章制度發(fā)放到相關(guān)工作崗位，并對(duì)員工進(jìn)展培訓(xùn)和考核。4.2.5 應(yīng)向員工下發(fā)崗位平安操作規(guī)程，并對(duì)員工進(jìn)展培訓(xùn)和考核。4.3 文件的受控情況文件分為“受控和“非受控兩大類，凡與體系運(yùn)行嚴(yán)密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行，全部受控文件必需在該文件封面加蓋說(shuō)明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)管理號(hào)。4.4 文件的評(píng)審、修改、換版4.4.1 平安標(biāo)準(zhǔn)化體系文件每年定期評(píng)審，與管理評(píng)審?fù)?/p>

5、時(shí)進(jìn)展。每年至少一次對(duì)平安生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、操作規(guī)程的執(zhí)行狀況和適用狀況進(jìn)展檢查、評(píng)估。4.4.2 應(yīng)依據(jù)評(píng)估狀況、平安檢查反應(yīng)的問(wèn)題、生產(chǎn)平安事故案例、績(jī)效評(píng)定結(jié)果等，對(duì)平安生產(chǎn)管理規(guī)章制度和操作規(guī)程進(jìn)展修訂，確保其有效和適用。4.4.3 當(dāng)文件需要修改時(shí)，由原編制部門更改，填寫(xiě)文件修改審批表，經(jīng)分管副總審核、批準(zhǔn)后由編制部門負(fù)責(zé)修改，保存文件更改內(nèi)容的記錄。4.4.4 技術(shù)文件的更改由申請(qǐng)人填寫(xiě)文件修改審批表，經(jīng)原審批人審批，再指定人員進(jìn)展修改、發(fā)放、處理。4.4.5 全部被更改的管理文件必需由編制部門收回，以確保有效文件的唯一性。4.4.6 文件修改，可在相應(yīng)修改內(nèi)容的序

6、號(hào)左邊空白處用一條豎線注明更改標(biāo)記，在修改頁(yè)上方標(biāo)明修改號(hào)。依次用1、2、3來(lái)表示。4.4.7 換版的審批程序與文件起草審批程序一樣。4.5 文件的發(fā)放文件發(fā)放者應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放登記表，管理文件由分管副總審批方可發(fā)放。技術(shù)文件由原編制部門負(fù)責(zé)人審批方可發(fā)放。4.6 文件、檔案的保存、作廢與銷毀對(duì)以下主要平安資料進(jìn)展檔案管理：主要平安生產(chǎn)文件、事故、大事記錄；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；平安生產(chǎn)會(huì)議記錄；平安活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供給商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙等。4.6.1 文件檔

7、案的保存a 與管理體系相關(guān)的文件、檔案都必需分類存放在枯燥通風(fēng)、避光、平安的地方。b 各部門文件、檔案由本部門專人保管。c 各部門應(yīng)建立本部門用法文件的受控文件清單。明確責(zé)任部門/人員、流程、形式、權(quán)限及各類平安生產(chǎn)檔案及保存要求等。d 任何人不得在受控文件、檔案上亂涂、不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清楚，易于識(shí)別和檢索。4.6.2 文件、檔案的作廢與銷毀a 全部失效或作廢文件由發(fā)放者負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)從全部發(fā)放或用法場(chǎng)所撤出，加蓋“作廢章，防止作廢文件的非預(yù)期用法。b 為某種緣由需保存的任何已作廢的文件，都應(yīng)由發(fā)放部門加蓋“作廢保存印章進(jìn)展標(biāo)識(shí)，防止誤用。c 對(duì)要銷毀的作廢文件、檔案由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，填寫(xiě)文件收回、銷毀記錄表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后銷毀。4.6.3 對(duì)受控文件，在未征得文件發(fā)放單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)時(shí)，不得私自復(fù)制、借閱。4.7 外來(lái)文件的掌握確保策劃和運(yùn)行管理體系所需的外來(lái)文件得到識(shí)別，并掌握其分發(fā)。收到外來(lái)文件的部門，需識(shí)別其適用性，并交