淺談檔案信息化管理

1、    淺談檔案信息化管理    蹇令峰+嚴(yán)曉華+張萍摘 要：檔案的信息化管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)普遍存在的問(wèn)題。關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；問(wèn)題；措施一、檔案信息化管理的內(nèi)涵1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的信息化管理，很重要的基礎(chǔ)就是網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持

2、上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。2.基于數(shù)字化的管理模式從字面上就可以明顯的看出，它與數(shù)字信息有著極為密切的聯(lián)系。對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類(lèi)文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢(xún)和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。3.檔案管理的目的就是使用檔案檔案管理的最終目的是對(duì)檔案的信息進(jìn)行使用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案信息化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義

3、，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?lái)，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。二、當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問(wèn)題1.檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范片面重視高檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購(gòu)置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)普遍存在的問(wèn)題。這不僅增加了檔案信息化建設(shè)中的資金投入，還沒(méi)能體現(xiàn)出檔案信息化的服務(wù)功能。2.檔案信息化建設(shè)缺乏有力的支持（1）缺乏國(guó)家與政府的有力支持。我國(guó)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)無(wú)論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒(méi)有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案信息化建設(shè)。（2）缺乏可靠的硬件環(huán)境。我國(guó)當(dāng)前檔案館所開(kāi)發(fā)的

4、計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備的要求。3.檔案館的建設(shè)阻礙了檔案信息化建設(shè)目前我國(guó)的檔案館中，以傳統(tǒng)檔案館居多，檔案的完整性保管與保護(hù)是其建設(shè)的重點(diǎn)，缺乏充分的信息化規(guī)劃，現(xiàn)有檔案館的規(guī)劃布局不能滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要，從而制約著檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，也使屬域內(nèi)的檔案室無(wú)法遵從。4.檔案信息化建設(shè)缺乏高素質(zhì)復(fù)合型人才高素質(zhì)技能型人才是科技檔案信息化建設(shè)的必要保證。然而當(dāng)前的檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)水平普遍偏低，操作技能較為匱乏。同時(shí)，在檔案管理人才配置方面缺乏合理性，極度缺乏系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、信息導(dǎo)航、程序維護(hù)等方面的人才，這就嚴(yán)重限制了檔案信

5、息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。三、加強(qiáng)檔案信息化管理措施1.檔案信息化建設(shè)必須建立檔案信息化管理制度，樹(shù)立安全保密意識(shí)（1）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門(mén)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹(shù)立安全保密意識(shí)。檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，

6、注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤(pán)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。2.加強(qiáng)檔案信息化管理必須合理有效利用資源檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)之一就是提高檔案資源的有效利用率。但在資源的使用這一環(huán)節(jié)需要注意以下問(wèn)題：（1）軟硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案信息化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會(huì)直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開(kāi)展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開(kāi)始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。（2）規(guī)范相關(guān)的管理機(jī)制。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的信息化管理建設(shè)過(guò)程中，同樣應(yīng)該完善相關(guān)

7、的管理機(jī)制，無(wú)規(guī)矩不成方圓，不管是對(duì)于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規(guī)范都有著極為重大的意義。（3）資源的準(zhǔn)確性。檔案本身就具有嚴(yán)肅性的特性，對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。（4）資源的完備性。檔案資源信息化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的錄入過(guò)程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。（5）定期的檢查和更新。隨著我國(guó)人口流動(dòng)性的加大，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，對(duì)于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)

8、得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專(zhuān)門(mén)的部門(mén)開(kāi)展檔案的更新工作。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建檔案管理的信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，它涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門(mén)應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專(zhuān)家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。4.檔案信息化建設(shè)需要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)檔案信息化管理隊(duì)伍（1）加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門(mén)工作人員是檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。因此，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。（2）引進(jìn)高素質(zhì)的信息化技術(shù)人才。在檔案信息化建設(shè)過(guò)