檔案數(shù)字化加工流程及

1、檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)文檔目錄一、操作流程 2二、檔案調(diào)卷 2三、整理及著錄 2四、拆卷 3五、檔案掃描 3六、影像處理 4七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢 4八、檔案裝卷 4九、完整歸還 5十、數(shù)據(jù)備份 5八、數(shù)據(jù)掛接 5、操作流程檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案 裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 > 裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒(méi)有特殊要求的 情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。二、檔案調(diào)卷這

2、個(gè)過(guò)程我方要指定一個(gè)專門(mén)的負(fù)責(zé)人與客戶檔案館庫(kù)房管理員共同完成，將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn) 到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無(wú)誤前方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的 工作。要求：1, 我方指定專人負(fù)責(zé)。2，填寫(xiě)?檔案交接登記表?附件一。3, 在交接登記表上要有雙方的簽字。三、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒(méi)有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所 以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種：一，使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。二，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用?

3、檔案目錄模板?文檔文檔號(hào)為JS121006002。如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。并修改成與?檔 案目錄模板?類(lèi)似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體細(xì)那么如下：1, 如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。2, 著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反響給組長(zhǎng)，如果目錄中要增加 或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反響。以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：八、以“卷為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等

4、。 以“件為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。3, 如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)如主題內(nèi)容，文號(hào)等，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時(shí)反響給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)與客戶協(xié) 商解決。4, 如遇到較少見(jiàn)的繁體字或不清晰的字體，需向組長(zhǎng)反響，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入 為簡(jiǎn)體字。5, 如遇到無(wú)題名的檔案，及時(shí)記錄下來(lái)，反響給客戶協(xié)商解決6, 關(guān)于順頁(yè)；整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性， 是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確， 有問(wèn)題及時(shí)反響。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，反面標(biāo)注在左上方， 頁(yè)碼字體工整、大小適中。7, 關(guān)于分卷問(wèn)題；檔號(hào)保持不變，卷號(hào)采用

5、“卷號(hào) -卷次格式，如0025-1、0025-2、0025-30025-12、 0025-13;如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒(méi)有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要 對(duì)應(yīng)一條案卷目錄不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄。8, 關(guān)于補(bǔ)卷問(wèn)題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí)，卷號(hào)要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號(hào)為準(zhǔn)。 如0025-1、0025-A、 0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變。9, 檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠，/ ，如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線-注意：中劃線錄入 時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入，日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20210206,缺乏8位時(shí)補(bǔ)0。以上問(wèn)題出現(xiàn)

6、時(shí)，及時(shí)反響給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)和客戶協(xié)調(diào)。四、拆卷拆卷時(shí)要對(duì)照檔案目錄逐頁(yè)檢查檔案原件同時(shí)檢查檔案紙質(zhì)目錄，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識(shí)。1, 按順序進(jìn)行拆卷，“年度 保管期限 案卷號(hào) 盒號(hào)。拆卷過(guò)程中注意保護(hù)檔案的原貌，以便于裝卷、 還卷時(shí)保持檔案的原貌。2, 頁(yè)碼檢查，頁(yè)碼檢查過(guò)程中小于本卷其他頁(yè)面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其 它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫(xiě)當(dāng)前頁(yè)碼。假設(shè)發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、殘頁(yè)等問(wèn)題及時(shí)做好記錄，并反響給組長(zhǎng)。3, 拆開(kāi)案卷，將案卷反面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線。4, 將案卷內(nèi)頁(yè)一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)特殊頁(yè)做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意。5, 拆卷過(guò)程中剔除生銹

7、、易銹等金屬物，對(duì)粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點(diǎn)處理。6, 注明每卷案卷包括正、副卷的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案 員進(jìn)行咨詢，不得擅自對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理；7, 破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn) 行掃描裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描；五、檔案掃描檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過(guò)程，掃描的操作順序：1導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；2通過(guò)檔案數(shù)字化加工軟件生成計(jì)算機(jī)磁盤(pán)樹(shù)型文件目錄結(jié)構(gòu)；3開(kāi)始掃描檔案：掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：1, 掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為T(mén)IFF格式，分辨率為300DPI,以黑

8、白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)， 設(shè)置顏色為“灰度2, 檔案掃描的過(guò)程要把檔案紙張放置整齊， 防止掃描過(guò)程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn) 檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3, 認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案?掃描登記表?附件二，登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃 描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。4, 掃描過(guò)程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。掃描分辨率一般建議選擇?300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

9、六、影像處理影像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像頁(yè)面出現(xiàn)偏斜及圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校 正和處理。影像處理時(shí)，要保存文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。影像處理的過(guò)程中切勿操之過(guò)急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影 像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描初次掃描的圖像要保存。影像處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的 前提下展現(xiàn)檔案原貌的原那么。影像處理前的數(shù)據(jù)要保存。具體操作細(xì)節(jié)如下：1, 對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行 圖像的處理，初掃要保存。2, 發(fā)現(xiàn)文件

10、漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn) 行調(diào)整，處理時(shí)要保存文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。3, 大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像， 應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化 圖像的整體性，未請(qǐng)示組長(zhǎng)的情況下，不得刪除任何原文或去除任何原文內(nèi)容。4. 假設(shè)處理時(shí)誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時(shí)反響給組長(zhǎng)，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5. 處理過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并匯報(bào)給組長(zhǎng)登記。6. 處理工作完成時(shí)，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報(bào)轉(zhuǎn)交給組長(zhǎng)，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢1, 逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否翻開(kāi)正常、

11、頁(yè)數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2, 逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3, 逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。如果出現(xiàn)以上問(wèn)題要填寫(xiě)?數(shù)據(jù)質(zhì)檢表?并及時(shí)修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長(zhǎng)。組長(zhǎng)按?數(shù)據(jù)質(zhì)檢表? 二次質(zhì)檢，并對(duì)其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。丿八、檔案裝卷1,裝訂前對(duì)照檔案目錄檢杳檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實(shí)體相符:2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號(hào)與盒面各項(xiàng)是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確；3，裝卷時(shí)一定要再次順頁(yè)，假設(shè)裝卷時(shí)除拆卷、掃描人員反響的問(wèn)題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁(yè)、殘頁(yè)，目錄、備考 表遺失等其他問(wèn)題時(shí)要及時(shí)向轉(zhuǎn)交人員問(wèn)詢，反響給組長(zhǎng)及時(shí)解決；4，裝卷時(shí)一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)那么；九、完整歸還歸還時(shí)由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶，并填寫(xiě)?檔案交接登記表? 附件一，?檔案交 接登記表?必須有客戶的簽名。本表格由組長(zhǎng)保存，最后提交到公司做永久備案。十、數(shù)據(jù)備份掃描期間組長(zhǎng)要備份不同價(jià)段的