印章及文件管理指南

1、印章及文件管理指南（2009版）（本指南自2009年12月1日起執(zhí)行）目 錄前 言3第一章 職責(zé)說明3第二章 權(quán)限說明4第三章 印章 4第四章 經(jīng)營證照 6 第五章 法務(wù)審核 7第六章 文件/合同 8 附件一 管控模式指南 15 附件二 印章協(xié)管員授權(quán)委托書16附件三 臨時印章授權(quán)委托書17附件四 外出授權(quán)書 17附件五 印章刻制（銷毀）申請表 18附件六 借章審批流程表 19附件七 公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表 20 附件八 XXX項目效益計算表 21附件九 XXX項目供應(yīng)商評審表 24附件十 合同用章審批流程表 25 附件十一 管控文件存檔一覽表 26附件十二 集團文件審批權(quán)限表 29附

2、件十三 用章審批流程表 32附件十四 借閱文件申請表 33附件十五 作廢文件/合同申請表 34附件十六 文件/合同變更用章審批流程表 35附件十七 集團OA功能需求申請表 36前 言本指南適用于廣東 企業(yè)有限公司（以下簡稱“集團”）及下屬的全資經(jīng)營各級專業(yè)公司、職能部門、分支機構(gòu)及項目組（以下簡稱“各單位”）。全資經(jīng)營模式詳細(xì)見管控模式指南（附件一），除全資經(jīng)營模式以外的其它類型請各單位向集團綜合管理部咨詢。集團綜合管理部是集團的管理部門之一。其中擔(dān)負(fù)著各單位印章及文件管理、經(jīng)營證照、法務(wù)等管理工作，并嚴(yán)格按照本指南，遵章守紀(jì)，秉公辦事，監(jiān)管各單位實施指南；各單位如有疑問、意見或建議的，可發(fā)郵

3、件至。如不按本指南執(zhí)行的，產(chǎn)生任何違規(guī)、違法行為，集團將追究當(dāng)事人所有的經(jīng)濟和法律責(zé)任。本印章及文件管理指南(2009版)經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，在正式啟用后原印章及文件管理指南（200803版）停止使用，解釋權(quán)歸集團綜合管理部。第一章 職責(zé)說明第一條 印章的使用執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)簽閱審批制。領(lǐng)導(dǎo)簽閱審批制指各領(lǐng)導(dǎo)對各類審批事項進行實質(zhì)審查后，在集團OA或紙質(zhì)審批單上以簽署意見的方式，表明其對具體申請事項的認(rèn)可。第二條 集團分管領(lǐng)導(dǎo)為所簽批事務(wù)的第一責(zé)任人，相應(yīng)單位的負(fù)責(zé)人為共同責(zé)任人。第三條 印章協(xié)管員（一） 各單位須指定印章協(xié)管員若干名，負(fù)責(zé)跟進使用印章、文件的完整審批流程及辦理手續(xù)，印章協(xié)管員須確

4、保本單位的審批領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)的審批權(quán)限及該領(lǐng)導(dǎo)簽名的真實性，并嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)定。（二） 各單位新印章協(xié)管員上崗前，必須由原印章協(xié)管員協(xié)帶一個月，經(jīng)集團綜合管理部考試合格后，填寫印章協(xié)管員授權(quán)委托書（附件二），并向集團綜合管理部經(jīng)營組提交印章協(xié)管員身份證復(fù)印件備案。（三） 各單位印章協(xié)管員離職/調(diào)職的，須及時與集團綜合管理部經(jīng)營組辦理工作移交手續(xù)。 印章協(xié)管員離職/調(diào)職后所產(chǎn)生的遺留問題由各單位行政負(fù)責(zé)人全部負(fù)責(zé)。（四） 各單位印章文件辦理手續(xù)須指定由印章協(xié)管員經(jīng)辦（職能部門除外），非印章協(xié)管員或其他單位的印章協(xié)管員不允許代辦。如遇特殊情況，須由各單位行政負(fù)責(zé)人填寫臨時印章授權(quán)委托書（附件三）后，

5、提前以郵件方式通知綜合管理部經(jīng)營組。第四條 印章使用時應(yīng)保持至少兩人全程在場，其中含一名集團印章管理員和一名印章協(xié)管員，若非特批，印章使用必須在保管地執(zhí)行。第五條 集團印章管理員不得私自在非工作時間使用印章，各單位如需在非工作時間使用印章的， 需憑已審批的用章審批流程表提前向集團綜合管理部經(jīng)理處申請。第六條 集團綜合管理部印章管理員在辦理印章文件的各項手續(xù)中使用個人私章的，必須向集團綜合管理部經(jīng)理備案。第七條 集團管理層領(lǐng)導(dǎo)簽批原則上應(yīng)在五個工作日內(nèi)完成；集團綜合管理部經(jīng)營組原則上應(yīng)在受理當(dāng)日處理完日常事務(wù)，如遇加急情況，須經(jīng)集團綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后進行加急處理。第二章 權(quán)限說明第八條 各單位

6、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本單位內(nèi)涉及本指南中的事項；如該單位無正職負(fù)責(zé)人，可由集團明文確認(rèn)主持工作的副職負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。第九條 各單位的特殊掛靠業(yè)務(wù)，由實際發(fā)生行為的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。第十條 集團管理層領(lǐng)導(dǎo)及各單位負(fù)責(zé)人外出期間，將對某類事項的審批權(quán)授權(quán)特定人員行使，授權(quán)可直接在集團OA上設(shè)置或書面以郵件方式出具外出授權(quán)書（附件四），被授權(quán)人不允許再授權(quán)其他人；如無預(yù)先授權(quán)，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)由集團管理層秘書組、相應(yīng)的行政部負(fù)責(zé)人、集團綜合管理部進行OA代授權(quán)設(shè)置。第十一條 集團所有員工都可以根據(jù)需要在OA上進行授權(quán)，被授權(quán)人不允許再授權(quán)其他人。第三章 印章第十二條 印章的刻制和注銷本條各款操作須提交印章刻

7、制（銷毀）申請表（附件五）（一） 集團直管印章由集團綜合管理部根據(jù)集團董事會的指示刻制。（二） 各單位自管印章由各單位向集團綜合管理部提出刻章申請，經(jīng)集團總經(jīng)理及集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一刻制，各單位在使用前須將印章樣式、啟用時間、保管專員名單報集團綜合管理部備案。 （三） 印章注銷由集團綜合管理部按照國家相關(guān)法律規(guī)定進行銷毀；當(dāng)公司注銷后，公章、法人章、財務(wù)章及有關(guān)其他印章應(yīng)及時進行銷毀。（四） 原有印章發(fā)生破損、丟失、變形需注銷舊章、刻制新章的，由各單位向集團綜合管理部提出換章申請，經(jīng)集團總經(jīng)理及集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一注銷舊章并啟用新章。第十三條 印

8、章的保管（一） 根據(jù)印章保管方式的不同將印章分為集團直管印章和各單位自管印章兩類： 1、 集團直管印章包括各單位公章、合同章，集團直管印章統(tǒng)一由集團綜合管理部保管。2、 各單位自管印章包括除公章、合同專用章以外的其他類印章，各單位自管印章須指定專人負(fù)責(zé)保管。自管印章啟用后，需每半年向集團綜合管理部報備用章資料（印章登記及用章目錄），由集團綜合管理部對其使用狀況進行監(jiān)督及不定期抽查。3、 對于自管印章，各單位可制定審批流程，先提交集團綜合管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團管理層核準(zhǔn)，方可生效。（二） 印章保管須有詳細(xì)記錄，注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、交印章人、保管人、印章圖樣等信息。（三） 集團

9、綜合管理部印章管理員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意亂放，下班時間和節(jié)假日期間應(yīng)采取防盜措施。如有異常現(xiàn)象或遺失，必須保護現(xiàn)場，及時匯報，配合查處。第十四條 印章移交及接管 （一） 印章需移交各單位自行管理的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理/董事會批準(zhǔn)。由集團綜合管理部與接管單位指定專人辦理印章的移交及接管手續(xù)。（二） 各單位自行管理的印章需移交集團綜合管理部管理的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理/董事會批準(zhǔn)。由移交單位指定專人與集團綜合管理部辦理印章移交及接管手續(xù)。第十五條 非單位分管印章的使用 （一） 各單位如需使用非本單位分管的印章，不涉及金額的需本單位負(fù)責(zé)人及印章所屬單位行政負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審批；涉及金額的還需由印章所

10、屬單位主辦會計審批。（二） 集團管理層領(lǐng)導(dǎo)如需使用非本人分管單位的印章，除須知會該單位的分管領(lǐng)導(dǎo)外，還需由集團總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行操作。第十六條 印章外借（一） 印章外借針對公章和合同章，分兩種方式：長期外借和短期外借；長期外借的時間不得超過一個日歷年，短期外借的時間不得超過五個工作日。1、 印章長期外借主要針對外地單位及本地單位的實際運作狀況，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)行政負(fù)責(zé)人、主辦會計、單位負(fù)責(zé)人、集團副總經(jīng)理、集團總經(jīng)理審批后，由單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)長期保管，并對該印章的使用負(fù)全部經(jīng)濟和法律責(zé)任。2、 印章短期外借主要針對各單位的重大、特殊工作安排，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)

11、行政負(fù)責(zé)人、主辦會計、單位負(fù)責(zé)人、集團副總經(jīng)理、集團總經(jīng)理審批后，由集團綜合管理部與印章協(xié)管員辦理借章手續(xù)。在外借印章期間，印章只能用于所申請事務(wù)的蓋章。如發(fā)現(xiàn)外借印章期間用于非申請事務(wù)的，將嚴(yán)肅處理，由此產(chǎn)生的一切后果由當(dāng)事人承擔(dān)。（二） 印章外借未按規(guī)定時間借章或歸還的，必須由集團綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理借章或歸還手續(xù)。（三） 各單位如需外借非本單位分管的印章，除經(jīng)各自單位行政負(fù)責(zé)人、主辦會計、單位負(fù)責(zé)人、集團副總經(jīng)理審批外，還須集團總經(jīng)理審批。（四） 借章人對借出的印章應(yīng)妥善保管，不得損壞、遺失，如有異常，立刻通知集團綜合管理部。第十七條 法人章 各單位法人章由集團財務(wù)部管理。所有對外簽

12、訂的合同我方簽約人不允許蓋法人章，合同簽約人必須是項目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人也可另授權(quán)指定其他人進行簽約，被授權(quán)簽約人不允許再授權(quán)其他人進行簽約。遇特殊情況，合作方（移動、聯(lián)通/聯(lián)合通信、電網(wǎng)/供電局/電力）要求我方簽約人蓋法人章的，必須在OA上傳合同時在合同登記及審批表備注中詳細(xì)說明情況，經(jīng)審批后進行特殊處理。第十八條 個人私章 各單位所有審批的簽批人及合同簽約人不允許使用個人私章，對使用個人私章的，視為無效審批及無效簽約。 第四章 經(jīng)營證照 第十九條 各單位經(jīng)營證照的新辦、變更、年檢、注銷統(tǒng)一由集團綜合管理部負(fù)責(zé)辦理。經(jīng)營證照包括： （一） 營業(yè)執(zhí)照； （二） 組織機構(gòu)代碼證； （

13、三） 國稅登記證、地稅登記證； （四） 外商企業(yè)涉及的外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書、財政登記證、外匯登記證。第二十條 各單位貸款卡的新辦、變更、注銷由各單位主辦會計自行辦理，辦理后須及時提交集團綜合管理部存檔（原件）。第二十一條 各單位貸款卡的年審，統(tǒng)一由集團綜合管理部負(fù)責(zé)辦理。第二十二條 各單位其他有關(guān)資質(zhì)證照的新辦、年檢、變更、注銷由各單位自行負(fù)責(zé)辦理，辦理后須提交集團綜合管理部存檔（原件）。第二十三條 各單位需公司設(shè)立、變更、注銷的，須按集團統(tǒng)一申請格式填寫公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表（附件七）， 經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團綜合管理部公關(guān)組負(fù)責(zé)辦理。第二十四條 各單位經(jīng)營證照復(fù)印件需用章或借閱的

14、，集團綜合管理部將根據(jù)不同用途（政府部門/合作方），在經(jīng)營證照復(fù)印件上加蓋用途章（本復(fù)印件與原件一致，僅供某某之用/本文件屬保密資料，僅供某某之用），由印章協(xié)管員填寫用途資料。如的確不能加蓋用途章的，由印章協(xié)管員在審批流程表中說明原因并簽字。 第五章 法務(wù)審核第二十五條 法務(wù)審核文件/合同由集團綜合管理部法務(wù)組負(fù)責(zé)。集團綜合管理部法務(wù)組（以下簡稱 “法務(wù)組”）是集團設(shè)立的內(nèi)部專業(yè)法律部門，依照職責(zé)對集團及各單位所簽訂的各類文件/合同進行法律審核。第二十六條 法務(wù)組審核合同的范圍： （一） 集團印章及文件管理指南中必須提供法務(wù)意見的各類合同。 （二） 集團管理層特別要求法務(wù)組審核的各類合同。第二

15、十七條 法務(wù)組審核合同的內(nèi)容： （一） 合法性審核：法務(wù)組將對合同條款的合法性、權(quán)利義務(wù)的平衡性、是否存在合同陷阱等進行法律審核。 （二） 合理性審核：法務(wù)組將對合同商業(yè)性條款是否合理、是否符合商業(yè)慣例及市場規(guī)則等進行一般審閱。第二十八條 法務(wù)組審核合同的流程：（一） 各單位印章協(xié)管員/經(jīng)辦人員將合同電子版及填寫完整的交律師審閱合同工作要求 表以電子郵件的形式發(fā)到 郵箱。 （二） 法務(wù)組審核合同后，將以電子郵件形式將法務(wù)處理回復(fù)表及修改后的合同版本回復(fù)給合同提交人員。 （三） 各單位印章協(xié)管員在提交OA合同審批時，需如實上傳法務(wù)處理回復(fù)表及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如實填寫“律師意

16、見”一欄，由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人說明是否接受法務(wù)組的修改意見及其理由。 （四） 如經(jīng)辦單位通過紙質(zhì)流程進行合同審批，務(wù)必附上法務(wù)處理回復(fù)表，并在法務(wù)處理回復(fù)表上注明是否按法務(wù)意見進行修改，如未按法務(wù)意見修改則需注明理由，并由該單位負(fù)責(zé)人簽字。 （五） 法務(wù)處理回復(fù)表只能由法務(wù)組出具或修改，其他任何部門和人員無權(quán)出具或修改。 （六） 對于規(guī)定要求法務(wù)審核及法務(wù)組已經(jīng)出具法務(wù)處理回復(fù)表的合同，印章協(xié)管員必須將法務(wù)組設(shè)置在合同審批流程內(nèi)，順序位應(yīng)在各單位負(fù)責(zé)人后。第二十九條 法務(wù)組審核合同的時間規(guī)定： （一） 法務(wù)組將在收到要求審核的合同文本后三個工作日（從收到郵件的次日起算）內(nèi)完成審核，各單位提交法務(wù)組

17、審核合同的，均應(yīng)給法務(wù)組預(yù)留不少于三個工作日的審核時間。特別情形下（包括但不限于：合同特別重大、復(fù)雜；對合同內(nèi)容有疑問時無法聯(lián)系到具體經(jīng)辦人等），法務(wù)組可以適當(dāng)延長合同審核時間。 （二） 如合同較為緊急，合同提交人員應(yīng)在電子郵件中注明情況，法務(wù)組將酌情，取得在先提交合同的其他人員同意后，做加急處理。（三） 對于項目負(fù)責(zé)人未認(rèn)真按照相關(guān)指引完成合同基本條款擬訂工作、欠缺大部分主要條款的合同文本，或不采用集團合同范本并無法說明合理理由的，法務(wù)組有權(quán)退回合同提交人員，要求其完成上述工作后再進行審核。（四） 對于不屬于法務(wù)組審核合同范圍的合同咨詢等事項，集團對法務(wù)組不設(shè)完成時間的限制和要求。第六章 文

18、件/合同第三十條 文件/合同類型 （一） 投標(biāo)類文件 1、 投標(biāo)類文件包括：法人證明書、法人授權(quán)委托書；投標(biāo)文件、技術(shù)方案、談判文件、談判回函；投標(biāo)通知書、邀請函、投標(biāo)確認(rèn)（放棄）函/回執(zhí)、選型文件簽收表、招標(biāo)證明、報名表、承諾函；中標(biāo)通知書、中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函、評選確認(rèn)函、投標(biāo)前報名資料等有關(guān)投標(biāo)類文件。資金流向為“流入型”。2、 各單位有關(guān)報價類文件（報價清單、報價說明、項目詢價等）則按報價類文件的審批流程執(zhí)行。3、 在投標(biāo)類及報價類文件中需提交法人資料的，則按投標(biāo)、報價類文件的審批流程執(zhí)行。（二） 合作性文件/合同 合作性文件/合同包括各單位大項目合作文件/合同、普通合作性文件/合同及模版合

19、同。資金流向分別為“流入型”、“流出型”、“其他型”。1、 大項目合作文件/合同 大項目合作文件/合同是指集團牽頭的投資、信貸、融資、借還款合同、新項目合作意向等。2、 普通合作性文件/合同 普通合作性文件/合同是各單位在業(yè)務(wù)運作中，針對某些合作項目，經(jīng)雙方協(xié)商后達成的一種合作約定。 普通合作性文件/合同附屬附件 普通合作性文件/合同附屬附件主要針對廉政協(xié)議、保密協(xié)議、安全協(xié)議等其他附屬附件。根據(jù)實際業(yè)務(wù)運作情況，普通合作性文件/合同的附屬附件可單獨進行流程審批，若附屬附件同框架合同（主合同）一起走審批流程的，則按照框架合同（主合同）審批流程執(zhí)行。 模版合同 模版合同是指各單位在業(yè)務(wù)運作中，與

20、多個合作方簽訂合作合同，其合同版本基本相同。 模版合同須在OA中申請審批，在新建模版合同時，須在備注中詳細(xì)說明模版合同簡要情況并上傳有關(guān)模版合同資料，經(jīng)審批后，印章協(xié)管員憑合同登記及審批表可分批辦理多個合作方合同的用章手續(xù)。（三） 銷售類合同 銷售類合同是指各單位自身產(chǎn)出的軟硬件產(chǎn)品銷售事務(wù)。資金流向為“流入型”。（四） 對外集成采購類合同 1、 對外集成采購類合同是指為集團以外的合作伙伴提供集成服務(wù)所需的采購事務(wù)（與上家簽訂銷售合同后，我方再與下家簽訂采購合同）。資金流向為“流出型”。2、 對外集成采購類合同在OA合同新建時，須在OA中填寫并上傳資料： 填寫關(guān)聯(lián)前置銷售合同OA合同號對外集成

21、采購類合同在OA合同新建時，須在合同登記及審批表關(guān)聯(lián)合同編號中詳細(xì)填寫關(guān)聯(lián)前置銷售合同OA合同號。如關(guān)聯(lián)前置銷售合同在集成采購合同之后簽訂的，無法提供前置銷售合同OA合同號，必須在關(guān)聯(lián)OA合同號處詳細(xì)說明。 上傳報批附件資料對外集成采購類合同在OA合同新建時，須將XXX項目效益計算表(附件八)及XXX項目供應(yīng)商評審表（附件九）上傳OA合同附件中作為報批資料。如不上傳此附表的，必須說明不上傳原因由主辦會計簽字確認(rèn)后上傳至OA合同附件中。3、 代理型招標(biāo)（向合作伙伴提供集成服務(wù)所需的采購事務(wù)進行對外招標(biāo)）則按照對外集成采購類合同審批流程執(zhí)行。（五） 自用采購類合同 1、 自用采購類合同是指自用集成

22、項目的采購事務(wù)，各單位自用于生產(chǎn)、辦公、交際及后勤的采購事務(wù)。資金流向為“流出型”。 2、 自用型招標(biāo)（根據(jù)各單位需自用的采購事務(wù)，對外進行招標(biāo)）及各單位與運營商辦理有關(guān)業(yè)務(wù)文件（如電信ADSL業(yè)務(wù)、電話變更受理、租用帶寬等），則按照自用采購類合同審批流程執(zhí)行。（六） 委托代理類合同 委托代理類合同是指委托招聘協(xié)議、律師代理協(xié)議、商標(biāo)注冊代理協(xié)議、房屋租賃合同、員工保險代理、物業(yè)維護等有關(guān)代理類文件。資金流向為“流出型”。 （七） 委托加工及定制合同 委托加工及定制合同是指從興EPTU設(shè)備、易票聯(lián)POS機、朗昇電子關(guān)鎖、電視移動電視手機定制合同等。資金流向為“流出型”。（八） 項目運作類項目運

23、作類是項目合同簽署后，在運作過程中產(chǎn)生的往來文件，主要分項目類及對方付款類。1、 項目類包括：驗收申請書、初/終驗報告、上線報告、結(jié)題報告、測試報告、運行報告、故障處理報告、分析報告、問題備忘、澄清函；發(fā)貨通知、到貨清單、產(chǎn)品確認(rèn)函、到貨驗收、委托送貨申請；工程進度計劃、項目進度證明、項目相關(guān)聲明/說明、實施通報；服務(wù)確認(rèn)表、服務(wù)考核表、考核結(jié)果；委托書、說明書、承諾書等有關(guān)項目類文件。2、 對方付款類包括：付（請）款申請/通知書、付款申請證明；服務(wù)結(jié)算表、考核表、工作量確認(rèn)（結(jié)算）單等有關(guān)對方付款類文件。（九） 日常普通文件1、 日常普通文件（介紹信、公積金、收入證明、在職證明、工作表現(xiàn)證明

24、、計生證明、無刑事犯罪記錄證明、獨生子女父母光榮證申請、婚育證明等）及日常運作中其他普通文件。2、 普通文件不涉及金額的建議長期授權(quán)行政負(fù)責(zé)人。（十） 法定代表人資料類 法定代表人資料包括：法定代表人（負(fù)責(zé)人）證明書、法定代表人授權(quán)函/授權(quán)委托書、法定代表人身份證/護照/港澳通行證。 （十一） 章程/決議/股權(quán)協(xié)議類 章程/決議/股權(quán)類資料包括：章程/修改章程/補充章程、股東會決議/董事會決議、董事/監(jiān)事/經(jīng)理任職書、董事委派通知書、董事會名單、董事會成員簽字樣式等；股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書及補充協(xié)議等。（十二） 公共信息類公共信息類包括：向政府機構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項目資料、知識產(chǎn)權(quán)類、外部調(diào)查及詢問。

25、1、 向政府機構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項目資料 向政府機構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項目資料的基金、獎勵、高新認(rèn)定及其他申請項目資料。 2、 知識產(chǎn)權(quán)類 知識產(chǎn)權(quán)類包括：涉及公司名稱、商標(biāo)、資質(zhì)、版權(quán)、專利、域名、特服號等有關(guān)其他知識產(chǎn)權(quán)類文件。3、 外部調(diào)查及詢問 外部調(diào)查及詢問是指各單位接到政府部門、事業(yè)單位、軟件機構(gòu)及其他機構(gòu)以郵件、電話、書面等方式進行調(diào)查并需提供單位的信息資料。第三十一條 格式、存檔要求（一） 格式要求1、 各單位文件審批方式采用紙質(zhì)審批及OA審批兩種：紙質(zhì)審批主要針對文件審批；OA審批主要針對合同審批。 2、 各單位所有合同審批流程必須在集團OA系統(tǒng)中進行審批。自用采購類合同、委托代理

26、類合同、委托加工類合同、對外集成采購類合同禁止進行紙質(zhì)審批。其他類型合同遇特殊情況需進行紙質(zhì)審批的，必須嚴(yán)格按合同用章審批流程表（附件十）填寫，且每份合同用章審批流程表只允許填寫一份合同進行審批。合同雙方用章后由印章協(xié)管員在OA系統(tǒng)中上傳紙質(zhì)合同所有資料（掃描版）及合同用章審批流程表（掃描版），并及時將合同OA號告知集團綜合管理部。3、 各單位在OA系統(tǒng)中的各項審批流程須先由印章協(xié)管員根據(jù)集團審批流程進行設(shè)定，審批流程設(shè)定后，經(jīng)集團綜合管理部認(rèn)證后方可在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)合同審批。4、 各單位文件編號規(guī)則由各單位自行制訂，合同編號則根據(jù)合同類型在OA系統(tǒng)中自動生成。5、 所有對外簽訂的合同我方簽約

27、人由各單位負(fù)責(zé)人親筆簽名或按OA已審批的合同登記及審批表中指定合同簽約人進行簽約。6、 所有對外簽訂的合同，合作方用章必須是公章（原?。┗蚝贤拢ㄔ。┓揭暈楹戏ㄓ行?，且用章名稱須與合作方公司名稱完全相符。7、 所有對外簽訂的合同均需在集團OA上附加合作方最新年檢營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件）或合作個人的身份證（復(fù)印件）。合作方為政府機構(gòu)、大型公眾機構(gòu)、事業(yè)單位的可以免于附加營業(yè)執(zhí)照。若屬我方“資金流入型”的合同，暫不能提供營業(yè)執(zhí)照的可先辦理用章再補交。如確實無法提供合作方營業(yè)執(zhí)照副本/個人身份證復(fù)印件的，在新建OA合同的備注中說明不能提供的原因后，還需在合同附件中上傳經(jīng)單位負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)不能提供合作

28、方營業(yè)執(zhí)照的文件。8、 所有對外簽訂的合同必須按合同條款中約定的份數(shù)進行用章。9、 OA合同關(guān)聯(lián)合同編號 各單位在OA系統(tǒng)中審批的各項合同，有關(guān)聯(lián)合同的必須填寫完整關(guān)聯(lián)合同OA號。10、 OA合同取消蓋章 OA合同取消蓋章主要針對在OA系統(tǒng)中完成審批流程后，合同出現(xiàn)變化無需蓋章的情況。各單位須每半年對無需蓋章的合同進行清理，并已書面形式經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后上交集團綜合管理部，由集團綜合管理部在OA合同中調(diào)為取消蓋章狀態(tài)。 （二） 存檔要求1、 集團實行兩級文件管理制，即集團和各單位分別保存應(yīng)存檔的文件/合同。2、 根據(jù)集團管控模式中文件存檔要求嚴(yán)格執(zhí)行，詳細(xì)見管控文件存檔一覽表（附件十一）。3、

29、 已蓋章未存檔文件/合同自蓋章即日起60天內(nèi)須交回集團綜合管理部存檔，如不能按 期存檔的，印章協(xié)管員須在存檔期限內(nèi)提前3天以郵件方式向集團綜合管理部說明情況。 未按執(zhí)行的，各單位文件/合同逾期未存檔由集團綜合管理部通知集團財務(wù)部、集團審計部對未存檔文件/合同暫時無效。4、 各單位文件/合同丟失無法存檔的，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人書面核準(zhǔn)后提交集團綜合管理部備案。5、 外地單位應(yīng)將規(guī)定的集團存檔文件/合同郵寄至集團綜合管理部存檔。6、 文件/合同存檔時，印章協(xié)管員須與集團綜合管理部辦理存檔手續(xù)。7、 各單位提交給集團綜合管理部存檔的文件應(yīng)確保內(nèi)容完整，如有附件及補充資料應(yīng)及時存檔。8、 集團綜合管理部負(fù)

30、責(zé)將存檔文件/合同分類歸檔、進行登記并確保安全。第三十二條 審批流程（一） 各單位須嚴(yán)格按照集團文件審批流程執(zhí)行，詳細(xì)見 集團文件審批流程表（附件十二）。（二） 各單位在辦理各類文件審批流程時，必須嚴(yán)格按照審批流程的先后次序進行審批，杜 絕進行走倒流程審批。 （三） 各單位如遇特殊情況需自行擬訂文件審批流程的，須上報集團綜合管理部經(jīng)理審批，由集團綜合管理部提交集團總經(jīng)理/董事會批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。第三十三條 用章方式（一） 文件用章1、 文件用章憑有效用章審批流程表（附件十三）到集團綜合管理部辦理用章手續(xù)，用章審批流程表須詳細(xì)填寫用章資料，字跡填寫清晰易識別。用章后，印章協(xié)管員與集團綜合管

31、理部用章人須同時在用章審批流程表中簽字確認(rèn)。2、 辦理文件用章后，印章協(xié)管員/經(jīng)辦人不允許在已用章的用章審批流程表中添加其他文件再進行用章。3、 各單位辦理員工個人收入證明用章的，必須由主辦會計在用章審批流程表中注明大寫金額。用章時，由集團綜合管理部用章人核對用章單上主辦會計注明的金額與實際用章收入證明一致后方可用章。如主辦會計簽批后不注明大寫收入金額的，由員工自行在用章審批流程表上填寫收入金額后進行用章，用章后所產(chǎn)生的一切責(zé)任由主辦會計負(fù)責(zé)。（二） OA合同用章 OA合同用章前由各單位印章協(xié)管員在合同右上角填寫OA編號(簡填后八位數(shù)字)，并檢查我方合同簽約人是否按指定簽約人進行簽約、日期是否

32、已填寫（日期待定可補填）、用章合同與OA合同電子文檔是否一致。檢查無誤后，憑OA已審批的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊瘓F綜合管理部辦理合同用章手續(xù)。辦理用章時需登記用印日期、份數(shù)、存檔情況、OA編號，由印章協(xié)管員簽字確認(rèn)用印合同與OA合同電子文檔一致，如不一致，一切后果由印章協(xié)管員承擔(dān)責(zé)任，辦理完合同用章后由集團綜合管理部用印人簽字確認(rèn)。第三十四條 借閱（一） 各單位需借閱文件/合同的，須按借閱文件申請表（附件十四）詳細(xì)填寫，經(jīng)審批后將申請表交集團綜合管理部辦理借閱手續(xù)。如借閱文件（復(fù)印件）需蓋公章的，可直接填寫用章審批流程表進行辦理。（二） 借閱文件/合同（原件）未按規(guī)定時間借

33、閱或歸還的，必須由集團綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理借閱或歸還手續(xù)。（三） 借閱文件/合同必須愛護，保持整潔，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自涂改、翻印、抄錄轉(zhuǎn)借和遺失。第三十五條 作廢（一） 作廢審批流程 文件/合同作廢的，需重新履行原審批流程。（二） 作廢操作方式 文件/合同作廢主要針對已用章的文件/合同。 文件/合同需作廢的，填寫作廢文件/合同申請表（附件十五），經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件/合同（原件）交回集團綜合管理部進行作廢處理，文件/合同作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團綜合管理部負(fù)責(zé)銷毀。 第三十六條 變更（一） 內(nèi)容變更審批流程 1、 金額、付款方式、主要

34、條款、內(nèi)容等重大信息變更的，必須重新履行原文件/合同的審批流程。2、 對文件/合同無實質(zhì)影響的信息變更必須經(jīng)項目負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審批。 （二） 內(nèi)容變更操作方式1、 我方已用章的文件/合同需變更內(nèi)容的，填寫紙質(zhì)文件/合同變更用章審批流程表（附件十六）。經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件/合同（原件）交回集團綜合管理部進行作廢處理，文件/合同作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團綜合管理部負(fù)責(zé)銷毀。文件/合同變更內(nèi)容進行用章時，印章協(xié)管員須與集團綜合管理部辦理完作廢手續(xù)后，方可用章變更內(nèi)容的文件/合同。 2、 我方未用章的OA合同需變更內(nèi)容的，必須在OA系統(tǒng)合同變更列表

35、中進行合同更改申請，經(jīng)OA審批后，憑變更后的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊瘓F綜合管理部辦理用章手續(xù)。 第三十七條 OA功能需求（一） 各單位OA功能需求申請由集團綜合管理部統(tǒng)一管理，全面開發(fā)實施由集團技術(shù)部負(fù)責(zé)。（二） 各單位OA功能需求申請的，需填寫集團OA功能需求申請表（附件十七）。經(jīng)批準(zhǔn)后， 由印章協(xié)管員將集團OA功能需求申請表交集團綜合管理部辦理，集團綜合管理部負(fù)責(zé)跟進OA功能需求完成進度情況。（三） 各單位OA功能需求申請涉及到人事或財務(wù)系統(tǒng)的，除按正常流程審批外，還需增加集團人力資源部經(jīng)理、集團財務(wù)部經(jīng)理及集團財務(wù)部總監(jiān)審批。第 24 頁 共 39 頁附件一：附件二：

36、印章協(xié)管員授權(quán)委托書 NO：單位/部門： 授權(quán)人（單位負(fù)責(zé)人）： 被授權(quán)人（印章協(xié)管員）： 性別： 職位： 身份證號碼： 聯(lián)系電話： 為規(guī)范工作流程，提高工作效率，授權(quán)人特授權(quán) 擔(dān)任印章協(xié)管員一職。被授權(quán)人必須嚴(yán)格遵照 集團印章及文件管理指南及所有規(guī)章制度，高效率地完成各項工作并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。并承諾：一、被授權(quán)人不從事任何損害 公司/部門利益的活動。二、被授權(quán)人承諾嚴(yán)格遵照 集團制訂的印章及文件管理指南及所有規(guī)章制度，并履行相關(guān)的權(quán)利義務(wù)。三、以上內(nèi)容經(jīng)授權(quán)人授權(quán)被授權(quán)人簽字后即發(fā)生法律效力，對授權(quán)人與被授權(quán)人已產(chǎn)生約束力，若有違反的行為產(chǎn)生的后果由授權(quán)人與被授權(quán)人承擔(dān)法律責(zé)任。四、一至三點

37、未盡事宜，遵照相關(guān)法律的規(guī)定執(zhí)行。五、授權(quán)日期： 年 月 日至 年 月 日。 自簽訂授權(quán)日期起至新的授權(quán)書簽訂日止。本授權(quán)委托書一式一份， 集團綜合管理部存檔原件、授權(quán)單位/部門行政部備存復(fù)印件。授權(quán)人（簽字）： 被授權(quán)人（簽字）： 日 期： 年 月 日 日 期： 年 月 日附：請?zhí)峤槐皇跈?quán)人（印章協(xié)管員）身份證復(fù)印件一份附件三：臨時印章授權(quán)委托書因 原因，現(xiàn)委托 工號： ，于 年 月 日前往集團綜合管理部辦理用章工作，用章內(nèi)容： 。在臨時印章授權(quán)委托期間，本人愿意為此用章承擔(dān)一切責(zé)任。XX專業(yè)公司/XX職能部門XXX（行政負(fù)責(zé)人）：年 月 日附件四：外 出 授 權(quán) 書 NO：單位/部門填表日

38、期 年 月 日授權(quán)人被授權(quán)人授權(quán)日期 年 月 日 至 年 月 日 共 天審批流程授權(quán)說明¨ 行使 的一切職權(quán)（或?qū)徍似胀愇募昂贤痤~小于 萬的審批職權(quán)）¨ 其他授權(quán)說明： 備注附件五： 印章刻制（銷毀）申請表 NO：申請單位日期印章名稱請選擇： 刻制印章 銷毀印章印章規(guī)格印章樣式（刻制或銷毀都必須在此保留樣式）材質(zhì)¨牛角 ¨回墨 ¨其它 形狀¨圓形 ¨橢圓 ¨方形¨其它 大小¨固定 ¨非固定 請選擇： 刻制用途 銷毀原因 印章啟用日期 印章最后使用日期 單位負(fù)責(zé)人集團副總經(jīng)理集團總

39、經(jīng)理印 章 簽 收 記 錄 印章接收人簽名印章接收日期備注：1、印章刻制（銷毀）申請表經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后，請交集團綜合管理部辦理。 2、印章啟用后，請每半年向集團綜合管理部報備用章資料。附件六：借 章 審 批 流 程 表 NO: 申請日期：申請單位/部門借章申請人需借章時間年 月 日至 年 月 日，借章共 天。外借印章名稱印章指定簽收人借章事由行政負(fù)責(zé)人主辦會計單位負(fù)責(zé)人集團副總經(jīng)理集團總經(jīng)理備 注以 下 內(nèi) 容 借 章 時 填 寫借章人簽收/日期 集團綜合管理部經(jīng)辦人借章歸還人/日期集團綜合管理部經(jīng)辦人附件七：公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表 NO：申請單位申請人申請日期 年 月 日請選擇&#

40、168;設(shè)立 ¨變更 ¨注銷事由說明單位負(fù)責(zé)人意見集團綜合管理部意見集團財務(wù)經(jīng)理集團財務(wù)總監(jiān)集團副總經(jīng)理集團總經(jīng)理備 注公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表經(jīng)批準(zhǔn)后，請交集團綜合管理部公關(guān)組。附表八：（請向主辦會計索取Excel版本） 項目效益計算表編制說明一、 合同金額：此部分合同金額是指含稅金額（1） 銷售收入：指商品銷售收入（此部分收入公司一般開具增值稅發(fā)票，小規(guī)模納稅為普通發(fā)票），此部分銷售收入按含增值稅的金額填列；（2） 服務(wù)收入：一般指軟件開發(fā)或技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等收入（此部分收入公司一般開具普通發(fā)票），此部分收入就是合同金額二、 毛利率：（收入-成本）/收入（4）

41、銷售毛利率=（18）/（1）（5） 服務(wù)毛利率=（19）/（2）三、 項目采購成本：需要向第三方采購硬件或軟件產(chǎn)品所產(chǎn)生的成本（6） 軟件成本：僅指向第三方采購軟件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（7） 硬件成本：僅指向第三方采購硬件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（8） 原材料成本：向第三方采購原材料用于公司產(chǎn)品中并銷售給客戶的成本（含增值稅）（9） 其他成本：第三方利潤（含增值稅）（11） 服務(wù)成本：與上述第（2）服務(wù)收入相對應(yīng)的成本，但一般僅指第三方提供服務(wù)的金額四、項目稅金：主要是指營業(yè)稅及附加以及應(yīng)交增值稅（13）營業(yè)稅=（2）服務(wù)收入*5%，如果涉及到城建稅和教育費附加（內(nèi)資企

42、業(yè)），也應(yīng)在此反映；（15）銷項稅=（1）銷售收入/1.17*17%；如果是小規(guī)模納稅人則此銷項稅=（1）銷售收入/（1+征收率）*征收率 （征收率為6%或4%）（16）進項稅=（10）銷售成本*1.17*17%，僅指向第三方采購并能取得增值稅發(fā)票的金額才可以用于進項稅的抵扣；如果是小規(guī)模納稅人，則無進項稅抵扣，此項為零；五、毛利：商品銷售毛利和服務(wù)毛利（18）銷售毛利=（1）銷售收入-（10）銷售成本-（14）應(yīng)交增值稅（19）服務(wù)毛利=（2）服務(wù)收入-（12）服務(wù)成本-(13)營業(yè)稅聯(lián)單六、項目費用：相對較為直接的費用，各專業(yè)公司可以根據(jù)實際情況調(diào)整相關(guān)費用項目（一）固定資產(chǎn)折舊（21）臺

43、式電腦折舊：用于產(chǎn)品開發(fā)的臺式電腦折舊金額（會計上的折舊年限為5年，但進行項目估算時可以加速折舊按3年計算）（22）手提電腦折舊：同上（23）其他設(shè)備折舊：根據(jù)各專業(yè)公司實際情況填列； 上述三項費用各專業(yè)公司填列時可以根據(jù)自身情況進行取舍（二）費用：根據(jù)各公司實際情況填列與項目相關(guān)的主要費用（三）人員成本：根據(jù)各公司實際情況估算七、其他稅費：（37）印花稅=（3）收入合同金額+（6）軟件采購合同金額+（7）硬件采購合同金額+（11）服務(wù)合同金額*0.03%；主要是指涉及到公司主要的購銷合同按0.03%提交印花稅（38）防洪維護費=（1）/1.17+(2)*0.09%；指按會計上的主營業(yè)務(wù)收入計提，即商品銷售收入不含增值稅，服務(wù)收入含營業(yè)稅；如果是小規(guī)模納稅人，則用相應(yīng)的征收率將銷售收入換算成不含稅收入；八、項目利潤總額與項目相關(guān)較為直接的利潤估算，對于其他一此間接費用（如大樓租金、水電費等，可以算作沉沒成本）沒有反映；通過此表，總體上可估算該項目所產(chǎn)生的利潤，便于進行項目決策。附件九：XXX項目供應(yīng)商評審表設(shè)備目錄價格銷售價格銷售折扣供應(yīng)商初次報價初次報價折扣最終報價毛利