--辦公用品管理教學(xué)文案

1、精品文檔第四章 辦公用品管理【教學(xué)目的】了解辦公用品管理的基本常識(shí)、庫存管理【教學(xué)重點(diǎn)】庫存管理【教學(xué)課時(shí)】 2 課時(shí)【教學(xué)方法】講授法、討論法、模擬演練法【教學(xué)內(nèi)容】為了使辦公室更好地發(fā)揮其職能， 必須配備相應(yīng)的辦公用品， 辦公用品是辦 公室工作人員的工具。 如果沒有必要的辦公用品， 辦公室的日常工作是難以開展 的，這就需要辦公室人員掌握辦公用品的管理方法， 使辦公用品成為辦公室開展 工作的物質(zhì)保障。第一節(jié) 辦公用品管理概述一、辦公用品分類辦公用品通常指在組織辦公場所所需的各種物品。 其種類繁多， 大致可分為 以下幾類：（一）辦公用具 辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、書架、雜志架、衣架等； 紙箔：復(fù)

2、印紙、打印紙、復(fù)寫紙、便條紙、留言條、標(biāo)簽紙、信封、筆記本、 速記本等；筆尺：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子等； 裝訂用品：大頭針、曲別針、剪刀、膠帶、起釘器、釘書器等； 歸檔用品：文件夾、檔案袋、收件日期戳等； 辦公設(shè)備專用易耗品：色帶、墨盒、磁盤、磁盤盒等。（二）辦公設(shè)備 計(jì)算機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、鐘、掃描儀等。（三）辦公書籍 即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、法規(guī)、工作手冊等。 二、辦公用品管理過程辦公用品的管理，主要抓好五個(gè)環(huán)節(jié)：（一）計(jì)劃 根據(jù)組織的需要量和相關(guān)規(guī)定以及現(xiàn)有庫存量，按輕重緩急逐項(xiàng)做出計(jì)劃。 計(jì)劃要具備未雨綢繆的預(yù)先性、 政策規(guī)定的財(cái)

3、力允許的可行性以及既要保證重點(diǎn) 又要照顧全面的合理性。（二）采購 根據(jù)計(jì)劃購置辦公用品。購置時(shí)應(yīng)“貨比三家“，挑選質(zhì)量和價(jià)格都適中的 物品。（三）保留 對購進(jìn)和庫存的辦公用品，要分門別類的妥善存放到貨架或貨柜中。平時(shí) 應(yīng)加強(qiáng)清點(diǎn)和檢查，切實(shí)做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盜等各項(xiàng)工作。（四）發(fā)放 辦公用品的發(fā)放應(yīng)掌握從嚴(yán)控制的原則。管理人員應(yīng)根據(jù)各部門核定的指 標(biāo)，按工作所需的品種和數(shù)量發(fā)放。（五）經(jīng)費(fèi)核算 辦公用品的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)一般按人分解到各個(gè)所屬部門。管理人員應(yīng)及時(shí)對各 部門的辦公用品經(jīng)費(fèi)進(jìn)行核算。 并根據(jù)經(jīng)費(fèi)核算情況對辦公用品的發(fā)放實(shí)行有效 的調(diào)節(jié)，以免造成虧欠，給工作帶來不利影響。第二節(jié)

4、辦公用品的庫存管理為了保證辦公活動(dòng)的順利進(jìn)行，對于常用的辦公用品，各類組織都會(huì)采 購一定數(shù)量的辦公用品存儲(chǔ)起來，以滿足日常辦公的需要。這樣，對于辦公 用品進(jìn)行合理的庫存管理， 將有利于優(yōu)化辦公資源， 節(jié)約辦公的人力、 物力、 財(cái)力等各種成本的投人。一、辦公用品庫存管理的基本知識(shí)（一）辦公用品庫存的概念和作用 辦公用品庫存是指各類組織為了保證辦公活動(dòng)的順利進(jìn)行，對于常用的 辦公用品都會(huì)采購一定數(shù)量的辦公用品存儲(chǔ)起來，以滿足日常辦公的需要。設(shè)置辦公用品庫存的根本目的，是要保證在需要的時(shí)間，需要的地點(diǎn)， 提供需要的數(shù)量。同時(shí)，辦公用品庫存控制還能起到以下作用：1防止出現(xiàn)缺貨的情況，提高服務(wù)水平，保證

5、日常辦公活動(dòng)順利進(jìn)行。2科學(xué)合理的庫存控制能夠節(jié)省開支、降低成本。3保證輔助決策、事務(wù)支持服務(wù)過程的順利進(jìn)行。（二）辦公用品庫存管理的必要性 我們必須認(rèn)真存儲(chǔ)辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證我們的需要，這 就要求我們維持一個(gè)良好有效的庫存系統(tǒng)。 由于組織員工可能隨時(shí)需要辦公 用品，而辦公用品供應(yīng)的充足與否、 及時(shí)與否又很大程度地決定了工作效率。 如果沒有一個(gè)合理的庫存控制， 每次有人用完了紙張和鉛筆你都要放下手中 的工作，急急忙忙跑到外面去購買，你的工作效率就太低了。所以，一個(gè)有 效的庫存系統(tǒng)是極其重要的，它對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很 大的作用。建立一個(gè)良好的辦公用品庫存管理系統(tǒng)，

6、具有很多的好處，它能夠做到 以下幾點(diǎn)：1精確庫存數(shù)量并防止被盜。2確保所需物品的充分供應(yīng)。3將庫存物品所占的空間減到最小。4避免物品被破壞或者因過期而作廢。（三）辦公用品庫存控制的相關(guān)概念1最大庫存量 最大庫存量是防止物品超量存儲(chǔ)而保存的該項(xiàng)物品的最大數(shù)量，庫存物 品的數(shù)量在任何時(shí)候部不能超過這個(gè)最大量。 它能使資金不被過多地浪費(fèi)在 庫存物品上，能節(jié)約寶貴的庫存空間，并使庫存物品及時(shí)利用，不會(huì)因?yàn)殚L 期存儲(chǔ)而過期作廢。2最小庫存量 最小庫存量是防止物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量。這 樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時(shí)間補(bǔ)充庫存量。 要有一個(gè) 重新訂購線，以提醒購買者進(jìn)行重新

7、訂購。3重新訂購線 這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)，它由以下幾個(gè)因素決定：重新訂購線二日用量X物品發(fā)放時(shí)間+最小庫存量例如：每天要用去A4紙張半令(1令=500張)，物品發(fā)放時(shí)間需要20 天，最小庫存量是10令。因此，重新訂購線就是1/2 X 20+10= 20令。4庫存成本辦公用品庫存成本包括 辦公用品成本 ，即購買辦公用品所花費(fèi)的費(fèi)用； 訂貨成本 ，又稱采購成本，用于對外訂貨，指每次訂貨或采購所發(fā)生的全部 費(fèi)用；庫存保管成本 ，又稱儲(chǔ)存成本，指儲(chǔ)存、保管庫存辦公用品所發(fā)生的 費(fèi)用；缺貨成本 ，指在使用辦公用品過程中因庫存不足出現(xiàn)缺貨所造成的各 項(xiàng)損失。二、正確進(jìn)行庫存管理(一) 辦公

8、用品的入庫與保管1 辦公室人員處理的庫存物品(1) 辦公室用品和消費(fèi)品，如紙張、打印機(jī)墨盒和鋼筆等常用的辦公用 品；(2) 小型辦公室設(shè)備，如廢紙簍、裝訂機(jī)等。2人庫前接收訂購的辦公用品的程序(1) 先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物，發(fā) 現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)該立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商；(2) 接收數(shù)量的出入也應(yīng)該通知采購部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貸款；(3) 接收的每一類貨物的詳情， 應(yīng)該輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中；(4) 接收后，要及時(shí)更新庫存余額；(5) 將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好；(6) 訂立發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 每一種物品都要有一張庫存卡，用以登記、

9、接收和發(fā)放物品，并隨時(shí)掌握用品的最大庫存量、最小庫存量和重新訂購線。3辦公用品入庫 在收到辦公用品以后，能夠熟練、準(zhǔn)確地辦理辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)， 保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗(yàn)、核對，銜接好辦公用品采購、 進(jìn)貨、發(fā)貨和使用的中間環(huán)節(jié)，建立一套辦公用品的管理程序。(1) 接收訂貨。接收訂貨時(shí)，庫存員應(yīng)該確保送來的這些貨物與所訂購 的貨物，無論是數(shù)量上還是型號(hào)上都完全一致。并且在貨物到來的時(shí)候就在 上面記下數(shù)目，因?yàn)楹芸赡艿搅嗽碌啄憔蜁?huì)忘記。你一定要將購貨訂單與實(shí) 物認(rèn)真核對，如果供應(yīng)商交給你一些你沒有訂購的貨，你可以拒絕簽收，或 者在查清楚沒有其他人訂購之后立即把貨退回去。(2) 庫存目

10、錄。雖然耗材的購買在庫存控制卡上有記錄，但非耗材如機(jī) 器、固定設(shè)備、各種裝置以及家具等要記錄在庫存目錄單上，這個(gè)庫存目錄 用于組織財(cái)產(chǎn)的審查。 一個(gè)庫存目錄應(yīng)該包含以下信息： 庫存目錄系列序號(hào)、 財(cái)產(chǎn)描述、財(cái)產(chǎn)消耗、供應(yīng)商名稱、接收日期、存放位置。辦公用品入庫時(shí)要首先大致確定比較合理的擺放方式，必須將辦公用 品和小型辦公設(shè)備保存在安全的地方，并且進(jìn)行有序的擺放，以防止物品損 壞、失竊以及消除事故和火災(zāi)隱患。 而且當(dāng)需要的時(shí)候又能夠很容易地找到。4庫存保管中應(yīng)該采取的措施(1) 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。儲(chǔ)藏需要的面積取決 于組織規(guī)模的大小。(2) 各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽， 標(biāo)

11、明類別和存放地點(diǎn)， 以便能夠迅速地 找到物品。(3) 新物品放置在舊物品的下面或者后面， 先來的物品先發(fā)出去， 這是為 了保證物品不會(huì)因?yàn)檫^期而不得不銷毀。(4) 體積大、分量重的物品應(yīng)該放置在下面，以減少從架子上取物時(shí)發(fā)生 事故的危險(xiǎn)。(5) 小的物品、常用的物品，如訂書釘盒等，應(yīng)該放在較大物品的前面， 以便于需要取用的時(shí)候能夠很快地發(fā)放領(lǐng)取。(6) 儲(chǔ)藏間要通風(fēng)良好，房間應(yīng)該保持干燥。(7) 儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)該有良好的照明條件，以便容易找到物品。(8) 物品的保管、儲(chǔ)存要符合本組織的規(guī)定要求。(二) 建立庫存記錄1建立庫存記錄的必要性 進(jìn)行庫存管理需要隨時(shí)了解庫存的多少等情況，而這些情況都是

12、不斷變 化的。因此，辦公室人員在進(jìn)行庫存管理的時(shí)候，需要對庫存進(jìn)行詳細(xì)的記 錄，這樣才能隨時(shí)掌握庫存的變化情況，及時(shí)進(jìn)行進(jìn)貨、發(fā)貨等管理活動(dòng)， 保證日常工作的需要順利得到滿足。組織在運(yùn)營中，所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設(shè)備應(yīng)當(dāng)充足，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此需要建立庫存記錄。庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者利用計(jì)算機(jī)使用庫存控制軟件、電于表格或數(shù)據(jù)庫。無論使 用什么系統(tǒng)，都記錄同樣的信息。2庫存控制卡的內(nèi)容 庫存控制卡是跟蹤進(jìn)行準(zhǔn)確的庫存記錄的主要形式。庫存控制卡主要 包括這樣一些內(nèi)容：(1)項(xiàng)目：庫存項(xiàng)目應(yīng)該準(zhǔn)確描述，包括物品的大小、顏色和數(shù)量

13、。例 如， A4 白打印紙。(2)單位：貨物訂購、存儲(chǔ)和發(fā)放的單位、例如今、盒、包等。(3) 庫存參考號(hào)：給每一庫存項(xiàng)編號(hào)，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系。例如，C4表示柜子編號(hào)C,架板編號(hào)4。(4) 最大庫存量：為防止物品超量存儲(chǔ)造成組織資源浪費(fèi)而保存的辦公 用品的最大數(shù)量,庫存物品的數(shù)量在任何時(shí)候都不能超過這個(gè)最大量。(5) 重新訂購線：當(dāng)庫存余額達(dá)到這個(gè)水平,必須訂購新的貨物來使余 額達(dá)到最大庫存量,通過考慮多少物品能保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行、平均使用量、物 品交貨的時(shí)間長短來確定這個(gè)數(shù)值。(6) 最小庫存量： 為防止物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量。 當(dāng)庫存物品的數(shù)量降到這個(gè)最低限度時(shí),就要及時(shí)對

14、物品進(jìn)行重新訂購,不 然就會(huì)影響日常辦公活動(dòng)的順利進(jìn)行。(7) 日期：必須記錄所有行動(dòng)的日期。(8) 接收：記錄所有接收信息,包括發(fā)票號(hào)和供應(yīng)商的名字,在一些記 錄卡片上,供應(yīng)商的名字記錄在卡片的前頭。在這些情況下,物品的庫存參 考號(hào)可能是供應(yīng)商的目錄號(hào)。(9) 發(fā)放：記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量,所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的 個(gè)人和部門。(10) 余額：在每一次處理后計(jì)算物品庫存余額。 在接收物品時(shí)在余額上加 上接收的數(shù)量,在物品發(fā)放后從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存 物品的實(shí)際數(shù)量,并能用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異要及時(shí)通知和報(bào)告給管 理人員。庫存的每一項(xiàng)記錄應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。辦

15、公室人員在每次物品發(fā)放或接收時(shí)填寫這張卡片，并記錄該項(xiàng)庫存的余額。庫存控制卡見下表:庫存控制卡物品：A4紙取大庫存量:50庫存號(hào)：100重新訂購線：20存放位置：A1取小庫存量:10單位：令日期接收發(fā)放剩余庫存量訂購數(shù)量發(fā)票序號(hào)數(shù)量代碼部門或 職員訂購日期數(shù)量訂購 單序 號(hào)備注日期1-1251-530A1231-151-23141王XX221-53150蔡XX191-84152朱XX151-1530S190453.做好進(jìn)貨和出貨記錄辦公室人員在收到貨物以后，應(yīng)該立即辦理辦公用品的進(jìn)貨登記，保證 辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫。做好登記、檢驗(yàn)、核對等各項(xiàng)工作。(1) 根據(jù)規(guī)定，固定在特定的時(shí)間發(fā)放辦公物

16、品，辦公室人員除了審核物 品申領(lǐng)單以外，還要記好辦公室用品的出貨記錄。內(nèi)容包括：物品名稱、編 號(hào)、申領(lǐng)部門、發(fā)貨人、物品數(shù)量、特殊要求、申領(lǐng)人簽字、批準(zhǔn)人簽字、 出貨日期等。(2) 辦公出品出貨時(shí)，應(yīng)該實(shí)時(shí)地辦好出貨手續(xù)，對發(fā)放什么物品， 發(fā)放 給誰，哪些物品還存儲(chǔ)在庫里等都要做好記錄。（3）辦公用品的庫存管理要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡三卡一致。保 證辦公用品庫存的有效管理。（4）要保管好進(jìn)貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄資料。第三節(jié) 辦公用品管理的方法一、辦公用品的采購 要提高辦公室的辦公效牢，就要保證辦公用品適時(shí)、適量。按要求采購 辦公用品，可以滿足辦公室工作的需要。（一）制定計(jì)劃 首先，

17、要查清現(xiàn)有庫存， 了解各部門所需辦公用品的種類、 數(shù)量和質(zhì)量； 然后作出計(jì)劃，估算金額，再根據(jù)經(jīng)費(fèi)的開支情況，按財(cái)務(wù)制度寫出明細(xì) 表。計(jì)劃要有預(yù)見性、可行性、合理性，既要切實(shí)可行又要富于遠(yuǎn)見，并要 在實(shí)踐中不斷進(jìn)行調(diào)整與完善。（二）正確選擇供應(yīng)商 辦公室人員應(yīng)通過采購這條渠道建立與供應(yīng)商的聯(lián)系， 以便更好地滿足組 織的辦公需求。在具體比較、選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)考慮以下情況： 1提供的價(jià)格和費(fèi)用。供應(yīng)商的要價(jià)是有差異的，另外，初次供給、批量 購進(jìn)、季節(jié)削價(jià)、年底清倉的價(jià)格都不一樣的。應(yīng)盡量指定一個(gè)供應(yīng)商，這樣可 以降低價(jià)格。同時(shí)應(yīng)考慮存儲(chǔ)所占用的資金、空間以及存儲(chǔ)中的損耗。2質(zhì)量與交貨。購買時(shí)要考慮

18、到產(chǎn)品的規(guī)格和型號(hào)須與原設(shè)備配套，要仔 細(xì)檢查，比較產(chǎn)品的質(zhì)量，選擇供貨準(zhǔn)時(shí)、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商。3售后服務(wù)。比較供應(yīng)商所提供的服務(wù)的方便程度，例如是否電話、傳真、 網(wǎng)上都可訂貨，是否任何情況都可退貨或更換，付費(fèi)結(jié)算方式如何。4安全可靠性。購買辦公用品，要了解供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)，并要仔細(xì)檢查 訂貨單、交貨單和發(fā)票等單據(jù)是否一應(yīng)俱全。 另外，要了解供應(yīng)商為客戶保密的 工作做得如何。 除此之外， 供應(yīng)商所在的位置、 聯(lián)絡(luò)方式等都是應(yīng)綜合考慮的因 素。（三）采購的程序1 由需要購買辦公用品的人填寫組織內(nèi)部的辦公用品申購表并簽字，說明 需要辦公用品的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員。 辦公用

19、品申購 表范例見表。辦公用品申購表部門申購人申購日期申購原因：用品名稱庫存數(shù)量可用時(shí)間本次申購數(shù)量備注2由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商會(huì)返回對應(yīng)的報(bào)價(jià)單或估價(jià) 單，經(jīng)過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購辦公用品的詳 細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商。該訂購單需要被授權(quán)人，即高級(jí)主管簽字批準(zhǔn)， 同時(shí)要復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門，表示開始購貨并準(zhǔn)備好貨款。3當(dāng)收到供應(yīng)商的辦公用品后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢驗(yàn) 貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量，證實(shí)符合要求后，將簽收后的交貨單送會(huì)計(jì)部門。4采購人員要根據(jù)收到的辦公用品填寫入庫單，貨物入庫后，庫房人員要簽 字表示貨物進(jìn)庫。5.會(huì)計(jì)部

20、門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單的貨名、數(shù)字 應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字批準(zhǔn)后，再支付款額或支票。（四）辦公用品的的訂購方式1. 電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都是通過電話從供應(yīng)商處訂購。2. 傳真訂購。有些辦公用品的訂購，需要給供應(yīng)商發(fā)傳真，詳細(xì)列出訂購 的貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時(shí)間等細(xì)節(jié)，這樣才能讓供應(yīng)商清楚訂購需求， 供應(yīng)商在接到傳真后，會(huì)按要求送貨上門。3. 填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時(shí)需要將訂購單填 寫好，郵寄或傳真給供應(yīng)商，這樣供應(yīng)商會(huì)根據(jù)訂購單上面的要求送貨上門。4. 互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。通過訪問互聯(lián)網(wǎng)，利用電子商務(wù)來為本單位的采購服務(wù)。如通過網(wǎng)上廣告

21、了解新的辦公用品的信息， 進(jìn)行價(jià)格比較，從網(wǎng)上商店購買，進(jìn) 行電子交易。運(yùn)用電子銀行、電子貨幣等多種服務(wù)等。但是，在網(wǎng)上購物應(yīng)該慎 重，挑選好所購買辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格、型號(hào)等多項(xiàng)指標(biāo)，再確定購買與否。二、辦公用品的保管辦公用品的保管工作是指辦公用品的登記、 收藏、盤點(diǎn)和維護(hù)等。辦公用品 保管工作的目的是要保持辦公用品的效能。 辦公用品一般要設(shè)專門的庫房和專人 進(jìn)行管理。對于辦公用品的保管工作必須做到以下幾點(diǎn)：1 對采購人員購入的辦公用品要精心保管；2 經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的物品，及時(shí)登記保管賬卡，定期清理庫存，做到賬實(shí) 相符；3 根據(jù)庫存和需求的情況，定期提出采購計(jì)劃，在做計(jì)劃時(shí)，要注意防止 物資的積壓，盡量壓縮庫存，節(jié)約資金；4 對庫房還要注意加強(qiáng)安全防范工作，須經(jīng)常進(jìn)行安全檢查。三、辦公用品的發(fā)放作為辦公室人員，經(jīng)常要做的一件事務(wù)性工作就是發(fā)放辦公用品，以保證辦 公室工作的正常進(jìn)行。（一）健全發(fā)放制度1 建立嚴(yán)格的領(lǐng)用審批制度，并切實(shí)遵守制度。2 適時(shí)適量發(fā)放。3 保證重點(diǎn)，兼顧一般。對于組織內(nèi)部的一些重要部門和辦公用品消耗量 大的部門，在條件允許的情況下，要首先滿足它們的需要，使各部門優(yōu)質(zhì)高效地 完成自身的任務(wù)。匚）建立嚴(yán)格的發(fā)放登記制度，嚴(yán)格審批手續(xù)1.填寫辦公用品申領(lǐng)表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。用品申