董事會秘書職位說明書

1、董事會秘書職務說明書崗位名稱董事會秘書崗位編號所在部門董事會崗位定員1直接上級董事長薪酬級別直接下級無薪酬類別結構薪資所轄人員無崗位分析日期2015年9月本職：主持董事會的日常事務辦公;督導、檢查董事會決議的落實執(zhí)行；負責接待活動活動；機要和印章管理，負責董事會聘任員工的招聘和續(xù)聘工作。職責與工作任務：職責一職責表述：主持董事會的日常事務辦公工作任務負責董事會的召集工作，負責錄音（記錄）、整理會議紀要并做好發(fā)放記錄。必要時，負責董事長參加的各類會議、交流的錄音（記錄）并整理總結成文字形式發(fā)給相關人員。負責各類文件的分類呈送，請集團領導閱批并轉有關部門處理。負責董事會簽發(fā)文件的起草、打印、登記和

2、存檔工作。負責與董事會相關的各類文件的檔案管理工作。負責董事會來訪客人接待工作，及時向董事長傳達來客的意圖，為董事長接見訪客做好預約工作，并按董事長要求，具體做好董事長訪客的接待工作。建立并維護來訪客人檔案。定期整理編輯通訊錄，并做備份。負責董事長電子信箱的管理工作，及時匯報重要信息。接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄。收發(fā)信件、傳真，及時交給董事長處理負責董事長辦公區(qū)的整理整潔工作。負責董事長各類辦公設備、辦公用品的管理，保障董事長日常辦公的正常使用。負責董事長名片、香煙、茶葉、飲品等的供應保障。按照董事長各類費用審批計劃時間表，留收整理相關費用審批單據的次序，井然有序呈遞給董事長審

3、批，并記錄造冊。掌握董事長日程工作安排，提醒董事長事件的時間沖突。針對各項流程、制度，向董事長提出改進建議和意見，并主導修訂。調研收集員工對公司運營發(fā)展的合理化建議，及時反饋給董事長職責二職責表述：負責董事會的外出日程安排 工作任務按照董事長的外出工作計劃，做好必要的準備工作：如機票、酒店等的預定，外出工作時所需的文件、名片、資金、辦公用品等。遇董事長外出時，做好各類來訪記錄，董事長返回后，及時反饋。重要來訪，須及時電話通知董事長。一同外出，須做好相關會議、會談紀要。如需宴請賓客，需領會董事長意圖，做好宴請工作。安排好董事長出差后的各種費用票價整理、報銷工作。職責三職責表述：負責董事會招聘員工

4、的招聘和續(xù)聘工作工作任務負責由董事會招聘人員的簡歷篩選、面試通知、背景調查、入職通知等招聘事宜。負責由董事會聘用人員的聘用和續(xù)聘手續(xù)的辦理、相關任命文件的頒布。職責三職責表述：負責董事會成員身心健康管理工作任務保障董事長、董事辦公區(qū)的空氣清新、溫度適宜、光線漫射、環(huán)境整潔。留意董事長、董事情緒神態(tài)變化，如有異常，需詢問并提出如就醫(yī)等建議必要時，與醫(yī)療機構一同建立董事長、董事健康檔案，定期體檢，并在醫(yī)生建議下，有針對性的提出飲食、運動等方案。職責四職責表述：負責董事長交辦的其他事項工作任務負責完成董事長交辦的其他事項。董事長同意時，也須接辦公司其他領導交辦的事項。職責五職責表述：在上級領導的要求

5、下，要對公司其他文秘類崗位人員作出有效培訓和指導。權限：無工作協(xié)作關系：內部協(xié)調關系對內：董事會成員、集團公司各層級管理崗位、控股公司董事會、各層級管理崗位等外部協(xié)調關系對外：關聯(lián)企業(yè)、相關新聞媒體、政府主管機構、相關協(xié)會團體、各類旅行組織、酒店餐飲組織、董事長客戶圈、朋友圈、家人圈等任職資格：教育水平統(tǒng)招大學本科及以上專業(yè)文秘、工商管理、人力資源、英語、法律或相關專業(yè)經驗3年以上同類崗位工作經驗知識高級文秘知識、商務禮儀知識、基礎行政管理知識、基本會計常識、基礎組織行為學知識、基礎職場個人心理學知識、熟悉本地區(qū)包括地理、交通、人文、歷史、醫(yī)療等信息和知識，了解企業(yè)上市準備的流程和內容，了解朗

6、威投資集團主業(yè)務流程，熟悉朗威控股集團各類審批流程制度和基本內容，熟悉朗威控股集團的企業(yè)文化和價值觀，基本熟悉集團公司各個職能部門及下屬分子公司的主要職能職責和業(yè)務內容技能技巧熟練使用自動化辦公軟件及其他企業(yè)信息管理系統(tǒng)，熟練使用網絡收集整理各類信息，熟練使用復印機、傳真機等各種辦公常用設備，熟練應對董事長手機等工具的使用及信息管理要求，熟練的會議紀要整理能力，熟練的日常辦公文案撰寫能力，熟練的文件檔案管理技能，熟練駕駛車輛，掌握一門主要外語語種的日常讀寫，熟悉董事長常見各類客戶、朋友等人員的基本信息，熟悉董事長的辦公習慣及個人生活習慣，熟悉宴賓點菜，有一定的與董事長一致的體育活動實踐（如羽毛球、乒乓球）等個人素質具有較強的溝通能力，行動力，計劃與執(zhí)行能力，原則性，基本的判斷與決策能力，較佳的人際交往能力，有感染的親和力，較好的個人形象展示，極高的職業(yè)化精神，客觀描述評價環(huán)境的思維習慣、極強的保密意識，輕淡的權力欲望，絕對的組織忠誠度和認同感，一定的團隊精神，極強的學習欲望和能力。健康狀況身心健康，思維正常，主流陽光價值觀。性格特征內斂、嚴謹、堅定、親和力其它：使用工具設備計算機、一般辦公設備（電話、打印機、Internet/Intranet網絡）工作環(huán)境辦公場所工作時間特征時常加班所需記錄文檔會議記錄、會議紀要、匯報文件或報告、總結通知、簡報、等考核指標：董