電子化時代高校會計檔案管理問題研究

1、    電子化時代高校會計檔案管理問題研究    付斯諾摘 要：隨著社會市場化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會計信息化水平的提高，各行各界在經(jīng)營和管理方面都在不斷探索和創(chuàng)新?，F(xiàn)今信息化、數(shù)據(jù)化高速運(yùn)轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)資料電子化、管理工作信息化已成為時代趨勢。本文以高校為研究對象分析了會計檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀問題以及應(yīng)對措施，對高校以及其他行業(yè)進(jìn)行會計檔案電子化管理具有一定的參考和借鑒意義。關(guān)鍵詞：高校;會計檔案;電子化一、會計檔案電子化的研究背景為促進(jìn)企業(yè)會計信息化，提高會計服務(wù)質(zhì)量，2014年底國家財政部、檔案局發(fā)布修訂會計檔案管理辦法（征求意見稿），對原會計檔案管理辦法進(jìn)行修訂

2、，隨后發(fā)布新會計檔案管理辦法， 辦法指出“同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案?！边@代表著財會行業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)理念，是會計檔案管理發(fā)展的重大調(diào)整?，F(xiàn)今，高校的教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)源源不斷，導(dǎo)致會計檔案的數(shù)量與日俱增。那么如何管理好高校會計檔案工作值得我們認(rèn)真探索。二、高校會計檔案管理特點(diǎn)1、真實(shí)性高校的會計檔案既是高校收支情況和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡，又是記錄會計核算過程和結(jié)果的載體。因此，保證會計檔案的真實(shí)性，是會計工作的核心，也是保證會計信息質(zhì)量的關(guān)鍵。2、廣泛性高校的會計檔案是各個部門員工進(jìn)行教學(xué)、科研等各方面社會經(jīng)濟(jì)活動的憑據(jù)，來源廣泛

3、且數(shù)量龐大，具有廣泛的經(jīng)濟(jì)效益，構(gòu)成了具有保存、參考、使用價值的會計材料。3、重要性高校的會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告等等。是各類審計、核查工作的主要檢查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項經(jīng)濟(jì)決策的重要參考，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價值和嚴(yán)格的保密要求。4、連續(xù)性高校一切的經(jīng)濟(jì)活動都是從單據(jù)到憑證然后到賬簿最終形成報表，是連續(xù)記錄和反映的。在這一系列程序中連續(xù)進(jìn)行，環(huán)環(huán)緊扣，牽一發(fā)而動全身。5、持久性由于會計檔案的真實(shí)性、廣泛性、重要性和連續(xù)性，按照規(guī)定會計檔案的保管期限分為定期和永久，而定期又根據(jù)會計檔案的類別不同短則5年，多則30年。三、高校會計檔案管理現(xiàn)狀1、會計檔案數(shù)量龐大，儲存方式單一高校發(fā)展

4、歷史悠久，伴隨著各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、規(guī)范化，使得會計檔案日益增長，但當(dāng)前高校會計檔案的儲存方式還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲為主導(dǎo)，即將所有會計檔案按類型、年月儲存在財務(wù)儲存室，留存?zhèn)洳榈馁Y料時間超長，且已過保管期限都不敢輕易銷毀。2、造成資源浪費(fèi)，增加了安全隱患會計檔案的大量紙質(zhì)資料需要人員進(jìn)行整理、裝訂并歸檔，造成人力資源的浪費(fèi);在會計處理過程中，各個環(huán)節(jié)需要紙張成本，每月估計的紙張消耗成百上千，造成紙張資源的消耗;長期大量使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，造成設(shè)備資源的浪費(fèi);占用較多的儲存空間，耗費(fèi)空間資源;且保存的會計資料歷經(jīng)洗禮，導(dǎo)致部分內(nèi)容看不清、多次翻閱導(dǎo)致附件的遺失、損毀等等安全隱患。3

5、、高校會計檔案管理制度不完善，管理效率低現(xiàn)如今仍然有很多高校沒有根據(jù)自身特點(diǎn)制定詳細(xì)的會計檔案管理條例，缺乏針對性和專業(yè)性。在會計資料管理工作中一直沿用陳舊方式，幾乎還是紙質(zhì)存檔。會計資料的收集、整理及裝訂絕大部分是負(fù)責(zé)賬務(wù)的人員兼職會計資料的管理工作，沒有設(shè)置專門的職位，這很大程度影響了會計檔案的管理。4、會計檔案管理人員缺乏專業(yè)意識和技能實(shí)際工作中，大部分高校財務(wù)部門無法專職專管，多數(shù)是由財務(wù)人員兼職管理，部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度各有不同，兼職管理人員缺乏專業(yè)意識和專業(yè)技能，缺乏相關(guān)的管理培訓(xùn)，造成了會計檔案管理的質(zhì)量和效率參差不齊，嚴(yán)重妨礙了高校會計檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。四、高校會計電子

6、檔案管理的措施1、加快推動會計檔案信息化建設(shè)高校會計檔案電子化的實(shí)施無疑是復(fù)雜且艱巨的任務(wù)，但確是順應(yīng)時代發(fā)展和進(jìn)步的明智之舉。首先，高校各級領(lǐng)導(dǎo)需要高瞻遠(yuǎn)矚，認(rèn)識到會計檔案電子化的作用和價值，改變過去以紙質(zhì)存檔為主的陳舊方式，投入資金開發(fā)電子化檔案管理系統(tǒng)平臺，采取可靠的安全防護(hù)措施，并制定出與之相符的高校電子檔案管理的規(guī)范和制度，逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理。2、建立健全電子會計檔案管理制度根據(jù)高校自身的實(shí)際情況出發(fā)，通過建立健全電子會計檔案管理制度、形成相應(yīng)的內(nèi)控制度，羅列詳細(xì)的應(yīng)急處理預(yù)案以及操作流程要領(lǐng)，明確職責(zé)劃分，加強(qiáng)會計、檔案和信息部門溝通、交流、合作，規(guī)范管理人員的行為，規(guī)范整個管理程

7、序的實(shí)施，使得會計檔案管理工作有序高效地進(jìn)行。3、強(qiáng)化會計檔案管理人員專業(yè)意識，培養(yǎng)專業(yè)技能有針對性的引進(jìn)精通會計管理、又懂信息技術(shù)和檔案管理的復(fù)合型人才來負(fù)責(zé)會計檔案管理，如因特殊原因需要財務(wù)人員兼職管理，必須要對兼職的會計檔案管理人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，提供多樣化的交流學(xué)習(xí)機(jī)會，加強(qiáng)管理人員的會計技能知識和軟件系統(tǒng)操作能力的考核，提升會計檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。五、結(jié)語在外部政策和法制環(huán)境的推動下，會計檔案電子化發(fā)展是時代趨勢。高校應(yīng)抓住機(jī)遇，結(jié)合自身情況，與時俱進(jìn)，推進(jìn)會計檔案電子化發(fā)展的進(jìn)程，規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平。走在時代的前沿，為其它行業(yè)提供參考和借鑒。參考文獻(xiàn)1 尹翔.高校電子檔案管理工作中存在的問題及對策j.濰坊學(xué)院學(xué)報，2014，（6）：112-113.2 樓繼偉，李明華.中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號-會計檔案管理辦法j.當(dāng)代會計，2016