檔案管理在職業(yè)學(xué)校評(píng)估中的作用

1、    檔案管理在職業(yè)學(xué)校評(píng)估中的作用    王英摘 要 職業(yè)學(xué)校評(píng)估意義重大，事關(guān)學(xué)校聲譽(yù)，直接影響著學(xué)校的生存與發(fā)展。檔案管理在評(píng)估中的重要性日益凸顯。學(xué)校要采取強(qiáng)化全員檔案意識(shí)的措施、健全檔案管理制度、推進(jìn)檔案電子化管理、提高管理人員素質(zhì)、有機(jī)整合學(xué)校檔案與評(píng)估檔案等措施加強(qiáng)檔案建設(shè)，為學(xué)校的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。關(guān)鍵詞 檔案管理 職業(yè)學(xué)校 評(píng)估：g717 ：a doi：10.16400/ki.kjdkz.2016.09.007the role of file management in the evaluation of vocational sc

2、hoolswang ying（changzhou health vocational and technical school， changzhou， jiangsu 213002）abstract the evaluation of vocational school is of great significance， which relates to school reputation， directly affects the survival and development of the school.the importance of file management in evalu

3、ating is growing. schools should take measures to strengthen the full file of archives， sound file management system， promote the electronic archives management， improve the quality of personnel management， integration and evaluation of organic school archives archives archives and other measures to

4、 strengthen the construction of the schools development and make due contributions.key words file management； vocational schools； assessment職業(yè)學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，能真實(shí)、客觀反映職業(yè)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷程。近十年來，我國國務(wù)院、教育部、財(cái)政部等部門先后出臺(tái)了關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定（國發(fā)200535號(hào)）、關(guān)于實(shí)施國家示范性高等職業(yè)院校、加快高等

5、職業(yè)教育改革與發(fā)展的意見（教高200614號(hào)）、關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見（教高200616號(hào)）等文件，標(biāo)志著高等職業(yè)教育進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)期，工作重心發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，從重點(diǎn)抓規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)向抓內(nèi)涵建設(shè)。期間，學(xué)校要接受各級(jí)各類的評(píng)估，如高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估、星級(jí)學(xué)校評(píng)估、示范專業(yè)評(píng)估、特色專業(yè)評(píng)估等。在眾多的評(píng)估中，學(xué)校檔案是最可靠的第一手材料，是評(píng)估專家需重點(diǎn)檢查的內(nèi)容，在衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、科研水平和管理水平方面起著舉足輕重的作用。1 檔案管理在職業(yè)學(xué)校評(píng)估中的作用職業(yè)學(xué)校評(píng)估意義重大，事關(guān)學(xué)校聲譽(yù)，直接影響著學(xué)校的生存與發(fā)展，檔案管理在評(píng)估中的重要性日益凸顯

6、。1.1 檔案是職業(yè)學(xué)校做好評(píng)估工作的基礎(chǔ)檔案資料是職業(yè)學(xué)校歷史的真實(shí)寫照，不僅客觀反映了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的過程，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。職業(yè)學(xué)校要做好評(píng)估準(zhǔn)備工作，撰寫自評(píng)報(bào)告、擬定匯報(bào)材料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)大部分來源于檔案資料，如果沒有完整、系統(tǒng)的檔案資料作支撐，常會(huì)使評(píng)估準(zhǔn)備工作處于被動(dòng)地位，為準(zhǔn)備佐證材料花費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。因此，完善的檔案資料是做好評(píng)估工作的基礎(chǔ)。1.2 檔案資料是專家作出科學(xué)評(píng)估的依據(jù)職業(yè)學(xué)校在接受評(píng)估時(shí)，評(píng)估專家要在23天進(jìn)行全面考察評(píng)估、掌握和了解學(xué)校的辦學(xué)狀況，檔案資料的查閱是非常重要的環(huán)節(jié)。無論何種形式的評(píng)估，評(píng)估專家都要將評(píng)估材料中大量的

7、統(tǒng)計(jì)表、文字?jǐn)⑹龆家檎以紮n案資料逐一驗(yàn)證。職業(yè)學(xué)校檔案具有獨(dú)有的原生性、真實(shí)性、系統(tǒng)性，能全面展示學(xué)校工作成就與辦學(xué)特色，常成為評(píng)估專家了解學(xué)校辦學(xué)狀況的重要媒介，對(duì)學(xué)校的工作業(yè)績發(fā)揮重要的支撐和驗(yàn)證功能。因此，科學(xué)規(guī)范、齊全完整的檔案材料是評(píng)估專家全面了解學(xué)校各項(xiàng)工作狀況進(jìn)而作出科學(xué)評(píng)估必不可少的憑證依據(jù)。2 檔案管理在職業(yè)學(xué)校評(píng)估中尚存在的問題在職業(yè)學(xué)校評(píng)估中發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理的滯后性與被動(dòng)性還較為明顯，具體存在以下問題。2.1 檔案管理意識(shí)較為淡薄職業(yè)學(xué)校常存在重視教學(xué)、輕視檔案管理的現(xiàn)象。在評(píng)估時(shí)，對(duì)學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)質(zhì)量、管理水平等評(píng)價(jià)的主要依據(jù)是查閱檔案資料，如檔案管理意識(shí)較為

8、淡薄，對(duì)檔案建設(shè)不重視，不從收集檔案原始資料的源頭抓起，常導(dǎo)致材料收集不全，流失在各部門或個(gè)人手中，或收集后沒能及時(shí)歸檔而積壓。在接到評(píng)估通知后再著手收集整理所需各類材料時(shí)，才發(fā)現(xiàn)許多檔案工作雖然做了甚至做得較好，但因?yàn)闆]有形成文字材料或沒有進(jìn)行科學(xué)整理歸檔，出現(xiàn)無證可查的現(xiàn)象，在評(píng)估時(shí)常顧此失彼，再次投入大量的人力、物力和財(cái)力整理補(bǔ)充材料，造成被動(dòng)局面，影響評(píng)估結(jié)果。2.2 檔案管理制度不太健全多數(shù)職業(yè)學(xué)校成立專職檔案管理部門、配備專職檔案管理人員的時(shí)間都不長，檔案管理制度常不健全，管理水平參差不齊，如檔案資料的上交與收集缺乏有效的制約機(jī)制，未建立規(guī)范的部門歸檔、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保密、檔案管理

9、人員崗位責(zé)任等制度，沒有明確歸檔范圍、歸檔時(shí)限、歸檔質(zhì)量，導(dǎo)致檔案材料積壓、收集不全或查詢不便等問題。 2.3 檔案分類管理與評(píng)估指標(biāo)不相一致目前職業(yè)學(xué)校檔案分類按國家檔案局制定的全國高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類法進(jìn)行分類管理，與學(xué)校接受評(píng)估的指標(biāo)體系通常不一致，不利于檔案資源的整合與共享，難以實(shí)現(xiàn)有機(jī)銜接，在評(píng)估需要提供資料（檔案的移交和查找利用）時(shí)造成困難，常要以館藏檔案材料為基礎(chǔ)，根據(jù)評(píng)估要求進(jìn)行必要的補(bǔ)充、加工和整理。2.4 評(píng)估結(jié)束后檔案的后續(xù)管理不到位評(píng)估時(shí)檔案資料常十分重視整理和保存，但在評(píng)估結(jié)束后常不能及時(shí)移交檔案管理部門，致使用于評(píng)估的檔案資料管理不到位，尤其是需要提供原件的檔案資

10、料，有的是為迎接評(píng)估從其他部門借調(diào)過來，評(píng)估結(jié)束后材料就撤回到原部門，致使留存的資料難以反映評(píng)估的全過程，加上許多職業(yè)學(xué)校沒有設(shè)立評(píng)估辦，評(píng)估結(jié)束后評(píng)估檔案無專人管理，材料丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。在學(xué)校接受其他評(píng)估檢查時(shí)，常出現(xiàn)拆東墻補(bǔ)西墻現(xiàn)象，把一些材料按評(píng)估要求重新組合，出現(xiàn)評(píng)估檔案管理無序的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理和評(píng)估造成不利局面。2.5 檔案管理手段相對(duì)落后受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，加上對(duì)檔案管理重視不夠，致使檔案管理手段相對(duì)落后，仍以手工操作、紙質(zhì)管理為主，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理處于初級(jí)階段或尚未開展。隨著學(xué)校辦學(xué)時(shí)間的增長、開設(shè)專業(yè)的調(diào)整、內(nèi)涵建設(shè)的加強(qiáng)，目前的檔案管理手段難以達(dá)到管理要求，也就無法滿足各

11、種評(píng)估對(duì)檔案資料快捷檢索、提取的要求。2.6 檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)不高目前，職業(yè)學(xué)校專職檔案管理人員編制不足，且畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員較少，大部分檔案管理人員是由其它崗位轉(zhuǎn)崗而來，經(jīng)短期培訓(xùn)或自學(xué)后上崗，檔案管理意識(shí)不清晰、缺乏基本的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次研究和開發(fā)，僅能做一些收集、保管和簡單的分類工作，難以適應(yīng)新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理的需要。3 檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)校評(píng)估的舉措為了更好地發(fā)揮檔案在學(xué)校評(píng)估中的作用，提升評(píng)估結(jié)論的可信度，需從檔案管理理念、管理措施和制度建設(shè)等方面加強(qiáng)評(píng)估檔案的規(guī)范化建設(shè)與管理。3.1 強(qiáng)化全員檔案意識(shí)學(xué)校檔案對(duì)了解學(xué)校的歷史和現(xiàn)實(shí)都

12、具有非常重要的作用，學(xué)校檔案不完整就無法還原歷史，無法全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的全過程，也就談不上檔案的開發(fā)和利用。因此，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)對(duì)確保完成各種評(píng)估起著十分重要的作用。學(xué)校要利用各種媒體和機(jī)會(huì)如校園網(wǎng)、宣傳櫥窗、有關(guān)會(huì)議大力宣傳加強(qiáng)檔案管理的意義，使全體師生員工對(duì)檔案的重要性有較為深刻的認(rèn)識(shí)，使之在平時(shí)工作中養(yǎng)成了解檔案、關(guān)心檔案、重視檔案、隨時(shí)積累檔案資料的良好習(xí)慣。為了滿足學(xué)校各種評(píng)估的需求，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，具有超前服務(wù)意識(shí)，制定科學(xué)的檔案管理計(jì)劃，在學(xué)校形成人人參與檔案管理的良好氛圍，使檔案管理步入良性循環(huán)軌道。3.2 健全檔案管理制度學(xué)校檔案管理部門要以評(píng)估為契機(jī)，完善檔案

13、的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。（1）學(xué)校設(shè)立專職檔案管理機(jī)構(gòu)與管理人員，全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案資料的收集、整理和利用，并協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。（2）建立檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，將收集、保存檔案資料與各職能科室及個(gè)人的年度目標(biāo)管理掛鉤。（3）健全各種檔案管理制度，明確部門及個(gè)人的職責(zé)，做到獎(jiǎng)懲分明，在學(xué)校形成檔案有人管、有人做、有人查的良好機(jī)制，為學(xué)校順利通過各種評(píng)估檢查提供全面、可信的檔案資料。（4）做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，盡可能將原始資料收集齊全，歸檔合理，在評(píng)估檢查需要時(shí)能準(zhǔn)確及時(shí)地提供。3.3 努力推進(jìn)檔案電子化管理隨著學(xué)校辦學(xué)時(shí)間的延長、內(nèi)涵建設(shè)的加強(qiáng)，學(xué)校檔案資料將越來越多，一方面增加管理的強(qiáng)度和難度

14、，給需要利用時(shí)查找?guī)聿槐?，另一方面增加存?chǔ)空間和保管費(fèi)用。因此，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)造條件將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化翻拍，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，有效解決檔案數(shù)量的增長和存儲(chǔ)空間不足的矛盾，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍，真正發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。檔案電子化管理將能確保檔案資料質(zhì)量及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，因而也能更好地滿足各種評(píng)估對(duì)檔案信息檢索、利用的要求，這將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。3.4 努力提高管理人員素質(zhì)目前職業(yè)學(xué)校檔案管理人員在人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)等方面整體水平較為薄弱，面對(duì)快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時(shí)代，新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理人員除了要有精通檔案專業(yè)知識(shí)和良好的政治素質(zhì)外，

15、還必須掌握多學(xué)科、多領(lǐng)域的知識(shí)與技能，能靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)。因此，學(xué)校對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高現(xiàn)代化管理能力，不斷提高管理水平。3.5 有機(jī)整合學(xué)校檔案與評(píng)估檔案為適應(yīng)評(píng)估需要，在學(xué)校檔案分類管理時(shí)要結(jié)合評(píng)估要求盡量與評(píng)估檔案有機(jī)結(jié)合，將有關(guān)評(píng)估指標(biāo)項(xiàng)目列入學(xué)校檔案實(shí)體分類法中，結(jié)合國家檔案局發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則的要求，實(shí)行“簡化整理，深化檢索”方式，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)評(píng)估檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，既保證學(xué)校檔案資料齊全，又方便評(píng)估檢查時(shí)的查找利用，節(jié)省人力、物力和財(cái)力。在各種評(píng)估結(jié)束后將評(píng)估檔案作為專題檔案及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門，納入學(xué)校檔案統(tǒng)一規(guī)范管理。職業(yè)學(xué)校評(píng)估工作是檢驗(yàn)學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)質(zhì)量的重要手段，隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案在評(píng)估工作