淺談高?？荚嚈n案管理的現(xiàn)狀及其改進對策

1、    淺談高校考試檔案管理的現(xiàn)狀及其改進對策    彭伊凡摘要考試檔案管理工作的質(zhì)量和效率是直接影響到考試管理工作能否順利開展的一項重要前提，同時也是考后處理和研究問題的關(guān)鍵憑證。本文筆者就如何加強高?？荚嚈n案管理問題進行了論述。關(guān)鍵詞高校 學生考試 檔案 管理 對策考試檔案是指在各項考試過程中所形成的關(guān)于考試的相關(guān)文件、通知、試卷、考核成績、考生相關(guān)信息等各種材料?？荚嚈n案管理工作是考試管理工作中的一項重要組成部分，科學合理地對考試檔案進行管理，能夠有效地為教學提供反饋與評價信息，對提高教學管理的工作質(zhì)量與效率起到了一定的促進作用。一、檔案對考試的意

2、義（1）為研究、掌握考試標準提供根據(jù)。堅持考試標準，確?？荚囐|(zhì)量，是考試的生命線。通過對歷次考試試題和考生答卷情況的分析，不僅可以檢查命題掌握標準的情況，也可以分析、研究考生學習中的問題，并在分析試題信度、效度的基礎(chǔ)上篩選試題，以豐富題庫內(nèi)容?？荚嚈n案中保存的試題和答題參考要點，以及抽樣保留的考生試卷，均是進行上述分析的可靠根據(jù)，可以進一步改進考試命題。（2）為探索考試發(fā)展規(guī)律提供條件?？荚噺慕⑵袼纬傻母鞣N文件、簡報、規(guī)定、辦法等，都真實地反映了考試重大決策的緣由、依據(jù)、論證過程、結(jié)論，包括反饋的信息和參與決策的領(lǐng)導、專家、教授的意見，這些材料對考試由淺入深的變化情況以及思想認識演變的原

3、始狀況都如實客觀地予以記載。因此，它較真實地反映了考試發(fā)展、變化的過程，成為研究考試發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。同時，借鑒檔案材料還可以對考試的性質(zhì)、任務(wù)、地位，以及開考專業(yè)、制定專業(yè)考試計劃、組織命題、教材供應(yīng)、社會助學，進行課程考試、成績管理等問題，從理論上進行探討和研究工作，提高命題質(zhì)量。（3）為用人單位提供考生情況?？荚嚈C構(gòu)根據(jù)考生的考籍檔案，向用人單位提供自考生特別是畢業(yè)生掌握專業(yè)知識的狀況，用人單位根據(jù)他們的學習水平合理安排工作，并為用人單位評聘職稱和職務(wù)提供重要參考資料。二、當前高?？荚嚈n案的特點高校考試檔案的特點，首先考試涉及到的人員較多，包括大量參考的學生和相應(yīng)的任課教師與監(jiān)考教師，

4、這就造成考試檔案信息量相當大的特點：其次就是考試涉及到的類別（型）繁雜，除了校內(nèi)各教學院（系）按照“教學計劃”組織的相關(guān)課程考試和由教務(wù)處統(tǒng)一舉行的大學英語等級、計算機等級、普通話水平測試等考試外，還包括各類專業(yè)性的職業(yè)資格證書考試（如：教師資格、會計從業(yè)資格、計算機程序員、心理咨詢師、司法考試等等），同樣導致考試信息的多樣化；第三就是有些考試的時間是持續(xù)、交叉、疊加進行的，每年都會不斷地生成新的考試信息，這就會將已有的考試信息進行擴充，考試檔案信息也就具備持續(xù)、更新、擴容的特點。基于考試信息量累計所形成的巨大規(guī)模，給考試檔案管理帶來了較大的困難和挑戰(zhàn)，我們需要通過科學合理的方式、方法進行處理

5、。三、高?？荚嚈n案管理的現(xiàn)狀高校考試檔案一般是由教務(wù)處統(tǒng)一負責管理，由各教學系配合完成，最終檔案由教務(wù)處與各教學系進行統(tǒng)一管理。高校各部門之間在整個考試過程中對考試檔案管理方面做了大量工作，但在實際工作中還存在一些需要完善與改進之處。考試檔案管理人員，尤其是各教學系的管理人員，對相關(guān)工作的重要性認識不足，管理乏力。往往管理考試檔案的工作人員并非專業(yè)的檔案管理人員，對檔案管理的重要性認識不足，同時又可能身兼數(shù)職，其工作的被動性較為明顯，在實際的管理過程中隨意性較強，缺乏科學性，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范與要求，從而容易造成考試檔案不完整，查詢工作繁瑣，從而影響相關(guān)教學工作的順利進行?？荚嚈n案利用率不高，

6、目前考試檔案主要用于對學生的成績進行審核與查詢，而用于科學研究，為教學與決策提供數(shù)據(jù)支撐與第一手資料的功能還未能完全體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。因考核方式的多樣性，從而造成了考試檔案在管理及存檔歸類方面存在一定的認識誤差，從而造成檔案門類混亂，容易造成內(nèi)容收集不全、查詢困難且容易丟失。由于每學期常規(guī)考試組織安排相對集中，因此造成在對相關(guān)考試檔案進行制作收集與存檔管理的工作時間也相對集中，使相關(guān)檔案的存儲量相對增加，增加了一定的檔案管理工作難度。四、改進高校考試檔案管理的對策（1）指定專人負責，防止材料散失。檔案材料應(yīng)按期收集、整理、立卷、歸檔。借閱檔案者，只限于在檔案室內(nèi)查閱，并建立嚴格的借閱、登記制度

7、，以防檔案丟失。對于重要的檔案材料，特別是考生的成績，都要備份保存。各級考試機構(gòu)應(yīng)配備相應(yīng)專（兼）職檔案干部，統(tǒng)一規(guī)范管理考試檔案材料。（2）建立專業(yè)的考試檔案管理平臺。在考試檔案的管理工作中，最重要的就是系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息平臺的功能，如一般高校在教務(wù)處內(nèi)部的信息系統(tǒng)當中存有以學號為標準的成績統(tǒng)計，而考試檔案信息平臺就能夠通過一定的方式來實現(xiàn)與教務(wù)處內(nèi)部系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，最終實現(xiàn)資源上的共享。進一步來說，在實現(xiàn)資源共享之后還可以考慮不同類別（型）考試信息在綜合管理模式下的現(xiàn)實需求，而考試檔案信息平臺同樣能夠?qū)ζ溥M行分類查詢和統(tǒng)計，便于教師、學生和考試檔案管理人員按照自己的需要進行操作。信息平臺在建設(shè)的

8、過程中要注意設(shè)置好不同的分類索引，其中核心索引應(yīng)當是學生的學號、身份證號或者是教師的工號等，這樣才能夠較好地實現(xiàn)個人身份的識別，完成所有信息的綜合管理。再者就是要在不同類別（型）的考試當中做好關(guān)聯(lián)的依據(jù)，并相應(yīng)地設(shè)置教師、學生和考試檔案管理人員的查詢權(quán)限。這樣一種要求的提出，主要是希望能夠最大程度地保證高校學生考試檔案信息的保密性和安全性。（3）加強協(xié)調(diào)好高校檔案管理工作與考試工作之間的關(guān)系?？荚嚈n案管理工作是考試管理工作中的一部分，因此考試檔案管理工作應(yīng)與考試管理工作同步進行?？荚嚬ぷ鬟^程應(yīng)分為前期、中期與后期3個部分進行，為減少后期工作堆積造成工作壓力增加的情況發(fā)生，在對考試進行組織安排時就應(yīng)該合理的對工作及考試時間進行安排，而檔案管理工作也應(yīng)該隨著考試管理工作的進行而同步展開，將整個考試檔案管理工作時間進行有效分流，每完成一項考試工作任務(wù)及對其產(chǎn)生的工作檔案進行收集、審核與分類存檔。這樣可以在很大程度上降低相對的工作壓力，同時也能減少在工作中出錯的可能性，提高工作效率。總之高?？荚嚈n