有關(guān)檔案智能管理的特點與智能服務(wù)模式探討

1、    有關(guān)檔案智能管理的特點與智能服務(wù)模式探討    摘要：隨著智能化技術(shù)的發(fā)展，建立檔案智能管理和智能服務(wù)模式成為行政事業(yè)單位發(fā)展的一大特點，有利于單位日常的經(jīng)營管理和后期的科學(xué)發(fā)展。本文就檔案智能管理的特點展開思考，探討智能服務(wù)模式，為行政事業(yè)單位檔案的發(fā)展管理提供了相關(guān)的指導(dǎo)意見，以此來供相關(guān)人士交流參考。關(guān)鍵詞：檔案智能管理;智能服務(wù)模式;特點現(xiàn)代社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高帶來的是智能化技術(shù)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，各個行業(yè)的調(diào)整和革新都是為了在激烈競爭的現(xiàn)代經(jīng)濟市場中能夠生存和發(fā)展的必然要求。因此，原先的檔案管理和服務(wù)模式遲早是要被現(xiàn)代社會所

2、淘汰的，智能化時代下的單位檔案管理和服務(wù)模式在改善原先模式缺陷和不足的基礎(chǔ)上，融入了現(xiàn)代高新技術(shù)，創(chuàng)新了檔案智能管理和智能服務(wù)模式。一、檔案智能管理的特點利用計算機技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)處理檔案管理的工作即為檔案智能管理，在檔案建立、處理、傳遞等多個環(huán)節(jié)當(dāng)中都融入了智能化的新興技術(shù)，因此，其一般具有如下特點。（一）數(shù)字化的特點。檔案管理是和信息數(shù)據(jù)處理相關(guān)的工作，在面對于來自于世界各地的不同信息時要根據(jù)各種客戶的實際需求來收集所需要的信息。因為所需要處理的信息數(shù)量過多、種類復(fù)雜，所以會應(yīng)用到新興的數(shù)字化技術(shù)來更加有效和準(zhǔn)確地處理信息，建設(shè)數(shù)據(jù)化的資源，因而具有數(shù)字化的特點1。（二）即時性的特點。在互

3、聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代下，人們可以通過計算機或者智能設(shè)備及時收集和處理信息，檔案智能管理就是在這種發(fā)展趨勢下衍生的產(chǎn)物。這種管理模式在實際運作時，利用數(shù)字信息化技術(shù)和計算機技術(shù)將收集到的即時信息實時錄入到中心檔案，提高了信息收集和處理的效率，因此具有即時性的特點。（三）安全性的特點。一般來說，不管對于一個國家或者單位來說所建立的檔案數(shù)據(jù)庫都是記錄著和國家、單位機密相關(guān)的信息，因此對于檔案管理工作來說，對于信息安全的保護十分關(guān)鍵?？茖W(xué)嚴(yán)密的安全防護系統(tǒng)必須在檔案數(shù)據(jù)管理庫之前被建立，從而可以有效強化對于檔案所管理信息的保護力度，因此具有安全性的特點。（四）受眾廣泛化的特點。在智能化的幫助下用戶可以在不受

4、空間和時間約束的情況下通過互聯(lián)網(wǎng)查看到檔案信息，并且由于檔案信息來源廣，可以滿足不同用戶的需要。檔案智能管理模式將原先書面文件化的信息檔案發(fā)展為電子信息檔案，信息的收集、傳播范圍廣，因此具有受眾廣泛化的特點2。（五）便捷化的特點。傳統(tǒng)的檔案管理模式依靠于人工書寫和記錄檔案信息，這種方式流程繁瑣、花費時間長并且又不能保證檔案信息的準(zhǔn)確度，而現(xiàn)今的智能檔案管理利用了新興的技術(shù)器材和高新人才，在各個工作環(huán)節(jié)中都能實現(xiàn)流程的自動化和智能化，簡化了流程，降低了管理工作的難易度和繁瑣程度，因此具有便捷化的特點。（六）人性化的特點。智能檔案管理是為了滿足用戶的需求而衍生的產(chǎn)物，融入現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的智能檔案管

5、理提高了用戶接收信息的便捷性和即時性，從用戶需求角度出發(fā)建立智能檔案信息系統(tǒng)，因此具有人性化的特點。二、智能服務(wù)模式的探析近日，國家出臺相關(guān)政策規(guī)定各單位建立智能檔案管理系統(tǒng)和智能服務(wù)來適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟市場的發(fā)展趨勢，并且對于具體實踐做出了一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，強調(diào)對于檔案信息管理方式的創(chuàng)新和用戶服務(wù)模式的優(yōu)化。（一）智能服務(wù)模式范圍的擴大。如今智能化技術(shù)在各個生產(chǎn)領(lǐng)域中都被廣泛應(yīng)用和推崇，優(yōu)化了不同行業(yè)的發(fā)展模式和經(jīng)營理念，同時也擴大了智能服務(wù)模式所涉及的領(lǐng)域范圍。同時，隨著行業(yè)對于智能服務(wù)模式的深入應(yīng)用，如今在智慧城市的建設(shè)之中，也隨處可見智能服務(wù)模式的身影，例如智慧教育以及智慧公共服務(wù)等場景。智能

6、服務(wù)模式的擴大第一是使得檔案館與檔案信息服務(wù)可以在大范圍內(nèi)進(jìn)行互通，并且能夠共享資源。第二是加大檔案管理機制在大范圍內(nèi)的優(yōu)化程度，使得技術(shù)與資源可以相互配合3。第三是使得檔案管理人員與用戶可以在更大的范圍中進(jìn)行流暢的溝通以及靈活的互動，使得人才資源可以共享，用戶的參與感也直線上升。（二）智能服務(wù)模式的環(huán)境。在智慧檔案館與之智能信息服務(wù)模式的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等高新科技的應(yīng)用于發(fā)展為其奠定了堅實的技術(shù)與應(yīng)用基礎(chǔ)。在不斷發(fā)展完善的智能服務(wù)模式的技術(shù)成熟與應(yīng)用支持下，一些專家以往提出的“大檔案觀”與“大智慧觀”都已經(jīng)逐漸成為了實際應(yīng)用中的場景，得益于此，智能信息服務(wù)實現(xiàn)了將用戶需求作

7、為中心的智能服務(wù)模式。檔案智能服務(wù)模式對于信息技術(shù)具有更強大的支撐性、更加迅速的需求響應(yīng)、更加龐大的資源、更加靈活的交互方式。并且其可以將檔案智能模式的服務(wù)移動化、咨詢信息服務(wù)知識化、信息推送碎片化以及跟進(jìn)用戶的持續(xù)化等優(yōu)點以及特點。（三）智能服務(wù)模式的途徑。智能檔案信息服務(wù)體系是將來檔案學(xué)發(fā)展研究的主要方向，構(gòu)建智能服務(wù)模式可以從以下三方面來進(jìn)行，一是增強智能檔案服務(wù)的資源體系建設(shè)，對檔案信息資源進(jìn)行深入的挖掘，做好對信息資源的開發(fā)利用。二是提高智能檔案服務(wù)的綜合設(shè)計，將智能檔案服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用以及資源進(jìn)行整合開發(fā)，建設(shè)成體系化的平臺。三是提高智能檔案服務(wù)的跨界融合能力，在智慧城市的發(fā)展

8、中，檔案信息資源已經(jīng)融入到了智慧城市的發(fā)展建設(shè)中。因此增強其跨界融合的能力可以使智能檔案服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)高效，適應(yīng)了時代的發(fā)展需要。結(jié)束語總而言之，在新時代互聯(lián)網(wǎng)智能檔案館的建設(shè)中，檔案的智能管理與智能信息服務(wù)模式是未來發(fā)展的大方向。檔案管理工作需要與當(dāng)前智慧城市，智能社會進(jìn)行深度的融合適應(yīng)，滿足社會對于檔案管理工作范圍廣、信息多樣、途徑寬泛的需求。智能檔案服務(wù)體系的建設(shè)應(yīng)當(dāng)與時代發(fā)展同步，了解用戶需求。通過建設(shè)智能檔案服務(wù)模式來綜合檔案資源，盡可能滿足用戶的實際需要，使得檔案信息資源能夠最大化地發(fā)揮其價值。參考文獻(xiàn)：1楊智勇，周楓.智慧城市背景下檔案信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的要素分析j.檔案與建設(shè)，2018，（10）：19-23.2李月娥，周曉