會計基礎-第九章講義

1、第九章會計檔案第一節(jié)會計檔案的概念和內(nèi)容一、會計檔案的概念會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。二、會計檔案的內(nèi)容1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。3.財務會計報告類：包括月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、報表附注及文字說明、其他財務報告。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。（兩銀三冊）第二節(jié)會計檔案的歸檔各單位每

2、年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。根據(jù)會計檔案管理辦法，各單位當年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內(nèi)部指定專人保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應會同會計機構有關人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 第三節(jié)會計檔案的保管期限會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。 各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長

3、期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、l0年、l5年、25年五種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 會計檔案管理辦法規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為： 1需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(決算)。 2保管期限為25年的會計檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；稅收記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。 3保管期限為l5年的會計檔案有：會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款

4、)；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結算憑證；會計移交清冊。 4保管期限為l0年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貸款年報；稅收會計報表(包括票證報表)。 5保管期限為5年的會計檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。 6保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告；財政總預算會計旬報。總結：會計檔案

5、的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。三個永久：年度財務報告（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。其余憑證、賬簿、報表保管期限是15年。第四節(jié) 會計檔案的查閱和復制 一、檔案的查閱和復制各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案，

6、會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。二、會計檔案的交接（1）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案館代管。（2）單位分立單位分立后原單位存續(xù)的應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制；單位分立后原單位解散的協(xié)商后的其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（3）單位因為業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接的

7、單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。（4）單位合并單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的仍應由原單位保管。建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（5）單位之間交接會計檔案的交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。（6）個人交接時交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案交清冊上簽名或者蓋章。（7）我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。第五節(jié) 會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀

8、程序和辦法1.由本單位檔案機構提出銷毀意見，共同鑒定和審查，編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應包括：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷

9、情況報告本單位負責人。對于保管期滿但未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀?！纠}·單選題】下列資料中，不屬于會計憑證類會計檔案的是（）。A.原始憑證B.匯總憑證C.輔助賬簿D.記賬憑證【例題·單選題】各單位每年形成的會計檔案，都應由本單位（） 負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。A.會計機構B.檔案部門C.人事部門D.指定專人【例題·單選題】企業(yè)和

10、其他組織的下列會計檔案中，保管期限為25年的是（）。A.銀行存款總賬B.銀行存款日記賬C.匯總憑證D.輔助賬簿【例題·單選題】企業(yè)銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表的保管期限為（）。A.3年B.5年C.10年D.15年【例題·單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為（）。A.5年B.10年C.15年D.25年【例題·單選題】下列會計檔案中，不需要永久保存的是（）。A.財政總預算B.稅收日記賬和總賬C.會計檔案保管清冊D.會計檔案銷毀清冊【例題·單選題】國家機關銷毀會計檔案時，應由（）派員參加監(jiān)銷。A.同級財政部門B.同級財政部門和審計部門C.同級審計部門D.上

11、級財政部門和審計部門【例題·單選題】會計檔案的保管期限是從會計年度終了后的（）算起。A.第一個月B.第一天C.第二天D.第二個月第九章會計檔案強化練習題一、單項選擇題1下列屬于會計檔案的是( )。A財務預算 B財務計劃c財務制度 D財務報告2按規(guī)定，歸檔的會計檔案，會計機構應當編制( )。A會計檔案保管清冊 B會計檔案移交清冊C會計檔案銷毀清冊 D會計檔案整理清冊3下列屬于永久會計檔案的是( )。A各單位的會計移交清冊B稅收單位的稅收會計報表，包括票證報表c稅收會計單位的稅收年報(決算)D各種總賬、明細賬和日記賬4庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的保管期限是( )。A25年 B10年C

12、15年D20年5會計檔案銷毀清冊應該( )。A保管5年 B保管10年 c保管15年 D永久保管6當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位會計構保管( )年。A1 B2C3 D57其他單位如果因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位負人批準，( )。A可以借出 B只可以查閱不能復制C不可查閱或復制 D可以查閱或復制8銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應當保存( )。A3年 B永久 C5年 D15年9定期保管的會計檔案期限最長為( )。A20年 B15年C25年D10年10會計檔案銷毀清冊的保管期限為( )。A永久 B20年C15年 D10年11行政事業(yè)單位的總賬、明細賬的保管期限為( )。A2

13、0年 B10年C15年 D25年12企業(yè)銷毀保管期滿的會計檔案時，由( )負責。A本單位的檔案機構和會計機構共同派人B主管部門派人C同級財政部門派人D同級財政和審計部門派人13按內(nèi)部牽制原則的要求，會計機構中保管會計檔案的人員，不得由( )兼任。A會計人員 B會計機構負責人 c出納人員D會計主管人員14會計檔案保管期限開始計算日期，為從( )起。A本年會計年度末B會計年度終了的當天C會計年度終了后的第一天 D會計檔案歸檔的當天15原始憑證和記賬憑證的保管期限為( )。A5年 B10年 C15年 D25年16企業(yè)單位和行政單位的固定資產(chǎn)卡片的保管期限為( )。A固定資產(chǎn)清理報廢時 B固定資產(chǎn)清理

14、報廢后l年c固定資產(chǎn)清理報廢后2年 D固定資產(chǎn)清理報廢后5年17各單位每年形成的會計檔案，都應由本單位( )負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 A財務會計部門 B檔案部門 C人事部門D指定專人18.下列會計檔案中需要保管15年的是（）。 A.月、季度財務報告 B.明細賬 C.會計檔案保管清冊 D.銀行對賬單 19.財政部門銷毀會計檔案時，應由（ ）派員參加監(jiān)銷。 A.同級財政部門 B.同級財政部門和審計部門 C.同級審計部門 D.上級財政部門和審計部門 20.各單位每年形成的會計檔案，都應由本單位（）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 A.檔案部門 B.財務會計部門 C

15、.人事部門 D.指定專人 21.企業(yè)的銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的保管期限為（ ）。 A.5年 B.15年 C.25年 D.永久 22.下列說法正確的是（）。 A.會計檔案銷毀清冊需要保管15年 B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表需要保管5年 C.固定資產(chǎn)卡片賬應保管15年 D.現(xiàn)金日記賬需要保管15年 23.以下內(nèi)容不屬于會計檔案的是（）。 A.銀行存款日記賬 B.總賬 C.購銷合同 D.購貨發(fā)票 24、原材料明細帳保管年限是（ ）A.5年 B.15年 C.25年 D.永久 25、年度財務報告（決算）保管年限是（ ）A.5年 B.15年 C.25年 D.永久 26、會計檔案是國家（ ）的重要組成部分

16、。A.文書檔案 B.經(jīng)濟檔案 C.歷史檔案 D其他檔案.27、按規(guī)定，歸檔的會計檔案，會計機構應當編制（ ）A. 會計檔案保管清冊 B. 會計檔案移交清冊C. 會計檔案銷毀清冊 D. 會計檔案整理清冊二、多項選擇題 1下列會計檔案應保管l5年的有( )。 A總賬 B會計移交清冊 c原始憑證 D記賬憑證 2需要永久保存的會計檔案包括( )。 A記賬憑證 B年度財務報告(決算) C會計檔案保管清冊 D庫存現(xiàn)金日記賬 3下列資料中，屬于會計賬簿類會計檔案的有( )。 A日記賬 B明細賬 c銀行對賬單 D固定資產(chǎn)卡片 4對本單位檔案機構保管的會計檔案，需要拆封重新整理的，應由( )同時參及，以分清責任

17、。 A財務會計部門 B經(jīng)辦人 c本單位檔案機構 D本單位人事部門 5保管期限為25年的會計檔案包括( )。 A庫存現(xiàn)金日記賬 B稅收日記賬和總賬 C銀行存款日記賬 D稅收票證分類出納賬 6會計檔案按照其保管期限不同可分為()。 A永久會計檔案 B臨時會計檔案 c定期會計檔案D分期會計檔案 7保管期滿，不得銷毀的會計檔案有()。 A未結清的債權債務原始憑證 B正在建設期間的建設單位的有關會計檔案 C超過保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證D銀行存款余額調(diào)節(jié)表8.保管期限為3年的會計檔案有（）。 A.企業(yè)月度財務報告 B.企業(yè)季度財務報告 C.行政單位月度報表 D.財政總預算會計旬報 9.下列有關

18、會計檔案查閱的表述中，正確的有（）。 A.會計檔案可以借出 B.外部人員查閱會計檔案需持有單位正式介紹信 C.單位內(nèi)部人員查閱會計檔案，應經(jīng)會計主管人員或單位負責人批準 D.查閱人員可以自行拆散原卷冊 10.下列企業(yè)和其他組織的各項會計檔案中，按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，保管期限為15年的有（ ）。 A.會計憑證 B.總賬、明細賬和輔助賬簿 C.會計移交清冊 D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 11.關于會計檔案的銷毀，下列說法正確的有（ ）。 A.應當由本單位財務會計部門提出銷毀意見 B.應當編制會計檔案銷毀清冊 C.單位負責人應在銷毀清冊上簽署意見 D.應當由單位檔案機構和會計機構共同派員

19、監(jiān)銷 12.下列會計檔案中，需要永久保存的有（）。 A.匯總憑證 B.輔助賬簿 C.年度財務報告 D.會計檔案銷毀清冊 13.企業(yè)的下列會計檔案中，保管期限為15年的應有（）。 A.固定資產(chǎn)總賬 B.庫存商品明細賬 C.現(xiàn)金日記賬 D.長期股權投資總賬 14.會計檔案中的定期檔案的保管期限有（）。 A.5年 B.10年 C.15年 D.20年 15.下列屬于會計檔案的內(nèi)容的有（ ）。 A.記賬憑證 B.明細分類賬 C.會計報表 D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 三、判斷題 1財務會計部門的預算、計劃、制度等文件材料是會計檔案的一個重要組成部分。 ( ) 2財政總預算、行政單位、企業(yè)單位、事業(yè)單位、稅收會

20、計單位的會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊屬定期會計檔案。 3出納人員不得從事會計檔案的歸檔工作，更不能兼管理歸檔的會計檔案。 ( ) 4財務部門和經(jīng)辦人員必須按期將應歸檔的會計檔案全部移交給檔案部門，不得擅自封包保存。 ( ) 5移交本單位檔案部門的會計檔案，必須保持原卷的封裝，任何人不得拆封重新整理。 ( ) 6會計檔案保管清冊的保管年限是25年。 ( ) 7各種賬簿的保管期限均為25年。 ( ) 8會計檔案管理辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 ( ) 9各單位保存的會計檔案不得借出，特殊情況下經(jīng)單位負責人批準，辦理有關手續(xù)，可以調(diào)閱或復制。 ( ) 10本單位檔案機構為方便保管會計檔案，可以根據(jù)需要對其拆封重新整理