大數(shù)據(jù)時代基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐

1、    大數(shù)據(jù)時代基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐    謝軍偉摘 要：隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和科學技術的進步，各行各業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的程度也不斷提高。信息技術的高速發(fā)展與廣泛應用給檔案工作帶來的新的課題檔案數(shù)字化建設。近年來很多單位或部門開始對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理，逐步形成并完善數(shù)字化檔案。本文就大數(shù)據(jù)時代基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐展開探討。關鍵詞：檔案；基層；數(shù)字化；建設在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要想實現(xiàn)更好的發(fā)展，促進工作效率的提升就需要開展檔案數(shù)字化建設。智能化、網(wǎng)絡化以及信息化屬于現(xiàn)代信息技術的主要特點，得到了許多企業(yè)的重視與青睞，而這些也將

2、成為新時期檔案管理的特點。盡管傳統(tǒng)檔案模式投入了大量的財力與人力，但取得的實現(xiàn)效率較低，而數(shù)字化的檔案管理除了能夠增強系統(tǒng)的存儲能力之外，還能夠讓檔案信息資源的共享和利用變得更快捷，有利于工作效率的提升，充分發(fā)揮檔案的價值。1 檔案數(shù)字化對于檔案利用的重要意義檔案數(shù)字化是滿足互聯(lián)網(wǎng)+時代利用需求的必經(jīng)之路。當今的時代是一個信息化瞬息萬變的時代，可謂是數(shù)字化的“微時代”。計算機及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用強烈地沖擊著社會各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式和生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的提高，利用檔

3、案的領域越來越廣泛；二是對檔案利用的時間值有了更高的要求，要最大程度的做到迅速、及時、準確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網(wǎng)絡快捷的方式進行自動檢索、編目、統(tǒng)計、立卷等一系列繁瑣的程序。面對利用者在信息時代和數(shù)字時代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質量，而且對于實現(xiàn)檔案工作科學性和規(guī)范性也發(fā)揮著其巨大的功效。2 推動基層檔案數(shù)字化工作的有效策略2.1 轉變觀念，積極推進檔案數(shù)字化工作的全域發(fā)展在一些地區(qū)和部門，傳統(tǒng)的檔案管理模

4、式在檔案管理人員心中依然根生蒂固，尤其是在一些存量小、人員老齡化的基層，仍然是靠傳統(tǒng)的手工查閱模式，抵觸數(shù)字化工作，這無疑會使檔案的實體安全和利用效率大打折扣。為改變這一現(xiàn)狀，各基層檔案管理部門可采取制定制度規(guī)范、加強宣傳力度、設立試點推廣等行之有效的措施，通過檔案數(shù)字化后實實在在的利用效果來改變基層檔案人員的傳統(tǒng)觀念。在實際操作上，可將傳統(tǒng)的紙質檔案先進行數(shù)字化，把數(shù)字化成果存儲在光盤上返還給各立檔單位，實體檔案及時歸檔移交，這樣既方便了查閱利用，又保護了紙質檔案的安全。2.2 培養(yǎng)人才，為檔案數(shù)字化建設提供技術保障目前，基層檔案從業(yè)人員數(shù)量少、薪酬低、專業(yè)程度不高等原因造成檔案專業(yè)人才不足

5、，不能滿足檔案數(shù)字化建設的需要和檔案事業(yè)的后繼發(fā)展，迫切需要檔案專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)。各基層單位可從高校聘請檔案管理專業(yè)人才，引進專業(yè)的檔案外包服務公司，加強基層檔案管理人員的培訓和繼續(xù)教育，尤其是計算機技術和信息技術培訓，使之不僅懂檔案業(yè)務管理，又能熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用和檔案數(shù)字化加工方法。另外，還應提高檔案從業(yè)人才的待遇，以市場經(jīng)濟來刺激后繼人才的產(chǎn)生和專業(yè)技能的提升。2.3 整體規(guī)劃，點面結合地開展紙質檔案數(shù)字化基層檔案門類眾多，保存利用價值參差不齊，因此在推進檔案數(shù)字化過程中必須做到“重點”與“全面”相結合。優(yōu)先著手處理新形成的檔案，在處理過程中吸取好的經(jīng)驗，及時優(yōu)化

6、后續(xù)形成的檔案，再處理庫存的歷史檔案；先處理利用率最高、人民群眾最需要的公證檔案、婚姻檔案、社保檔案等民生檔案，為人民群眾的利用提供便利，再處理其它歷史檔案，即采用“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化工作。在開展各項工作前，還應該綜合考慮經(jīng)費、人員、設備設施及技術要求等各個方面，做到全面考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃。2.4 組織協(xié)調，高效開展數(shù)字檔案資源建設目前，高度的社會信息化導致檔案數(shù)據(jù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內容分散交叉，各地區(qū)或部門檔案信息資源互通程度不高，因此，建立一個包羅萬象的“大數(shù)字檔案館”必將成為檔案數(shù)字化建設的最終目標。組織協(xié)調基層各單位、部門之間的互通交流

7、，使之成為普及業(yè)務知識、交流先進經(jīng)驗、推動工作進展的有效手段，這不僅能促進檔案數(shù)據(jù)的對接與融合，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，還避免了數(shù)字化工作的重復進行，推進了“大數(shù)字檔案館”建設的進程。另外，各基層單位、部門還應明確內部檔案管理的工作崗位、工作責任。按照數(shù)字化工作的流程，設立每個環(huán)節(jié)的責任崗位，使工作人員能夠快速完成各自的工作并及時向下一環(huán)節(jié)的工作人員交接，實現(xiàn)流水線式的作業(yè)，提高檔案數(shù)字化的工作效率。2.5 注重質量，確保數(shù)字化檔案的實際效用各基層單位、部門在檔案數(shù)字化的過程中，不僅要通過全面的質量控制、檢查手段來保證掃描后的數(shù)字化檔案內容完整，畫面清晰，與原件一一對應，格式、載體等符合規(guī)范要

8、求，還要確保其具有法律效力。要充分考慮的數(shù)字化成果的現(xiàn)實效用和長遠規(guī)劃，通過一些權威、可靠的法律認證手段、先進的防偽技術來保證其法律效力和安全，還要從高要求，確保現(xiàn)在及以后都能與“大數(shù)據(jù)庫”對接融合。2.6 加強電子文件的歸檔工作電子文件是現(xiàn)代檔案的主要成分，也是未來館藏數(shù)字檔案的主要來源。因此，我們要從源頭上抓起，對有條件進行檔案數(shù)字化的歸檔單位或已實行網(wǎng)上辦公的單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，所有電子檔案要求與檔案文件級目錄相鏈接，建立全文數(shù)據(jù)庫。這樣檔案部門不必對歸檔的傳統(tǒng)載體檔案進行二次處理，既節(jié)省了人力和時間，又有效地保護了檔案。2.7 加強基層檔案數(shù)字化的安全管理檔案的安全

9、管理始終是檔案管理工作的重中之重。在檔案數(shù)字化的過程中，要采取一系列行之有效的措施來確保檔案的安全：首先要確保檔案實體的安全，嚴格清點、全程監(jiān)控、細心操作，并全面檢查數(shù)字化后恢復原狀的實體檔案；第二，檔案數(shù)字化的辦公場所和設備設施的安全，要落實辦公場所的防火、防盜、防潮等措施，并確保所用計算機、儲存載體等設備的質量和安全，安排專人負責全程監(jiān)管；數(shù)字化檔案管理軟件要充分考慮后續(xù)的擴容和功能升級，與時俱進；第三，檔案信息的安全，檔案數(shù)字化工作人員應具有保密意識，與外包服務單位簽訂保密協(xié)議，不得私自復制、下載、傳播檔案信息及數(shù)字化成果，秘密檔案須專人負責，不宜外包。3 結語大數(shù)據(jù)時代是信息化的時代，各基層檔案部門要順應社會發(fā)展趨勢，積極應對，利用云計算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術，提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。積極探索前沿技術在檔案領域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術，加強對檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，加快推進信息技術與檔案工作的融合進程，為最終實現(xiàn)全國檔案大數(shù)據(jù)格局打下堅實的基礎。參考文獻1何麗芬.新時期基