檔案工作質(zhì)量評(píng)估完善策略之我見

1、檔案工作質(zhì)量評(píng)估完善策略之我見【摘要】檔案工作質(zhì)量評(píng)估與管理是當(dāng)前檔案界實(shí)際管理工作的重 耍課題，在理論上和實(shí)際上都有著重人的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案工作質(zhì)量評(píng)估 受到越來越多重視和關(guān)注的同時(shí)，國內(nèi)對(duì)于評(píng)估體系和具體指標(biāo)的研究都 還沒有形成系統(tǒng)、全面、規(guī)模性的研究?；诖?，本文對(duì)此檔案工作質(zhì)量 評(píng)估完善策略進(jìn)行一番探討。【關(guān)鍵詞】檔案質(zhì)量評(píng)估管理一、提高認(rèn)識(shí)，明確評(píng)估目的檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的在于通過加強(qiáng)黨和政府以及各級(jí)檔案行政 管理部門對(duì)檔案事業(yè)的宏觀指導(dǎo)和管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范 化，提高檔案工作的水平和服務(wù)效益，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，使檔 案事業(yè)在為全國建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建社會(huì)主義和諧

2、社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮更大 的作用。參與評(píng)估的機(jī)構(gòu)和部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案工作質(zhì)量評(píng)估的重要 性，不能為了應(yīng)付升級(jí)評(píng)估而評(píng)估。要真正做到以評(píng)促建，以評(píng)促改，更 好的發(fā)揮檔案工作質(zhì)量評(píng)估的作用。第一，針對(duì)檔案工作質(zhì)量評(píng)估的具體 指標(biāo)指導(dǎo)日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質(zhì)量；第二，明 確檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的，可以避免臨近評(píng)估時(shí)的突擊應(yīng)對(duì)行為，不會(huì) 對(duì)檔案日常管理工作的秩序產(chǎn)生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼 續(xù)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，使全面工作統(tǒng)籌兼顧；第三，檔案工作質(zhì)量評(píng)估可 以使檔案工作人員充分發(fā)揮各自的專長，有利于推動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作標(biāo) 準(zhǔn)化、規(guī)范化的開展，能加速檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的步伐。二

3、、加強(qiáng)日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控(1) 將評(píng)估指標(biāo)量化到日常工作屮。這就要求我們按照檔案工作質(zhì) 量評(píng)估的基木耍求和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案管理專業(yè)人員各自的專長，在不影響 日常檔案管理工作的前提下，把各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)量化到個(gè)人按期完成指標(biāo)任 務(wù)。這樣不僅可以發(fā)揮每個(gè)檔案人員的專長，還可以加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范 化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而使得檔案工作統(tǒng)籌兼顧，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。(2) 杜絕形式主義。每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)和部門的軟硬件條件參差不齊， 沒有必要為了迎合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)而打亂自身的檔案管理，也沒有必要為了追求 整齊劃一而去統(tǒng)一檔案裝具及設(shè)備。應(yīng)該從自身?xiàng)l件出發(fā)，在盡可能改善 檔案機(jī)構(gòu)和部門硬件條件的基礎(chǔ)上，深入檔案工作。就檔案設(shè)備而言

4、，要 結(jié)合實(shí)際情況添置必要的檔案設(shè)備；就檔案整理而言，每個(gè)時(shí)期有每個(gè)時(shí) 期的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原冇已整理的檔案，只要是按照某種規(guī)律整理，而 且已經(jīng)建有檢索工具查閱方便。對(duì)于還沒整理的檔案，要盡可能制定統(tǒng)一 的管理制度。此外每個(gè)檔案部門所屬機(jī)構(gòu)不同，應(yīng)該根據(jù)自身檔案利用者 的需求，落實(shí)好檔案管理工作。(3) 充分重視評(píng)估后的整改工作。很多為了升級(jí)評(píng)估而評(píng)估的檔案 機(jī)構(gòu)和部門，評(píng)估完畢后，將評(píng)估小組給出的意見和建議置之不理。這樣 一來檔案工作質(zhì)量評(píng)估的真正目的就得不到實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的檔案工作質(zhì)量 評(píng)估中，我們應(yīng)該根據(jù)評(píng)估小組給出的建議，仔細(xì)審視自身工作逐步完善 自身的檔案管理工作。在某市醫(yī)學(xué)院的實(shí)際檔

5、案管理質(zhì)量評(píng)估工作中了解 到，該醫(yī)學(xué)院認(rèn)真的依據(jù)2006年評(píng)估小組給出的評(píng)估意見進(jìn)行了整改, 到2010年其就成立了獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了足夠的檔案管理專職 人員。真正做到了通過檔案工作質(zhì)量評(píng)估，促進(jìn)了檔案工作的深入展開， 保證了網(wǎng)絡(luò)和檔案數(shù)字化工作的正常開展。因此，針對(duì)評(píng)估意見進(jìn)行整改 是質(zhì)量評(píng)估的關(guān)鍵。只有這樣才能真正促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，以及檔案事 業(yè)的發(fā)展。三、完善評(píng)估體系(一)完善自身評(píng)估指標(biāo)檔案的價(jià)值在于為社會(huì)，各類組織，個(gè)人提供檔案資料的利用服務(wù)。做好檔案資料的服務(wù)和利用工作是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的根木途 徑，也是檔案管理工作者應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)所在。所以檔案的利用和服務(wù) 功

6、能是檔案工作的基礎(chǔ)和最終，也是存在的價(jià)值所在。這就說明，檔案事 業(yè)的發(fā)展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之 重。通過檔案的利用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，培養(yǎng)更多人的檔案意識(shí)，使 得檔案工作更加全方位的展開和發(fā)展，從而推動(dòng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā) 展。因此，檔案利用者對(duì)于提供利用服務(wù)的檔案的滿意度直接關(guān)系到檔案 價(jià)值的實(shí)現(xiàn)及滿足利用者需求的程度，進(jìn)一步影響到人們對(duì)檔案工作的認(rèn) 同和評(píng)價(jià)。因此，檔案利用者對(duì)于檔案利用的滿意度是考核檔案工作十分 重要的一個(gè)指標(biāo)，應(yīng)該體現(xiàn)在評(píng)估體系中，作為檔案工作質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體 系中的一部分。(-)借鑒is015489文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)鑒于我國集中式的檔案

7、事業(yè)管理體制，我國的檔案工作質(zhì)量評(píng)估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評(píng)估體系的同時(shí)，也應(yīng)該結(jié)合國際形 勢(shì)，借鑒國際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，發(fā)展我國的檔案事業(yè)。基于我國文件檔案管 理標(biāo)準(zhǔn)制定的現(xiàn)狀和需求，吸納先進(jìn)的國際文件檔案管理原則is015489, 是我國文件檔案管理的必然趨勢(shì)。is015489-1通用原則由11個(gè)部分構(gòu)成, 分別是：木標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、木標(biāo)準(zhǔn)所引用的標(biāo)準(zhǔn)、木標(biāo)準(zhǔn)采用的術(shù)語及 定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守本標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)所需滿足的方 針和職責(zé)、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施、文件管理的過程及其 控制、對(duì)于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達(dá)到預(yù)期效果的審核、遵循is015489的 機(jī)構(gòu)培訓(xùn)o iso/tr 15489-2使用指南由6個(gè)部分構(gòu)成，是對(duì)iso 15489-1 通用原則的補(bǔ)充，而非規(guī)范性指南。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于文件管理規(guī)劃的內(nèi)容包括: 確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)中應(yīng)該形成的文件及文件應(yīng)該包含的信息，要以何種技術(shù)捕 獲文件，應(yīng)該形成哪些元數(shù)據(jù)及這些元數(shù)據(jù)該如何管理，確定用戶所需文 件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規(guī)及規(guī)章 制度的要求和標(biāo)準(zhǔn)，文件保管在安全的環(huán)境中等。四、結(jié)論檔案工作質(zhì)量評(píng)估還在不斷的摸索發(fā)