S項目物業(yè)客服中心鑰匙管理規(guī)定

1、s項目物業(yè)客服中心鑰匙管理規(guī)定 s項目物業(yè)客服中心鑰匙管理規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé)，項目物業(yè)客服中心鑰匙管理規(guī)定1.目的規(guī)范項目鑰匙管理工作,保證鑰匙的清楚、完整。2.業(yè)務(wù)范圍業(yè)戶委托鑰匙、空房鑰匙、返修鑰匙的管理(項目入住及日常管理階段)。3.職責(zé)3.1管. 項目物業(yè)客服中心鑰匙管理規(guī)定 1.目的 規(guī)范項目鑰匙管理工作,保證鑰匙的清楚、完整。 2.業(yè)務(wù)范圍 業(yè)戶委托鑰匙、空房鑰匙、返修鑰匙的管理(項目入住及日常管理階段)。 3.職責(zé) 3.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督客服組鑰匙日常使用和管理狀況,業(yè)戶封存鑰匙啟用的審批。 3.2客服負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶長期存放鑰匙的保管及日常管理。 3.3客服組負(fù)責(zé)業(yè)戶委托管理

2、鑰匙、空房鑰匙(未售出房屋及未辦理入住)及返修鑰匙的保管及日常管理。 4.工作程序 4.1業(yè)戶委托長期保管的鑰匙 (1)業(yè)戶委托物業(yè)公司長期代為保管其房間鑰匙以備出租看房或應(yīng)急之用時,應(yīng)由客服組負(fù)責(zé)核對確認(rèn)后進(jìn)行保管,客服組應(yīng)設(shè)立專門地點存放業(yè)戶委托客服組保管的鑰匙(鑰匙柜應(yīng)加鎖、專人管理),同時填寫業(yè)戶鑰匙寄存登記表。 (2)業(yè)戶委托物業(yè)公司長期代為保管的鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人親自管理或指定專人管理。 (3)業(yè)戶因某種原因需改換門鎖,應(yīng)及時將新改換的門鎖鑰匙送客服組保存,原鑰匙由業(yè)戶收回。由于未及時交送備用鑰匙而引起的一切責(zé)任由各業(yè)戶自行承當(dāng),但客服組必須督促業(yè)戶及時交送備用鑰匙。 (4)如果其

3、他部門由于特別原因(如火災(zāi)、水浸、燃?xì)庑孤┑染o急避險)需動用業(yè)戶委托客服組保管的鑰匙,需要經(jīng)客服組負(fù)責(zé)人及項目經(jīng)理批準(zhǔn),并及時與業(yè)戶取得聯(lián)系,說明狀況,在值班日志上登記 通知時間(準(zhǔn)確到分鐘),同時在客服鑰匙使用登記表上登記(緊急狀況下可后補(bǔ)手續(xù)),使用完畢后及時送回客服組存放。業(yè)戶寄存鑰匙的管理原則是"誰管理、誰負(fù)責(zé)",鑰匙保管人必須跟蹤整個鑰匙借出管理過程和填寫客服鑰匙使用登記表,并負(fù)責(zé)鑰匙回收,同時必須將業(yè)戶寄存鑰匙借出的狀況具體、完整填寫在值班日志上。 (5)非業(yè)戶本人領(lǐng)取業(yè)戶鑰匙時,客服組必須核實鑰匙領(lǐng)取人的身份,如保姆、小時工需憑出入證領(lǐng)取鑰匙,業(yè)戶家屬或代理人

4、需憑身份證或業(yè)戶委托書領(lǐng)取鑰匙(客服組需保留領(lǐng)取人身份證復(fù)印件或委托書原件),然后與業(yè)戶取得聯(lián)系,說明狀況經(jīng)其同意后,方可辦理相關(guān)手續(xù),并在值班日志上登記 問詢時間(準(zhǔn)確到分鐘)。 (6)借出鑰匙數(shù)、樓/房號必須與收回的數(shù)量、樓/房間號相符合,如發(fā)現(xiàn)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究當(dāng)事人的責(zé)任。 (7)鑰匙管理人員天天必須對鑰匙進(jìn)行一次盤點,發(fā)現(xiàn)問題及時向負(fù)責(zé)人匯報。 (8)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上請示管理處經(jīng)理,然后與業(yè)戶聯(lián)系,征得同意后,采用補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并在解決過程中做好有效防護(hù)措施,保證遺失鑰匙業(yè)戶房屋的安全。丟失或損壞鑰匙的處理必須在當(dāng)天下班前解決

5、,并將經(jīng)過清楚地記錄在值班日志上。 (9)如業(yè)戶暫時需管理公司保存的鑰匙(如轉(zhuǎn)交小時工或親屬),應(yīng)由客服負(fù)責(zé)人指定專人保管和轉(zhuǎn)交,并填寫業(yè)戶鑰匙寄存登記表。(在鑰匙保存過程中,要求及規(guī)范同上) (10)如客服負(fù)責(zé)人休假期間,需將業(yè)戶寄存鑰匙委托專人負(fù)責(zé)管理,鑰匙管理人應(yīng)履行客服組負(fù)責(zé)人保管鑰匙的相應(yīng)職責(zé)。 4.2空房鑰匙管理 (1)空房鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人指定專人管理。 (2)空房鑰匙需單獨存放并上鎖。 (3)建立客服鑰匙明細(xì)登記表。 (4)由于空房需定期清掃或設(shè)備檢查,故空房鑰匙的使用同樣需要做記錄,填寫客服鑰匙使用登記表。 (5)借出的鑰匙必須在當(dāng)天下班前收回,如確實不能按時收回,鑰匙管理人

6、員應(yīng)將原因報告客服組負(fù)責(zé)人,并跟進(jìn)鑰匙使用過程直至將鑰匙收回。 (6)借出鑰匙數(shù)、樓/房號必須與收回的數(shù)量、樓/房間號相符合,如發(fā)現(xiàn)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究當(dāng)事人的責(zé)任。 (7)如發(fā)生鑰匙丟失,應(yīng)及時報告客服組負(fù)責(zé)人。 (8)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上請示管理處經(jīng)理,采用補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并將經(jīng)過清楚地記錄在值班日志上。 (9)沒有客服組負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),任何人不得復(fù)配空房鑰匙。 4.3返修鑰匙管理 (1)業(yè)戶返修鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人指定專人管理。 (2)返修鑰匙需單獨存放并上鎖,建立客服鑰匙明細(xì)登記表。 (3)業(yè)戶領(lǐng)取返修鑰匙,客服組應(yīng)核實業(yè)戶身份,并填寫返修

7、鑰匙領(lǐng)取登記表做好記錄。非業(yè)戶本人領(lǐng)取業(yè)戶鑰匙時,客服組必須核實鑰匙領(lǐng)取人的身份,如業(yè)戶家屬或代理人需憑身份證或業(yè)戶委托書領(lǐng)取鑰匙(客服組需保留領(lǐng)取人身份證復(fù)印件或委托書原件),然后與業(yè)戶取得聯(lián)系,說明狀況經(jīng)其同意后,方可辦理相關(guān)手續(xù),填寫返修鑰匙領(lǐng)取登記表,并在值班日志上登記 問詢時間(準(zhǔn)確到分鐘)。 (4)如施工返修單位借用鑰匙修理,客服組必須核實、確認(rèn)借用人身份后(有開發(fā)商的證實確認(rèn)材料),方能辦理借用手續(xù),填寫客服鑰匙使用登記表。 (5)借出的鑰匙必須在當(dāng)天下班前收回,如確實不能按時收回,鑰匙管理人員應(yīng)將原因報告客服組負(fù)責(zé)人,并跟進(jìn)鑰匙使用過程直至將鑰匙收回。 (6)借出鑰匙數(shù)、樓/房

8、號必須與收回的數(shù)量、樓/房間號相符合,如發(fā)現(xiàn)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究鑰匙發(fā)放人的責(zé)任。 (7)如發(fā)生鑰匙丟失,應(yīng)及時報告客服組負(fù)責(zé)人。 (8)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上請示管理處經(jīng)理,然后與業(yè)戶聯(lián)系,征得同意后,采用補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并在解決過程中做好有效防護(hù)措施,保證遺失鑰匙業(yè)戶房屋的安全。丟失或損壞鑰匙的處理必須在當(dāng)天下班前解決。 4.4注意事項 (1)業(yè)戶委托保管的鑰匙 業(yè)戶封存鑰匙需由業(yè)戶本人將鑰匙親手裝入信封,在封口處簽名,并協(xié)助業(yè)主填寫業(yè)戶鑰匙寄存登記表。 未經(jīng)客戶批準(zhǔn),不得隨意將業(yè)戶封存鑰匙啟封或交予他人使用。 非業(yè)戶本人如需使用業(yè)戶封存鑰匙,必須經(jīng)該業(yè)戶同意后方可使用,否則一律不借用。 凡領(lǐng)用業(yè)戶封存鑰匙,均應(yīng)認(rèn)真具體填寫,以備存查。 如遇突發(fā)事件,須與該業(yè)戶聯(lián)系確認(rèn),方可使用業(yè)戶封存鑰匙。進(jìn)入業(yè)戶房間必須兩人以上,并做好記錄工作。 凡經(jīng)啟用的業(yè)戶封存鑰匙,均需由業(yè)戶重新簽字封存。 對所有業(yè)戶封存鑰匙必須從嚴(yán)管理,采用必要措施防止業(yè)戶封存鑰匙丟失,做到誰值班誰負(fù)責(zé)的崗位責(zé)任制。 (2)鑰匙管理的原則 所有鑰匙 明細(xì)應(yīng)建立電子版,并