房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點和對策

1、    房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點和對策    牛福建摘要：目前，房地產(chǎn)檔案是城市建設規(guī)劃、房屋查詢、處理房產(chǎn)糾紛以及財產(chǎn)清查工作的重要法律性依據(jù)。所以，在房地產(chǎn)管理過程中，要防止出現(xiàn)“重保護輕利用”的情況，提升房地產(chǎn)檔案的利用價值。文章主要就房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點和對策展開了相關的探討，以供大家參考借鑒。關鍵詞：房地產(chǎn)檔案管理;常見難點;對策我們要想做好房地產(chǎn)檔案管理工作，應當明確房地產(chǎn)檔案管理工作存在的問題，加強對房地產(chǎn)檔案的利用和管理，同時，還要構建完善的規(guī)章制度，并采取相應的措施，保證檔案的完整性，提高其抗風險能力，進而提升房地產(chǎn)檔案

2、的利用價值。1 房地產(chǎn)檔案管理概述房地產(chǎn)檔案管理是指對房屋檔案進行有序管理的統(tǒng)稱，在房屋檔案的形成過程中，需要通過對產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用土地狀況收集整理等過程，最終通過文字材料、圖紙音像等各種載體內(nèi)容的文件材料進行歸檔保存的管理制度。房地產(chǎn)檔案管理是否有序，對促進房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展具有與重要作用。2 房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容2.1 檔案收集房地產(chǎn)檔案的收集，是整個管理過程的第一步，是起點和基礎，也是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在收集過程中，要把分散的，以及散落在其他部門的各類檔案進行集中整理，通過歸檔的方式集中處理。這些文件要包含產(chǎn)權登記、變更及涉及產(chǎn)權活動的所有文件材料，要對檔案載體實現(xiàn)多元化管理，

3、對影視、音像等材料著重整理，避免載體單一化。2.2 檔案整理在房地產(chǎn)檔案整理過程中，兩項重要工作分別是分類和立卷。分類時要做到分類科學、排列有序，使檔案能夠后期查找方便。在立卷整理時，要將文件作者、標題信息、日期等信息填寫清楚，擬好標題，盡量簡潔，裝訂整齊牢固，注明保管期限。初步整理之后，將材料進行分類組合，編號處理。兩項工作緊密配合，密不可分，才能保證檔案管理的合理性和穩(wěn)妥性。2.3 檔案保管檔案的保管分為短期、長期和永久保存三中類型，對有長期參考價值、16-50年及15年以下的檔案，進行分類保管，目的是為了提高檔案的使用年限，維護檔案的完整性，最大程度的保證檔案免遭損壞。2.4 檔案利用隨

4、著科技的進步，互聯(lián)網(wǎng)的使用，房地產(chǎn)檔案管理正在向線上方式轉移，數(shù)字化建設是檔案管理下一步實現(xiàn)的目標。房地產(chǎn)檔案除了提供查詢、復制和借閱等服務之外，也要積極向社會宣傳房地產(chǎn)檔案，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供有效增值服務。3 房地產(chǎn)檔案管理的常見難點分析3.1 抗風險能力低下房地產(chǎn)檔案的重要性不言而喻，但在現(xiàn)階段的產(chǎn)權檔案管理中，抗風險能力不足，根本無法有效應對各種風險，受經(jīng)濟因素的影響較大。盡管房地產(chǎn)管理部門也采取了一些基本的檔案保護措施，但在受到不可抗力災害影響時，房地產(chǎn)檔案自身存在的抗風險能力不足的問題就充分顯現(xiàn)出來。比如說，由各種因素引起的地震或火災問題，對房地產(chǎn)檔案管理造成嚴重影響。3.2

5、房地產(chǎn)檔案形式單一一般來說，對于完整的房地產(chǎn)檔案來說，除了包含文字或圖表注釋外，還要含有房地產(chǎn)照片以及音頻視頻資料。但隨著時代的不斷發(fā)展，已有的資料難以滿足社會管理與人們需求，房地產(chǎn)檔案管理還有一定的特殊性，倘若內(nèi)容載體受損，就會帶來巨大的損失。所以，在進行房地產(chǎn)管理時，務必要安排專人對特殊的檔案材料進行管理，同時，還要構建完善的房地產(chǎn)管理制度，強化制度管理，提高房地產(chǎn)檔案的管理水平。3.3 時代特征明顯，產(chǎn)權檔案質(zhì)量不高產(chǎn)權檔案往往需要跨越較長的歷史時期，使得產(chǎn)權檔案的差異性十分明顯。新時期，科技不斷創(chuàng)新與發(fā)展，各方面都有明顯變化。人們對于產(chǎn)權檔案的認識會因時期的不同而發(fā)生較大轉變。由于不同

6、時期的檔案會由不同的管理人員經(jīng)手，使得產(chǎn)權檔案有一定的時代特征。但是檔案管理人員的專業(yè)水平差異十分明顯，自身知識面較窄，無法及時發(fā)現(xiàn)檔案問題，致使不規(guī)范的產(chǎn)權資料被歸入到權屬檔案中。在計算機技術以及影像技術尚未普及前，產(chǎn)權檔案都是以紙質(zhì)檔案的形式存在，已有的檔案并未就產(chǎn)權進行詳細描述，大多只有產(chǎn)權的平面布置圖，基本很少涉及對產(chǎn)權周圍情況的描述。4 房地產(chǎn)檔案管理工作的對策4.1 完善檔案管理制度與信息管理系統(tǒng)為了確保房地產(chǎn)檔案更加安全完整，加強房地產(chǎn)檔案的日常管理，還應構建完善的檔案管理制度，如歸檔制度、保密制度、查閱制度以及銷毀制度，以規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理行為。同時，還應建立健全房地產(chǎn)檔案信息

7、管理系統(tǒng)，統(tǒng)一制定電子房地產(chǎn)檔案標準，以充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的社會服務功能。4.2 提高產(chǎn)權檔案的抗風險能力對于房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案而言，必須將抗風險意識提升到國家戰(zhàn)略層面，比如說，國家為有效加強對金融以及股市風險的管控，采取了諸多辦法，也取得了顯著成效，那么產(chǎn)權檔案管理也可以從中學習和借鑒，在股市交易中，所有客戶交易資料均實行異地備份的方法，用于防范不可抗力風險。對于產(chǎn)權檔案而言，多是以紙質(zhì)材料的形式存在，但在計算機技術廣泛普及的今天，電子檔案的出現(xiàn)為檔案備份以及異地存儲創(chuàng)造了可能。電子檔案管理工作較為繁雜，既要對庫存檔案進行電子化處理，同時對于新入庫的檔案資料，也要進行電子化處理，需要提供大量的人

8、力和物力資源支持，這也就意味著必須要獲得政府的支持。4.3 做好房地產(chǎn)雙套檔案保存工作在進行數(shù)字化檔案管理時，必須守住房地產(chǎn)檔案管理的底線，即保證檔案的安全。在整理和歸納數(shù)字化房地產(chǎn)檔案信息時，對于檔案的執(zhí)行憑證、安全訪問、管理、規(guī)范化問題，都需要采取一些相應的措施，促進房地產(chǎn)檔案管理效果提升。在保存房地產(chǎn)檔案時，除了要做好電子檔案保存工作，對于房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案，也要進行妥善保存，為房地產(chǎn)檔案管理安全提供進一步保障。為提高房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要合理構筑房地產(chǎn)檔案信息管理平臺，為業(yè)主提供便利。此外，還要注重信息安全建設工作，使檔案管理質(zhì)量和專業(yè)化水平得到有效提升。4.4 利用科技促進檔案

9、服務功能提升近些年來，科技發(fā)展迅猛，計算機與音像技術水平也不斷提高，為產(chǎn)權收集工作提供有效支持，有效促進了產(chǎn)權檔案質(zhì)量的提升。作為產(chǎn)權檔案人員，應當利用已有的音像技術，廣泛收集產(chǎn)權有關的音像資料，使產(chǎn)權檔案信息更加完善。在計算機技術的幫助下，對這些音像信息進行整理、保存、查閱與保護。但是，現(xiàn)代科技產(chǎn)品也需要檔案管理人員掌握更高的技術，這就要求產(chǎn)權檔案人員主動參與業(yè)務實踐，掌握業(yè)務部門動向與工作程序，既要維持現(xiàn)有的信息收集渠道，還要開辟新渠道，采取集中性收集和經(jīng)常性收集、上門收集和主動收集相互結合的策略，使產(chǎn)權信息更為形象與直觀，幫助產(chǎn)權檔案使用者了解產(chǎn)權的基本情況。5 結語總之，房地產(chǎn)檔案管理在城市的綜合建設，宏觀布局、房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展中均發(fā)揮著不可替代的作用，對房地產(chǎn)檔案的有效管理體現(xiàn)著一個管理部門的工作能力，也體現(xiàn)著管理部門對于行業(yè)、群眾的責任意識。雖然房地產(chǎn)檔案管理中存著著或多或少的問題，但是通過工作人員的不斷努力，問題都將得到迎刃而解，而房地產(chǎn)檔案管理這項工作本身，將發(fā)揮更