總經(jīng)理辦公室崗位職責(zé)12頁(yè)

1、總經(jīng)理辦公室崗位職責(zé) （一）總經(jīng)理辦公室職責(zé)1、堅(jiān)決服從總經(jīng)理的統(tǒng)一指導(dǎo)，認(rèn)真執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向總經(jīng)理負(fù)責(zé)；2、協(xié)助總經(jīng)理做好綜合、協(xié)調(diào) 各部門工作，處理公司日常事務(wù)；3、負(fù)責(zé)組織 公司規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作；4、負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排，做好重要會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)工作；5、負(fù)責(zé)公司行政文書的處理，做好文件的收發(fā)登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷工作；6、負(fù)責(zé)公司印章的定理和信件的收發(fā)及報(bào)刊的訂閱，分發(fā)工作；7、負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)，分配與管理工作；8、負(fù)責(zé)全體員工的勞動(dòng)人事管理、職工工資管理及人事檔案管理；9、協(xié)助參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定，年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的編制和公司重大決策事項(xiàng)的

2、討論；10、負(fù)責(zé)全公司車輛的調(diào)度、安排、管理工作。11、負(fù)責(zé)公司宣傳報(bào)導(dǎo)工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事宜。（二）總經(jīng)理辦公室主任職責(zé)1、負(fù)責(zé)組織起草公司工作計(jì)劃、工作總結(jié)、行政綜合性報(bào)告工作年鑒和決議，組織擬定有關(guān)全公司性規(guī)章制度；2、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會(huì)議的安排、記錄、督促檢查公司辦公會(huì)議的貫徹落實(shí)情況，以及各中心材料上報(bào)，考勤、目標(biāo)責(zé)任制落實(shí)情況進(jìn)行工作巡查情況通報(bào)；3、負(fù)責(zé)公司人事勞資管理，做好公司的人事管理、員工聘任、勞動(dòng)合同簽訂工作；負(fù)責(zé)公司內(nèi)外的合同、協(xié)議的組織審核、留存；4、負(fù)責(zé)公司印章的管理；5、協(xié)助總經(jīng)理組織直轄市各部六共同輸綜合性工作；檢查各門作協(xié)指標(biāo)完成情況；6、協(xié)助做好項(xiàng)目投資的考

3、察、論證工作；7、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)下屬公司的有關(guān)事宜；8、負(fù)責(zé)上級(jí)和和內(nèi)部有關(guān)文件及文字資料的審閱；9、負(fù)責(zé)協(xié)助處理突發(fā)事件及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它行政工作。（三）總經(jīng)理辦公室主任助理職責(zé)1、負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部行政管理及后勤保障工作；2、負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系及來訪人中販接待工作，按政策處理來信來3、加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)計(jì)劃管理，搞好經(jīng)費(fèi)預(yù)、決算；加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算、組織經(jīng)費(fèi)供應(yīng)和資金的管理，審查經(jīng)費(fèi)開支內(nèi)容，提供會(huì)計(jì)核算資料；4、負(fù)責(zé)輸員工社會(huì)保險(xiǎn)；5、協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任開展各項(xiàng)工作；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（四）總經(jīng)理辦公室文員職責(zé)1、 負(fù)責(zé)公司文字材料的打印、復(fù)印及自檢校對(duì)工作，并做好登記；2、上及各單位來文、來函的收發(fā)、登記、

4、傳遞、保管及文書檔案的管理；3、做好各種辦公用品的維護(hù)及管理工作；4、協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任助理開展各項(xiàng)工作；5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（五）總經(jīng)辦司機(jī)職責(zé)1、司機(jī)在總經(jīng)理辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下工作，根據(jù)工作需要隨時(shí)準(zhǔn)備出車；2、加強(qiáng)車輛的維護(hù)與保養(yǎng)，定期檢查車況，節(jié)約用油，保證行車安全；3、遵守交通規(guī)劃，服從交通管理，嚴(yán)防交通事故，按時(shí)辦理各種行車缺乏經(jīng)驗(yàn)續(xù)；4、車輛出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向辦公室匯報(bào)，并及時(shí)處理；5、服從調(diào)試，不得擅離職守，私自開車外出；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。公司員工禮儀規(guī)范 一、 乘車的禮儀規(guī)范乘車時(shí)應(yīng)遵循“客人為尊、長(zhǎng)者為尊”的原則。上車

5、時(shí)，應(yīng)讓車輛開到客人跟前，幫客人打開車門，然后站在客人身后等候客人上車。若客人中有長(zhǎng)輩，還應(yīng)扶持其先上，自己再行入內(nèi)。車內(nèi)的座位，后排的位置應(yīng)當(dāng)讓尊長(zhǎng)坐（后排二人坐，右邊為尊；三人坐中間為尊，右邊次之，左邊再次），晚輩或地位較低者，坐在司機(jī)邊上的座位。二、 介紹中的禮儀規(guī)范介紹就基本方式而言，可分為為他人作介紹、被人介紹和自我介紹三種。當(dāng)你要將某人介紹給別人時(shí)，按禮賓順序應(yīng)該是：向年長(zhǎng)者引見年輕者，不論男女都應(yīng)按此順序作介紹；向女士引見男士；向職位高的人引見職位低的人，同時(shí)連同雙方的單位、職稱一起簡(jiǎn)單作介紹。在人數(shù)眾多的場(chǎng)合，如果其中沒有高職位、身份特殊的人在場(chǎng)，又是年齡相仿的人聚會(huì)，則可按照

6、一定的次序一一介紹。為他人作介紹時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)潔清楚，不能含糊其辭。介紹時(shí)，還可簡(jiǎn)要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識(shí)的兩人相互交談。如果你是單獨(dú)介紹兩人相識(shí)，應(yīng)該事先了解一下他們彼此是否都有想認(rèn)識(shí)對(duì)方的意愿，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時(shí)，不可用手指指指點(diǎn)點(diǎn)，而應(yīng)有禮貌地以手掌示意。當(dāng)你自己被介紹給他人時(shí)，應(yīng)該面對(duì)著對(duì)方，顯示出想結(jié)識(shí)對(duì)方的誠(chéng)意，等介紹完畢后，可以握一握手并說“你好！”“幸會(huì)！”“久仰！”等客氣話表示友好。如果你是一位男士，被介紹給一位女

7、士，你應(yīng)該主動(dòng)點(diǎn)頭并稍稍欠身，然后等候?qū)Ψ降姆磻?yīng)。按一般規(guī)矩，男士不用先伸手，如果對(duì)方不伸手也就罷了。如果對(duì)方伸出手來，男士應(yīng)立即伸手輕輕一握。如果你是一位女士，被介紹給一位男士時(shí)，一般來說，女士微笑點(diǎn)頭即可。如你愿意和對(duì)方握手，則可以先伸出手來。當(dāng)你想同某人結(jié)識(shí)，卻又一時(shí)沒有找到合適的介紹人時(shí)，那么不妨可以作自我介紹。作自我介紹時(shí)，可主動(dòng)打招呼說聲“你好！”來引起對(duì)方的注意，然后說出自己的姓名、身份，也可一邊伸手跟對(duì)方握手，一邊作自我介紹。 在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大方，在整個(gè)介紹過程中應(yīng)面帶微笑。一般情況下，介紹時(shí)，雙

8、方應(yīng)當(dāng)保持站立姿勢(shì)，相互熱情應(yīng)答。三、 握手的禮儀規(guī)范首先是握手的姿式。一般地，握手的兩個(gè)人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關(guān)系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切切不可掌心向下握住對(duì)方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時(shí)應(yīng)伸出右手，決不能伸左手與人相握。其次是握手的順序。在上下級(jí)之間，應(yīng)先上級(jí)伸出手后，下級(jí)才能接握；在長(zhǎng)幼之間，應(yīng)長(zhǎng)輩先伸手后，晚輩才能接握；在男女之間，應(yīng)女方先伸手后，男方才能接握。握手的力度也應(yīng)注意。一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示。 握手的時(shí)間通

9、常以三至五秒為宜，除非關(guān)系親近的人可以長(zhǎng)時(shí)間握手外，一般都是握一下即可。握手時(shí)應(yīng)兩眼注視對(duì)方的眼睛，表示誠(chéng)意。四、 使用名片的禮儀規(guī)范當(dāng)我們向他人遞送自己的名片時(shí)，應(yīng)說“請(qǐng)多多指教”，同時(shí)身體微微前傾，低頭示意，最好是用雙手呈上名片，將名片放置手掌中，用拇指夾住名片，其余四指托住名片的反面。請(qǐng)注意名片的字跡應(yīng)面向?qū)Ψ剑阌趯?duì)方閱讀。如果自己的姓名中有不常用的字，最好能將自己的名字讀一遍，以便對(duì)方稱呼。 接受他人的名片時(shí)，也應(yīng)恭敬。當(dāng)對(duì)方說“請(qǐng)多多指教”時(shí)，可禮貌地應(yīng)答一句“不敢當(dāng)&#82

10、21;或“隨時(shí)請(qǐng)教”。接過名片，一定要看一遍，絕對(duì)不可不看一眼就收藏起來，這樣會(huì)使人感到你欠誠(chéng)意?？床磺宓牡胤綉?yīng)及時(shí)請(qǐng)教?？催^名片后，應(yīng)將名片放好，不要隨意亂置，以免使人感到不快。五、 稱謂的禮儀規(guī)范稱謂的禮儀要求可概括為“稱謂得體，有禮有序”。稱謂應(yīng)符合身份，可以對(duì)方的職業(yè)相稱，也可以對(duì)方的身份相稱。在對(duì)方身份不明的情況下，采用以性別相稱“某先生”或“某小姐”。稱謂還應(yīng)符合年齡。對(duì)年長(zhǎng)者稱呼要恭敬，不可直呼其名，可敬稱為&#8

11、220;老張”、“老王”等；如果是有身份的人，可以將“老”字與其姓相倒置，這種稱呼是一種尊稱，如“張老”、“王老”。稱呼時(shí)可借助聲調(diào)、熱情的笑容和謙恭的體態(tài)表示尊敬。對(duì)同輩人，則可稱呼其姓名，有時(shí)甚至可以去姓稱名；稱呼時(shí)態(tài)度要誠(chéng)懇，表情自然，體現(xiàn)出你的真誠(chéng)。對(duì)年輕人則可在其姓前加“小”相稱，如“小張”、“小李&

12、#8221;，抑或直呼其姓名。稱呼時(shí)要注意謙和、慈愛，表達(dá)出對(duì)年輕人的喜愛和關(guān)心態(tài)度。六、 交談中的禮儀規(guī)范交談時(shí)要尊重對(duì)方、謙虛禮讓。要善于理解對(duì)方，然后因勢(shì)利導(dǎo)地談?wù)撛掝}。對(duì)別人的談話，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真傾聽，并鼓勵(lì)引導(dǎo)對(duì)方闡明自己的想法。正確的意見，應(yīng)表示贊同；不同的看法，若無原則性問題，不妨可以姑且聽之，不必細(xì)究；若是事關(guān)原則，可以婉轉(zhuǎn)相告，表述自己的看法，但不要得理不讓人，使別人難堪。要避免一切直接觸犯他人感情的話。在自己的言談中，要避免一切獨(dú)斷自是的言論。 兩人交談時(shí)，最好目光交流持同一水平，說話時(shí)不要東張西望，也不要目不轉(zhuǎn)晴地盯著對(duì)方或目光冷漠地看著對(duì)方，這些都會(huì)引起對(duì)方的不快。談話時(shí)

13、也可以適當(dāng)運(yùn)用一些手勢(shì)來加強(qiáng)語氣、強(qiáng)調(diào)內(nèi)容。但手勢(shì)不能太多和幅度過大，這會(huì)使人感到不舒服，更切忌用手指點(diǎn)對(duì)方。 交談時(shí)要注意語速和音量總量，要盡可能吐字清晰，不快不慢。講話時(shí)聲音要適中，以對(duì)方能夠聽清和不妨礙他人交談為宜。七、 拒絕中的禮儀規(guī)范 拒絕別人時(shí)要不失禮貌，可采用如下方法：“位置置換法”。有的時(shí)候要拒絕對(duì)方時(shí)，可以朋友的口吻相待，將自己的難處講出，請(qǐng)對(duì)方站在自己的角度體察和諒解。“先肯定再否定”。當(dāng)對(duì)方提出的問題需要你明確地表示“否定”的，你可先選取一個(gè)局部的枝節(jié)方

14、面予以肯定，然后再對(duì)問題的主要方面提出否定。“讓我考慮一下”。拒絕別人時(shí)，最好不要太快，稍微拖延一段時(shí)間，讓氣氛緩和些較好，若能避免當(dāng)面拒絕則更好。這樣做，不僅可以避免當(dāng)面拒絕時(shí)的尷尬，又可使對(duì)方覺得你對(duì)他提出的問題確是經(jīng)過慎重考慮后才作出回答的。八、 道歉中的禮儀規(guī)范由于我們工作的疏忽或失誤，影響了公眾的利益，那么，我們就應(yīng)當(dāng)及時(shí)說聲“對(duì)不起！”以求得公眾的諒解。這類情形在工作中是時(shí)常碰到的，小則是一些誤解、糾紛，大則是被稱之為需要“危急公關(guān)”的惡性突發(fā)事件。一旦發(fā)現(xiàn)自己的

15、言行有損于組織形象，或是組織的行為有損于公關(guān)的精神，便應(yīng)主動(dòng)道一聲“對(duì)不起”。道歉時(shí)態(tài)度要真誠(chéng)，是發(fā)自內(nèi)心的表達(dá)歉意，決不可敷衍了事，做官樣文章。道歉時(shí)，也不要奴顏婢膝，糾正自己的過錯(cuò)是一件值得尊敬的事，應(yīng)當(dāng)堂堂正正。九、 聆聽中的禮儀規(guī)范聆聽時(shí)要專心致志，保持目光接觸，仔細(xì)聽清對(duì)方所說的話。不要三心二意，東張西望，這些都會(huì)影響我們聽講的效果。應(yīng)當(dāng)排除一切干擾集中注意力認(rèn)真傾聽。聆聽時(shí)，要積極鼓勵(lì)對(duì)方暢所欲言，表達(dá)盡自己的思想。聆聽的同時(shí)，還要注意察言觀色，邊聽邊想，努力體察對(duì)方的感覺，敏銳把握對(duì)方話語里的深層含意。十、 打電話的禮儀規(guī)范打電話的禮節(jié)我們

16、可以歸納為禮貌、簡(jiǎn)潔和明了六個(gè)字。 使用電話交談時(shí)，要注意語言簡(jiǎn)潔和明了。電話用語要言簡(jiǎn)意賅，將自己所要講的事用最簡(jiǎn)潔、明了的語言表達(dá)出來。在辦公室打電話，要照顧到其它電話的進(jìn)出，不可過久占線。在打電話之前，應(yīng)先做一下準(zhǔn)備，將所要說的問題和順序整理一下，這樣打起電話來就不會(huì)羅羅嗦嗦或者丟三落四了。 撥通電話后，應(yīng)當(dāng)先自報(bào)一下家門和證實(shí)一下對(duì)方的身份。如果你找的人不在，可以請(qǐng)接電話的轉(zhuǎn)告。這時(shí)可以先說一句：“對(duì)不起，麻煩你轉(zhuǎn)告×××……”，然后將你所要轉(zhuǎn)告的話告訴

17、對(duì)方，最后，問清對(duì)方的姓名，向?qū)Ψ降乐x，切不要武斷掛斷電話。若不需要對(duì)方轉(zhuǎn)告，也應(yīng)向接電話人致謝。如果所打電話是要通過總機(jī)轉(zhuǎn)接的，應(yīng)對(duì)總機(jī)小姐說：“請(qǐng)轉(zhuǎn)×××分機(jī)”。電話通話期間，語言要簡(jiǎn)潔明了，事情說完后道一聲“再見”，便及時(shí)掛上電話。打電話的時(shí)間，要考慮到對(duì)方是否方便，最好在上班時(shí)間打電話。當(dāng)聽到電話聲響起時(shí)應(yīng)迅速起身去接，拿起聽筒，若對(duì)方?jīng)]有發(fā)話，你也可先自報(bào)一下家門：“您好！××公司&#82

18、21;，讓對(duì)方明了你的身份。作為接話人，通話過程中，要仔細(xì)聆聽對(duì)方的講話，并及時(shí)作答，給對(duì)方以積極的反饋。如果對(duì)方請(qǐng)你代傳電話，應(yīng)弄明白對(duì)方是誰，要找什么人，以便與接電話人聯(lián)系。傳呼時(shí)，請(qǐng)告知對(duì)方“稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下聽筒呼喊距離較遠(yuǎn)的人，可用手輕捂話筒，然后再呼喊接話人。 如果要接電話的人不在，打電話的人要求你轉(zhuǎn)告的話，你應(yīng)做好電話記錄，記清打電話者的姓名、所屬單位，轉(zhuǎn)告的具體內(nèi)容，是否需要回電，以及回電號(hào)碼、時(shí)間，對(duì)方打電話時(shí)的日期、時(shí)間等。記錄完畢后，最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以免遺漏或記錯(cuò)。當(dāng)接到撥錯(cuò)的電話時(shí)，應(yīng)禮貌溫和地告訴對(duì)方“您打錯(cuò)了”，不可粗暴地掛上電話。通話結(jié)束時(shí)，作為接話人，一般來說，應(yīng)等對(duì)方先掛上了電話后再放下話筒。 十一、 服裝中的禮儀規(guī)范整潔、美觀、得體是員工著裝的基本禮儀規(guī)范。具體來說，即要與自身形象相和諧，與出入場(chǎng)