國企人事檔案管理規(guī)定辦法

1、國企人事檔案管理規(guī)定辦法 國企人事檔案管理規(guī)定辦法之相關(guān)制度和職責(zé)，國企人事檔案管理規(guī)定第一章總則第二章文件材料的形成與歸檔第三章檔案管理第四章檔案信息開發(fā)利用第五章檔案管理體制第六章附則第一章總則第一條依據(jù)國務(wù)院關(guān)于加. 國企人事檔案管理規(guī)定 第一章 總則 第二章 文件材料的形成與歸檔 第三章 檔案管理 第四章 檔案信息開發(fā)利用 第五章 檔案管理體制 第六章 附則 第一章 總則 第一條 依據(jù)國務(wù)院關(guān)于強(qiáng)化企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。 第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。 其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,

2、包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞作工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。 第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。 第四條 企業(yè)檔案工作要保持集中統(tǒng)一的管理原則。 第二章 文件材料的形成與歸檔 第五條 企業(yè)要依據(jù)國家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積存、整理和歸檔的制度。 文件材料的運轉(zhuǎn)要遵循計劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營、等項工作(以下簡稱生產(chǎn)活動)和文書處理的程序。 第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機(jī)磁帶等,以下同)由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目

3、負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積存、整理后歸檔。 各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積存、整理后歸檔。 第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求: 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。 第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。 企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面: 1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。 有產(chǎn)品制定、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。 2、經(jīng)營銷售方面。 有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理

4、的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣揚(yáng)和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 3、設(shè)備儀器方面。 有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運行、修理記錄,設(shè)備改善、改裝和報廢的文件材料等。 4、技術(shù)管理方面。 有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。 5、計劃統(tǒng)計方面。 有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。 6、物資供應(yīng)方面。 有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。 7、勞作工資方面。 有定額、定員和勞

5、作調(diào)配以及勞作工資、勞作保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。 8、財務(wù)管理方面。 有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。 9、教育培訓(xùn)方面。 有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。 10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。 有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣揚(yáng)、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會工作中的各種文件材料等。 11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 12、其他方面。 第九條 歸檔時間1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目,在任務(wù)完成后或告一段落時,要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。 2、各項管理工作中形成的文

6、件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。 第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積存、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃;列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。 第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程完工驗收,必須有檔案部門參加。 文件材料不完整、不準(zhǔn)確,不系統(tǒng),不能進(jìn)行鑒定、驗收。 第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎,歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要

7、作為一項考核內(nèi)容,檔案部門不簽署看法不得申報成果。 第十四條 企業(yè)新購置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項目的文件材料到貨時,有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案部門檢查驗收文件材料;并及時歸檔。 第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時向檔案部門歸檔。 第十六條 企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積存、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 第三章 檔案管理 第十七條 企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系,并制定嚴(yán)格的考核和獎懲辦法。 第十八條 檔案分類1、依據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號辦法。 2、分類編號要

8、遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。 3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。 4、常用的分類方法有: (1)按產(chǎn)品型號分類; (2)按設(shè)備型號分類; (3)按科研課題分類; (4)按工程項目分類; (5)按專業(yè)性質(zhì)分類; (6)按組織機(jī)構(gòu)分類; (7)按時間分類; 第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。 2、要依據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標(biāo)準(zhǔn)gb3792.585檔案著錄規(guī)則執(zhí)行。 第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認(rèn)真驗收,并辦理接交手續(xù)。

9、 2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。 3、底圖除修改、送曬外,不得外借。 修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等狀況。 底圖存放以平放為宜。 4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管: (1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。 縮微母片和拷貝片應(yīng)分別存放; (2)膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。 庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施,溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。 5、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。 對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 庫藏檔案因移交、

10、作廢、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據(jù)。 6、檔案庫房的一般要求: (1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備優(yōu)良的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施; (2)檔案庫房建設(shè)要列入企業(yè)基本建制定劃,庫房建筑制定按照檔案館建筑制定規(guī)范執(zhí)行。 第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。 2、修改內(nèi)容較小時,可直接在圖畫“杠改、“刮改或者發(fā)送“變更通知單,采納“杠改、“刮改時應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記。 3、修改內(nèi)容較多時,應(yīng)另出新圖代替,原來圖紙作廢。 新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號。 作廢的圖紙應(yīng)注明新

11、圖的編號,依據(jù)需要另行保管。 4、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時,應(yīng)重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號。 原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后,依據(jù)需要另行保管。 第二十二條 檔案鑒定1、企業(yè)要依據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。 確定保管期限的基本原則是: (1)對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存; (2)對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存; (3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。 2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進(jìn)行鑒定。 每次鑒定要寫出鑒定報告,在

12、保管單位備考表中注明鑒定看法,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。 3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,具體由企業(yè)依據(jù)實際需要確定。 4、檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,企業(yè)應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。 銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。 第二十三條 檔案統(tǒng)計1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。 2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本狀況統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。

13、 第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌合計。 2、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。 有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用以電子計算機(jī)為主,包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動化等現(xiàn)代管理手段。 第二十五條 檔案管理經(jīng)費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文關(guān)于企業(yè)檔案庫房建設(shè)和購置設(shè)備所需費用如何列支的規(guī)定執(zhí)行。 第二十六條 企業(yè)要按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。 第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實物移交外,其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。 第四章 檔案信息開發(fā)利用

14、第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內(nèi)容,開發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營管理的檔案信息開發(fā)。 檔案信息開發(fā)利用要重點服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理、提升產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。 第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式1、在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行檔案開架閱覽。 2、編制并交流檔案目錄。 3、對檔案進(jìn)行加工整理,匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)狀況介紹等。 第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 第三十一條 關(guān)于積極主動開發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提升產(chǎn)品質(zhì)量、降低

15、物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員,企業(yè)應(yīng)給予表揚(yáng)和獎勵。 獎勵辦法按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第五章 檔案管理體制 第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政群等各個部門,應(yīng)由一位副廠長(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導(dǎo),并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程,作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。 第三十三條 要強(qiáng)化和充實企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。 有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。 第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。 第三十五條 檔案管理人員1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。 2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識水平和工作能力。 3、企業(yè)檔案管理人員享有專業(yè)技術(shù)管理人員待遇