淺談信息時代加強企業(yè)檔案管理工作的策略

1、    淺談信息時代加強企業(yè)檔案管理工作的策略    摘 要：進入新世紀以后，伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在社會各個行業(yè)。在企業(yè)發(fā)展中，檔案資料發(fā)揮著十分重要的作用，在新時期下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求，在這種情況下，企業(yè)必須立足于信息時代，積極的創(chuàng)新檔案管理方式，從而更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。關(guān)鍵詞：信息時代；企業(yè)；檔案管理在信息時代下，檔案管理工作也發(fā)生了極大的改變，以往單純的檔案保管已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，在當(dāng)前的檔案管理活動中，必須實現(xiàn)信息采集、信息化管理、信息化服務(wù)，也就說要加強檔案信息化建設(shè)，這

2、樣才能充分發(fā)揮檔案資料的重要作用，鑒于此，下面就信息時代下加強企業(yè)檔案管理工作的策略進行全面分析。1 信息時代下的檔案管理工作信息科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為信息化檔案管理的基礎(chǔ)，讓檔案管理工作同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合，通過計算機有效的搜集、處理、整合、歸檔數(shù)據(jù)和資料等，便于給企事業(yè)、人民和國家提供良好的服務(wù)。換句話說，將傳統(tǒng)的人工管理模式有效的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式為信息時代背景下的檔案管理工作原則，其主要包含以下幾方面內(nèi)容，（1）細則規(guī)范建設(shè)，不同單位在充分考慮自身實際狀況的時候同我國相應(yīng)的法律法規(guī)相結(jié)合，進而制定出特殊性惡化通用性的標(biāo)準規(guī)范。（2）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，數(shù)字化、現(xiàn)代化及信息化等為檔案

3、管理工作的基礎(chǔ)，應(yīng)讓單位、企業(yè)和國家之間相互聯(lián)動，進而形成層級分明的信息化管理平臺。（3）資源管理建設(shè)，對各個檔案資源進行高效的整合，最終建設(shè)內(nèi)容充實的檔案管理中心。2 加強企業(yè)檔案管理工作的策略（一）創(chuàng)新檔案管理模式近年來，伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展步伐越來越快，企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)也逐漸增多，在企業(yè)發(fā)展歷程中，為了規(guī)避法律上的風(fēng)險，企業(yè)必須保管好各項文件資料，即檔案資料。因此，在新時期下，企業(yè)檔案管理水平會對整個企業(yè)的管理質(zhì)量帶來影響，企業(yè)要想得到更好的發(fā)展，就必須加強檔案管理模式的創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理人員需要樹立全新的檔案利用、服務(wù)觀念，充分挖掘檔案資料的價值，為企業(yè)管理提供全新的服

4、務(wù)。為了滿足檔案信息化管理的需求，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，制定一套以檔案管理為核心的制度及流程，介入信息前端，從源頭上開展檔案管理工作。企業(yè)要根據(jù)自身的崗位職能，明確檔案管理方法類別、管理要求等，確保檔案原始資料的完整性、真實性，保證檔案管理的科學(xué)、標(biāo)準，促進企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準化建設(shè)。在企業(yè)檔案管理過程中，要加強信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，使得檔案信息收集、整理、管理、利用等一體化，為企業(yè)提供完整的檔案服務(wù)。同時檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，還能與其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，對企業(yè)的各種電子文件進行及時歸檔，保證企業(yè)檔案信息的完整。（二）提高企業(yè)檔案服務(wù)意識檔案資料是企業(yè)信息資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)在日常生

5、產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現(xiàn)。為了進一步提高企業(yè)檔案管理工作效率，就必須樹立全新的檔案服務(wù)意識，在日常工作中，企業(yè)要加大宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)全體員工都意識到檔案管理的重要性，提高其檔案服務(wù)意識，這樣才能充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，打破以往檔案管理的局限，真正的發(fā)揮檔案資源的價值。檔案管理人員應(yīng)該樹立全新的檔案理念，熟讀保密職責(zé)，嚴守企業(yè)秘密，在信息化持續(xù)推進的今天，企業(yè)的檔案資料以各種電子文檔的形式出現(xiàn)，這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關(guān)聯(lián)。對此，企業(yè)可以針對不同級別的用戶進行訪問限制，并建立相應(yīng)的檔案監(jiān)督機制，保證企業(yè)檔案資料的安全、完整。在企業(yè)檔案服務(wù)中，還應(yīng)該

6、具有針對性，也就是針對不同的使用者提供不同的服務(wù)方式，因此，企業(yè)應(yīng)該建立多元的檔案服務(wù)系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案種類較多，載體比較復(fù)雜，各種檔案的價值也有所差異，所以在檔案管理中，應(yīng)盡可能的滲透在各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，提高檔案利用率，同時也提升檔案服務(wù)水平。（三）提高檔案管理人員綜合水平在企業(yè)檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)濟素質(zhì)進行全面提升，針對性開展教育培訓(xùn)工作，將能力強、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進行信息技術(shù)、計算機技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員成為全新的復(fù)合型人才，從而更好的推進企業(yè)檔案管理工作。3 總結(jié)在新時代下，企業(yè)檔案管理工作必須抓住信息化這一時代機遇，注重檔案管理創(chuàng)新，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與信息化的良好結(jié)合，從而全面提高企業(yè)檔案管理效率，提高檔案資源的利用率，為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。參考文獻1唐雄， 劉煥寶.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新j.華東科技：學(xué)術(shù)版，2015（9）：52-53.2嚴卉.淺談信息時代如何加強企業(yè)檔案管理工作j.信息通信，2015（9）：196-197.3張貴芬.淺談信息時代檔案管理中的