XX公司公文管理制度

1、公文管理制度第一章總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn) 轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本 制度。第二章公文處理原則第二條 公司公文是公司實(shí)施管理、處理公務(wù)的具冇特定效力和規(guī)范格式 的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情 況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 公文處理包扌舌公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有 序的工作。第四條公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及 時(shí)、安全、保密。第五條人事行政部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、 傳遞、用印、立卷、歸檔和等工作。第六條

2、所有公文的收發(fā)均應(yīng)在首頁(yè)附公文呈批表第三章公文種類第七條 本公司常用的公文種類，設(shè)冇：決定（議）、通知、通報(bào)公告、報(bào) 告、制度規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等七種。（一）決定（議）：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做出安排或會(huì)議決議事項(xiàng)，用“決 定（議）（二）通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共 同執(zhí)行的事項(xiàng)。（三）通報(bào)公告：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情 況。（四）報(bào)告：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；有關(guān) 請(qǐng)示的，加注“請(qǐng)示報(bào)告”。（五）制度規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（六）函：是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的冇

3、關(guān)部門 提出正式請(qǐng)求、協(xié)商的公文。（七）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí) 行。第八條 木公司的公文保密等級(jí)分為：機(jī)密、秘密、-般文件，其保密管理 適用公司文件資料信息管理規(guī)定。第四章公文格式和行文規(guī)則第九條 公文版面格式，公文應(yīng)以公詞規(guī)定的模板格式書寫，填充和應(yīng)內(nèi) 容、審批簽發(fā)及用印。1. 公文用紙采用gb/t 148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mmx 297mm。2. 未作特殊說(shuō)明公文屮圖文的顏色均為黑色。3止文用仿宋字體，一般使用小四一三號(hào)大小，在15倍行距（文字較多時(shí)， 采用小四字體，2張以內(nèi)用三號(hào)字體）。4.雙面印刷，印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、

4、不口、無(wú)斷劃。5公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，不脫落，后背平整、不空。第十條公文標(biāo)識(shí)規(guī)則1、木公司公文，頁(yè)眉使用公司標(biāo)志，頁(yè)腳使用“博科思工業(yè)設(shè)計(jì)公司， box-rs（部門名稱縮寫）-00x（編號(hào)）”,兩端對(duì)齊。3. 所有制度、規(guī)定類文件頁(yè)眉一律使用以下格式博科思工業(yè)設(shè)計(jì)有限公司文件編號(hào)版本/次頁(yè)碼制定日期文件名稱檔案保密管理制度制訂單位頁(yè)腳一律使用以下格式:批準(zhǔn)審核責(zé)任人制訂生效日期封面使用如下形式:博科思工業(yè)設(shè)計(jì)有限公司文件編號(hào)版本/次修訂頁(yè)碼制定日期文件名稱xxx管理制度制訂單位xxx管理制度制定審批生效日期3、所冇公文一律在正文左上角（冇簽發(fā)人的，列于其后）標(biāo)明編碼，包含 文件急緩情況、秘密

5、等級(jí)、保密期限文件編號(hào)、文件份數(shù)等“密級(jí)-期限-年 -月-日-編號(hào)-（第幾份-總份數(shù)）”。例如：2016年5月1日淮安宏廣包裝 公司的一份普通工作聯(lián)絡(luò)函,可以標(biāo)識(shí)為：急-普c-20160501001 （1-1） o編碼使用仿宋5號(hào)或小5號(hào)字體。4、公文和文件資料必須有頁(yè)碼。第五章行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。第十二條 各部門除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，不得向其他部門或分支公司正式行文。函原則上不需要報(bào)人事行政部門流轉(zhuǎn)。第十三條 除人事行政部外，其他部門亦不得對(duì)外正式行文。第十四條所有正式公文的對(duì)外發(fā)文，包括分支公司、關(guān)聯(lián)單位、政府部 門等均由人事行政

6、部辦理；其他部門如冇本部門事項(xiàng)需耍對(duì)外發(fā)文的，亦需根 據(jù)公文模板，制成文件到人事行政部經(jīng)登記、審核、報(bào)批后，按照確定的文件 內(nèi)容，由人事行政部發(fā)文。第十五條 各部門所有應(yīng)該上報(bào)的公文均應(yīng)通過(guò)人事行政部遞交審核、報(bào)批。第十六條“報(bào)告”，應(yīng)注明報(bào)告主題，比如請(qǐng)示事項(xiàng)，工作匯報(bào)，某項(xiàng)建 議報(bào)告等。第十七條“請(qǐng)示報(bào)告”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同 吋送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。第六章發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、用 卬/簽發(fā)、登記、分發(fā)/會(huì)簽等程序。第十九條 草擬公文，按照職能分工原則，下發(fā)公文由人事行政部主要擬 稿；上報(bào)公

7、文由主辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上部門的，共同商議草 擬。第二十條公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由人事行政部進(jìn)行審核。審核 的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文 的有關(guān)要求，公文格式是否符合木辦法的規(guī)定等。第二十一條以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。公司下行公 文必須有會(huì)簽。第二十二條 公文正式印發(fā)前，人事行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審 批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十三條 如公文在審核、會(huì)簽過(guò)程中，需要做重大修改，應(yīng)注明具體 修改意見(jiàn)，并交由承辦部門重新進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。第七章收文辦理第二十四條 收文辦理指對(duì)

8、公司收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登 記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十五條收到需要辦理的公文，人事行政部應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn) 是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他 有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或公司職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公 文格式是否規(guī)范。第二十六條 經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，人事行政部應(yīng)及時(shí)提 出擬辦意見(jiàn)送總經(jīng)理批示后，交有關(guān)部門辦理，需耍兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng) 明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。第二十七條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推 諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確冇困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。

9、對(duì)不屈 于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回人事行政部并說(shuō)明 理由。第二十八條公文辦理小遇有涉及英他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng) 主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得 一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。第二十九條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)明確簽署意 見(jiàn)、姓名和審批f1期；沒(méi)冇請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十條 交有關(guān)部門辦理的公文，由人事行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公 文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。第八章公文歸檔第三十一條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時(shí)整理（立 卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三

10、十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值 等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作 情況，便于保管和利用。第三十三條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向 行政部移交。第三十四條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合 存檔要求。第九章公文管理第三十五條 公文由人事行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔。人事行政 部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有關(guān)制度。第三十六條 公文，除注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻 印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十三條 公文復(fù)制應(yīng)注明“再次復(fù)卬無(wú)效”字樣。公文復(fù)印件不能作為止式公文使用。第三十七條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢 止之日起不產(chǎn)生效力。第三十八條 部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨z合并管理