基金管理有限公司電子檔案管理辦法模版

1、x基金管理有限公司電子檔案管理辦法第一章總則第一條為加強對x基金管理有限公司（以下簡稱“公司”）電子 文件的歸檔管理，有效維護電子文檔的真實性、完整性，保障電子檔 案的安全保管和開發(fā)利用，根據國家法律法規(guī)和x基金管理有限公 司檔案管理制度，制定本辦法。第二條本制度所稱電子檔案，是指各部門及分支機構（區(qū)域辦 事機構）（以下簡稱“各單位”）通過公司業(yè)務開展及行政管理過程中 形成的具有規(guī)范格式、經鑒定具有保存和利用價值的電子文件及聲像 文件。第二章管理體制與職責第三條公司電子檔案的歸檔實行分級管理，由綜合管理部統(tǒng)一 協(xié)調，各單位原則上由公文管理員（綜合管理部備案）負責本單位的電 子檔案管理工作，各單

2、位應明確電子文件歸檔管理的分管領導，協(xié)調 解決實際問題。第四條各單位在電子檔案的管理過程中應明確職責、責任到人, 以確保電子文件的真實性、安全性和完整性。第五條電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責，電子文件的歸檔管理、保管和開發(fā)利用等工作，由綜合管理部 負責。第六條歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一 管理。綜合管理部應配備相應的處理設備及介質，以保證歸檔電子文 件的有效識讀及備份，如光盤刻錄機、光盤等。第七條檔案管理人員應忠于職守，熟練掌握使用計算機系統(tǒng)的 操作技能，積極主動提供查閱服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍與保管期限第八條各單位在業(yè)務活動和

3、職能活動中產生的電子文件，經鑒 定凡具有重要憑證、依據和參考價值的電子文件及聲像文件，均應按 照歸檔范圍進行歸檔。具體歸檔范圍為：（一）股東決定、董事會、監(jiān)事會、總裁辦公會形成的決議、工作 報告、會議紀要、會議錄音和錄像資料及其他會議材料；（二）公司經營管理層在經營決策、經營管理等方面形成的決定、 總結、計劃等文件材料；（三）公司階段性工作會議、專業(yè)會議、專題會議的工作報告、會 議紀要等材料；（四）年度會計決算報表、年度統(tǒng)計報表；（五）稽核報告、審計報告、對重大事件的處理報告等；（六）公司各項工作的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定以及其他各種公文；（七）公司信息系統(tǒng)，包括業(yè)務系統(tǒng)（包括但不限于投資交易系統(tǒng)

4、、 直銷系統(tǒng)、清算系統(tǒng)、估值系統(tǒng)、ta系統(tǒng)等）、財務系統(tǒng)、辦公管理 系統(tǒng)、風控系統(tǒng)等系統(tǒng)管理數據和日常運營數據；（八）研究部門撰寫的調研報告及公開發(fā)表和正式出版的文章或 專著；（九）公司重要基建、購置設備、裝修項目的招、投標文件及預決 算書；（十）公司向上級主管機關和證券監(jiān)管部門報送的資格申報材料、 業(yè)務申請材料、各種工作報告及其他各種業(yè)務資料等；（十一）其它具有利用和保存價值的電子檔案。第九條與信息系統(tǒng)有關的技術文件、圖表、程序和數據等電子 檔案由技術管理部指定專人負責日常管理，并應于每半年終了后10 個工作日內將上半年的數據備份硬盤移交至綜合管理部保存。第十條計劃財務類電子檔案由財務管理部

5、總部指定專人管理。第十一條綜合管理部于每年6月底和12月底對電子檔案歸檔管 理工作進行檢查。檢查內容主要包括電子檔案管理工作的規(guī)范性、是 否嚴格遵守保密規(guī)定等。第十二條電子文件的保管期限參照x基金管理有限公司檔案 管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。第四章電子檔案的歸檔方式與要求第十三條各部門應在每年3月30日前將上年度辦理完畢的屬歸 檔范圍的電子文件向綜合管理部歸檔。電子文件歸檔移交前，各承辦 部門應檢查本部門電子文件的真實性與完整性，要做到移交及時、數 據完整、內容準確、目錄編制規(guī)范、目錄與文件一致、手續(xù)清楚等。 打印填寫完整的檔案交接情況登記表一式三份（見附件1）,交接雙方 及監(jiān)交人簽字后各執(zhí)一份。

6、第十四條各單位移交電子檔案時應采用只讀光盤、一次寫光盤、 可擦寫光盤以及計算機硬盤等，禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件的 存儲載體。移交前應對光盤等介質內的電子文件檢查并清除計算機病 毒，存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內應填寫部門 名稱、移交人姓名、電子檔案涉及的年份、密級等。第十五條 電子檔案載體中應包含與移交的電子文件一致的機讀 目錄（見附件2）、相關軟件、附屬資料等。第十六條電子檔案移交時，綜合管理部應檢驗移交的電子文件, 確保載體清潔、無劃痕、無病毒、檔案與目錄一一對應、文件內容完 整等。凡檢驗不合格的，由檔案形成部門負責重新制作。第十七條 各部門移交電子檔案時至少應制作兩

7、套，一套封存保 管，一套查閱利用。對于安全性秘級要求高的檔案，應由綜合管理部 負責制作第三套，實行異地保存。第十八條綜合管理部應將接收到的電子檔案進行分類、組盤。 分類時按照年度、部門、內容、文件格式等進行相對集中，連同卷內 目錄一同歸檔保存。第十九條 各單位同時可利用辦公自動化傳輸系統(tǒng)從網上進行電 子檔案移交，移交時應采用相應的壓縮工具對電子文件進行壓縮。各 單位和綜合管理部應共同做好網上移交檔案的病毒檢測工作。網上移 交的電子檔案由綜合管理部負責備份歸檔。第五章 電子檔案的保管與利用第二十條接收入庫的電子檔案，每兩年應抽驗一次，抽驗率不 低于10%,發(fā)現問題應及時采取補救措施。需搶救的光盤

8、應及時復制, 復制或補救新版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。第二十一條 保管的歸檔電子文件載體應存放于防磁、防光、防 塵、防有害氣體、溫度濕度適中的環(huán)境中。第二十二條歸檔電子文件的提供和利用要注意以下事項：（一）電子檔案信息的研究和利用工作，必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。（二）借閱電子檔案應嚴格按照規(guī)定履行借閱審批手續(xù)；借閱涉 密電子檔案的，還須報公司董事長批準后方可借閱。（三）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件。（四）查閱應在許可范圍內，并遵守保密規(guī)定。第二十三條任何部門和個人嚴禁未經批準進行電子檔案的刻錄、翻錄、復制等，確保電子檔案的信息安全。第二十四條銷毀電子檔案，需嚴格按照x基金管理有限公司檔案管理制度中相關規(guī)定履行審批手續(xù)，編制銷毀清冊，并確保載 體與信息徹底銷毀。第六章附則第二十五條 本辦法由總裁辦公會負責解釋。未盡事宜，參照x 基金管理有限公司檔案管理制度執(zhí)行。第二