物業(yè)公司：鑰匙管理程序

1、物業(yè)公司：鑰匙管理程序 物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序 1.目的 加強鑰匙管理,消退安全隱患。 2.范圍 適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。 3.定義 顧客鑰匙:地產(chǎn)委托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等);因返修和入戶修理、代理租售等由業(yè)主(使用人)委托代管的鑰匙。 管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的全部鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。 4.職責(zé) 部門/崗位工作職責(zé) 管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準(zhǔn)工作 管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)管理處全部鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)詳細(xì)工作的落實 部門鑰匙管理員負(fù)責(zé)部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等

2、 鑰匙使用人負(fù)責(zé)保證所借用鑰匙的正常使用,按時歸還 5.方法及過程掌握 5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及安排 5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制鑰匙清單。 5.1.2各部門可以依據(jù)實際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出,作為部門常用鑰匙,但借出時間不應(yīng)超過半年。部門需設(shè)置兼職鑰匙管理員,對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限,則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。 5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙,需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作

3、為常用鑰匙統(tǒng)一借出,鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。 5.1.4鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制,全部鑰匙的借出都應(yīng)填寫鑰匙使用登記表。其間,由于鑰匙借用而發(fā)生的問題,由鑰匙借出人員負(fù)責(zé)。 5.1.5全部鑰匙應(yīng)當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,如借出鑰匙當(dāng)天不能歸還,則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。 5.1.6鑰匙管理員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點鑰匙數(shù)量,發(fā)覺鑰匙未歸還應(yīng)準(zhǔn)時追回,如有異常應(yīng)在鑰匙使用登記表的"備注"欄中記錄 5.2管理用鑰匙的管理 5.2.1管理用鑰匙的更換、配制 5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配

4、制或鑰匙損壞時,須由管理處鑰匙管理員填寫鑰匙配制申請表,報管理處負(fù)責(zé)人同意后方可配制。 5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)必需重新更換門鎖,應(yīng)填寫鑰匙配制申請表,報管理處負(fù)責(zé)人審批后予以更換,同時應(yīng)查明原因,如屬人為原因,應(yīng)追究責(zé)任。 5.2.1.3重點部位門鎖的更換應(yīng)在24小時之內(nèi)完成(節(jié)假日時可口頭報管理處負(fù)責(zé)人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在鑰匙清單上予以登記。無論何種原因,假如存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進(jìn)出這些部位的狀況,必需更換門鎖。 5.2.2管理用鑰匙的保管 5.2.2.1管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)將全部鑰匙分類加以標(biāo)識,并確保標(biāo)識清楚及長久

5、性。 5.2.2.2管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內(nèi),除員工因工作需要長期借出鑰匙外,其它鑰匙必需統(tǒng)一保管。 5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。 5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負(fù)責(zé)人/部門負(fù)責(zé)人,接收人須在鑰匙使用登記表上簽名確認(rèn)。 5.2.3管理用鑰匙的使用 5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員,由部門負(fù)責(zé)人做出處理意見,鑰匙管理員在鑰匙使用登記表"備注"欄中說明。 5.2.3.2部門人員調(diào)動、離職,鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有的鑰匙,并將變更狀況在鑰匙清單上記錄。 5.3

6、顧客鑰匙的管理 5.3.1在房屋移交驗收時,管理處鑰匙管理員接收全部房屋鑰匙,列出鑰匙清單,并填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發(fā)放鑰匙可參考房屋交付手續(xù)辦理工作程序。 5.3.2如顧客委托管理處供應(yīng)居家服務(wù)時要求代管鑰匙,管理處應(yīng)盡量委婉拒絕;如顧客堅持或有其他特別原因需要代管鑰匙的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意,管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,詳細(xì)流程執(zhí)行顧客財產(chǎn)管理程序。 5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙,須填寫顧客委托(收回)鑰匙登記表,管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領(lǐng)回時均須在顧客委托(收回)鑰匙登記表中簽字確認(rèn)。

7、 5.3.4如須更換顧客門鎖必需由管理處負(fù)責(zé)人與顧客溝通,獲得顧客書面同意方可更換。 5.3.5顧客鑰匙借用的掌握 5.3.5.1施工修理單位進(jìn)入轄區(qū)作業(yè)施工,施工單位責(zé)任人必需持有地產(chǎn)項目處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的入戶修理承諾書到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。 5.3.5.2鑰匙管理員必需對施工修理單位所持入戶修理承諾書及其身份證進(jìn)行收驗核實無異議后,發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。 5.3.5.3業(yè)主辦理入住時,必需專心填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單的相關(guān)內(nèi)容,做好鑰匙的交接;如業(yè)主有預(yù)留鑰匙存在管理處,需填寫顧客委托(收回)鑰匙登記表。 5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時,應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋全部人

8、的有效證據(jù),管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫鑰匙使用登記表。 5.4鑰匙清查: 5.5.1每日下班前,鑰匙管理員必需對照鑰匙使用登記表清點全部借用鑰匙的數(shù)量,如有異常狀況做好記錄準(zhǔn)時向部門負(fù)責(zé)人匯報,并追究相關(guān)人員的責(zé)任。 5.5.2每周鑰匙管理員必需依據(jù)鑰匙清單清點鑰匙數(shù)量并進(jìn)行整理,結(jié)合工作需要,對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。 5.5.3每月鑰匙管理員必需對鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊,交由所在部門統(tǒng)一存檔。 6.支持性文件 tjvkwy6.1-k01房屋交付手續(xù)辦理工作程序 tjvkwy7.5.4-k02顧客財產(chǎn)管理程序 7.質(zhì)量記錄表格 tjvkwy7.5.1-k02-f1鑰匙清單 tjvkwy7.5.1-k02-f2鑰匙使用登記