宇博文檔管理系統(tǒng)免費版操作手冊

1、宇博文檔管理系統(tǒng)免費版操作手冊宇博操作手冊文檔管理系統(tǒng)操作手冊版本號V1.0發(fā)布時間發(fā)布人目錄一、介紹宇博資源決策系統(tǒng)是有機融合各個系統(tǒng)形成的一個平臺， 有效消除企業(yè)信息 孤島問題， 提高各類數(shù)據(jù)平臺化。 減少企業(yè)資金投入與人員投入， 提高了企業(yè)運 作效率。根據(jù)自身需求架設功能及流程， 不受軟件開發(fā)商的約束， 后期擴展隨心 所欲。讓軟件伴隨著您的企業(yè)一起同步、快速成長，從此避免“削足適履”的痛 苦!二、模塊介紹及功能宇博文檔管理系，主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙等信息內(nèi)容。 通過對不同用戶或用戶組進行文件權限的設置， 可以獲得不同用戶、 用戶組的人 員在登錄系統(tǒng)時看到的文件不同。文檔管

2、理：通過對不同用戶或用戶組進行文件權限的設置， 可以獲得不同用 戶、用戶組的人員在登錄系統(tǒng)時看到的文件不同。查詢與統(tǒng)計：用于查看報表。公告管理：提供公司內(nèi)部信息發(fā)布的渠道， 如開會通知、 放假通知及其它信 息。使用戶可以很方便的了解公司動向。即時通訊：提供員工和員工之間實時通訊功能 ,可以實現(xiàn)實時的交流 ,在工作 中方便溝通， 主要提供組織架構和類似的好友功能， 并能快速創(chuàng)建群組， 實現(xiàn)多 人之間進行溝通。組織架構： 用于添加用戶。 設置不同人員的職位和級別， 以獲得對應查看數(shù) 據(jù)的權限。設置不同人員的所在部門，以獲得對應查看數(shù)據(jù)的權限。三、通用模塊詳細操作3.1 用戶管理3.1.1 功能介紹

3、用戶管理是將用戶添加到公司架構中， 使其成為系統(tǒng)的用戶； 同時，也可以 對用戶進行刪除，刪除后將無法登錄本系統(tǒng)。用戶管理中，管理員有添加用戶， 導入數(shù)據(jù)，導出數(shù)據(jù)三種方式。 區(qū)別在于， 添加用戶是逐個的添加用戶到公司架構中， 導入數(shù)據(jù)是一次性導入多個用戶到同 一個崗位中，適合崗位中人員較多的情況下，可以將人員以“”的方式導出。3.1.2 操作介紹使用管理員帳號登錄，進入控制面板菜單，找到用戶管理。路 4J燒覃.*障 時*霍燈 明"F0 用W爭-垃蛀埶姐W 'Tirw*F*毎r-iira1PW9卿IE主懂”詐憚戶T?尿為：I1I豈a*戶 RK8|#出住播J |_»AM

4、U用戶啦血空廟朋a陽戶1焙理稍.話正扁iHw *、MilLQ詢電娜EF正嘉重手詞捋輯楷ly£3?氓出OH1*球小華Mil1ESflr3£話電11悅rlTTlttr點擊注冊用戶,進入注冊頁面。輸入相關信息，點擊保存。（注意：前面三項為必填，登錄名最好用英文或 拼音）3.2用戶組管理321功能介紹根據(jù)組對人員進行劃分，并對組進行權限設置。通過管理組達到管理人的目 的，解決對每個人都進行權限劃分太過于繁瑣的難點。3.2.2操作介紹使用管理員帳號登錄，進入控制面板菜單，找到用戶組管理。貞皿用戶妞慮盞全£ 制 也匡白弓宕打an必itIB峠口fl IS応1Elb、Gt刨曲連陽

5、4MB解世幻” EM-MLLzMWB13中t «.y也圧/ xtlmi/化*理 祜貝曲-zQU »Kir曲曲垢屋e丘朋屈學百卑珈冃戶管兩用戶組=暉 .0可以添加用戶組，也可以刪除。創(chuàng)建好用戶組后，就要將相關人員分配到用戶組里點擊組成員管理亂SR井丘云點擊選擇人員，勾選相關人員后點擊保存就行了。3.3職位管理331功能介紹設置不同人員的職位和級別，以獲得對應查看數(shù)據(jù)的權限。3.3.2操作介紹在控制面板首頁中，找到“公司架構管理”下的“職位管理”點擊界面如下 （圖 *1-2）輸入職位名稱和級別，點擊【新增】。注意“級別”只能輸入數(shù)字，主要用 于排序，從小到大排列。職務昔理刪除1

6、開發(fā)鄒主昔f貳幵菱人員31M3.4部門管理3.4.1功能介紹設置不同人員的所在部門，以獲得對應查看數(shù)據(jù)的權限。3.4.2操作介紹在控制面板首頁中，找到“公司架構管理”下的“部門管理”，點擊看到界 面如下輸入部門名稱及序號，點擊“保存按鈕”，保存部門信息。xoan-一-n rww片«W 18 / 17F1±-4raaii->fpB更114FWtPB3.5菜單權限3.5.1功能介紹通過對不同用戶組進行菜單權限的設置，可以獲得不同用戶組的人員在登錄系統(tǒng)時看到不同的菜單。3.5.2操作介紹在控制面板選擇【菜單權限】功能.1'謝 CMJ* 為用有匸* WW1* :耐“%

7、在吃刖挺*趕時1#艸豐哽It:主JARIH：iniKffiP* 二il問匚兩于翊作収岸Gaunt亠 一 J.JA軻 甘 嘗 手 A W±Fin證aht JiliNJJ 乩眩皿役農(nóng)m -O"K*rf為了提高設置菜單權限的效率，我們將對菜單權限相同的用戶分到相應的用 戶組，再對用戶組進行設置權限。（注意：用戶組需要提前設置，設置完將人員 添加進去就可以了）i Eianis.占匸1 maJ 口八曲Fffprasl sBIF*alB_7JbMJ三!>£iaMgwfl«r vi-1MflVTiiqVEP E要設置哪個菜單的權限就左鍵單機菜單的名稱 （不要點前

8、面的選擇框），然 后可以看到該菜單的用戶組選擇查看， 無法看到該菜單的用戶組空著就行， 設置 好點擊【保存】按鈕即可。3.6郵件模塊361功能介紹實現(xiàn)對互聯(lián)網(wǎng)進行收發(fā)郵件，適用于企業(yè)郵局、個人郵箱；主體功能包括收 郵件、發(fā)郵件、由M牛過濾器、由附快速查詢、自定義分件箱、笑話自定義、聯(lián)系 人管理、郵件模板、信紙引用（后兩項還未進行開發(fā)）；除了常規(guī)功能外，郵件模塊還與系統(tǒng)進行接口開發(fā)， 主要包括：與流程模塊 的數(shù)據(jù)映射、與公告模塊的信息互轉、自定義文件夾可以由用戶自定義的字段信 息，如：客戶、項目等自動創(chuàng)建文件夾并自動過濾。3.6.2操作介紹（1）郵件配置找到控制面板上的郵件設置圖標：打開郵件配置

9、界面（圖1-2）3地址:接收郵件服務器3地址；3端口:接收郵件服務器端口，一般默認為 110端口；地址:發(fā)送郵件服務器地址；端口:發(fā)送郵件服務器端口，一般默認為 25端口 ；刪除郵箱保留天數(shù)：郵箱被收進系統(tǒng)后如果終端沒有設置把服務器上的原郵 件刪除，則管理員可以在此設置郵件在服務器刪除的間隔時間；企業(yè)郵局:系統(tǒng)可以適用于企業(yè)郵局，也可當做個人郵件收發(fā)系統(tǒng)使用，如 果管理員勾選了“企業(yè)郵局”，則終端的設置界面為 （圖1-3），如果不勾選則, 系統(tǒng)設置個人郵局模式，終端用戶界面為：郵箱地址由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一分配，但是密碼由終端用戶自己設定，每個終端 用戶的郵箱容量由管理員在人員管理處進行設定， 用戶

10、的郵件功能必須啟動才能 使用郵件功能；間尸第將：卓扯它理員 am 口 名: idnuri冃戶密訶；是習Q午進話：*冏尸找倉；正岸鬥尸淫創(chuàng)：男ZZH-簾戶捌牛好：手用 啟用郵箱功能 施浙3：齊加：昇 til*plnggUc 10(1153曲的容呈吵：JY設背撲箱弾繪冏朝口： 1P2JHR, IS. un眼昵嘟；anA召電話砰|返回不勾選“企業(yè)郵局”的用戶設置界面:(2) 寫郵件>*ki 9WSH事御話O3IWV左麗祀詢w*4“TV發(fā)件人:顯示當前用戶的郵箱帳號；收件人、抄送、密送：支持人員快速檢索、中文拼音檢索，檢索是以用戶的 通訊錄為數(shù)

11、據(jù)源，多人員以分號隔開；所有人可見：如果不勾選上則當收件人有多人時，收件人收到的郵箱只能看 到自己，比如在寫郵件時，收件人欄有兩人：379456850;256951793當收件人收到郵件時，379456850與256951793在收件人欄位都只能看到自己的郵箱，如果勾選則收件人可以看到所有的收件人，如上例，兩個收件人均能看到收件人是： 379456850; 256951793;上傳附件:支持選擇多文件批量上傳；從現(xiàn)有郵件中選擇附件：用戶在上傳附件時，可以從其他郵件中調(diào)入附件， 作為新郵件的附件；保存已發(fā)送：郵件發(fā)出去后，保存在“已發(fā)送”分件箱；特快專遞:選擇發(fā)送模式為緊急，以急件方式發(fā)送； 已

12、讀回執(zhí)：由M牛發(fā)送出去后，收件人在查看郵件時會彈出是否回執(zhí)的提示， 如果回執(zhí)，則系統(tǒng)可以收到收件人發(fā)來的回執(zhí)信。同時支持，當別人發(fā)送過來的郵件帶有回執(zhí)信息時，系統(tǒng)也會彈出回執(zhí)邀請。草稿箱：用戶可以把未編輯完成的郵件保存為草稿箱，如果用戶編輯郵件 5 分鐘內(nèi)未發(fā)送出去，則系統(tǒng)會自動保存在草稿箱內(nèi)，系統(tǒng)在用戶編輯狀態(tài)下，每 5分鐘自動保存一次，以防止用戶丟失郵件；模板管理：在寫郵件的右上方，有“選擇模板”和“模板管理”兩個標簽， 用戶可以設置自己的模板，每個用戶可以設置無限多個模板，寫郵件可以默認模 板，用戶通過“模板管理”可以管理自己設置的模板；通訊錄查詢：異步無刷新查詢，把光標置于收件人或抄送

13、、密送上，點擊查 詢結果的用戶，可以把郵箱帳戶添加到對應的欄位；支持可直接拖拽帳戶更換組， 或拖拽排序，并在樹狀菜單上進行刪除聯(lián)系人等操作； 支持中文拼音、關鍵詞模 糊快速檢索；添加聯(lián)系人、組：點擊通訊錄旁邊的。圖標，彈出快速添加聯(lián)系人圖框，如圖（圖1-8），點擊新增組，則切換到快速新增組界面；收件箱在服務器保留：此處為客戶端選項，勾選此處則被收進系統(tǒng)的郵件還保留在 服務器上，如果未勾選則刪除服務器上的原文件， 但是這里的刪除實限受管理員 設置的限制。收郵件:點擊收郵件；批量刪除：勾選多選項，點擊批量刪除，這里的刪除是放進用戶的“已刪除” 分件箱，并未徹底刪除，用戶如果在“已刪除”分件箱下刪除

14、郵件則，對于用戶 來說是徹底刪除了郵件，但是郵件只是被系統(tǒng)隱藏，并未從數(shù)據(jù)庫中刪除；批量轉移:勾選多項，點擊彈出轉移對話框（圖1-10）取消置頂:勾選多項，點擊取消置頂，批量取消置頂；快捷圖標：鼠標放置在行上，發(fā)件人一欄就會出現(xiàn)三個快捷圖標，即：添加 到通訊錄、拉入垃圾郵箱、拉入黑名單；應用過濾器：點擊“應用過濾器”可以把用戶設置的過濾器當作查詢條件， 形成一種高級查詢機制，關于過濾器的設置請查閱“郵件過濾器”；選擇不同的過濾規(guī)則，進行查詢，過濾器字段包含有用戶自定義字段， 因此 可以對用戶的自定義信息進行查詢， 過濾器應用是郵件系統(tǒng)的一個特色功能； 除 了應用過濾器查詢外，系統(tǒng)默認的常規(guī)查詢

15、如下圖：Saw= flSr甘人*Ke :血卜Fl站闌T?1S3 UbPI !D UIB U WK fi-fi 9 I默認查詢與過濾器查詢都是多字段并列查詢；排序：點擊列表抬頭進行排序；（3）郵件轉公告點擊“轉公告”按鈕，可以把外部郵件包括主題、附件、內(nèi)容轉換到發(fā)布公 告的界面，實現(xiàn)郵件與公告的接軌，用戶可以進行編輯并選擇人員后進行發(fā)送， 從而完成外部轉內(nèi)部的信息轉換，內(nèi)部公告也可以把信息轉換到郵件，發(fā)送出去;3.7公告模塊3.7.1功能介紹提供公司內(nèi)部信息發(fā)布的渠道，如開會通知、放假通知及其它信息。使用戶 可以很方便的了解公司動向。3.7.2操作介紹在系統(tǒng)左邊菜單”寫公告”新建一個公告,如圖所

16、示:填寫公告的標題等基礎信息，并選擇發(fā)送對象.發(fā)送對象分個人和部門.具體 的發(fā)送對象在主送，抄送，密送選擇.發(fā)送對象可以在桌面的公告欄看到（如果沒有，刷新一下）TVS發(fā)送本人則需到發(fā)件箱查看自己發(fā)布的公告。3.8我的流程3.8.1功能介紹查詢所有由登錄人員發(fā)起的流程以及相關信息，如流程狀態(tài)，審批結果3.8.2操作介紹點擊菜單欄【我的流程】，選擇需要的流程，按需求加載單據(jù)。點擊【查看】按鈕就能查看到該單據(jù)的詳細信息。3.9我的隊列3.9.1功能介紹查看自己待處理的流程，為手機待處理流程提供數(shù)據(jù)源。3.9.2操作介紹點擊左側菜單欄【我的隊列】，選擇相應的流程，即可查看到自己該處理的 流程信息。3.

17、10流程重啟3.10.1功能介紹由于某些特殊原因流程出錯，就能用該功能來對流程進行重啟，修改相關數(shù) 據(jù)后重新提交。3.10.2操作介紹選擇菜單欄的【流程管理】下的【流程重啟】可蹩擇1硼號；-1選擇需要重啟的流程名稱、單據(jù)號、步驟名稱和執(zhí)行人員，流程就會重啟并 在執(zhí)行人員的桌面的待處理流程窗口顯示。3.11即時通訊3.11.1功能介紹提供員工和員工之間實時通訊功能，可以實現(xiàn)實時的交流，在工作中方便溝通 主要提供組織架構和類似的好友功能，并能快速創(chuàng)建群組，實現(xiàn)多人之間進行溝 通.3.11.2操作介紹在系統(tǒng)左邊菜單點擊”即時聊天”或者”在線聊天”即可自動登錄。當您想和您的好友或者同事進行溝通時，可以

18、雙擊該人的名字，則會彈出聊天 窗口圖1-4是好友或者同事之間個人對個人的聊天窗口.群組聊天窗口為圖例1-2窗口右邊顯示好友的個人信息和您個人頭像，左邊上方顯示工具欄，聊天內(nèi)容, 發(fā)送信息框.3.12及系統(tǒng)名稱修改3.12.1功能介紹點擊系統(tǒng)左上角對系統(tǒng)的登陸頁圖片、左上角的標識及系統(tǒng)名稱進行修改。.旦 iN 二我我的郵件我的歹http /hd dz.yubosQftcn/1Ad mi n/Fra mewo rk/f ra m e P0我的桌面訶玄吿管理目調(diào)出設置界面輸入系統(tǒng)名稱，上傳相應的圖片，點擊【保存】按鈕即可四、各模塊詳細操作4.1文檔管理4.1.1公司文檔冋上 曲 黑御 序動 娜 朋孑

19、 僚 電済 上傳 応 耦 雀申ntfttii，-* *=*舟扣籾悄 l rwsmn<Tf-AJSW4WSPmH爐I功能：當前用戶可以在這四個文件夾里上傳自己所要分享的文件。對于其他用戶的文件夾只有查看和下載的權限。操作：選擇左側菜單欄【公司文檔】。刪除：選中所要刪除的文件，點擊【刪除】即可。新建：選中所要新建的文件夾，在文件夾里點擊【新建】，錄入文件夾名稱， 點擊【提交】按鈕即可。復制：選中所要復制的文件夾，點擊【復制】就可復制到剪切板。 收藏：選中所要收藏的文件，收藏的文件會出現(xiàn)在我的收藏當中。下載：選中所要下載的文件，壓縮成功后，打開即可。上傳：選中所要上傳到系統(tǒng)的文件，等上傳進度條

20、到100%，及上傳成功。AU QU*散4.1.2我的文檔*杭IS蜩%電站蚊皚 *墟皿電利擔仇功能：只有自己擁有權限看到我的文檔里的文件操作：選擇左側菜單欄【我的文檔】。刪除：選中所要刪除的文件，點擊【刪除】即可。4.1.3我的收藏4.1.4我的網(wǎng)盤i* EIWIE* CE1 汗tit /w*ft!Sh&Oit IF 指理存TTi：出fiF誰：f-4魯氐p理4護訊s*亀墳鐘1h* outiijOt4 FVtllHtfi功能：只有自己擁有權限看到我的收藏里的文件操作：選擇左側菜單欄【我的網(wǎng)盤】。新建：選中所要新建的文件夾，在文件夾里點擊【新建】，錄入文件夾名稱, 點擊【提交】按鈕即可。復制：選中所要復制的文件夾，點擊【復制】就可復制到剪切板。移動：選中所要移動的文件，選擇路徑，即可移動成功。刪除：選中所要刪除的文件，點擊【刪除】即可。下載：選中所要下載的文件，壓縮成功后，打開即可。