公文及公文處理PPT課件

1、公文及公文處理目前研究院公文處理工作由研究院綜合處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌。就研究所層面而言，雖然不是對(duì)外法人，但是也承擔(dān)著一些公文處理任務(wù)。以研究所名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)放的公文。（包括通知、規(guī)章制度、請(qǐng)示、函等）主要接收研究院文書專員從ARP系統(tǒng)中傳來的電子公文，隨后轉(zhuǎn)給相關(guān)人員閱辦。閱辦結(jié)束后，每年度進(jìn)行整理歸檔，編制電子和紙質(zhì)目錄以便查閱。（注：1.收文主要來源：合肥研究院文件、中國(guó)科學(xué)院文件，少量國(guó)家省市來文；2.目前研究院基本不向二級(jí)單位發(fā)放紙質(zhì)公文，研究院職能部門偶爾向二級(jí)單位發(fā)放個(gè)別的紙質(zhì)公文，如需要紙質(zhì)版本需聯(lián)系研究院綜合辦印制；3.全所只有一個(gè)ARP公文出入口，所領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)有本人分管業(yè)務(wù)

2、范圍相關(guān)文件的閱文權(quán)限。）發(fā)文收文5引言引言1234常用的公文類型常用的公文類型公文要素公文要素公文規(guī)范及常見問題公文規(guī)范及常見問題6公文收發(fā)流程公文收發(fā)流程公文行文規(guī)則公文行文規(guī)則新新中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法根據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號(hào)），中國(guó)科學(xué)院于2012年6月27日印發(fā)了中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法，本辦法自2012年7月1日起施行。中國(guó)科學(xué)院2000年12月25日印發(fā)的中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法（科發(fā)辦字20000522號(hào)）同時(shí)廢止。 黨政機(jī)關(guān)公文格式黨政機(jī)關(guān)公文格式主要變化口訣主要變化口訣公文格式新國(guó)標(biāo)黨政用紙統(tǒng)一了上下行文頭等寬密級(jí)緊急左上角 印章

3、署名要齊全 主題詞兒不再標(biāo) 成文日期用數(shù)字 公文頁碼不可少 中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法中國(guó)科學(xué)院公文處理辦法規(guī)定的文種規(guī)定的文種決定 通告 意見 通知通知 通報(bào) 報(bào)告報(bào)告 請(qǐng)示請(qǐng)示 批復(fù)批復(fù) 函函 紀(jì)要紀(jì)要文種的變化文種的變化 文種的作用文種的作用 體現(xiàn)公文性質(zhì)。體現(xiàn)公文性質(zhì)。 反映行文方向。反映行文方向。 （上、下、平行文）（上、下、平行文） 表達(dá)行文目的。表達(dá)行文目的。 提示公文的特點(diǎn)。提示公文的特點(diǎn)。常用公文類型常用公文類型通知通知適用范圍：l 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文（轉(zhuǎn)發(fā)性通知）l 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或者執(zhí)行的事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章制度，任免和聘用人員。（事務(wù)性通知、會(huì)議通知、印發(fā)性通

4、知、任免通知）l 一般作下行文。要上級(jí)知道怎辦？結(jié)束語： 特此通知。 以上通知，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。 （通常不用）抄抄送送常用公文類型常用公文類型請(qǐng)示請(qǐng)示適用范圍：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。特點(diǎn)及注意事項(xiàng)：l 嚴(yán)格性。逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)行文。l 單一性，一事一請(qǐng)示。l 呈批性，上級(jí)機(jī)關(guān)必須給予答復(fù)。l 事前性，必須是事前請(qǐng)示， 不能先斬后奏。l 直接性：不能轉(zhuǎn)報(bào)，不能下抄；不能多頭請(qǐng)示。l 語言要懇切，但不必表示感謝的言語。l 標(biāo)題不要寫成請(qǐng)示報(bào)告。結(jié)束語： 妥否（當(dāng)否），請(qǐng)審批（批示、批復(fù)）。 以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批。?懇請(qǐng)貴局盡早給與批復(fù)，以便我單位后續(xù)工作的開展XXX（類似這樣的結(jié)尾）常用公文類型常

5、用公文類型報(bào)告報(bào)告適用范圍：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。特點(diǎn)：l 廣泛性，適用范圍廣泛。l 陳述性，內(nèi)容以陳述為主。l 單向性，下級(jí)主機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文。請(qǐng)示與報(bào)告的請(qǐng)示與報(bào)告的異同異同常用公文類型常用公文類型批復(fù)批復(fù)適用范圍：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。與請(qǐng)示是一上一下、一來一往，既對(duì)立又統(tǒng)一。特點(diǎn)：l 針對(duì)性l 權(quán)威性l 簡(jiǎn)明性開頭語：你單位關(guān)于XXXX的請(qǐng)示（發(fā)文字號(hào)）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：常用公文類型常用公文類型函函適用范圍：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。特點(diǎn)：l 廣泛性。l 靈活性。（上行、平行、下行）結(jié)束語：上行，或不相隸

6、屬之間請(qǐng)求事項(xiàng)請(qǐng)示作用（請(qǐng)批函）。 妥否，請(qǐng)審批。平行商洽工作。 請(qǐng)復(fù)。 望函告。 以上意見，請(qǐng)函復(fù)。下行指示性作用。 此復(fù)。 特此函告。專此函告。 文種文種的選擇的選擇有隸屬關(guān)系的-請(qǐng)示、報(bào)告l 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院所級(jí)單位 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院l 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院（黨組） 中國(guó)科學(xué)院（黨組）l 應(yīng)用技術(shù)研究所 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院、安徽省人民政府（共建）無隸屬關(guān)系的-函或函的形式l 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院安徽省科技廳、財(cái)政廳l 合肥物質(zhì)科學(xué)研究院安徽省人民政府、合肥市人民政府公文公文要素要素三部分組成三部分組成份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素組成。公文標(biāo)題、主送

7、機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間、印章、附注、附件、頁碼等要素組成。抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等要素組成 。版面左上角，黑體，3號(hào)份號(hào)份號(hào)公文印制份數(shù)的順序號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。密級(jí)和保密期限密級(jí)和保密期限涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程序分別標(biāo)注涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程序分別標(biāo)注“絕密絕密”、“機(jī)密機(jī)密”、“秘密秘密”和保和保密期限。密期限。緊急程度緊急程度公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注注“特急特急”“”“加急加急”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志l由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或

8、者規(guī)范化簡(jiǎn)稱規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“ 文件文件”二字組成，也可以使用發(fā)也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。l聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主主辦機(jī)關(guān)辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)組成。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”，發(fā)文字號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編01）（仿宋GB2312，3號(hào)）聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)人簽發(fā)人 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。要求：要求：只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；聯(lián)合行文，須標(biāo)明所有聯(lián)署機(jī)關(guān)簽發(fā)人即會(huì)簽人姓名“簽發(fā)人：”仿宋GB2312，3號(hào)“姓 名”楷體

9、，3號(hào)標(biāo)題標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。（小標(biāo)宋，二號(hào)）（小標(biāo)宋，二號(hào)）應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、扼要概括公文的主要內(nèi)容。4個(gè)以上（含）機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)可簡(jiǎn)略。公文標(biāo)題排列方式公文標(biāo)題排列方式公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)負(fù)有對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行了解、答復(fù)或貫徹執(zhí)行的責(zé)任主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)正文公文的主體和核心所在，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁須顯示正文。一般公文的首公文首頁須顯示正文。一般公文的首個(gè)蓋章頁應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文、發(fā)文機(jī)個(gè)蓋章頁應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文、

10、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章。關(guān)署名和印章。附件說明附件說明公文附件的順序號(hào)和名稱（順序號(hào)“1.”結(jié)尾無標(biāo)點(diǎn)）。公文正文中的一些內(nèi)容，如圖表、公文正文中的一些內(nèi)容，如圖表、名單等，如穿插在公文中會(huì)隔斷。名單等，如穿插在公文中會(huì)隔斷。發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一致。關(guān)名稱一致。成文日期成文日期署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期表示文件開始生效的時(shí)間成文日期表示文件開始生效的時(shí)間。印章印章印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標(biāo)志。印章端正、居中下壓發(fā)文

11、機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。紀(jì)要不加蓋印章。聯(lián)合上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名只有主辦機(jī)關(guān)時(shí)，可以只加蓋主辦機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合下行文時(shí)，所有聯(lián)署行文機(jī)關(guān)均須加蓋印章。附注附注主要標(biāo)注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達(dá)范圍主要標(biāo)注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達(dá)范圍等。（如，等。（如，“此件不公開發(fā)布此件不公開發(fā)布”、“此件此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”請(qǐng)示請(qǐng)示件應(yīng)當(dāng)在附注處標(biāo)明聯(lián)系人姓名和聯(lián)件應(yīng)當(dāng)在附注處標(biāo)明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。系方式。 公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。 附件說明中附件的序號(hào)和名稱應(yīng)與附附件說明中附件的序號(hào)和名稱應(yīng)與附件的序號(hào)和名

12、稱一致，以顯示附件與正文件的序號(hào)和名稱一致，以顯示附件與正文不可分割關(guān)系。不可分割關(guān)系。抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（仿宋，4號(hào)） 抄送機(jī)關(guān)的排列順序一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。不同級(jí)：先上、后平，再下；同級(jí)：黨、政、軍、群同一系統(tǒng)用頓號(hào)隔開，不同系統(tǒng)之間用逗號(hào)隔開，最后一個(gè)結(jié)尾用句號(hào)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（仿宋，（仿宋，4 4號(hào)）排列在抄送機(jī)關(guān)下一行，左號(hào)）排列在抄送機(jī)關(guān)下一行，左右各空一個(gè)字符右各空一個(gè)字符頁碼頁碼（4號(hào)半角宋體），阿拉伯?dāng)?shù)字編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放1條一字線；

13、一字線上距版心7mm。奇數(shù)頁碼居右空1字，偶數(shù)頁碼居左空1字。公文行文公文行文規(guī)則規(guī)則l行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。l行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文。l向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則： 原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。 中國(guó)科學(xué)院院屬各單位向中國(guó)科學(xué)院請(qǐng)示和報(bào)告工作，應(yīng)當(dāng)以 單位或單位黨委（黨組）名義行文。 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

14、 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。 中國(guó)科學(xué)院院屬各單位向地方政府行文一般應(yīng)以函的形式，特中國(guó)科學(xué)院院屬各單位向地方政府行文一般應(yīng)以函的形式，特殊情況可根據(jù)地方政府相關(guān)規(guī)定處理。殊情況可根據(jù)地方政府相關(guān)規(guī)定處理。公文行文公文行文規(guī)范規(guī)范l 正文分層序碼： 一、 （黑體，三號(hào)；只有一句簡(jiǎn)短的內(nèi)容，無標(biāo)點(diǎn)符號(hào)） （一） （ 楷體，三號(hào)） 1. （仿宋3號(hào)） （1） （仿宋3號(hào)）l 只有兩層序碼一般用： 一、 1.l 方案（合同）結(jié)構(gòu)層次表示： 1 總則 1.1 編制目的 1.2 編制依據(jù) 1.2.1 信息報(bào)告 1.

15、2.2 處置措施 （1） （2）l 除慣用語外，描述數(shù)量的數(shù)字要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 但會(huì)議的屆數(shù)通常用漢語數(shù)目字。 由中山大學(xué)等7所高校協(xié)辦的第四屆全國(guó)藥學(xué). l “從多少到多少”的寫法。 10萬到30萬 10到30萬 1030萬 10-30萬 30%到40% 1030% 10-30% l 英文沒有書名號(hào)，用斜體字表示。 研究成果在Angew.Chem.Int.Ed.著名雜志上發(fā)表。 研究成果在 Angew.Chem.Int.Ed. 著名雜志上發(fā)表。 公文行文公文行文規(guī)范規(guī)范公文行文公文行文常見問題常見問題一、標(biāo)題不規(guī)范l 缺少文種如：“關(guān)于印發(fā)XXX2014年度的工作要點(diǎn)”（工作要點(diǎn)、計(jì)劃、總

16、結(jié)、辦法、規(guī)定、條例、申請(qǐng)為非法定文種）l 文種重疊 如：關(guān)于XXX請(qǐng)示的報(bào)告（到底是報(bào)告？還是請(qǐng)示？） 關(guān)于XXX請(qǐng)示的函（到底是請(qǐng)示？還是函？）l 文種直接作為“標(biāo)題” 如：通知l 標(biāo)題中有意思相近的詞重復(fù)出現(xiàn)“請(qǐng)示”本身就有“申請(qǐng)”的意思，如果是“請(qǐng)示”，標(biāo)題中不需要再寫“申請(qǐng)”公文行文公文行文常見問題常見問題l 標(biāo)題兩行以上，斷行的時(shí)候，要保留完整的“詞組”并且格式要美觀 如：“關(guān)于印發(fā)中國(guó)科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院/印章管理辦法的通知|”二、發(fā)文字號(hào)，年份要用六角括號(hào)科合院發(fā)辦字20151號(hào)科合院發(fā)辦字（2015）1號(hào)科合院發(fā)辦字20151號(hào)科合院發(fā)辦字【2015】1號(hào)三、主送單位寫錯(cuò)或者是不規(guī)范如：中國(guó)科學(xué)院條件保障與財(cái)務(wù)局（正確） 中國(guó)科學(xué)院條件財(cái)務(wù)與保障局（錯(cuò)誤，導(dǎo)錯(cuò)原因簡(jiǎn)稱是條財(cái)局） 安徽省人民政府/安徽省政府辦公廳/安徽省委辦公廳（正確） 省政府/省政府辦公廳（錯(cuò)誤，到底是哪個(gè)省的？）公文行文公文行文常見問題常見問題四、附件說明的常見錯(cuò)誤附件一、張三同志工作簡(jiǎn)歷。 附件：1.張三同志工作簡(jiǎn)歷 附件二、李四同志工作簡(jiǎn)歷。 2.李四同志工作簡(jiǎn)歷 特別注意的是：附件是正文的補(bǔ)充材料或參考資料，而印發(fā)的辦法、工作總結(jié)、工作要點(diǎn)；轉(zhuǎn)發(fā)的“通知”；批準(zhǔn)的“報(bào)告”在正文不做附件標(biāo)出。印發(fā)的辦法并沒有作為附件案例分析案例分析公文公文收文流程收文流程登記編號(hào)批辦傳閱