淺談全國改革發(fā)展示范學(xué)校后勤檔案管理

1、    淺談全國改革發(fā)展示范學(xué)校后勤檔案管理    高明祥摘 要：后勤檔案是全國改革發(fā)展示范學(xué)校檔案的重要組成部分，做好后勤檔案管理工作對(duì)推動(dòng)全國改革發(fā)展示范學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理和全國改革發(fā)展示范學(xué)校的要求差距還很大，要達(dá)到全國改革發(fā)展示范學(xué)校的要求，必須加強(qiáng)中職學(xué)校后勤檔案管理建設(shè)。關(guān)鍵詞：全國改革發(fā)展示范學(xué)校 后勤檔案管理 加強(qiáng)措施隨著教育事業(yè)的發(fā)展，教育部在全國建設(shè)100所全國改革發(fā)展示范學(xué)校，我校有幸被納入全國改革發(fā)展示范學(xué)校建設(shè)的行列，學(xué)校的示范引領(lǐng)作用越來越明顯，學(xué)校檔案越來越顯現(xiàn)出它的重要性。全國改革發(fā)

2、展示范學(xué)校后勤檔案建設(shè)水平的提高對(duì)教學(xué)、科研及師生員工生活乃至學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展都有著重要的促進(jìn)作用。因此，思考和探討全國改革發(fā)展示范學(xué)校的后勤檔案管理建設(shè)，不論從哪方面都有深遠(yuǎn)的意義。1、全國改革發(fā)展示范學(xué)校后勤檔案的內(nèi)容根據(jù)全國改革發(fā)展示范學(xué)校建設(shè)的要求及我校后勤檔案管理的實(shí)際，在我校的后勤檔案管理中，我們把學(xué)校的后勤檔案的內(nèi)容基本定為以下六類，分別是：文件類檔案、行政文書類檔案、基建類檔案、設(shè)備類檔案、房地產(chǎn)業(yè)務(wù)類檔案和賬表類檔案。2、后勤檔案在全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)中的作用2.1后勤檔案管理對(duì)推動(dòng)全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)具有十分重要的意義。后勤檔案信息不僅能提供記錄，見證學(xué)校

3、的發(fā)展，而且能為管理者提供正確決策、科學(xué)管理的依據(jù)，有利于指導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利開展，提高工作質(zhì)量增強(qiáng)工作效率，對(duì)深入開展后勤工作具有重要的參考價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策起到參謀和助手的作用，使后勤管理服務(wù)水平不斷提高，逐步邁向科學(xué)化管理。2.2后勤檔案管理為全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供歷史依據(jù)。后勤檔案是學(xué)校設(shè)備、設(shè)施管理工作和維修的重要依據(jù)，它能使后勤部門在日常工作中對(duì)設(shè)備的使用方便快捷，提高工作效率。缺少后勤檔案，就沒有使用和改造的依據(jù)。后勤檔案不僅反映了學(xué)校建設(shè)的變化和發(fā)展，為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供了歷史依據(jù)，而且對(duì)學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下的工程建設(shè)

4、提供了準(zhǔn)確定位。2.3后勤檔案是中等職業(yè)學(xué)校一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。我校始建于1960年，是一所擁有60多年歷史的老牌中職學(xué)校。近年來，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)?；窘ㄔO(shè)增多，就需要查閱許多相關(guān)資料。隨著全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)檔案管理越來越規(guī)范，學(xué)校后勤部門的檔案管理意識(shí)也要逐步增強(qiáng)。3、全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)后勤檔案管理的現(xiàn)狀和思考3.1檔案意識(shí)淡薄、資料收集不全。由于中職學(xué)校后勤隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料管理工作容易脫節(jié)，檔案資料流向不清，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。我校歷史悠久，60年代建設(shè)的部分房屋還在使用，歷史原因?qū)е虏糠址?/p>

5、屋的基建檔案資料缺乏，因此基建檔案管理具有先天不足的特點(diǎn)。此外，以前后勤管理部門缺乏后勤檔案管理人員。部分項(xiàng)目實(shí)施后檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸類整理、存檔，導(dǎo)致建筑資料不全或不完整。因此，在項(xiàng)目的改擴(kuò)建和建筑維修過程中，要查找工程建設(shè)的原狀圖和相關(guān)資料，顯得非常困難。3.2缺乏系統(tǒng)的后勤檔案歸檔流程。后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統(tǒng)的檔案歸檔流程，沒有明確的目標(biāo)，缺乏統(tǒng)一的歸口管理。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)后勤管理干事憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行資料保存的情況。沒有系統(tǒng)性，缺乏統(tǒng)一編制要求和歸檔程序，導(dǎo)致資料查找相當(dāng)費(fèi)力。3.3后勤檔案資料記錄不詳細(xì)。由于處室部門調(diào)整，人員變動(dòng)，后勤在維修改造及裝修過程中，使房屋使用功能，乃

6、至在不影響使用安全的情況下部分結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，維修檔案卻沒有及時(shí)歸檔，時(shí)間久遠(yuǎn)后，校內(nèi)房屋的構(gòu)造、管線走向沒有詳盡的記錄，已存有的檔案資料缺乏可靠性價(jià)值。3.4后勤檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)，因此對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，專業(yè)水平不高。4、加強(qiáng)全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)后勤檔案管理工作的措施4.1用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求后勤檔案管理工作。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的后勤檔案，必須調(diào)動(dòng)相關(guān)參與建設(shè)人員的積極性，讓他們一起進(jìn)行后勤檔案資料收集。為確保學(xué)校在全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)過程中各類改、擴(kuò)建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，我們收集從建設(shè)項(xiàng)目開發(fā)前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同、協(xié)議、洽商變更的各種資料

7、，把檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作聯(lián)系起來，同步進(jìn)行。同時(shí)根據(jù)后勤文件的形成規(guī)律，對(duì)文件材料的內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)值、載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理、方便使用，保持其整體功能，并將完整的后勤檔案資料按規(guī)定移交給學(xué)校檔案室。4.2配置專業(yè)的后勤檔案管理人員。后勤檔案的管理人員，既要懂后勤工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉并參與建設(shè)項(xiàng)目從籌劃到施工、竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，以全面完成檔案資料的收集、整理工作，又要懂檔案管理知識(shí)，完成后勤檔案管理分類歸檔流程。隨著國家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法規(guī)的出臺(tái)，全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)后勤檔案管理也逐步走向規(guī)范

8、，因此，檔案管理員必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)熟悉后勤檔案管理的法律、法規(guī)，才能滿足現(xiàn)行檔案管理的基本要求。4.3抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。對(duì)后勤檔案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，但不能忽視次要方面的檔案管理。比如基建檔案管理工作涉及建設(shè)工程項(xiàng)目決策階段、實(shí)施階段和使用階段三個(gè)階段，其中，決策階段和實(shí)施階段屬于新建項(xiàng)目的檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點(diǎn)。在房屋使用過程中，經(jīng)常使用和查閱的檔案資料主要是房屋施工的技術(shù)資料，因此，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的施工過程檔案資料收集、整理應(yīng)作為檔案管理工作中重點(diǎn)中的重點(diǎn)。在整理施工檔案的過程中，從分項(xiàng)工程開始收集整理工程技術(shù)文件資料并歸檔，特別要

9、注意基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)工程和隱蔽工程的資料收集整理，盡可能通過資料、圖像、聲像資料等形式將整個(gè)施工過程按時(shí)間順序進(jìn)行記載，再現(xiàn)施工過程的技術(shù)歷史。在使用階段主要是工程維修、改造項(xiàng)目的檔案資料管理工作。建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，應(yīng)建立起相應(yīng)的管理日志，保存好大修、改擴(kuò)建等過程的施工記錄。4.4完善檔案管理及交接制度。根據(jù)我校的實(shí)際情況，學(xué)校建立了檔案管理制度，明確后勤檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和內(nèi)容，移交與整理、保存的要求，檔案管理員的職責(zé)。使后勤檔案資料具有真實(shí)性，確保檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。4.5加強(qiáng)后勤檔案管理的電子化水平。計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了學(xué)校后勤檔案管理的進(jìn)步，圖紙實(shí)現(xiàn)了電子繪圖，使檔案工作從手工操作走向現(xiàn)代化管理，大大提高了工作效率。對(duì)全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)的后勤檔案管理，我們充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)電子檔案的收集和整理；對(duì)一些年代久遠(yuǎn)的后勤檔案資料，我們通過電子掃描的方式將其形成的電子文件保存下來，從而將無電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高后勤檔案管理工作歸檔的電子化率。全國改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)后勤工作任務(wù)重、瑣事多，因而完善后勤檔案管理就顯得更加重要。我們要不斷的完善后勤檔案管理的方法和手段，給