企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施

1、企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施【摘 要】企業(yè)物資采購(gòu)的意義不僅僅是本企業(yè)內(nèi)部 是否能夠持續(xù)生產(chǎn)的決定性因素，同時(shí)也可能導(dǎo)致與企業(yè)有 業(yè)務(wù)往來(lái)的其他企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)受到牽連甚至無(wú)法正常 生產(chǎn)，那么一連串的連鎖反映，帶來(lái)的損失是不可估量的， 同時(shí)也會(huì)影響到企業(yè)的商譽(yù)和合作關(guān)系，限公司于不利處 境，嚴(yán)重威脅到公司的發(fā)展和壯大。本文探討了企業(yè)物資采 購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施?！娟P(guān)鍵詞】企業(yè)；物資采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)；防范措施企業(yè)物資采購(gòu)主要是指以生產(chǎn)為目的的主要材料、輔助 材料、工具等物資的購(gòu)買活動(dòng)。其基本使命就是以盡可能便 宜的價(jià)格，得到完全符合企業(yè)生產(chǎn)所需的生產(chǎn)物資。企業(yè)采 購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)之

2、一，指在采購(gòu)過程中由于各種意 外情況的出現(xiàn)，使企業(yè)的實(shí)際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度 和可能性。通過加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理，加強(qiáng)對(duì)物 資采購(gòu)全過程的監(jiān)督，能夠?yàn)樘岣咂髽I(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益 提供有力保證。一、企業(yè)物資采購(gòu)的含義顧名思義，物資采購(gòu)的概念即企業(yè)在從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng) 中，為了確保本企業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)健的進(jìn)行日常生產(chǎn)活動(dòng)，而 對(duì)其所需的原材料、機(jī)械設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備，維修設(shè)備以及辦 公設(shè)備等一系列在日常生產(chǎn)中所用到的物資進(jìn)行購(gòu)進(jìn)和補(bǔ) 充，屬于企業(yè)生產(chǎn)前準(zhǔn)備，也是再生產(chǎn)持續(xù)進(jìn)行的可靠保證, 也是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)的物質(zhì)保證，所以企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)中 包括對(duì)所需物資的產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格，尺寸以及質(zhì)量等相關(guān)因

3、 素都應(yīng)該制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。在確認(rèn)了公司的物資采購(gòu)要求之 后，物資采購(gòu)將面臨的最大問題是財(cái)務(wù)的管控問題，因?yàn)樵?支付業(yè)務(wù)中涉及人員等照顧多不定因素的變化關(guān)系，從而無(wú) 法確保物資采購(gòu)工作是否能夠正常如期并按照設(shè)定的完成， 也因此物資采購(gòu)的難點(diǎn)在于采購(gòu)部人員安排及財(cái)務(wù)管控上， 只有做好采購(gòu)的財(cái)務(wù)管控才是真正意義上的企業(yè)上的企業(yè) 物資采購(gòu)工作。二、企業(yè)物資采購(gòu)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)(-)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)一是由于供應(yīng)商與相關(guān)業(yè)務(wù)人員在投標(biāo)前相互串通，透 露標(biāo)底，使企業(yè)采購(gòu)蒙受損失。二是當(dāng)采購(gòu)人員對(duì)價(jià)格預(yù)測(cè) 失誤而進(jìn)行批量采購(gòu)，造成價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。(二) 采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。一方面由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致 企業(yè)不能正

4、常生產(chǎn)，給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企 業(yè)聲譽(yù)等方面的損害。另一方面供應(yīng)商提供的物資以次充好. 直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，降低 企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。（三）計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)因市場(chǎng)需求發(fā)生變動(dòng)，影響到采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性；采購(gòu) 計(jì)劃編制不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購(gòu) 中計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡(jiǎn)化, 口頭協(xié)議，君子協(xié)定；簽證、公證合同比例過低等等。二是 合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變?cè)谑袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的不利地位。 往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對(duì)采購(gòu)人員行賄，套取企業(yè) 采購(gòu)標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒 偽劣產(chǎn)品。而

5、有些采購(gòu)人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益, 不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。（五）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在 品種規(guī)格上貨不對(duì)路，不合規(guī)定要求等等。（六）存量風(fēng)險(xiǎn)一是采購(gòu)量不能及時(shí)滿足生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成損 失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。二是盲目進(jìn)貨，造成積壓，大量資金沉淀 于庫(kù)存中，降低了資金周轉(zhuǎn)率，形成存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。三、企業(yè)物資采購(gòu)防范措施（-）建立完善物資采購(gòu)管理流程要從建立完善物資需求提岀，到采購(gòu)計(jì)劃、合同簽訂（采 購(gòu)方式、采購(gòu)渠道、采購(gòu)價(jià)格）、貨物運(yùn)輸、產(chǎn)品驗(yàn)收入庫(kù) 等環(huán)節(jié)的管理制度入手，完善物資采購(gòu)管理辦法，通過 強(qiáng)化采購(gòu)策略研究，采取科學(xué)、理性的采購(gòu)方式

6、，加大過程 控制等管理措施，實(shí)現(xiàn)物資的“安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)”供應(yīng)， 堵塞各種漏洞。重點(diǎn)做到三個(gè)明確：明確采購(gòu)目的。采購(gòu)的 物資必須是企業(yè)所需要的，釆購(gòu)部門在釆購(gòu)過程中不應(yīng)一味 的追求價(jià)格最低化，應(yīng)對(duì)所要采購(gòu)的物資的質(zhì)量和效用進(jìn)行 通盤考慮，在為企業(yè)節(jié)約資金的同時(shí)，保證采購(gòu)質(zhì)量。明確 供應(yīng)商資格。訂立采購(gòu)合同前，須對(duì)參加投標(biāo)的所有供應(yīng)商 進(jìn)行資格審查，包括資格預(yù)審、資格復(fù)審和資格后審，以便 在采購(gòu)初期就能把由供應(yīng)商方面的不確定因素帶來(lái)的采購(gòu) 風(fēng)險(xiǎn)控制在最小。明確保證金制度。設(shè)立投標(biāo)保證金，防止 投標(biāo)方在開標(biāo)后撤回其投標(biāo)，設(shè)立履約保證金，防止供應(yīng)商 不能履行合同而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失等。另外，還要建立和完

7、善 采購(gòu)信息公開制度和程序公開制度，方便供應(yīng)商及時(shí)了解情 況。（二）切實(shí)加強(qiáng)物資采購(gòu)的管理監(jiān)督防范物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)要強(qiáng)化管理和監(jiān)督。首先，建 立物資采購(gòu)人員績(jī)效考核辦法，完善考核和激勵(lì)約束機(jī)制， 修訂完善物資采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督辦法，采取定期開展工作檢 查、專業(yè)化分工、崗位輪換等有效措施，強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)人員的 管理，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。其次，加強(qiáng)對(duì)物資采 購(gòu)招標(biāo)和簽約監(jiān)督。檢查采購(gòu)招標(biāo)是否按照程序進(jìn)行，是否 存在違反規(guī)定的行為；是否每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評(píng) 定；合同條款是否有悖于政策、法律。合同條款是否齊全、 權(quán)利義務(wù)是否正確、手續(xù)是否具備等。其三，對(duì)物資采購(gòu)全 過程、全方位的審計(jì)。重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)

8、物料需求計(jì)劃、物資采購(gòu) 計(jì)劃、合同簽證、合同臺(tái)賬、合同匯總、合同執(zhí)行及信息反 饋的審計(jì)。依據(jù)審查程序和要求，了解采購(gòu)工作是否規(guī)范、 措施是否到位、是否存在偏離實(shí)際等情況，通過審計(jì)鑒定， 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，確保采購(gòu)過 程有序高效運(yùn)行。（三）加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在采購(gòu)決策中的應(yīng)用信息的充分掌握可以提高決策方案的正確度，降低決策 風(fēng)險(xiǎn)。信息資料常常分布在不同的時(shí)間和空間中，作為采購(gòu) 人員要有敏銳的洞察能力。首先，充分利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信 息技術(shù)，并與現(xiàn)行的ERP管理模式相結(jié)合搜尋、收集各種與 風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的信息資料，要按照及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則進(jìn)行, 盡可能拓寬信息渠道，保持信息暢通。

9、其次，對(duì)掌握的信息 進(jìn)行分析處理，找出其中有用的部分，為正確決策提供參考, 為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（四）制定科學(xué)合理的供應(yīng)商評(píng)估、準(zhǔn)入和淘汰制度，建立并適時(shí)更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)企業(yè)必須建立供應(yīng)商評(píng)估、準(zhǔn)入和淘汰體制，由采購(gòu)部 門牽頭組織質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)部門根據(jù)公平、 公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審 查，對(duì)其履約能力及財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)估，擇優(yōu)選定供應(yīng)商； 新增供應(yīng)商由采購(gòu)部門根據(jù)需要提岀申請(qǐng)，并按規(guī)定的權(quán)限 和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商管理系統(tǒng)。建立供應(yīng)商管理 信息系統(tǒng)，將合格供應(yīng)商劃分等級(jí)，采取靈活的等級(jí)升降機(jī) 制進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期從提供物資的質(zhì)量、價(jià)格、供

10、貨及時(shí) 性、售后服務(wù)及經(jīng)營(yíng)狀況等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根 據(jù)考評(píng)結(jié)果適時(shí)更新和淘汰供應(yīng)商。（五）強(qiáng)化合同全過程管理，規(guī)范合同審簽，提高合同 履行效力合同全過程管理包括對(duì)合同訂立、執(zhí)行和結(jié)果的審查和 監(jiān)督。合同簽訂過程中應(yīng)實(shí)行合同審簽，合同審簽可以及時(shí) 發(fā)現(xiàn)和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現(xiàn)象。企業(yè)各 部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限簽署采購(gòu)合同，對(duì)于影響重大、專業(yè) 性較強(qiáng)的合同，應(yīng)當(dāng)實(shí)行技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)部門的聯(lián) 合審簽，以最大限度地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的采 購(gòu)合同跟蹤制度，依據(jù)合同主要條款跟蹤檢查合同履行情 況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并提岀解決方案。對(duì)合同實(shí)行信息化 管理，進(jìn)行合同登記匯總，向相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真 實(shí)的反饋信息?？傊镔Y管理風(fēng)險(xiǎn)控制，離不開完善、的規(guī)章制度和 科學(xué)先進(jìn)的管理手段，但關(guān)鍵點(diǎn)仍在人的廉潔自律與品德修 養(yǎng)和嚴(yán)格的監(jiān)管。只有規(guī)范有資源支配權(quán)人的用人機(jī)制，加 大規(guī)章制度的執(zhí)行力度，實(shí)行融入式和全過程監(jiān)督，