論高校人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

1、論高校人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略【摘要】在社會(huì)信息化程度迅猛發(fā)展的今天， 高校人事檔案信息化管理工作如何順應(yīng)新形勢(shì)下人事 檔案管理工作發(fā)展需求，為我們提出了具體要求。人 事檔案工作歷來(lái)都是高校的重點(diǎn)工作，要結(jié)合現(xiàn)代教 育管理的新要求與人事檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)學(xué)校 人事檔案工作自身建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)、存在的一些問(wèn)題, 提出加強(qiáng)高校人事檔案工作創(chuàng)新管理的一些策略?！娟P(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；創(chuàng)新；策略 高校對(duì)人事檔案的信息化管理，是當(dāng)今時(shí)代人事 檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不可缺 少的重要環(huán)節(jié)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照 全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要的要求，各個(gè)高校 干部人事檔

2、案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實(shí)際情 況，取得了一定的進(jìn)展，但在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中還存在著 一些問(wèn)題。一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征（一）人事檔案的概念。人事檔案是機(jī)關(guān)、單位 準(zhǔn)確記錄和反映一個(gè)人成長(zhǎng)歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的 文件材料，是個(gè)人信息的儲(chǔ)備庫(kù)，并且能夠給用人單 位、組織部門(mén)提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱(chēng)等 方面的原始記錄，為考核每一個(gè)人提供最有利依據(jù)。（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面 性、現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、機(jī)密性四個(gè)特征。1人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一 個(gè)社會(huì)人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué) 歷學(xué)籍檔案、專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年 度考核表、職務(wù)任免決定

3、、評(píng)優(yōu)決定、職稱(chēng)評(píng)聘材料、 入團(tuán)入黨申請(qǐng)書(shū)，因此具有全面性特征，它既能如實(shí) 記錄每個(gè)員工的個(gè)人信息，又能從側(cè)面概括出員工工 作經(jīng)歷及全貌。2. 人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性特征。人事檔案是由各級(jí) 人事、組織、勞動(dòng)各部門(mén)，在現(xiàn)職人員和離退休人員 為單位建立的，由專(zhuān)門(mén)反映員工個(gè)人情況的文件材料 所組成，人事檔案始終依據(jù)個(gè)人崗位職責(zé)的現(xiàn)實(shí)分工, 真實(shí)記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過(guò)程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)狀況, 按檔案管理要求和規(guī)范組建個(gè)人檔案材料，在用人單 位提拔、任免、職稱(chēng)評(píng)定方面及時(shí)提供和反映真實(shí)顯 而易見(jiàn)的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特征。3. 人員檔案兼具流動(dòng)性的特點(diǎn)。人才市場(chǎng)是流動(dòng) 的，人才也是流動(dòng)的，人事檔案更具有

4、流動(dòng)性的特點(diǎn)。 如今高校人才流動(dòng)頻繁，對(duì)人事檔案的管理和利用也 要順應(yīng)時(shí)代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管 人員調(diào)動(dòng)到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入 到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或 者有去世的人員，檔案的保管部門(mén)也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變化, 因此在保管過(guò)程中一定要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要 求進(jìn)行整理收集。4. 人事檔案管理內(nèi)容的機(jī)密性。人事檔案對(duì)于個(gè) 人和各個(gè)單位都十分重要，具有機(jī)密性特征。因此對(duì) 于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心， 還要恪守檔案的保密制度，對(duì)涉及到個(gè)人和單位的人 事檔案的內(nèi)容，不管在任何場(chǎng)合都要按照檔案保密制 度做好保密工作，對(duì)于確因工作需要必須查

5、閱人事檔 案的，要嚴(yán)格按制度規(guī)定審批和登記程序，對(duì)查閱事 項(xiàng)辦理登記手續(xù)。二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性高校人事檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理 人才的重要手段。一個(gè)學(xué)校的人事工作水平的高低直 接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過(guò)人 事檔案工作對(duì)預(yù)選人員進(jìn)行有計(jì)劃地篩選、調(diào)配、考 核、聘任直至對(duì)其委以重任都起著舉足輕重的作用。 高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工 作的重點(diǎn)，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準(zhǔn)確 的信息依據(jù)，又為加強(qiáng)高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu) 質(zhì)服務(wù)。傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主， 由單位專(zhuān)門(mén)人員對(duì)所需表格、資料進(jìn)行手工填報(bào)、整 理，為今

6、后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的 急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理不僅勞動(dòng) 強(qiáng)度大，而且效率低，還容易造成差錯(cuò)率的增加。為 適應(yīng)形勢(shì)所需，需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人 事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案 工作質(zhì)量和效率，及時(shí)將原始人事檔案材料通過(guò)掃描、 刻錄，逐一錄入計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相 應(yīng)的個(gè)人檔案文件夾、目錄，實(shí)行個(gè)人人事檔案的網(wǎng) 絡(luò)化管理，對(duì)今后的及時(shí)查閱提供便利條件，充分發(fā) 揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案的利用率，更好地促 進(jìn)對(duì)高校人事檔案的服務(wù)利用。三、人事檔案管理存在的弊端高校的人事檔案信息管理工作都會(huì)大量運(yùn)用到計(jì) 算機(jī)，但由于目前所建的人事檔

7、案系統(tǒng)還沒(méi)有統(tǒng)一規(guī) 范的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)功能各有不同，很難實(shí)現(xiàn)真正意義 上的信息資源共享。（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的 發(fā)展對(duì)原始的檔案信息采編方法是一個(gè)較大的沖擊， 落后的釆編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要 求，都需要得到進(jìn)一步改進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管 理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員 個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)都不是很高，因此會(huì)造成對(duì) 檔案信息工作釆編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的 缺陷，不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)人事檔案的查閱利用。（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄 弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在 此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績(jī)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此 項(xiàng)工作不太重視，對(duì)檔案管理工作的投入就會(huì)極少， 基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會(huì)直接影響檔案工作 人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。（下轉(zhuǎn)第90頁(yè)）（上接第86頁(yè)）（三）人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理嚴(yán)重滯后。由于檔案 管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在大多數(shù)單位得不到領(lǐng)導(dǎo)層的重視， 加上在基礎(chǔ)設(shè)施方面資金投入少，往往會(huì)出現(xiàn)對(duì)人事 檔案管理方面計(jì)算機(jī)技術(shù)的嚴(yán)重滯后，檔案系統(tǒng)硬件 設(shè)施、應(yīng)用軟件設(shè)施都沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn)行添置和操作，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化程度達(dá)不到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn), 今后的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展也有一定的盲目性，會(huì)給 今后的檔案資源建設(shè)帶來(lái)工作上的阻礙。（四）缺乏專(zhuān)業(yè)性管理