XX裝飾公司財務(wù)報銷及付款管理辦法

1、.山東 XX裝飾工程有限公司財務(wù)報銷及付款管理辦法目錄1 遵循原則 .12 按要求使用、填寫憑證單據(jù) .12.1憑證填寫要求 .12.2報銷憑證粘貼要求 .23 審批付款程序及付款時間 .23.1費用報銷審批程序 .23.2業(yè)務(wù)招待費及公司物品領(lǐng)用審批流程.53.3總經(jīng)理費用報銷審批程序 .53.4內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序.53.5業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求.53.5.1業(yè)務(wù)審批流程 .53.5.2材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料.63.5.3工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料.73.5.4勞務(wù)費付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料.83.5

2、.5退還招投標保證金審批流程 .93.5.6注意事項 .93.6費用報銷及付款時間規(guī)定 .114 附則 .11;.1 遵循原則XX 裝飾員工執(zhí)行費用報銷付款程序，應(yīng)本著誰花錢、誰報銷、誰領(lǐng)款的原則，經(jīng)辦人不準由他人代簽或代領(lǐng)款。對不符合付款條件的款項申請，財務(wù)部門一律不予審核、支付。原則上費用報銷付款采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)款的形式進行支付， 其他資金支付根據(jù)實際業(yè)務(wù)可采用現(xiàn)金、支票、匯票等形式進行支付。如員工自行先墊付款項，報銷時須附網(wǎng)銀或刷卡憑條。2 按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1 憑證填寫要求填寫憑證必須用黑色或藍黑色的鋼筆或中性筆填寫，書寫文字必須清晰、工整、不得潦草，無錯別字，無涂改現(xiàn)象。要寫明報

3、銷部門、報銷事由、報銷金額（大、小寫）、附件張數(shù)（粘貼的原始憑證的自然張數(shù)）等。報銷單據(jù)必須由經(jīng)辦人自己填寫，不許他人代寫。阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)逐個填寫，不得連筆。小寫數(shù)字前應(yīng)有或加注人民幣符號“￥” 。大寫金額的數(shù)字，應(yīng)用漢字正楷書寫，寫法如下：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元（圓）、角、分、零、整（正）。中文大寫金額數(shù)字到“元”或“角”為止的、在“元”或“角”之后、應(yīng)寫“整” ( 或“正” ) 字、大寫金額數(shù)字有“分”的、 “分”后面不寫“整” ( 或“正” ) 字。大寫金額應(yīng)靠左頂頭填寫。例如：￥ 120,807.68 大寫：壹拾貳萬零捌佰零柒元陸角捌分 ；人民幣叁拾貳

4、萬零伍元整￥ 320,005.00 ；人民幣叁仟貳佰元伍角整￥ 3200.50 。;.2.2 報銷憑證粘貼要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得原始單據(jù)后，應(yīng)按票據(jù)大小、長短、票據(jù)種類、票面金額等從右至左依次粘貼整齊至原始單據(jù)粘貼單上， 然后將報銷單靠左平鋪粘貼于首頁， 原始單據(jù)應(yīng)與報銷單上邊線平行， 與左邊線對齊，原始單據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、金額要表露清晰。保持整個平面厚度的均勻（一般 15 張-20 張為宜），同類原始單據(jù)應(yīng)歸類粘貼。3 審批付款程序及付款時間3.1 費用報銷審批程序費用報銷需填列“費用報銷單” ，“費用報銷單”由經(jīng)辦人申請，經(jīng)部門負責(zé)人審核確認后，報相關(guān)部門備案（其中業(yè)務(wù)招待費、會務(wù)費、物品登記類等

5、由綜合部門備案登記；職務(wù)工作費用、差旅費等由綜合部門人資專員和財務(wù)部出納備案登記） ，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核，總經(jīng)理審批后，交由出納審核付款。具體審批流程如下：（ 1）日常費用報銷流程：部門經(jīng)辦人負責(zé)人簽申請字綜合部備案（業(yè)務(wù)招待費、會務(wù)費、物品登記類、差旅費）財務(wù)負責(zé)總經(jīng)理出納審核批準付款并加人審核蓋付訖章;.費用報銷 單部門： XXX日期：2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財批務(wù)財務(wù)負責(zé)人審核準審總經(jīng)理批準單核人出納： 出納審核付據(jù)張款合計金額（小寫）：備注（付款方式等）數(shù)合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：備如是業(yè)務(wù)招待費、會務(wù)費、物品業(yè)部門負責(zé)人簽字經(jīng)經(jīng)辦人簽字登記類綜合部負責(zé)人備案案務(wù)辦如是

6、差旅費 -綜合部人資專員備登審人案（ 2）職務(wù)費用報銷流程：綜合部人經(jīng)辦人部門資、財財務(wù)負責(zé)總經(jīng)理出納審核負責(zé)人簽務(wù)部出批準付款并加申請人審核字納審核蓋付訖章備案費用報銷 單部門： XXX日期：2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財批務(wù)審財務(wù)負責(zé)人審核準總經(jīng)理批準單人核出納： 出納審核付據(jù)張款合計金額（小寫）：備注（付款方式等）數(shù)合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：綜合部人資專員備案部門負責(zé)人簽字經(jīng)辦人簽字備業(yè)經(jīng)案務(wù)辦登財務(wù)出納備案審人記核如為公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)確實無法取得相關(guān)發(fā)票，經(jīng)辦人在符合財務(wù)程序的情況下可用其他同類票據(jù)報銷 （如辦公費只能用辦公類票據(jù)抵;.用，交通費只能用交通費票據(jù)抵用） ，使用

7、便利貼寫明抵票原因，附在報銷單據(jù)上經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后方可報銷。職務(wù)工作費用報銷， 不允許合伙貼票， 所報單據(jù)需由本人親自送至財務(wù)部，不許代送 ；所報票據(jù)單位名稱必須是“山東 XX裝飾工程公司”或者“ XX裝飾”或者單位名稱處空白不填。個人不允許報銷業(yè)務(wù)招待費。如為辦公用品、 計算機耗材等票據(jù)， 必須附銷貨單位蓋章的明細清單及出、入庫單，且單價不應(yīng)超過 200 元。（出、入庫單簽字為報銷人及綜合部人員）通訊費發(fā)票報銷普通員工為 300 元、經(jīng)理級以上為 500 元。住宿費發(fā)票必須是異地的，濟南當(dāng)?shù)夭挥鑸箐N。所貼票據(jù)金額超過職務(wù)工作費用實際應(yīng)報數(shù)的差額必須控制在 5 元以內(nèi)。現(xiàn)金報銷必須按現(xiàn)金

8、管理辦法執(zhí)行， 由經(jīng)辦人親自領(lǐng)取， 并在報銷單據(jù)上簽字。每份報銷單所附原始單據(jù)不要過多，控制在 20 張以內(nèi)，每份報銷單不可粘貼太多相同票據(jù)（種類、日期）或者金額較大的票據(jù)。不允許出現(xiàn)同一天多張汽油票、打車票連號以及交通費多張。從每年 9 月份開始， 6 月份以前的票據(jù)不允許貼票報銷。;.3.2 業(yè)務(wù)招待費及公司物品領(lǐng)用審批流程綜合部持綜合部填業(yè)務(wù)招待審批單和寫業(yè)務(wù)招物品領(lǐng)用待審批單申請部門總經(jīng)理申請人綜合部負審批單領(lǐng)和負責(zé)人審審批責(zé)人審批用物品，物品領(lǐng)用批并將該單單據(jù)暫存綜合部備注：若申請人不需要領(lǐng)用招待疲，則只需填寫業(yè)務(wù)招待審批單，無需填寫物品領(lǐng)用單。3.3 總經(jīng)理費用報銷審批程序總經(jīng)理費

9、用報銷（職務(wù)費用除外） ，在正常履行本公司審批程序的情況下，需報地產(chǎn)集團財務(wù)總監(jiān)及總裁或其授權(quán)批準人審批。3.4 內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序（1）內(nèi)部轉(zhuǎn)款流程：出納發(fā)起填寫財務(wù)負責(zé)人出納付款并加付款申請單審核蓋付訖章（2）內(nèi)部往來款流程：出納發(fā)起填寫財務(wù)負責(zé)人出納付款并加蓋付訖章付款申請單總經(jīng)理批準審核備注：財務(wù)在一個月內(nèi)取得收款單位開具的收款收據(jù)。3.5 業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求業(yè)務(wù)審批流程該業(yè)務(wù)審批目前主要是針對材料類（零星采購、供應(yīng)商采購）付申請部門持已備案的業(yè)務(wù)招待審批到到財務(wù)部報銷;.款、工程類付款以及勞務(wù)費付款。由經(jīng)辦人填寫付款會簽單 ，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，核算部

10、復(fù)核，財務(wù)部審核后，交總經(jīng)理簽批，最后由出納付款。流程如下：部門商 務(wù) 部出 納財務(wù)負總經(jīng)理經(jīng)辦人負責(zé)人責(zé)人審核初 審批準簽字審核材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料（1）材料類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫，未簽訂合同的按“零星采購”填寫3用途根據(jù)所開具發(fā)票的內(nèi)容填寫4備注描述所供貨是否完成以及根據(jù)合同要求按比例申請款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)實際供貨額填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)

11、實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（ 3）材料類采購付款應(yīng)提供的申請資料編號供應(yīng)商采購應(yīng)提供的申請資料編號零星采購應(yīng)提供的申請資料1經(jīng)辦人、 部門負責(zé)人、 財務(wù)部簽字完整的網(wǎng)銀付1經(jīng)辦人、部門負責(zé)人、財務(wù)部簽字款申請單或支票領(lǐng)用單完整的網(wǎng)銀付款申請單或支票領(lǐng)用單2在收款單位處加蓋供應(yīng)商公章的付款會簽單2付款會簽單3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票4收款單位的本次實際收款收據(jù)，并蓋有收款方的財4收款方的收款收據(jù)或收條，并有收出納付款并加蓋付訖章;.務(wù)專用章或發(fā)票專用章款人蓋章或簽字。另外，采購員墊支材料款的需后附刷卡憑條或相應(yīng)憑據(jù)5若發(fā)票未能載明所購事項， 由供貨單位

12、提供銷貨明5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨細清單，清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、單位提供原始銷貨明細清單，清單數(shù)量和合計大小寫金額，并加蓋公章需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小寫金額6XX裝飾工程公司的材料收料單6XX 裝飾工程公司的材料收料單7采購金額超過 3000 元的必須與供應(yīng)商簽訂合同；7首次付款時需提供合同復(fù)印件； 再次付款時需提供該合同編號（編號寫在付款會簽單右上角） 。8 首次付款時需提供加蓋供應(yīng)商公章的授權(quán)委托書9加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的已付款對賬單810加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的付款申請911根據(jù)合同需提供驗收報告的， 后附驗收報告復(fù)印件10工程類付款

13、會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料（1）工程類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫3用途工程款4備注描述施工項目進展程度，及以根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)商務(wù)部出具的結(jié)算報告填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項;.10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（ 4）工程類付款時應(yīng)提供的申請資料編號工程類付款應(yīng)提供的申請資料1 在收款單位處加蓋收款單位公章的付款會簽單2 地方稅

14、務(wù)局開具的工程款發(fā)票3 收款單位的本次實際收款的收款收據(jù)4 加蓋收款單位公章和簽字的已付款對賬單5 加蓋收款單位公章和簽字的付款申請6 商務(wù)部出具的項目施工進度測量表或完工結(jié)算單。結(jié)算單據(jù)上要有施工單位簽章、項目負責(zé)人、商務(wù)負責(zé)人簽字7 首次付款時需提供合同復(fù)印件； 再次付款時需提供該 合同編號 （編號寫在付款會簽單右上角）8 根據(jù)合同需提供驗收報告的，后附驗收報告復(fù)印件勞務(wù)費付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料（ 1）勞務(wù)費付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按照承接施工項目的人員填寫3用途勞務(wù)費4備注描述施工項目進展程度，

15、及以根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)每次完成的產(chǎn)值填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬（2）勞務(wù)費付款時應(yīng)提供的申請資料;.編號開具發(fā)票形式編號工資表形式1稅務(wù)局開具的勞務(wù)費發(fā)票1人員工資表及身份證復(fù)印件授權(quán)委托書2收款收據(jù)2收款收據(jù)3已付款對賬單3已付款對賬單4付款申請單4付款申請單5商務(wù)部出具的項目施工進度表5商務(wù)部出具的項目施工進度表退還招投標保證金審批流程經(jīng)辦人填寫部門負財 務(wù) 負招投標總經(jīng)理責(zé)人審責(zé)人保證金批準核審

16、核退還審批表（ 1）經(jīng)辦人需將相關(guān)退款憑據(jù)連同審批表一并交給財務(wù)部審核。（ 2）收款單位需攜帶收款收據(jù)到財務(wù)部領(lǐng)款。注意事項1、付款會簽單上的“收款單位”必須要與合同中的公司名稱一致，并加蓋公章?！傲阈遣少彙备犊顣瀱紊峡刹簧w公章。2、“XX裝飾工程公司的材料收料單”中供貨商簽章要與收款單位名稱一致?！傲阈遣少彙痹诖蛴∈樟蠁螘r，可以將此項刪除。3、付款會簽單上的各環(huán)節(jié)人員簽字，不允許只簽“同意支付”，要按照所負責(zé)的事項簽屬意見。4、所有單據(jù)上要有簽字日期。;.5、驗收報告的出具，是根據(jù)合同條款中約定的要求進行填寫。若合同中約定出具兩次驗收報告，在最后一次出具時請寫明 “以本次驗收做為計算質(zhì)保期

17、開始時間” 。6、只要付款不是一次性支付的，需要由收款單位出具“已付款對賬單”。目的是讓其和財務(wù)對賬，確認發(fā)票額、累計收款額。7、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)整個會簽單據(jù)的簽批、分類及保管工作。付款日經(jīng)辦人將第一聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）連同后附的其他資料，一并交于財務(wù)部申請付款。8、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請付款時，除發(fā)票以外的其他手續(xù)需自檢后再發(fā)起。若手續(xù)不合格，財務(wù)部有權(quán)拒收并退回。9、裝修工程項目中下賬的施工項目，后附的所有相關(guān)手續(xù)要與付款會簽單上的“工程項目名稱”相一致。10、因設(shè)計費屬于增值稅范圍， 所以要求對方必須出具可抵扣的增值稅專用發(fā)票， 盡量在收款時開具。 因為增值稅專用發(fā)票有180 天的認證期限，過期不予認證。11、收取保證金時， 財務(wù)部需要取得招標部門經(jīng)辦人及其部門負責(zé)人簽字的紙質(zhì)版招標通知書，作為收取保證金的依據(jù)。12、退還保證金時，由招標部門填寫“退還保證金審批單”，并出具退還保證金明細表，退款時要求退還單位出具收款收據(jù)。13、為了規(guī)避風(fēng)險，要求供應(yīng)商必須開具每筆收款金額的發(fā)票。