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1、 淺談辦公室的精細(xì)化管理 陸平摘 要:辦公室是單位領(lǐng)導(dǎo)日常工作的辦事機(jī)構(gòu),承擔(dān)著對內(nèi)、對外綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé)。辦公室工作事多繁雜,因為經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,社會分工向著精細(xì)化和專業(yè)化發(fā)展,管理的精細(xì)化成為迫切需求,如何應(yīng)用精細(xì)化管理提升辦公室工作效率,提升單位的整體形象,拙文就此問題試做探討。關(guān)鍵詞:辦公室 精細(xì)化 管理 規(guī)章制度 考核:f270 :a :1672-3791(2016)10(b)-0075-02辦公室作為單位管理的中樞部門,對單位的內(nèi)外銜接和正常運轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室內(nèi)務(wù)工作從來都沒有小事,辦公室工作因與多個部門交接,同時也承擔(dān)
2、對外聯(lián)絡(luò)的重任,任何一件事情處理不好都有可能引起單位內(nèi)部矛盾,導(dǎo)致影響到工作的運轉(zhuǎn),對外則會影響單位的形象。辦公室各項工作,決定了其必須走規(guī)范化與精細(xì)化的路線。1 精細(xì)化管理的必要性現(xiàn)階段,經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展,商業(yè)社會中各行各業(yè)趨于越來越細(xì)地進(jìn)行分工且專業(yè)化越來越高。而辦公室通常是單位的第一窗口,是單位提高管理能力的基石,同時也是單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策和各項規(guī)章制度落實實施的基礎(chǔ)。那么,必然要有精細(xì)化管理的要求將繁瑣的辦公室工作分類并根據(jù)輕重緩急進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧、合理安排,只有這樣才能提高辦公室工作效率。辦公室管理工作主要體現(xiàn)出4個特點:綜合性、樞紐性、時效性、服務(wù)性。辦公室的工作特點要求辦公室工作必須實
3、現(xiàn)精細(xì)化管理。從綜合性來說,辦公室承擔(dān)著單位行政、外事、通訊、公文、機(jī)要、印章管理等工作;負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)保障、接待、組織協(xié)調(diào)工作等。事情多而雜,內(nèi)容涉及廣,幾乎無規(guī)律可循,很多工作都是臨時交代,這就要求在工作中要合理安排、分清主次、緩急有序。從樞紐性來說,辦公室是上情下達(dá)、下情上達(dá)的中轉(zhuǎn)站。一切的指令和工作安排都從這里經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)之手傳達(dá)給各部門去執(zhí)行,辦公室工作人員就應(yīng)該及時完整地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思。從時效性來說,辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事,時限要求強(qiáng),拖延可能會誤大事,這需要精細(xì)化管理、條理分明、按時按點完成工作任務(wù)。從服務(wù)性來說,辦公室就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為各部門服務(wù),做到上行下效,調(diào)節(jié)好上
4、下級的關(guān)系,發(fā)揮好窗口部門的作用,為單位創(chuàng)造更大的價值。2 精細(xì)化管理涵蓋的內(nèi)容2.1 更新管理理念,提高服務(wù)意識、增強(qiáng)責(zé)任意識辦公室作為單位運轉(zhuǎn)的中樞神經(jīng),工作雜且責(zé)任重大,因此迫切需要更新舊有的管理方式,引進(jìn)精細(xì)化管理的理念。提高辦公室服務(wù)意識、增強(qiáng)辦公室員工的責(zé)任意識是辦公室自身管理工作的必要條件。辦公室員工需要有細(xì)節(jié)決定成敗的工作意識,任何事情都要做好做細(xì);服務(wù)意識也是基本要素,通常我們講辦公室要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo),但辦公室同樣要服務(wù)好基層,要做到主動服務(wù),改變過去的被動服務(wù)的形式;同時必須要有責(zé)任意識,在辦公室各項工作中講質(zhì)量、講原則,要有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,落實各項工作,不能出任何的失誤。
5、2.2 健全規(guī)章制度,規(guī)范工作流程,加強(qiáng)工作考核實施精細(xì)化管理,必須要有制度作為堅實保障。要結(jié)合工作實際,通過修訂和完善單位的規(guī)章制度,保證規(guī)章制度的可操作性及實用性,使規(guī)章制度成為規(guī)范員工工作行為的手段和提高服務(wù)效能的保障。健全完善制度的同時,還需規(guī)范工作流程。按照辦公室工作內(nèi)部規(guī)程細(xì)化工作流程,通過“一圖看懂”模式,用圖解方式表現(xiàn)程序,讓程序簡單化,同時完善各種手續(xù),保證工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,只有每項工作都在陽光下實施,才能保證各個環(huán)節(jié)保持高效實施。根據(jù)定崗、定職、定責(zé)的要求,明確細(xì)化員工的工作職、權(quán)、利,同時設(shè)置ab崗,提高辦事效能。緊密結(jié)合細(xì)化的權(quán)責(zé)提出合理的量化考核指標(biāo),將辦公室的各
6、項計劃目標(biāo)層層分解,落實到各個辦公室成員身上。通過辦公室定期例會、季度工作目標(biāo)完成情況檢查、半年度部門人員工作考核、月度及年度個人績效考核等方式,負(fù)責(zé)對單位員工的工作進(jìn)行考評,將考評結(jié)果與員工收入掛鉤,促使員工重視工作完成情況,只有這樣,才能提高員工的工作積極性,從而提高工作成績。2.3 實現(xiàn)辦公自動化,節(jié)約成本降低辦公運行成本是企業(yè)發(fā)展的必然要求,具體來講:一是實現(xiàn)辦公室各項日常工作的全電子化審批。通過無紙化辦公,不僅可以提高辦公效率、優(yōu)化流程、信息共享和協(xié)同辦公,還可以節(jié)約辦公成本,降低損耗。二是規(guī)范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下,如何降低成本,最大程度上保證用車需求,是精細(xì)化
7、管理必須解決的一個重要問題。對此,辦公室采取了一系列的措施,具體做法如下:(1)修訂完善車輛管理辦法,通過制度強(qiáng)化執(zhí)行力,通過執(zhí)行力體現(xiàn)管理效果。(2)做好臺賬記錄,車輛管理員對每天出車的情況進(jìn)行詳細(xì)登記,包括駕駛員、乘車人、出車地點、出車時間、出車?yán)锍痰龋唬?)為每輛車配備車輛檔案卡,檔案卡中包含該車輛的購買時間、歷次維修清單、保險清單等,并做好電子臺賬備查;(4)通過比價,選取一家性價比高的修理廠定點維修,降低費用支出;(5)量化和細(xì)化車輛加油管理,做好車輛油量消耗登記,杜絕異常情況發(fā)生。三是壓縮彈性支出。對管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化,通過比價集中采購和定點簽約,大力壓縮辦公費、通訊費、招待費等支出。3 精細(xì)化管理的必要性實行精細(xì)化管理,是事前設(shè)計,細(xì)在過程,重在結(jié)果,這不僅是一種管理方法,更是一種理念,一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化。辦公室精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)了辦公室工作中的細(xì)致和精確,每一位職工都是辦公室精細(xì)化管理的參與者,“天下難事,必作于易;天下大事,必作于細(xì)”,只有每個人都以精細(xì)管理的方法實施,從而實現(xiàn)積極的工作態(tài)度,扎實做好每項工作,把工作做實、做細(xì)、做好、做精,才能高質(zhì)高效地完成辦公室的管理工作,才能將精細(xì)化的管理落到實處,保證整體工作的正常、順利進(jìn)行。參考文獻(xiàn)1
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