行政單位檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探析

1、    行政單位檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探析    鄧群英摘 要：行政單位檔案的建立和管理在單位發(fā)揮行政職能的過(guò)程中起著重要作用，保障行政單位工作的科學(xué)性、連續(xù)性。本文主要分析行政單位檔案管理存在的問(wèn)題，并探索解決對(duì)策，希望能為行政單位做好檔案管理工作提供參考，讓檔案發(fā)揮更大的作用。關(guān)鍵詞：行政單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的高速發(fā)展、不斷進(jìn)步，人們對(duì)行政單位的辦事效率提出越來(lái)越高的要求，而檔案管理是行政單位的重要基礎(chǔ)性工作，是每一個(gè)行政單位有序、協(xié)調(diào)、高效地開(kāi)展各項(xiàng)工作的基本保證，所以行政單位必須認(rèn)識(shí)檔案的重要價(jià)值，提升檔案管理水平。特別是面對(duì)

2、新一輪行政體制改革，行政單位如何把握時(shí)機(jī)，解決檔案管理問(wèn)題，據(jù)此提高單位運(yùn)作效率，這是一項(xiàng)重要課題。1 行政單位檔案管理的主要問(wèn)題1.1 管理方式單一落后由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)不斷趨于復(fù)雜化，行政單位面臨的處境也日益繁雜，需要處理更多更細(xì)的事情，其中涉及非常復(fù)雜的檔案資料與信息，需要工作人員提高檔案處理能力，創(chuàng)新檔案管理思路與方式。但是一些行政單位在處理檔案資料的過(guò)程中依舊使用傳統(tǒng)以手工操作為主的方式，工作結(jié)果不盡如人意，不利于行政單位的正常運(yùn)作和健康發(fā)展。有時(shí)候相關(guān)工作人員不能及時(shí)歸檔檔案資料，出現(xiàn)檔案信息流失現(xiàn)象，急需改進(jìn)檔案管理方式，提高檔案收集率，促使行政單位有序運(yùn)作。1.2 檔案安全管理不

3、力保證檔案安全是行政單位檔案安全管理的主要目標(biāo)之一，具體而言就是要保證行政單位檔案的齊備、完整、歸檔有序、保管安全、不被非法使用1。當(dāng)下行政單位檔案安全管理力度不足，一些單位對(duì)檔案安全的關(guān)注度不足，沒(méi)能完善建立檔案安全管理機(jī)制，也沒(méi)有明確規(guī)定檔案的安全檢查、有效保管、安全保障等，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患。還有一些行政單位尚未專門配備檔案室，存在檔案室和儲(chǔ)藏室、辦公室等合用的情況，造成保管檔案的場(chǎng)所不安全。盡管很多行政單位都單獨(dú)設(shè)立檔案室，但并不十分規(guī)范，配套設(shè)施不完善，致使檔案被蟲(chóng)蛀或受潮、霉變等。1.3 面臨較大信息風(fēng)險(xiǎn)如今人們已經(jīng)進(jìn)入信息化快速發(fā)展的時(shí)期，檔案管理信息化建設(shè)顯得至關(guān)重要，行

4、政單位也不例外，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)帶來(lái)較大的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。主要體現(xiàn)為行政單位的工作人員用外網(wǎng)瀏覽涉密檔案，甚至個(gè)別行政單位審查公開(kāi)檔案信息的程序不嚴(yán)，很容易招致竊取機(jī)密文件的人員對(duì)行政單位檔案信息的覬覦。一旦行政單位的計(jì)算機(jī)或檔案管理系統(tǒng)被黑客入侵或被病毒感染，極有可能導(dǎo)致檔案信息與數(shù)據(jù)的盜用、丟失，甚至被篡改、刪除、偽造等，危害極大，防范檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)迫在眉睫。2 行政單位檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策2.1 改進(jìn)管理方式，體現(xiàn)檔案價(jià)值市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制越來(lái)越完善，需要行政單位處理的文件材料日益增多，增加檔案管理難度。并且在運(yùn)作環(huán)節(jié)時(shí)常出現(xiàn)一些過(guò)去從未處理過(guò)的檔案管理問(wèn)題，需要工作人員隨機(jī)

5、應(yīng)變，在檔案管理思路與管理方式上更加開(kāi)闊、創(chuàng)新2。所以過(guò)去單一化的檔案工作方式無(wú)法繼續(xù)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，行政單位的檔案管理人員要立足于單位內(nèi)部檔案資料的情況，結(jié)合當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)、信息與技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案高效化管理，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。例如檔案人員要確保檔案管理滿足及時(shí)性、準(zhǔn)確性的標(biāo)準(zhǔn)，為內(nèi)部各部門、各科室和其他單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)；在改進(jìn)檔案管理工作方式時(shí)，行政單位的檔案人員可與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合，把原有檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式，確保檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性；利用網(wǎng)絡(luò)分享行政單位檔案信息，提高檔案?jìng)鬟f速率，共享那些不具保密性的檔案資料，有效運(yùn)用行政單位的檔案，提高檔案使用率。2.2 完善管理機(jī)制，

6、保證檔案安全對(duì)于行政單位而言，檔案安全管理是檔案管理工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能保證單位檔案的安全性、可靠性。這就需要行政單位完善檔案安全管理機(jī)制，可從三個(gè)以下方面入手：第一，完善檔案工作制度，單獨(dú)設(shè)立行政單位檔案管理部門，專門配備專職檔案人員，并完善建立檔案管理制度，提供檔案安全保障。例如行政單位要完善檔案的歸檔、保管、鑒定和使用等安全制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，保證執(zhí)行檔案管理規(guī)范。第二，切實(shí)做好檔案安全管理的基礎(chǔ)性工作。例如行政單位要規(guī)范管理檔案，從日常收集整理檔案材料、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案、查閱復(fù)制檔案、鑒別檔案、銷毀檔案等方面開(kāi)展基礎(chǔ)工作，確保檔案管理的有序性；推進(jìn)檔案室及其設(shè)備設(shè)施建設(shè)，改善行政單位

7、檔案室硬件條件，從安全、獨(dú)立、規(guī)范的角度配齊檔案安全管理設(shè)施，提高檔案室對(duì)外界危害的抵御能力，確保檔案室與檔案法中規(guī)定的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)相符。第三，加強(qiáng)行政單位檔案保密工作的開(kāi)展。例如行政單位要分開(kāi)檔案室和其他職能部門、科室等的辦公室，由專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出；配備檔案室攝像裝置、報(bào)警裝置等，并且不宜在行政單位的日常辦公區(qū)域設(shè)置檔案庫(kù)房，因?yàn)檫@些場(chǎng)所的人員流動(dòng)性較大，不利于檔案安全管理，而要基于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)興建，全天候監(jiān)控，控制好人員的進(jìn)出，強(qiáng)化警衛(wèi)安保，只有專門管理檔案的人可以自由進(jìn)出，其他人員一律不得進(jìn)入；加固檔案庫(kù)房出入口，主要有窗戶與天花板結(jié)構(gòu)，進(jìn)出庫(kù)房的人員要接受身份驗(yàn)證，配備很

8、難復(fù)制或盜用的出入證明，加設(shè)進(jìn)出關(guān)口，多重保密。另外，要嚴(yán)格執(zhí)行行政單位檔案保密期限以及密級(jí)調(diào)整制度。例如行政單位有一些檔案因關(guān)系到國(guó)家的安全與利益，務(wù)必要按照保密法和檔案法等法規(guī)嚴(yán)格劃分密級(jí)、保密期限；區(qū)分密、非密和保管期限、保密期限，及時(shí)處置存在安全隱患的檔案管理環(huán)節(jié)，最大限度保證檔案的安全性、保密性。2.3 強(qiáng)化監(jiān)督管理，防范信息風(fēng)險(xiǎn)一方面，落實(shí)行政單位檔案信息專項(xiàng)監(jiān)督制度。為確保行政單位的檔案信息化管理過(guò)程不違反法律法規(guī)確定的范圍，務(wù)必要依靠完善的監(jiān)督制度規(guī)范檔案信息化建設(shè)過(guò)程，這不僅能為行政單位的檔案信息安全提供保障，還能大幅度調(diào)動(dòng)檔案人員的工作熱情，發(fā)揮檔案人員的主動(dòng)性、創(chuàng)新性。例

9、如行政單位要調(diào)動(dòng)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制與外部監(jiān)督，促進(jìn)內(nèi)外部監(jiān)督的協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建安全高效的檔案管理信息系統(tǒng)，準(zhǔn)確及時(shí)地發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，行政單位要強(qiáng)化檔案管理信息網(wǎng)站的實(shí)用性。行政單位檔案管理信息網(wǎng)站能為相關(guān)單位、部門及人員提供所需的檔案信息，并通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式構(gòu)建服務(wù)模式，建立服務(wù)站點(diǎn)，方便使用者利用網(wǎng)頁(yè)查找行政單位的檔案信息3。例如行政單位要建立實(shí)用價(jià)值較強(qiáng)的檔案管理信息網(wǎng)站，使其具備升級(jí)更新的功能和再次開(kāi)發(fā)檔案信息網(wǎng)站的空間，充分利用強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)資源適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。通過(guò)網(wǎng)頁(yè)式服務(wù)，行政單位獲得檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的重要途徑，安全傳遞信息，強(qiáng)化網(wǎng)站管理維護(hù)工作的落實(shí)和對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，依托先進(jìn)技術(shù)手段防范行政單位檔案管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站的風(fēng)險(xiǎn)，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。3 結(jié)束語(yǔ)當(dāng)今社會(huì)在持續(xù)快速發(fā)展，行政單位應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、突破創(chuàng)新，不斷改進(jìn)檔案管理工作方式，體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，同時(shí)要完善檔案安全管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理，保證檔案的安全性，有效防范檔案信息風(fēng)險(xiǎn)，妥善解決檔案管理問(wèn)題，全面提高行政單位檔案管理工作效率，促進(jìn)行政單位檔案管理的便捷化、信息化，為在現(xiàn)代社會(huì)主義建設(shè)中體現(xiàn)行政單位的職能與作用奠定堅(jiān)