收發(fā)郵件email的禮儀匯總

1、收發(fā)郵件email的禮儀匯總以下是收發(fā)郵件的禮儀總結(jié)，希望對你有所協(xié)助！郵件標(biāo)題:電子郵件和信頭的主要區(qū)別是增加了郵件的標(biāo)題。在主題欄中，用幾句簡短的話總結(jié)整個郵件的內(nèi)容，以便收件人可以權(quán)衡郵件的優(yōu)先級并單獨處理。1.務(wù)必不要把標(biāo)題留空，這是最不尊重的。2.標(biāo)題應(yīng)該短，不要長，不要讓outlook使用.顯示您的標(biāo)題。3.最好寫一封來自* *公司的郵件，以便對方一眼就能明白并方便地保存。時間可以不指定，由于一般的電子郵件會自動生成，書寫會特別苦惱。4.標(biāo)題應(yīng)該真正反映文章的內(nèi)容和重要性，防止使用不明晰的標(biāo)題，如“王壽”。也不要使用沒有實際內(nèi)容的隨機(jī)主題，比方:“嘿！”或者“留著它！”一封信盡量只

2、關(guān)注一個主題，不要在信中談?wù)撎貏e多事情，以便以后安排。6.大寫字母或特別字符(如“*！”可以酌情用來突出標(biāo)題和吸引收件人的留意，但應(yīng)該適度，特別是不要隨意使用“緊急”之類的詞。7.回復(fù)對方郵件時，標(biāo)題應(yīng)按照回復(fù)的內(nèi)容而改變，而不是RERE。8.最重要的一點是，主題不能出現(xiàn)打字錯誤和不一致。不要只是檢查文本，而是在發(fā)送之前不記得檢查主題。主題是給別人第一印象，必須小心慎重。電子郵件中的地址和征詢候語:1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件人并采取恰當(dāng)?shù)拇胧?。在郵件開頭給收件人寫地址。這不僅是禮貌的，而且明晰地提示收件人這封郵件是發(fā)給他的，并要求他給出必要的回復(fù)。假設(shè)有多個收件人，您可以呼叫所有人。假設(shè)對方有職位，他

3、/她應(yīng)該按照他/她的職位被尊敬地稱呼，如“經(jīng)理x”；假設(shè)你不明晰本人的位置，你應(yīng)該像往常一樣稱呼本人為“x先生”和“x小姐”，但是你應(yīng)該先說明你的性別。不熟悉英文名字的人不應(yīng)該直截了當(dāng)稱呼他們，高于本人水平的人也不應(yīng)該直截了當(dāng)稱呼他們。直呼你的全名也是不禮貌的。不要逮捕任何有Dearxxx '的人，這看起來特別熟悉。關(guān)于格式，地址寫在第一行的大寫。2.最好在2 .電子郵件的開頭和結(jié)尾打個招呼最簡單的開始方式是用中文寫“嗨”、“你好”或“你好”。第一個征詢候是更改地址并在兩個空格內(nèi)書寫。在句子的末尾，寫一個征詢候就足夠了，寫一個中文征詢候，比方“祝你成功”。假設(shè)你是長者，你應(yīng)該用“這個敬

4、禮”。請留意，標(biāo)準(zhǔn)格式的字母應(yīng)該在特別正式的場合中充分使用，“朱”和“支竹”是緊接在行尾或行首的兩個空格，而“李順”和“敬禮”那么寫在行首。俗話說，“許多人不會由于別人的禮貌而責(zé)備他們”，禮貌總是好事。即便郵件有征詢題，對方仍然可以平復(fù)地看著。消息正文:1.郵件正文應(yīng)該簡明扼要，書寫流暢假設(shè)對方不認(rèn)識你，首先應(yīng)該說明的是你本人的身份。必須公布你所代表的企業(yè)的名稱，以示對對方的尊重。罵人的身份應(yīng)該簡明扼要。它最好與這封郵件和對方有關(guān)。它的主要功能是使收件人可以順利理解電子郵件的目的。不要盲目。這是生意。人們不明白你是誰，他們必須等到最后。然而，它不應(yīng)該太多。簽名文件中應(yīng)注明一些與文本無關(guān)的聯(lián)絡(luò)信

5、息。電子郵件文本應(yīng)該簡約明了；假設(shè)有特別多詳細(xì)內(nèi)容，主體應(yīng)該只做一個概要介紹，然后寫一個單獨的文件作為附件來詳細(xì)描繪。文章應(yīng)該流暢，使用簡單的單詞和短句，表達(dá)準(zhǔn)確明晰，防止晦澀的句子。最好不要讓別人滾動閱讀你的郵件，也不要向唐僧學(xué)習(xí)。2.留意郵件的討論語氣按照接收者和他本人之間的熟悉程度和等級關(guān)系；不管郵件是內(nèi)部的仍然外部的，選擇適宜的語氣進(jìn)展討論，以免給對方帶來不適。請互相尊重，感激，其他的語句應(yīng)該經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件特別容易傳遞給別人，因而對別人意見的評論必須慎重客觀。“郵局”是一個深化的教訓(xùn)！3.為明晰起見，電子郵件文本使用列表，如1234。假設(shè)事情特別復(fù)雜，最好在下面的第1、2、3和4段

6、中明晰地解釋。保持你的段落簡短而不冗長，沒有人有時間看你沒有章節(jié)的長篇演講。4.在一封郵件中完成信息最好在一封電子郵件中明晰準(zhǔn)確地陳述所有相關(guān)信息。兩分鐘后不要再發(fā)“補(bǔ)充”或“更正”郵件，這會讓人特別反感。5.盡可能防止拼寫錯誤和發(fā)音錯誤，并留意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重，也是對本人態(tài)度的表達(dá)。假設(shè)是英文郵件，最好打開拼寫檢查功能。假設(shè)是中文郵件，留意拼音輸入法帶給你的弱智者的同音字。在發(fā)送郵件之前，一定要細(xì)心閱讀，檢查書寫是否流暢，拼寫是否錯誤。6.合理及時的重要信息不要使用大寫字母、粗體斜體字、彩色字體、增加字體大小等方式來提示一些信息。合理的暗示是必要的，但是太多的暗示會使人失去留意

7、力并阻礙閱讀。7.合理使用圖片、表格和其他方式來輔助闡述關(guān)于許多具有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的電子郵件，特別難簡單地用書面方式明晰地描繪它們。假設(shè)你用圖表詳細(xì)說明，接收者確信會贊揚你的考慮。8.不要總是使用笑臉字符，比方:)，這在商務(wù)信函中相當(dāng)輕浮。商務(wù)電子郵件不是你的情書，因而最好小心使用。只有當(dāng)你確實需要強(qiáng)調(diào)某個放松的氣氛時才使用它，比方now -:)郵件附件:1.假設(shè)郵件有附件，應(yīng)提示收件人查看正文中的附件。2.附件文件應(yīng)該以有意義的名稱命名。最好總結(jié)附件的內(nèi)容，以便在收件人下載后便于治理。3.文本應(yīng)簡要描繪附件的內(nèi)容，尤其是當(dāng)有多個附件時。4.附件的數(shù)量不應(yīng)超過4個。假設(shè)數(shù)量特別大，應(yīng)該將其

8、打包并壓縮成一個文件。5.假設(shè)附件是特別格式的文件，請在正文中解釋打開方法，以免阻礙使用。6.假設(shè)附件太大(不應(yīng)超過2MB)，應(yīng)將其分成幾個小文件并單獨發(fā)送。郵件語言和漢字編碼的選擇；1.僅在必要時使用英語郵件英語電子郵件只是交流的工具，不是夸耀和練習(xí)英語的工具。假設(shè)收件人中有外國人，應(yīng)該用英語郵件交流。假設(shè)收件人是來自其他國家和地區(qū)的中國人，也應(yīng)使用英語進(jìn)展交流。由于中文編碼的征詢題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能會出現(xiàn)亂碼。2.尊重彼此的習(xí)慣，不要發(fā)英文郵件假設(shè)對方和你之間的郵件是中文的，請不要聰明地給他發(fā)英文郵件。假設(shè)對方用英語給你發(fā)郵件，不要用中文回復(fù)。3.關(guān)于一些信息豐富或重要的郵件，建

9、議使用中文。您特別難保證您的英語表達(dá)水平或收件人之一的英語理解水平有征詢題，這將阻礙郵件中所涉及征詢題的處理。4.選擇字體大小和字體以便于閱讀。關(guān)于中文，使用歌曲或新歌；關(guān)于英文，使用宋體或宋體，字體大小為5或10。這是被證明最適宜在線閱讀的字體大小和字體。不要使用驚奇的字體或斜體。最好不要使用背景文具，尤其是用于公務(wù)郵件。不要設(shè)置太大的字體來突出顯示內(nèi)容，拖動滾動條特別苦惱。也不要太小，苦惱和損害你的眼睛。郵件結(jié)尾簽名:每封郵件都應(yīng)該在末尾簽名，如此對方才能明晰地明白發(fā)件人的信息。盡管你的朋友可能會從發(fā)送者那兒認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計如此的工作。1.簽名信息不應(yīng)該太多有必要在電子郵件的末

10、尾添加簽名文件。簽名文件可以包括諸如姓名、職位、公司、地址等信息。但信息行數(shù)不應(yīng)太大，一般不超過4行。你只需要在上面放一些必要的信息。假設(shè)對方需要更詳細(xì)的信息，它自然會聯(lián)絡(luò)你。援用一個短語作為你簽名的一部分是可行的，比方你的座右銘或者公司的口號。然而，有必要區(qū)分收件人和場合，并記住要恰當(dāng)。2.不要只使用一個簽名文件關(guān)于內(nèi)部、私人和熟悉的客戶，簽名文件應(yīng)該簡化。過于正式的簽名文件會疏遠(yuǎn)對方。您可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名文件，并靈敏地調(diào)用它們。3.簽名文件文本應(yīng)與文本文本(簡體、繁體或英文)匹配，以防止混淆。字體大小通常應(yīng)該小于文本字體。郵件回復(fù)技巧:1.及時回復(fù)郵件收到別人的重要郵件后，

11、通常需要立即回復(fù)對方。這是對別人的尊重。理想的回復(fù)時間是2小時以內(nèi)，特別是關(guān)于緊急和重要的郵件。立即處理每封郵件需要特別多時間。關(guān)于一些低優(yōu)先級郵件，可以在特定時間處理，但一般不超過24小時。假設(shè)事情特別復(fù)雜，你不能給予及時和明確的答復(fù)，至少你應(yīng)該給予及時的答復(fù)，并說“收到，我們現(xiàn)在正在處理，一旦有結(jié)果，我們將在現(xiàn)在給予及時的答復(fù)”。不要讓對方等得太久，記住:及時回應(yīng)，即便只是確認(rèn)收到。假設(shè)你在出差或度假，你應(yīng)該設(shè)置一個自動回復(fù)功能來提示發(fā)送者，以免阻礙你的工作。2.做出有針對性的回應(yīng)答復(fù)答復(fù)中的征詢題時，最好將相關(guān)征詢題復(fù)制到答復(fù)中并附上答案。不要用簡單的，那太生硬了，應(yīng)該進(jìn)展必要的闡述，讓

12、對方一次理解，防止重復(fù)溝通，浪費資源。3.答復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)了一封大郵件，你只回復(fù)了“是”、“是”、“感激”和“已經(jīng)明白”，這是特別不禮貌的。不管如何，你應(yīng)該加10個單詞來表達(dá)你的敬意。4.不要屢次答復(fù)同一個征詢題，也不要建造高樓。假設(shè)發(fā)送方和接收方對同一征詢題的回復(fù)超過3次，這只能說明溝通不暢和解釋不明晰?，F(xiàn)在，在做出推斷之前，應(yīng)采納溝通等其他方法。電子郵件有時不是最好的交流方式。關(guān)于更復(fù)雜的征詢題，多個收件人經(jīng)常回復(fù)并表達(dá)他們的意見。郵件越多，就越高。這將導(dǎo)致郵件太長、太笨拙而無法閱讀?，F(xiàn)在，我們應(yīng)該總結(jié)前面討論的結(jié)果，減少重量，突出有用的信息。5.區(qū)分回復(fù)和回復(fù)(分別回復(fù)和全

13、部回復(fù))假設(shè)只有一個人需要明白一些事情，就單獨回復(fù)他。假設(shè)你對發(fā)件人的要求作出了回應(yīng)，你應(yīng)該重播并讓每個人都明白。不要讓對方幫你完成這件事。假設(shè)你不明晰發(fā)件人提出的征詢題，或者有不同的意見，你應(yīng)該單獨與發(fā)件人溝通，不要在每個人面前重復(fù)和討論發(fā)件人。當(dāng)你討論過它的時候讓我們明白。不要經(jīng)常給你的老總發(fā)結(jié)果不確定的郵件。在點擊“回復(fù)所有人”之前，請三思！6.主動操縱郵件流量為了防止不必要的答復(fù)和資源浪費，可以指定一些收件人在文本中作出答復(fù)，或者在文本末尾添加以下句子:“全部完成”、“不需要采取行動”、“僅供參考，不需要答復(fù)”。正確使用郵件傳遞，抄送，密件抄送:區(qū)分收件人、抄送和密件抄送1.收件人應(yīng)該接受這封郵件中涉及的主要征詢題，并對其做出回應(yīng)。2.抄送人只需要明白這件事。抄送人沒有義務(wù)回復(fù)電子郵件。因而，假設(shè)抄送人有建議，他們因而可以回復(fù)電子郵件。3.密件抄送是機(jī)密的，也確實是說，收件人不明白您已將其發(fā)送給密件抄送。這可能用于特別規(guī)情況。4.收件人在抄送中的安排應(yīng)遵照一定的規(guī)那么。例如，按部門；按照工作等級從高到低或