企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)

1、企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)企業(yè)檔案室的規(guī)范化建設(shè)第一講第一講 企業(yè)檔案室企業(yè)檔案室 規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平n一、組織管理一、組織管理n（一）設(shè)置與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)（一）設(shè)置與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)n1、下發(fā)文件成立企業(yè)綜合檔案室n一般檔案室隸屬于辦公室n2、建立了檔案、情報(bào)、資料、信息處理的一體化部門(mén)n（1）企業(yè)各種門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案集中在檔案室保管n（2）成立檔案、情報(bào)、資料、信息一體化部門(mén)n3、檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和議事日程n（1）檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計(jì)劃n、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中有明確的檔案發(fā)展目標(biāo)n、檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計(jì)劃中（每年的工作思路、計(jì)劃、和總結(jié)中對(duì)檔案

2、工作有詳細(xì)的內(nèi)容）n（2）制定檔案工作發(fā)展計(jì)劃n 要達(dá)到什么目標(biāo)、水平，有長(zhǎng)期和短期的計(jì)劃。 n（二）人員（二）人員n1、有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理或副總等）n2、檔案室有負(fù)責(zé)人n3、專(zhuān)職檔案員n（1）檔案人員有相關(guān)的文化和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)（2）對(duì)相關(guān)部門(mén)或下屬單位進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)工作n4、成立了檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案專(zhuān)、兼職人員網(wǎng)絡(luò)n（三）制度建設(shè)（三）制度建設(shè)n1、制定了檔案工作崗位責(zé)任制和考核制度n2、根據(jù)企業(yè)實(shí)際建立了一系列檔案管理制度n（1）檔案工作制度納入企業(yè)管理制度中；n（2）企業(yè)檔案管理制度應(yīng)包括檔案管理辦法（含收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用）、文件材料立卷歸檔制度、保管期限表、檔案保密制度

3、、底圖保管、更改及復(fù)制制度和庫(kù)房管理制度。n3、制定了檔案人員“三納入”、“四參加”制度n 這是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的控制措施和手段。n1、建立健全“三納入”制度“三納入”：是指將企業(yè)文件材料的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔，納入生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作的程序，納入科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，納入企業(yè)有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。n2、建立“四參加”制度 檔案人員參加重要計(jì)劃工作會(huì)議；參加科研課題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目以及產(chǎn)品評(píng)審、鑒定會(huì)，參加工程竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開(kāi)箱。n3、做好檔案和法律法規(guī)的宣傳工作n二、設(shè)施設(shè)備建設(shè)二、設(shè)施設(shè)備建設(shè)n（一）庫(kù)房符合檔案安全保管要求（一）

4、庫(kù)房符合檔案安全保管要求n（1）庫(kù)房面積要有余地。（2）“八防”：防火、防盜、防高溫、防光、防潮濕、防蟲(chóng)、防霉、防塵等。n（二）檔案裝具充裕、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（二）檔案裝具充裕、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)n（三）配備必要的保護(hù)設(shè)備（三）配備必要的保護(hù)設(shè)備n配備了滅火器、空調(diào)、去溫機(jī)、溫濕度測(cè)試儀等設(shè)備。n（四）配備現(xiàn)代化管理設(shè)備（四）配備現(xiàn)代化管理設(shè)備n根據(jù)企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化管理需要要配備相關(guān)設(shè)備：n1、配備計(jì)算機(jī)；2、根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況配備掃描儀、光盤(pán)刻錄設(shè)備等。n三、業(yè)務(wù)建設(shè)三、業(yè)務(wù)建設(shè)n（一）收集工作n1、按規(guī)定做好歸檔工作n（1）歸檔工作要納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃，要納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)

5、任制。n（2）各類(lèi)檔案要按立卷歸檔制度執(zhí)行。n（3）要建立文件材料追究制度。n2、根據(jù)企業(yè)需要，拓展歸檔范圍。n 隨著企業(yè)的發(fā)展，要不斷拓展建檔范圍：黨建檔案、安全生產(chǎn)檔案、計(jì)生檔案、質(zhì)量監(jiān)督檔案、企業(yè)信用檔案、反傾銷(xiāo)檔案、企業(yè)文化檔案、工會(huì)檔案等。n3、歸檔文件材料的載體和字跡要符合耐久性要求。n（1）無(wú)鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料。n（2）載體（裝具）質(zhì)量符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。n4、有完備的交接手續(xù)n（1）要形成移交清冊(cè)；（2）履行簽字手續(xù)。n5、歸檔文件齊全、準(zhǔn)確n 歸檔文件材料應(yīng)為原件，無(wú)錯(cuò)、漏、改現(xiàn)象，要保持文件材料的原始性和有效性。n（二）整理工作（二）整理工作n1、根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定了

6、分類(lèi)方案n（1）有分類(lèi)方案說(shuō)明（為什么要這樣制定）n（2）制定了企業(yè)切實(shí)可行的分類(lèi)方案（根據(jù)國(guó)家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)定（國(guó)檔發(fā)199420號(hào)文件），結(jié)合本企業(yè)實(shí)際來(lái)制定）n2、整理科學(xué)，符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，便于企業(yè)管理和利用n（1）遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系。n（2）文件有序排列，并按要求編號(hào)；（3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫(xiě)規(guī)范、清晰。n3、編目規(guī)范，排架合理n（1）案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、清晰；（2）案卷標(biāo)題能提示卷內(nèi)文件內(nèi)容；（3）案卷排列有序、實(shí)用。n（三）保管工作（三）保管工作n 檔案保管安全：（1）建立了規(guī)范的全宗卷（國(guó)家檔案局1995年6月12日批準(zhǔn)，10月1日實(shí)施

7、全宗卷規(guī)范）包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用）；（2）檔案無(wú)霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬等現(xiàn)象；（3）檔案庫(kù)房無(wú)火災(zāi)、水淹等事故。n（四）鑒定工作（四）鑒定工作n 成立檔案鑒定小組，按規(guī)定開(kāi)展鑒定工作：（1）到期檔案按程序進(jìn)行鑒定；（2）按要求填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)。n（五）統(tǒng)計(jì)工作（五）統(tǒng)計(jì)工作n 統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：1、有檔案管理、利用情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；2、建立收進(jìn)、移出登記簿；3、按要求及時(shí)填報(bào)有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。n四、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作四、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作n（一）信息化管理（一）信息化管理n1、開(kāi)展企業(yè)檔案信息化管理：（1）檔案管理

8、現(xiàn)代化與企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相銜接。企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括：企業(yè)資源計(jì)劃、客戶關(guān)系管理、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)/工藝/制造、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等。n（2）檔案管理軟件能滿足各類(lèi)電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索和管理的需要n 如：設(shè)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、材料管理、售后服務(wù)等n2、建立了檔案條目數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)n（1）建立了文件級(jí)條目，并能檢索利用n（2）重要檔案全文檢索n3、企業(yè)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享n（1）在局域網(wǎng)上完成電子文件的收集、整理、歸檔、借閱利用工作；n（2）在局域網(wǎng)定期發(fā)布檔案工作相關(guān)信息n（二）檢索工具（二）檢索工具n 檢索工具能滿足利用者需求：1、有案卷目錄；2、科

9、技檔案的分類(lèi)目錄；3、文書(shū)檔案有全引目錄。n（三）提供利用（三）提供利用n1、能及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)n（1）檔案人員熟悉檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)；（2）調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確、服務(wù)態(tài)度好。n2、采用多種形式主動(dòng)服務(wù)n（1）不斷了解利用者需求，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)；n（2）采用多種服務(wù)形式，如分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開(kāi)架閱覽等；（3）編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、全宗介紹等。n（4）編制了產(chǎn)品介紹、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、專(zhuān)題介紹等。（5）編制了企業(yè)年鑒。n3、利用檔案為企業(yè)文化服務(wù)n 建立了陳列室或榮譽(yù)室等利用檔案展示企業(yè)文化的場(chǎng)所。n4、建立利用效果記錄n（1）建立了企業(yè)檔案借閱登記；（2）建立了利

10、用效果反饋記錄。第二講第二講 企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)方法企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)方法n一、企業(yè)檔案分類(lèi)原則一、企業(yè)檔案分類(lèi)原則n 以企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。n二、企業(yè)檔案分類(lèi)方案參照標(biāo)準(zhǔn)二、企業(yè)檔案分類(lèi)方案參照標(biāo)準(zhǔn)n 企業(yè)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案是一個(gè)整體，企業(yè)可參照國(guó)家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則（國(guó)檔發(fā)199420號(hào)）和浙江省工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)暫行規(guī)定編制審定企業(yè)檔案分類(lèi)、編號(hào)辦法，作為企業(yè)檔案分類(lèi)、整理、組卷和排架管理依據(jù)。另外，企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)適當(dāng)增設(shè)門(mén)類(lèi)，如信用檔案類(lèi)。n三、企業(yè)檔案類(lèi)目設(shè)置三、企業(yè)檔案類(lèi)

11、目設(shè)置n1、企業(yè)檔案分類(lèi)設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。n2、企業(yè)檔案分類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目可按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)來(lái)設(shè)置。n 可參照工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)方案，企業(yè)可根據(jù)自身的要求，可增設(shè)、減少或不設(shè)職能二級(jí)類(lèi)目。不設(shè)二級(jí)類(lèi)目的大類(lèi)可采用年度分類(lèi)，如黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)。n四、企業(yè)檔案分類(lèi)中的類(lèi)目標(biāo)識(shí)及案卷編號(hào)四、企業(yè)檔案分類(lèi)中的類(lèi)目標(biāo)識(shí)及案卷編號(hào)n1、十個(gè)大類(lèi)采用09阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。n2、二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目標(biāo)識(shí)一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從01開(kāi)始標(biāo)識(shí)。n 產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研類(lèi)也可采

12、用項(xiàng)目代號(hào)標(biāo)識(shí)（產(chǎn)品、工程、設(shè)備的代字或代號(hào)）。n3、類(lèi)目與類(lèi)目之間采用“.”斷開(kāi)。n4、案卷號(hào)的編制方法。n（1）設(shè)二級(jí)類(lèi)目的大類(lèi)可在最小類(lèi)下跨年度編制流水號(hào)，采用“-”連接。同年份的管理性檔案要做到永久在前，長(zhǎng)期（30年）在中，短期（10年）在后。n（2）某些大類(lèi)下可采用年度來(lái)分，其類(lèi)號(hào)可采用年度號(hào)（四位數(shù)）標(biāo)識(shí)，案卷號(hào)的編制做到一個(gè)年度編一個(gè)流水號(hào)，年度與流水號(hào)之間用“-”連接。n5、要將類(lèi)目代號(hào)和案卷號(hào)標(biāo)注在案卷封面歸檔號(hào)欄中及案卷背脊上（可分段標(biāo)注）。n五、關(guān)于干部職工檔案類(lèi)的問(wèn)題五、關(guān)于干部職工檔案類(lèi)的問(wèn)題n 企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況由綜合檔案室管理或有關(guān)部門(mén)管理，設(shè)置干部、工人、離退休

13、、死亡職工四個(gè)二級(jí)類(lèi)目，其中干部檔案類(lèi)目設(shè)置按干部檔案工作條例有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。n六、聲像、照片及非紙質(zhì)載體形式的檔案的問(wèn)題六、聲像、照片及非紙質(zhì)載體形式的檔案的問(wèn)題n 這些檔案其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類(lèi)目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案一起分類(lèi)，單獨(dú)組卷，列紙質(zhì)載體檔案之后編號(hào)。由于其載體形式特殊和保管要求不一樣，可分庫(kù)保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號(hào)的對(duì)照表。n 對(duì)照片底片的分類(lèi)編號(hào)，只需在全宗號(hào)下編制大流水號(hào)。n 格式如下：全宗號(hào)底片流水號(hào)。無(wú)全宗號(hào)的單位可將流水號(hào)突出。n七、企業(yè)文書(shū)檔案的整理與編目七、企業(yè)文書(shū)檔案的整理與編目n 在

14、企業(yè)中，文書(shū)檔案可包括：黨務(wù)管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)。n 按“件”整理：（1）逐件裝訂；（2）以“件”為單位按類(lèi)別年度保管期限分類(lèi)；（3）對(duì)分類(lèi)后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）按排列先后在每件文件上空白處加蓋“檔號(hào)章”，并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒。n檔號(hào)章：全宗號(hào)類(lèi)別號(hào)期限年度機(jī)構(gòu)件號(hào)n“件件”的概念的概念：件是指實(shí)體的文件，一般以每份文件為一件。n注意事項(xiàng)：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)

15、文為一件。n件內(nèi)文件排序：件內(nèi)文件排序：通常正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后。不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，作為首頁(yè)加蓋歸檔章，以維護(hù)原貌。n歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件題名日期頁(yè)數(shù)備注n八、科技檔案的整理與編目八、科技檔案的整理與編目n（一）科技檔案的定義與整理要求（一）科技檔案的定義與整理要求n 科技檔案科技檔案是企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料。n 要求要求：科技檔案的整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保

16、持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。n（二）整理與編目（二）整理與編目n1、分類(lèi)、分類(lèi) 要求：要符合形成檔案的企業(yè)科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，不能采用一種分類(lèi)模式，不要搬用別的單位或?qū)I(yè)的分類(lèi)方案。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)要有一個(gè)綜合的分類(lèi)方案，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)要一致，要簡(jiǎn)明，層次不宜太多。分類(lèi)方法分類(lèi)方法：（1）按工程項(xiàng)目分類(lèi)，主要用于基建檔案。它是將一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案全部集中在一起，便于成套地提供利用。（2）按產(chǎn)品類(lèi)型分類(lèi)，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號(hào)逐級(jí)分類(lèi)，便于按照不同型號(hào)的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類(lèi)方案也適用于設(shè)備檔案。（3）按科研課題分類(lèi)，主要適合于科學(xué)技術(shù)檔案。它是以一個(gè)科研課題為基礎(chǔ)。（4）按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所