秘書專業(yè)學(xué)生應(yīng)如何充實自己

1、秘書專業(yè)學(xué)生應(yīng)如何充實自己常冠林秘書學(xué)作為一門新生學(xué)科，就表現(xiàn)出自己獨特的優(yōu)勢，例如，目前秘書專業(yè)學(xué)生 在競爭秘書這個崗位上就有一定的優(yōu)勢。然而隨著社會的發(fā)展，越來越多的人看 好秘書這個職業(yè)。那么我們作為秘書專業(yè)學(xué)生在校期間應(yīng)該如何充實自己，以便 使自己更好的適應(yīng)秘書這個職業(yè)呢？筆者認(rèn)為，秘書專業(yè)學(xué)生在校期間應(yīng)該從以 下幾個方面努力，不斷提高自己的秘書寫作能力，秘書素質(zhì)和秘書技能。一、提高秘書寫作能力秘書寫作能力是秘書人員必備的基本功。因為文件的起草，會議的記錄，業(yè)務(wù)上 的來往等等，都離不開秘帖人員，它是秘卩人員的重要業(yè)務(wù)。然而秘書寫作乂不 同于文學(xué)寫作，因為秘書寫作最主要的特點是實用性，容不

2、得隨心所欲、任意虛 構(gòu)。對于秘書來說，高效高質(zhì)量的完成各種秘書實用文的寫作是其重耍的業(yè)務(wù)。 扎實的寫作能力是秘書自身素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，作為秘書專業(yè)學(xué)生，在校期間應(yīng) 該首先培養(yǎng)良好的秘書寫作能力，了解秘書類應(yīng)用文寫作的種類、特點、原則和 方法。根據(jù)中國共產(chǎn)黨公文處理條例、國家行政公文處理辦法以及國家行政 公文格式等法規(guī)性文件的規(guī)定，秘書應(yīng)用性體裁主要有行政公文，主要包括命 令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復(fù)，意見，函，會 議紀(jì)要等十三種；事務(wù)文書，主耍有報道類文書，探究類文書，預(yù)計類文書等等; 經(jīng)濟(jì)文書，如合同，市場預(yù)測報告等等；社交文書，如慶賀辭，祭吊辭等等；傳 播文體，

3、如消息，聲明等等。對于這些文書的寫作，秘書專業(yè)的學(xué)生必須熟練掌 握它們的格式、行文規(guī)則等要求。另外，秘書專業(yè)學(xué)生除了上課仔細(xì)聽老師講解這些知識外，還應(yīng)該利用課余時間 閱讀一些這方面的書籍，如現(xiàn)代文秘寫作、現(xiàn)代公文寫作與公文處理、公文寫作一點通等等。最好每天都寫一些小文章，每周再對其總結(jié)，多寫應(yīng) 用性的文章，少寫文學(xué)色彩濃重性的文章，因為秘書類應(yīng)用文基本上不需要抒情 性尤其是文學(xué)色彩濃重的文章，除在一些特定的場合外，如演講稿，歡迎詞等。 秘書人員只有具備扎實的文字表達(dá)能力，才能真正的做到“下筆如有神”,為領(lǐng) 導(dǎo)寫出高效高質(zhì)量的符合要求的文章。二、提高熟練操作電腦的能力隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會

4、逐漸變成了信息社會，而熟練的操作電腦已經(jīng)成 為21世紀(jì)人們必備的三大技能（熟練操作電腦的技能，熟練駕駛的技能，熟練 表達(dá)英語的技能）之一?，F(xiàn)在無論是各黨政機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位都冇自己的網(wǎng) 站，他們內(nèi)部成員，尤其是秘書工作者能否及時的交流、獲取各方面的相關(guān)信息, 從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機(jī)會，將成為在市場競爭屮取勝得以發(fā)展 的關(guān)鍵。為了能夠更好的發(fā)展，他們都把電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到h常管理工 作中，因此對網(wǎng)站的管理工作已經(jīng)成為秘書的重要業(yè)務(wù)。作為秘書專業(yè)學(xué)生應(yīng)該具備熟練操作電腦的能力，這包括對電腦軟硬件的構(gòu)成及 其各功能的熟練掌握，打字的速度和對網(wǎng)站的管理等等。尤其是對word, e

5、xcel, powerpoint等off ice軟件的熟練運用。i大i此，秘書專業(yè)學(xué)生必須利用時間充分 學(xué)習(xí)和掌握各項具體的功能以及管理的方法，以便走上工作崗位時更好適應(yīng)其業(yè) 務(wù)，具體可以參閱powerpoint在商業(yè)與教學(xué)演示屮的應(yīng)用、word/excel 在文秘與行政辦公中的應(yīng)用、word/powerpoint/excel完美結(jié)合等書籍。三、接待和社交禮儀接待工作是秘書工作的一項重要業(yè)務(wù)，因為無論是機(jī)關(guān)或者公司的會議，談判， 還是與其他機(jī)關(guān)或者公司進(jìn)行業(yè)務(wù)上的交往都離不開接待工作。有接待工作就必 然離不開社交禮儀，好的機(jī)關(guān)必是非常重視接待和社交禮儀，因為優(yōu)雅的舉止, 整潔的儀表和禮貌的談吐

6、是秘書必備的素質(zhì)，而且從接待和社交禮儀就可以看出 機(jī)關(guān)或者公司的形象。因此作為秘書專業(yè)的學(xué)牛必須掌握接待和社交禮儀的特 點、原則和方法。如接電話時如何稱呼對方以及誰先掛電話，宴會上應(yīng)該穿什么 樣的衣服，病房探視應(yīng)該說什么話，與領(lǐng)導(dǎo)一起洽談業(yè)務(wù)時誰先進(jìn)入電梯以及誰 先出去等等，這都是非常重要的。秘書專業(yè)學(xué)生必須學(xué)習(xí)這方而的知識，閱讀這 方面的書籍和資料或者觀看這方面的影片以及聽這方面的講座，如秘書禮儀、 社交禮儀等書籍，真正做到“習(xí)禮、知禮、守禮、行禮”。四、提高熟練駕駛的能力具有熟練駕駛的能力對于秘書來說也是非常重要的，因為秘書經(jīng)常陪同領(lǐng)導(dǎo)，必 然離不開駕駛。雖然領(lǐng)導(dǎo)外出都冇自己的司機(jī)開車，但

7、秘書也是其駕駛車輛的一 個副手。因此，秘書專業(yè)的學(xué)生必須具備熟練駕駛的能力，這就要求他們學(xué)習(xí)如 何駕駛，以便走上工作崗位吋根號的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。五、提高英語和普通話的表達(dá)能力隨著社會的發(fā)展，全球的交往更加密切，h前的社會已經(jīng)是跨國公司的社會，而 且學(xué)習(xí)英語和漢語越來越為世界人們所重視，己經(jīng)成為一種趨勢。機(jī)關(guān)和公司的 業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，合作的伙伴也從國內(nèi)走向國外，作為秘書人員跟隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項 業(yè)務(wù)的談判和交流，秘書的作用也越來越重要，因此，作為秘書人員就不能僅僅 滿足于只具備熟練的表達(dá)普通話的能力，還必須具備熟練的表達(dá)英語的能力。作 為秘書專業(yè)的學(xué)生就應(yīng)該利用在校期間加強(qiáng)普通話和英語的訓(xùn)練，做到口齒清

8、晰，表達(dá)準(zhǔn)確，以便對方的理解。尤其對于跨國公司來說，涉外秘書更應(yīng)該注重 培養(yǎng)過硬的英語聽說能力和寫作能力，了解英語文化環(huán)境等等。六、提高閱讀興趣的能力 閱讀興趣對于一個人來說，非常重要，尤其是秘書。然而，此處的閱讀興趣主要 是指秘書關(guān)丁木職工作閱讀興趣能力的培養(yǎng)。作為秘書人員，需要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)提 建議以及與領(lǐng)導(dǎo)探討業(yè)務(wù)上的問題。這就需耍采取適當(dāng)?shù)姆绞剑员泐I(lǐng)導(dǎo)能夠接 受且不傷領(lǐng)導(dǎo)的面子。因此，秘書人員就必須借鑒那些優(yōu)秀的進(jìn)諫或建議類公文。 而作為秘書專業(yè)學(xué)生就應(yīng)該自覺的培養(yǎng)自己這方面的閱讀興趣，廣泛的閱讀關(guān)于 這方面的文章，借鑒他們的寫作方式和建議方式，如李斯的諫逐客令，文章 只有僅僅七百多字，

9、就使一個好人喜功的秦始皇取消逐客令，這篇文章可以說是 進(jìn)諫的千古名文。又如駱賓王的代李敬業(yè)傳檄天下文，文章大氣凜然，證據(jù) 充足，直指當(dāng)時掌握政權(quán)的武則天。秘書專業(yè)的學(xué)生可以利用課余時間閱讀這方 面的文章，培養(yǎng)自己這方面的閱讀興趣，不斷的充實自己。另外，秘書專業(yè)學(xué)生除了熟練的掌握本專業(yè)的專業(yè)知識，如秘書史，文書學(xué)，古 代公文選，秘書實務(wù)，公文寫作，中外秘書比較，辦公自動化等等，還應(yīng)該熟練 的了解與本專業(yè)有關(guān)的其他知識，如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，行政管理學(xué)，市場營銷學(xué)，企業(yè) 管理學(xué)等等，因為秘書本身就是“雜家”，因此秘書專業(yè)學(xué)生必須培養(yǎng)廣泛且與 木專業(yè)有關(guān)的閱讀興趣，以便使口己成為綜合性的通才，將來更好的為領(lǐng)導(dǎo)

10、服務(wù)。七、提高秘書素質(zhì)秘書的索質(zhì)主要包括思想政治索質(zhì)，職業(yè)道德修養(yǎng)和個人作風(fēng)修養(yǎng)。秘書的思想 政治素質(zhì)主耍包括政治條件，理論修養(yǎng)，政策水平和法紀(jì)觀念；秘書的職業(yè)道德 修養(yǎng)主要是秘書在履行公務(wù)活動時所表現(xiàn)出來的遵循行為準(zhǔn)則的態(tài)度；秘書的個 人作風(fēng)修養(yǎng)是秘書在實際中對待問題所表現(xiàn)出來的態(tài)度和行為特征。因此，作為 秘書專業(yè)學(xué)生在校期間就應(yīng)該自覺的培養(yǎng)自己在這方面的修養(yǎng)，提高自己的素 質(zhì)，注意自己的言行和法紀(jì)觀念，爭取使自己具備優(yōu)良的思想政治索質(zhì)、良好的 職業(yè)道德和扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)。八、其他能力的培養(yǎng)秘書工作涉及面廣，業(yè)務(wù)范圍大，根拯楊樹森教授編著的秘書實務(wù)（安徽大 學(xué)出版社，2006年6月第1版）對秘書工作分類的論述，我們可以看出，秘書 工作包括政務(wù)性工作，業(yè)務(wù)性工作和事務(wù)性工作三大類共計共計22小類。因此, 對于秘書專業(yè)學(xué)生來說，需要培養(yǎng)的能力還很多，如調(diào)查研究工作，信息工作， 檔案工作，資料工作，通信聯(lián)絡(luò)和處理機(jī)關(guān)日常事務(wù)等等能力的培養(yǎng)，對于這些 業(yè)務(wù)的掌握，不是拍拍