強(qiáng)化普通高校二級(jí)學(xué)院科研檔案管理的策略

1、    強(qiáng)化普通高校二級(jí)學(xué)院科研檔案管理的策略    鄭波【摘要】為了適應(yīng)高等教育的發(fā)展趨勢，普通高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)科研檔案在規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化、實(shí)效性方面的管理，使科研檔案在增強(qiáng)學(xué)院競爭力方面發(fā)揮應(yīng)有的助推作用?！娟P(guān)鍵詞】普通高校;二級(jí)學(xué)院;科研;檔案管理增強(qiáng)科研能力是高校提高教學(xué)質(zhì)量，走內(nèi)涵發(fā)展道路，具有持續(xù)競爭力的關(guān)鍵。在普通高校的考評(píng)中，無論是對一般教師，還是對二級(jí)學(xué)院，科研的權(quán)重都越來越大。新的發(fā)展趨勢對普通高校二級(jí)學(xué)院科研檔案管理工作提出了新的要求，進(jìn)一步強(qiáng)化普通高校二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理，使科研檔案能實(shí)實(shí)在在為學(xué)院和教師個(gè)人的發(fā)展提供輔

2、助和支撐，已成為當(dāng)務(wù)之急。由于普通高校的科研工作狀況與重點(diǎn)大學(xué)有較大的不同，教師的科研自我管理水平也有較大的差異，加之二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理與全校性的科研檔案管理大有區(qū)別，所以，普通高校二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理亟須在規(guī)范化、信息化、實(shí)效性方面予以加強(qiáng)。一、強(qiáng)化規(guī)范管理按照現(xiàn)代大學(xué)的理念，大學(xué)教師應(yīng)逐漸改變傳統(tǒng)的照本宣科或僅僅一般綜合借鑒式的教學(xué)，要通過科研創(chuàng)新改善教學(xué)內(nèi)容，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)檔次，用提高科研水平來奠定高水平教學(xué)的基礎(chǔ)，進(jìn)一步獲得專業(yè)上的更大發(fā)展。因此，除了在學(xué)校檔案館應(yīng)進(jìn)行二級(jí)學(xué)院和教師的科研工作歸檔外，二級(jí)學(xué)院自身也應(yīng)該建立完整規(guī)范的科研檔案。（一）應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理。高校二級(jí)

3、學(xué)院的科研工作越來越重要，與教學(xué)工作、學(xué)生工作、院級(jí)行政工作處于同等重要的地位。學(xué)院科研管理人員對學(xué)院教師和研究人員更好地對接學(xué)?？蒲泄芾聿块T，發(fā)揮著不可小覷的作用。雖然不一定在二級(jí)學(xué)院專設(shè)與院辦平行的科研辦，但必須選擇科研能力強(qiáng)、管理水平高的老師兼任科研秘書，同時(shí)作為學(xué)院科研檔案管理的責(zé)任人。目前許多大學(xué)二級(jí)學(xué)院的科研秘書只管日?？蒲泄ぷ?，科研檔案卻全部歸屬學(xué)院辦公室統(tǒng)一管理的做法，十分不利于科研檔案發(fā)揮有效作用。（二）應(yīng)增強(qiáng)歸檔意識(shí)。教師的科研成果能反映學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的科研水平，也能為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)，可以說，教師的科研工作是學(xué)校和二級(jí)學(xué)院科研檔案的重要組成部分，教師科研歸檔意

4、識(shí)的提高，能有力促進(jìn)科研檔案的管理工作。除了教師應(yīng)有將重要科研材料進(jìn)行存檔的自覺意識(shí)外，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和科研檔案責(zé)任人也應(yīng)該增強(qiáng)歸檔意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)科研檔案管理是構(gòu)建和完善現(xiàn)代大學(xué)制度過程中強(qiáng)化內(nèi)部科研管理的一項(xiàng)重要舉措，要及時(shí)宣傳和解讀學(xué)校下達(dá)的相關(guān)文件，捕捉相關(guān)的有用信息，將認(rèn)真搜集并篩選后的科研檔案材料及時(shí)存檔。學(xué)院還可以采取一些行政措施來加強(qiáng)教師的科研歸檔意識(shí)，如每學(xué)期歸一次檔，并詳細(xì)填寫成果歸檔表，作為學(xué)院統(tǒng)計(jì)成果的依據(jù)，把歸檔情況與一定數(shù)額的崗位津貼掛鉤。（三）應(yīng)細(xì)致搜集保存。由于思想重視不夠、人員兼職管理、存檔條件簡陋等原因，二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理隨意性較大，資料遺漏、缺損、丟失

5、都很嚴(yán)重。對于相關(guān)的各種資料，哪些該存檔、怎樣存檔、怎樣系統(tǒng)化等，難以做到全面規(guī)范，存檔質(zhì)量不高。學(xué)院除了認(rèn)真細(xì)致地搜集與日?？蒲泄ぷ飨嚓P(guān)的檔案材料外，還要注意關(guān)聯(lián)收存，如兼收與科研工作關(guān)系密切的學(xué)科建設(shè)檔案和教學(xué)質(zhì)量工程檔案等。凡是存檔的材料，還要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如落款、日期、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章等都要完備，以保證檔案的完整性和說服力，提高檔案的質(zhì)量。（四）應(yīng)強(qiáng)化保密措施。二級(jí)學(xué)院科研檔案的保密工作常常被忽略，值得高度重視。需要暫時(shí)保密的科研檔案主要是教師未能立項(xiàng)（有的要求未結(jié)題）的項(xiàng)目申報(bào)書、尚未交出的項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告、尚不能公開的階段性科研成果等。二級(jí)學(xué)院的科研檔案責(zé)任人應(yīng)有強(qiáng)烈的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私

6、權(quán)保護(hù)意識(shí)和自律意識(shí)，妥善保管好以上科研檔案，確保不會(huì)因有意或無意的泄露給提交檔案者造成任何損失，在老師和檔案責(zé)任人之間建立良好的信任關(guān)系。需要保密的文件要限制管理人員的可操作權(quán)限，最好實(shí)行專人管理，劃分清楚權(quán)責(zé)。二、強(qiáng)化信息管理檔案的信息管理是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對檔案資源進(jìn)行有計(jì)劃的收集、整理、儲(chǔ)存和利用?？蒲袡n案作為具有很高信譽(yù)度的原始信息源，傳統(tǒng)的重藏輕用理念已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步?！靶畔r(shí)代要求將檔案信息資源快捷地、系統(tǒng)地、大眾化地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為社會(huì)發(fā)展提供實(shí)際有效的服務(wù)?！钡F(xiàn)今普通高校二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理仍沿襲過去的檔案管理方式，以手工操作的紙質(zhì)檔案為主，輔以少數(shù)電子

7、文檔材料，沒有很好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息工具的作用。學(xué)院科研檔案的現(xiàn)代信息管理應(yīng)納入二級(jí)學(xué)院辦公技術(shù)現(xiàn)代化的統(tǒng)一規(guī)劃，“通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理”。在信息化建設(shè)方面，二級(jí)學(xué)院科研檔案管理應(yīng)從三個(gè)方面著手：（一）存檔材料的信息化。要把應(yīng)存檔的文件、資料、信息等紙質(zhì)檔案，通過掃描、拍照，甚至縮微等手段，按照統(tǒng)一、規(guī)范的要求和形式轉(zhuǎn)化為電子信息檔案。在檔案種類上也要追求豐富，力避單一，即不能僅僅保存紙質(zhì)材料和文字材料，圖片、照片、錄音、錄像、磁帶、光盤、原件、復(fù)制件、縮微膠卷等等形式存在的檔案材料也要注意收藏。通過對形式各樣、全面豐富的科研檔案收集處理，進(jìn)一步促進(jìn)二級(jí)學(xué)

8、院檔案管理的信息化發(fā)展。（二）存檔過程的信息化。二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案材料信息盡可能轉(zhuǎn)化為能直接被計(jì)算機(jī)利用識(shí)別的形式。應(yīng)規(guī)范管理流程，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，即在分類、編目和排序上有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，避免人為因素的干擾。有條件的二級(jí)學(xué)院，其科研檔案還可以直接利用學(xué)校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫的一個(gè)分支和組成部分。二級(jí)學(xué)院檔案責(zé)任人每一學(xué)期對收集好的科研檔案材料進(jìn)行分門別類的梳理，確保材料的準(zhǔn)確性，按時(shí)上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，同時(shí)定期進(jìn)行更新維護(hù)。（三）檔案檢索的信息化。要把教師的各級(jí)各類項(xiàng)目材料、各種科研成果材料、各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等盡可能錄入電腦，進(jìn)行科學(xué)的編排，傳到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)中

9、，充分利用開發(fā)現(xiàn)有應(yīng)用平臺(tái)靈活方便的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)和查閱功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息使用的最大化。要開通內(nèi)部局域網(wǎng)，針對檔案材料保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限，方便學(xué)校師生查閱相關(guān)檔案文件信息;還可以把形成的科研檔案信息，通過連接外部網(wǎng)絡(luò)，向其它高校和社會(huì)各方面公布，主動(dòng)積極地為檔案利用者服務(wù)。總之，要“借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立共享機(jī)制，使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口，使科研人員、二級(jí)學(xué)院、學(xué)校的檔案工作能在流水線上工作，實(shí)現(xiàn)快速查詢或下載各種檔案資料”。三、強(qiáng)化實(shí)效管理科研檔案能在很大程度上真實(shí)反映高校二級(jí)學(xué)院在學(xué)科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展等方面取得的成績，能為學(xué)院調(diào)整辦學(xué)思路，提高辦學(xué)效率提供一定的參

10、考?？蒲袡n案的管理主要不在于藏，而在于用，只有科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理才能使檔案材料的功用得到最大限度的發(fā)揮，才能為學(xué)院和個(gè)人的科研發(fā)展服好務(wù)?？蒲袡n案管理的好，使用得當(dāng)，對學(xué)院和教師個(gè)人的發(fā)展能起到強(qiáng)大的推動(dòng)作用。二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理要獲得實(shí)效，主要應(yīng)該做到以下兩點(diǎn)：（一）主動(dòng)服務(wù)。過去的二級(jí)學(xué)院科研檔案管理基本上處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。隨著科研工作在高校的地位越來越突出，服務(wù)客體對科研檔案管理工作的要求越來越高，原來的“坐等”服務(wù)管理模式已經(jīng)難以滿足檔案使用者的各種需求。因此，二級(jí)學(xué)院科研檔案管理人員必須具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為學(xué)院和教師個(gè)人的發(fā)展服好務(wù)。如在重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)、特色專業(yè)申報(bào)以

11、及名師選拔、成果評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)中，及時(shí)提供建議意見;為學(xué)院凝煉科研特色方向、優(yōu)化組合科研團(tuán)隊(duì)、申報(bào)重大項(xiàng)目、課題組成員選定等方面提供參考;在教師完成科研項(xiàng)目的過程中給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，督促他們按時(shí)按質(zhì)地完成研究計(jì)劃。此外，二級(jí)學(xué)院的科研檔案管理還可以主動(dòng)為學(xué)院的各類考評(píng)總結(jié)提供可信度高的支撐，為教師評(píng)職崗聘提供完整的成果，為教師發(fā)表論文提供期刊信息等。（二）便捷高效。二級(jí)學(xué)院的科研檔案是學(xué)院和教師取得發(fā)展成績的真實(shí)憑據(jù)，常常會(huì)循環(huán)反復(fù)使用，具有極高的保存價(jià)值。目前高校已經(jīng)按照有關(guān)規(guī)定制定了檔案管理辦法，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中學(xué)校檔案館往往和二級(jí)學(xué)院缺乏協(xié)調(diào)和配合，在一些制度的具體細(xì)節(jié)上考慮得不很周全，

12、以致在一定程度上仍然存在要求不具體、存檔有重復(fù)等情況。二級(jí)學(xué)院應(yīng)該改變重藏輕用的管理，必須方便檔案利用者能夠迅速、準(zhǔn)確地查閱到所需要的檔案信息。因此，二級(jí)學(xué)院不能過分依賴學(xué)校檔案館，要使自身的科研檔案存儲(chǔ)和管理成為學(xué)校檔案館相關(guān)科研檔案的有益補(bǔ)充。其中要做好分類存檔，做到檔案分類合理，避免只是把已有檔案材料原封不動(dòng)地輸入計(jì)算機(jī)的做法，改變對現(xiàn)有材料缺乏科學(xué)合理的分類和利用的“重存輕理”現(xiàn)狀。針對二級(jí)學(xué)院現(xiàn)有科研檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)文字檔案的情況，應(yīng)盡可能變紙質(zhì)檔案材料為電子文檔材料，需要查找某一檔案時(shí)，不必逐個(gè)翻查相關(guān)年度的檔案盒，通過關(guān)鍵字詞的搜索查找，快捷而準(zhǔn)確地找到目標(biāo)檔案。普通高校的二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在學(xué)校、學(xué)院、個(gè)人內(nèi)涵發(fā)展過程中的地位，樹立全新的檔案管理理念